OpenText 主页。
技术主题

什么是电子发票？

以问号为重点的信息技术项目图示

概述

了解有关 OpenText Trading Grid e-Invoicing 的更多信息

电子发票（e-invoicing）将传统的纸质发票流程数字化，使企业能够自动创建和管理发票。随着各组织寻求简化其财务运作并适应不断变化的监管要求，电子发票变得越来越重要。电子发票加快了付款周期，提高了财务流程的可视性，并减少了人工错误和处理成本。增值税制度下的税务机关越来越多地要求公司改用电子发票，以减少税务欺诈，提高经济的可见度。目前有 80 多项关于电子发票的规定，涉及公共采购（企业对政府交易）、企业对消费者或企业对企业发票，以及更多计划中的规定。

电子发票

发票在商业交易中扮演什么角色？

发票是具有法律约束力的文件，是商业交易和财务记录保存的基础。它们在会计、税务合规和审计跟踪方面发挥着至关重要的作用。在许多司法管辖区，发票必须符合特定要求才能被视为有效的税务发票，包括包含税务登记号、项目描述和适用税率等必填信息。

税收管理视角
税务机关日益将电子发票视为减少逃税和提高征税效率的有力工具。因此，越来越多的税务机关正在逐步淘汰传统的手工纸质发票和 PDF 格式发票，强制要求使用全自动电子发票。大多数拉美国家早已建立了强制性电子发票系统，而欧盟（EU）近一半的成员国要么已经实施了强制性电子发票，要么宣布了实施电子发票的明确时间表，欧盟范围内的强制性电子发票任务将于 2032 年完成。许多其他地区也在效仿。

电子发票能够实时或近乎实时地了解商业交易，使税务机关能够

发票验证和核实自动化
与传统的纸质流程相比，税务管理部门可根据报税表自动核实发票数据，更高效地识别差异和潜在欺诈行为。

提高审计能力
数字发票数据能够进行更复杂的分析和风险评估，使税务机关能够更有针对性地使用审计资源，并改进合规监控。

电子发票的基本原理是什么？

电子发票通过将整个发票生命周期数字化，从根本上改变了企业处理账单流程的方式。与传统的纸质发票或 PDF 格式发票不同，真正的电子发票涉及以结构化的电子格式生成、传输和处理发票数据，从而实现自动处理并与会计系统直接集成。这种自动化大大减少了人工干预，包括打印和邮寄发票，最大限度地减少了错误，加快了付款周期。

什么是电子发票？

电子发票不仅仅是纸质发票的数字版本。它是一个结构化数据文件，以标准化格式包含所有发票信息，可实现自动处理并与企业资源规划（ERP）系统集成。数据结构遵循特定标准，如 Peppol BIS、Factur-X 或特定国家的格式，确保不同系统之间的互操作性，并符合监管要求。

什么不被视为电子发票？

为了澄清常见的误解，有几种数字文档类型不被视为真正的电子发票：

通过电子邮件发送 PDF 发票
虽然通过电子邮件发送 PDF 文档是一种常见的做法，但它们并不符合真正的电子发票要求，因为它们缺乏可进行自动处理的结构化数据。这些文件仍然需要人工处理和数据输入。

扫描纸质发票
纸质发票的数字图像，即使以电子方式存储，也不构成电子发票，因为它们同样缺乏自动处理和合规验证所需的结构化数据格式。

实施电子发票解决方案有哪些好处？

电子发票带来的优势远不止简单的数字化。与纸质流程相比，实施电子发票的组织通常可节省 60-80% 成本。减少人工处理、降低打印和邮寄成本、减少与数据保留政策相关的存储成本以及减少需要纠正的错误，都是节省成本的原因。此外，电子发票还大大提高了现金流和运营资本管理的可见性，使财务规划和决策更加完善。

开票模式是如何演变的？

从纸质发票到现代电子发票系统的发展历程跨越了几十年。早期的数字化工作从通过电子邮件发送基本 PDF 文档开始，但提供的自动化功能有限。现代电子发票包括先进的平台，可实现实时交易处理、自动合规检查以及与全球供应链中的业务系统无缝集成。

目前使用的电子发票系统有哪些类型？

电子发票系统因业务需求、监管要求和技术能力的不同而大相径庭。这些系统大致可分为几大类：

直接集成系统，通过既定的协议和标准，实现供应商和买方系统之间的直接通信。这种方法通常需要大量的技术基础设施，但能为处理大量发票的大型组织提供最高水平的自动化和效率。

基于云的平台，无需大量内部基础设施即可提供电子发票功能。这些平台通常包括文档管理、工作流程自动化和合规性监控等附加功能，因此特别适合中小型企业。

混合系统结合了直接集成和云解决方案的元素，具有适应不同贸易伙伴能力和要求的灵活性。这些系统可以处理多种发票格式和传输方式，同时保持集中控制和可视性。

使用哪些常见的电子发票格式和标准？

了解各种电子发票格式和标准对成功实施至关重要：

结构化格式
基于 XML 的格式，如 UBL（通用商业语言）和 CII（跨行业发票），可实现自动处理和合规性验证。这些格式包含结构化数据字段，系统可以自动解释和处理。

混合格式
ZUGFeRD 和 Factur-X 等格式将人类可读的 PDF 文档与嵌入式 XML 数据相结合，在保持自动化功能的同时提供了灵活性。

特定行业标准
某些行业拥有自己的电子发票标准，以满足特定行业的要求，如零售和汽车行业的 EDIFACT。

持续交易控制 (CTC)
反恐委员会代表着税务机关监督和管理商业交易方式的重大转变。这些系统要求实时或近乎实时地向税务机关报告发票数据，从而改进税收工作，减少欺诈行为。实施 CTC 模式的国家通常要求企业通过政府平台验证发票，然后才能认为发票具有法律效力。

数字时代的增值税（ViDA）
欧盟的 ViDA 计划是通过数字化转型实现增值税系统现代化的综合方法。该框架旨在统一欧盟各成员国的电子报告要求，提高税收效率，并通过增强数字能力来缩小增值税差距。

实施电子发票有哪些最佳做法？

要成功实施电子发票，就必须认真规划并考虑几个关键因素：

战略方法
各组织应制定全面的战略，考虑当前的流程、技术能力和未来的可扩展性要求。这一战略应与更广泛的数字化转型倡议保持一致，并考虑到所有利益相关者的需求。

合作伙伴参与
在实施过程中尽早与贸易伙伴接触，有助于确保顺利采用并实现最大效益。这包括建立明确的沟通渠道，并在过渡时期提供必要的支持。

技术选择
选择合适的电子发票解决方案需要仔细评估各种因素，包括技术要求、合规能力和总体拥有成本。各组织在选择解决方案时，应同时考虑当前需求和未来的可扩展性要求。

什么是 B2B、B2C 和 B2G 电子发票？

不同的业务关系需要不同的电子发票方法：

企业对企业（B2B）
B2B 电子发票通常涉及复杂的集成要求，必须适应基于行业和地域要求的各种标准和格式。这些系统通常包括采购订单匹配、收货验证和付款对账功能。

企业对消费者（B2C）
B2C 电子发票主要是通过消费者门户网站或电子邮件发送系统向个人消费者发送发票。这些解决方案通常强调用户友好型界面和移动可访问性。

企业对政府 (B2G)
政府的电子发票要求通常规定了特定的格式和传输方法。许多国家要求供应商通过指定的平台或网络提交发票，并有严格的验证和合规要求。

电子发票的常见实施挑战有哪些？

考虑实施电子发票的组织应解决几个关键领域的问题：

技术基础设施要求
成功实施需要足够的技术基础设施，包括安全的通信渠道、数据存储系统以及与现有业务系统的集成能力。

变革管理
各组织必须制定全面的变革管理战略，以确保成功采用，包括针对内部用户和贸易伙伴的培训计划、文档和支持流程。

成本效益分析
全面分析应考虑直接成本（软件、实施、维护）和间接效益（流程效率、改善现金流、减少错误），以证明投资电子发票解决方案的合理性。

OpenText 如何帮助开具电子发票？

OpenText 是电子发票解决方案的全球领导者，提供全面的业务网络功能，将企业与其全球贸易伙伴连接起来。OpenText 的 Trading Grid 电子发票解决方案将先进的技术与深厚的专业领域知识相结合，提供端到端的电子发票解决方案，满足现代企业的复杂需求，每年安全、合规地处理超过 260 亿笔交易。云解决方案。

整合能力
OpenText Trading Grid 平台是一个统一的 B2B 贸易伙伴管理和集成平台，允许企业一次性连接 OpenText 超过 100 万家预连接公司的网络，提供灵活的集成选项，以适应不同的技术环境和业务需求：

  • 与 SAP、Oracle 和 Microsoft Dynamics 等主要系统进行本地ERP 集成，实现无缝数据交换和流程自动化。这些预置连接器大大减少了实施时间和复杂性。
  • 支持多种数据格式和标准，包括 EDIFACT、X12、XML 和 JSON，使企业能够保留现有的文档格式，同时通过自动翻译服务使贸易伙伴能够以首选格式接收发票。

全球合规管理
OpenText 的Trading Grid 电子发票通过对 50 多个国家的实时监控和监管要求更新，确保持续合规。该平台可处理各种合规模式，包括清关、事后审计和混合方法，支持企业对企业 (B2B) 和企业对政府 (B2G) 交易，包括

  • 数字签名管理和存档，满足各国对电子签名和长期存储的具体要求。这包括支持欧盟和其他适用特定数字认证要求的地区的合格电子签名。
  • 税务机关集成和实时报告功能，可与欧洲的 PEPPOL、墨西哥的 Carta Porte 等政府平台以及其他各种国家系统直接通信。这些集成可确保发票在提交前符合所有验证要求。

供应链优化
OpenText 的 Trading Grid 电子发票超越了基本的发票处理，提供全面的供应链管理功能：

  • 先进的分析和报告工具可提供发票状态、付款趋势和合规指标的实时可见性。这些洞察力可帮助企业识别瓶颈、优化付款条件并改善运营资本管理。
  • 供应商入职和管理功能可简化与新贸易伙伴建立联系和维护现有关系的流程。该平台包括自助服务工具和管理服务选项，以加快供应商的采用。

针对特定行业的解决方案
OpenText Trading Grid e-Invoicing 可根据特定行业的要求提供专门的电子发票解决方案，例如：

医疗保健和制药企业必须确保符合特定行业的法规，并支持专门的文档类型，包括回扣处理和扣款。

政府有哪些电子发票法规和合规要求？

随着全球各国政府纷纷实施数字化转型计划，电子发票的监管环境也在持续快速发展。目前，许多司法管辖区规定企业对政府交易必须开具电子发票，有些管辖区还将要求扩大到企业对企业的交易。对于在多个地区运营的企业来说，了解并遵守这些法规至关重要。

OpenText 可以帮助贵组织在本国生效日期之前实施符合规定的电子发票。现在就联系我们，了解更多信息。

全球电子发票核心法规和要求
欧盟第 2014/55/EU 号指令

  • 要求所有公共部门实体接收和处理电子发票
  • 要求符合欧洲 EN 16931 标准
  • 规定电子发票核心要素的语义数据模型要求

增值税指令 2006/112/EC（含 2010/45/EU 修正案）

  • 规定平等对待纸质发票和电子发票
  • 要求保证来源的真实性、内容的完整性和可读性
  • 允许业务控制或技术解决方案（如 EDI、QES）合规

拉丁美洲
巴西（NF-e 系统）

  • 通过 Nota Fiscal Eletrônica 系统进行强制性 B2B 电子发票开具
  • 实时审核模式，要求在发票开具前获得政府授权
  • 数字签名要求和标准化 XML 格式
  • 针对不同交易类型（NF-e、NFS-e、CT-e）的单独要求

墨西哥 (CFDI)

  • 强制使用 Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
  • 通过授权认证提供商 (PAC) 进行实时验证
  • 不同文件类型（收入、工资、付款）的具体要求
  • 带有数字签名和政府指定对号的 XML 格式

Asia-Pacific
新加坡

  • 基于 Peppol 的电子发票网络（InvoiceNow）
  • 自愿采用，但政府提供强有力的激励措施
  • 符合 Peppol BIS 计费 3.0 标准
  • 通过 UEN 进行独特业务标识的要求

印度

  • 强制规定营业额超过规定限额的企业必须开具电子发票
  • 实时发票登记门户 (IRP) 验证
  • 生成发票参考编号 (IRN) 和 QR 码
  • 与消费税合规要求相结合

核心合规要求
技术标准

  1. Document formats
    • XML（最常见）
    • PDF/A-3（用于长期存档）
    • UBL 2.1/2.2
    • 国别格式
  2. 数字签名
    • 合格电子签名 (QES)
    • 高级电子签名（AES）
    • 授权供应商提供的数字证书

工艺要求

  1. 存档
    • 最短保留期（一般为 5-10 年）
    • 保证在整个保存期间的可读性
    • 带访问控制的安全存储
    • 审计跟踪维护
  2. 认证和完整性
    • 业务控制确保可靠的审计跟踪
    • 电子数据交换（EDI）系统
    • 数字签名验证程序
    • 监管链文件

数据安全

  1. 保护措施
    • 传输和存储过程中的加密
    • 访问控制机制
    • 定期安全审计
    • 事件响应程序
  2. 隐私合规
    • 欧盟相关交易遵守 GDPR
    • 个人数据保护措施
    • 数据最小化原则
    • 跨境数据传输控制

有哪些新出现的电子发票趋势和未来需求？

实时报告

  • 持续交易控制 (CTC)
  • 实时或接近实时报税
  • 与税务机关系统集成
  • 自动合规检查

标准化倡议

  • 扩大 Peppol 网络
  • 在全球范围内采用 EN 16931 标准
  • 跨境互操作性
  • 格式融合工作

环境因素

  • 减少碳足迹要求
  • 可持续实践文件
  • 环境影响报告
  • 采用绿色技术的措施

关键实施时间表 2024-2026
欧洲联盟

  1. 法国
    • 2024 年 1 月 1 日：大型企业必须使用 B2B 电子发票
    • 2025 年 1 月 1 日：中型企业必须遵守
    • 2026 年 1 月 1 日：所有其余企业必须遵守
    • 所有公司必须使用政府平台 Chorus Pro
  2. 波兰
    • 2024 年 7 月 1 日：所有纳税人必须使用 KSeF（Krajowy System e-Faktur）系统
    • 通过政府平台建立实时通关系统
    • 适用于 B2B 国内交易
  3. 德国
    • 2025 年 1 月 1 日：联邦机构的所有供应商都必须使用 XRechnung/Peppol
    • 预计 2024 年宣布 B2B 任务

Asia-Pacific

  1. 印度
    • 2024 年 4 月 1 日：营业额达到>₹5 亿美元的企业必须开具电子发票
    • 分阶段实施，直至 2024-2025 年
  2. 越南
    • 2024 年 7 月 1 日：强制执行电子发票的第二阶段
    • 所有企业必须与税务局系统（HDDT）整合
  3. 日本
    • 2023 年 10 月 1 日至 2024 年 3 月 31 日：合格发票系统过渡期
    • 2024 年 4 月 1 日全面执行合格发票制度

拉丁美洲

  1. 哥伦比亚
    • 2024 年 1 月必须提供电子工资单文件
    • 2024 年 7 月：扩大需要电子提交的文件类型
  2. 智利
    • 2024 年下半年：DTE 系统的新技术要求
    • 2025 年 1 月更新验证规则的实施

北美

  1. 美国
    • 2024 年 1 月 1 日：商业支付联盟 (BPC) 电子发票交换框架试点
    • 2025:联邦电子发票要求的预期扩展

关键合规期限

  1. 技术整合
    • 新格式的系统更新：授权日期前 3-6 个月
    • 测试期：启用前 1-2 个月
    • 向税务机关登记：提前 2-3 个月通知
  2. 文件要求
    • 存档系统更新：新任务前 1 个月
    • 流程文件：应在实施时提交
    • 建立审计跟踪：必须从第一天起就激活
  3. 贸易伙伴管理
    • 通知合作伙伴：至少 3 个月
    • 测试协调：1-2 个月
    • 后备程序：发射时需要

风险缓解期限

  1. 系统准备
    • 完成影响评估：任务前 6 个月
    • 软件更新：授权前 3 个月
    • 工作人员培训：任务前 1-2 个月
  2. 合规文件
    • 内部政策更新：授权前 2 个月
    • 程序文件：任务前 1 个月
    • 应急计划：发射时需要

相关产品

OpenText™ Trading Grid e-Invoicing

简化电子发票合规性，以满足 50 多个国家/地区的法规要求

OpenText™ Business Network Cloud

一次连接，即可通过安全的 B2B 集成平台触达一切

查看所有相关产品

我们能提供什么帮助？

脚注