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技術トピックス

電子請求とは何でしょうか?

クエスチョンマークを中心としたIT項目の図解

概要

OpenText Trading Grid e-Invoicingの詳細をご覧ください

電子請求書発行（e-invoicing）は、従来の紙ベースの請求書発行プロセスをデジタル化するもので、これにより企業は 請求書の 作成・ 管理 方法を自動化できる。企業が財務業務の合理化を図り、進化する規制要件に適応しようとする中で、電子請求書の重要性はますます高まっている。電子請求書は、支払サイクルを加速し、財務プロセスの可視性を高め、手作業によるエラーと処理コストを削減します。付加価値税（VAT）制度の税務当局は、税務上の不正行為を減らし、経済の可視性を向上させるため、企業に電子請求書への切り替えを義務付けるケースが増えている。現在、公共調達（企業対政府取引）、企業対消費者、企業対企業の請求書など、80以上の電子請求書の義務化があり、さらに多くの義務化が予定されている。

電子請求

請求書は商取引においてどのような役割を果たすのか？

請求書は、ビジネス取引と財務記録の基礎となる法的拘束力のある文書です。会計、税務コンプライアンス、監査証跡において重要な役割を果たしている。多くの管轄区域では、請求書が税務上有効とみなされるためには、納税登録番号、品目の説明、適用税率などの必須情報を含む特定の要件を満たす必要がある。

税務行政の視点
税務当局は、電子請求書（e-Invoicing）を脱税を減らし、徴収効率を向上させるための強力なツールと見なすようになってきている。その結果、従来の手作業による紙やPDFベースの請求書を廃止し、完全に自動化された電子請求書の使用を義務付ける税務当局が増えている。ラテンアメリカの大半の国では、電子請求書発行の義務化が以前から実施されており、欧州連合（EU）加盟国の半数近くが、電子請求書発行の義務化を実施しているか、または、2032年にEU全体で義務化することを明確に表明している。他の多くの地域もこれに追随している。

電子請求書により、企業間取引をリアルタイムまたはほぼリアルタイムで可視化できるため、税務当局は以下のことが可能になる：

請求書の検証と確認を自動化
税務当局は、請求書データと申告された税務申告書を自動的に照合し、従来の紙ベースのプロセスよりも効率的に矛盾や不正の可能性を特定することができる。

監査能力の強化
デジタル請求書データにより、より高度な分析とリスク評価が可能になり、税務当局は監査リソースをより的確に絞り込み、コンプライアンス監視を改善することができる。

電子請求書の基本とは？

電子請求書は、請求書のライフサイクル全体をデジタル化することで、企業の請求処理方法を根本的に変えます。従来の紙ベースの請求書やPDFの請求書とは異なり、真の電子請求書では、自動処理や会計システムとの直接統合を可能にする構造化された電子フォーマットで請求書データを生成、送信、処理します。この自動化により、請求書の印刷や郵送などの手作業が大幅に削減され、ミスが最小限に抑えられ、支払いサイクルが加速される。

e-インボイスとは何か？

eインボイスとは、単に紙の請求書をデジタル化したものではありません。これは、すべての請求書情報を標準化されたフォーマットで含む構造化されたデータファイルであり、自動処理や企業資源計画（ERP）システムとの統合を可能にする。データ構造は、Peppol BIS、Factur-X、または各国固有のフォーマットなど、特定の標準に従っており、異なるシステム間の相互運用性と規制要件への準拠を保証している。

電子請求書とみなされないものは？

よくある誤解を解くために、いくつかのデジタル文書タイプは真の電子請求書とはみなされない：

PDF請求書をEメールで送信
一般的な慣行ではあるが、電子メールで送信されるPDF文書は、自動処理を可能にする構造化データがないため、真の電子請求書とは認められない。これらの書類は依然として手作業とデータ入力を必要とする。

紙の請求書をスキャン
紙の請求書のデジタル画像は、たとえ電子的に保存されたとしても、同様に自動処理とコンプライ アンスの検証に必要な構造化されたデータ形式を持たないため、電子請求書には該当しない。

電子請求書ソリューションを導入するメリットは？

電子請求書は、単純な電子化にとどまらない数多くの利点を提供する。電子請求書を導入している企業は、紙ベースのプロセスと比較して、通常60～80% のコスト削減を経験している。これらの節約は、手作業の削減、印刷・郵送コストの削減、データ保持ポリシーに関連する保管コストの削減、修正を必要とするエラーの減少によってもたらされる。さらに、電子請求書はキャッシュフローと運転資本管理の可視性を劇的に改善し、より良い財務計画と意思決定を可能にする。

請求書発行モデルはどのように進化したのか？

紙ベースの請求書発行から最新の電子請求書発行システムへの移行は、数十年に及ぶ。初期のデジタル化の取り組みは、電子メールで送信される基本的なPDF文書から始まったが、自動化機能は限られていた。最新の電子請求書には、リアルタイムのトランザクション処理、自動化されたコンプライアンス・チェック、グローバルなサプライチェーンのビジネス・システムとのシームレスな統合を可能にする高度なプラットフォームが含まれています。

現在、どのような電子請求書発行システムが利用されているのか？

電子請求書発行システムは、ビジネスニーズ、規制要件、技術的能力によって大きく異なる。これらのシステムは、大きく分けていくつかのタイプに分類することができる：

確立されたプロトコルや標準を通じて、サプライヤーとバイヤーのシステム間の直接通信を可能にする直接統合システム。このアプローチは通常、かなりの技術的インフラを必要とするが、大量の請求書を扱う大企業にとって最高レベルの自動化と効率性を提供する。

クラウドベースのプラットフォームは、大規模な社内インフラを必要とせず、アクセス可能な電子請求書機能を提供する。これらのプラットフォームには、文書管理、ワークフロー自動化、コンプライアンス監視などの追加機能が含まれていることが多く、特に中小企業に適している。

直接統合とクラウドベースのソリューションの要素を組み合わせたハイブリッドシステムは、さまざまな取引先の能力や要件に柔軟に対応できる。これらのシステムは、集中管理と可視性を維持しながら、複数の請求書フォーマットや送信方法を扱うことができる。

一般的な電子請求書のフォーマットや標準はどのようなものですか？

様々な電子請求書のフォーマットや標準を理解することは、導入の成功に不可欠である：

構造化されたフォーマット
UBL（Universal Business Language）やCII（Cross-Industry Invoice）のようなXMLベースのフォーマットは、自動処理とコンプライアンス検証を可能にする。これらのフォーマットには、システムが自動的に解釈して処理できる構造化されたデータフィールドが含まれている。

ハイブリッド・フォーマット
ZUGFeRDやFactur-Xのようなフォーマットは、人間が読めるPDF文書と埋め込まれたXMLデータを組み合わせ、自動化機能を維持しながら柔軟性を提供する。

業界固有の基準
小売業や自動車産業におけるEDIFACTのように、業種特有の要件に対応するため、独自の電子請求書規格を維持している業界もある。

継続的トランザクション・コントロール（CTC）
CTCは、税務当局が企業取引を監視・規制する方法に大きな変化をもたらすものである。これらのシステムでは、税務当局に請求書データをリアルタイムまたはほぼリアルタイムで報告する必要があるため、徴税の改善や不正の減少が可能になる。CTCモデルを導入している国々は、通常、請求書が法的に有効であるとみなされる前に、政府プラットフォームを通じて請求書を検証することを企業に求めている。

デジタル時代の付加価値税（ViDA）
欧州連合のViDAイニシアチブは、デジタルトランスフォーメーションによる付加価値税システムの近代化に対する包括的なアプローチである。この枠組みは、EU加盟国間の電子報告要件を標準化し、徴税効率を向上させ、デジタル機能の強化を通じてVATギャップを縮小することを目的としている。

電子請求書導入のベストプラクティスとは？

電子請求書の導入を成功させるには、綿密な計画といくつかの重要な要素を考慮する必要がある：

戦略的アプローチ
組織は、現在のプロセス、技術的能力、将来の拡張性要件を考慮した包括的戦略を策定すべきである。この戦略は、より広範なデジタルトランスフォーメーション・イニシアチブと連携し、すべてのステークホルダーのニーズを考慮する必要がある。

パートナーの関与
導入プロセスの早い段階で取引先と連携することで、スムーズな導入と最大限の利益実現が可能になる。これには、明確なコミュニケーション・チャネルを確立し、移行期間中に必要なサポートを提供することが含まれる。

技術選択
適切な電子請求書ソリューションを選択するには、技術的要件、コンプライアンス機能、総所有コストなど、さまざまな要因を慎重に評価する必要がある。組織は、ソリューションを選択する際に、当面のニーズと将来のスケーラビリティ要件の両方を考慮する必要がある。

B2B、B2C、B2G電子請求書とは？

ビジネス関係が異なれば、電子請求書へのアプローチも異なる：

企業間 (B2B)
B2Bの電子請求書には通常、複雑な統合要件が含まれ、業界や地域の要件に基づくさまざまな標準や形式に対応しなければならない。これらのシステムには、発注書の照合、商品の受領確認、支払照合などの機能が含まれていることが多い。

企業対消費者（B2C）
B2Cの電子請求書は、多くの場合、消費者向けポータルサイトや電子メール配信システムを通じて、個々の消費者に請求書を配信することに焦点を当てている。これらのソリューションは通常、ユーザーフレンドリーなインターフェースとモバイルアクセシビリティを重視している。

企業対政府（B2G）
政府の電子請求書発行要件では、特定のフォーマットや送信方法が義務付けられていることが多い。多くの国では、サプライヤーが指定されたプラットフォームやネットワークを通じて請求書を提出することを義務付けており、厳しい検証やコンプライアンス要件が課されている。

電子請求書の一般的な導入課題は何ですか？

電子請求書の導入を検討している企業は、いくつかの重要な分野に取り組む必要がある：

技術インフラ要件
導入を成功させるには、安全な通信チャネル、データ保存システム、既存の業務システムとの統合機能など、適切な技術インフラが必要である。

変更管理
組織は、トレーニング・プログラム、文書化、社内ユーザーと取引先の両方に対するサポート・プロセスなど、採用を成功させるための包括的な変更管理戦略を策定しなければならない。

費用便益分析
徹底的な分析は、電子請求書発行ソリューションへの投資を正当化するために、直接的なコスト（ソフトウェア、導入、メンテナンス）と間接的なメリット（プロセスの効率化、キャッシュフローの改善、エラーの減少）の両方を考慮する必要がある。

OpenText は電子請求書作成にどのように役立ちますか？

OpenTextは、電子請求書発行ソリューションのグローバルリーダーであり、世界中の取引先と企業をつなぐ包括的なビジネスネットワーク機能を提供しています。OpenTextのTrading Grid e-Invoicingソリューションは、高度なテクノロジーと深い専門知識を組み合わせることで、現代企業の複雑なニーズに対応するエンドツーエンドの電子請求書ソリューションを提供し、年間260億件を超える取引を安全かつコンプライアンスに準拠して処理します。クラウドベースのソリューション。

統合能力
OpenText Trading Gridプラットフォームは、B2B取引先の管理と統合を統合したプラットフォームで、企業はOpenTextの100万社を超える接続済み企業ネットワークに一度接続するだけで、多様な技術環境やビジネス要件に対応する柔軟な統合オプションを利用できます：

  • SAP、Oracle、Microsoft Dynamicsなどの主要システムとのネイティブなERP統合により、シームレスなデータ交換とプロセスの自動化を実現します。これらのビルド済みコネクターは、実装にかかる時間と複雑さを大幅に削減します。
  • EDIFACT、X12、XML、JSONを含む複数のデータ形式と標準をサポートしているため、組織は既存の文書形式を維持しながら、自動翻訳サービスを通じて取引先が希望する形式で請求書を受け取ることができます。

グローバル・コンプライアンス管理
OpenTextのTrading Grid e-Invoicingは、50カ国以上でリアルタイムモニタリングと規制要件の更新を行い、継続的なコンプライアンスを保証します。このプラットフォームは、クリアランス、事後監査、ハイブリッド・アプローチなど、さまざまなコンプライアンス・モデルに対応し、企業間取引（B2B）と政府間取引（B2G）の両方をサポートする：

  • 電子署名と長期保存に関する各国固有の要件を満たすデジタル署名管理とアーカイブ。これには、欧州連合（EU）および特定のデジタル認証要件が適用されるその他の地域における適格電子署名のサポートも含まれる。
  • 欧州のPEPPOL、メキシコのCarta Porte、その他様々な国のシステムなどの政府プラットフォームとの直接通信を可能にする税務当局の統合とリアルタイムのレポート機能。これらの統合は、請求書が提出前にすべての検証要件を満たしていることを保証します。

サプライチェーン最適化
OpenTextのTrading Grid e-Invoicingは、基本的な請求書処理にとどまらず、包括的なサプライチェーン管理機能を提供します：

  • 請求書のステータス、支払い傾向、コンプライアンス指標をリアルタイムで可視化する高度な分析およびレポートツール。これらの洞察は、企業がボトルネックを特定し、支払条件を最適化し、運転資本管理を改善するのに役立つ。
  • 新規取引先との接続や既存取引先との関係維持のプロセスを合理化する、取引先のオンボーディングと管理機能。このプラットフォームには、サプライヤーの採用を加速するためのセルフサービス・ツールやマネージド・サービス・オプションが含まれている。

業界別ソリューション
例えば、OpenText Trading Grid e-Invoicingは、特定の業界要件に特化した電子請求ソリューションを提供しています：

ヘルスケアおよび製薬業界では、業界特有の規制へのコンプライアンスを確保し、リベート処理やチャージバックなどの特殊なドキュメントタイプをサポートする必要があります。

政府の電子請求書に関する規制とコンプライアンス要件とは？

世界各国の政府がデジタルトランスフォーメーションのイニシアチブを実施する中、電子請求書に関する規制の状況は急速に進化し続けている。現在、多くの司法管轄区では、企業対政府間の取引について電子請求書の発行を義務付けており、企業対企業間の取引にまで要件を拡大しているところもある。これらの規制を理解し、コンプライアンスを維持することは、複数の地域で事業を展開する企業にとって極めて重要である。

OpenTextは、各国での発効日前にコンプライアンスに準拠した電子請求書の導入を支援します。今すぐお問い合わせください。

グローバルな電子請求書に関する規制と要件
欧州連合指令2014/55/EU

  • すべての公的機関に電子請求書の受領と処理を義務付ける
  • 欧州規格EN 16931への適合が必要
  • 電子請求書のコア要素に関するセマンティック・データモデル要件を規定する。

VAT指令2006/112/EC（2010/45/EU改正を含む）

  • 紙の請求書と電子請求書の平等な取り扱いを確立する。
  • 出所の真正性、コンテンツの完全性、読みやすさの保証が必要
  • コンプライアンスのための業務管理または技術的ソリューション（EDI、QESなど）を許可する。

ラテンアメリカ
ブラジル（NF-eシステム）

  • Nota Fiscal EletrônicaシステムによるB2B電子請求書の義務化
  • 請求書発行前に政府の承認を必要とするリアルタイム・クリアランス・モデル
  • デジタル署名の要件と標準化されたXMLフォーマット
  • 異なるトランザクション・タイプ（NF-e、NFS-e、CT-e）に対する個別の要件

メキシコ（CFDI）

  • インターネットデジタル放送（CFDI）の強制使用
  • 認定認証プロバイダー（PAC）によるリアルタイムの検証
  • さまざまな文書タイプ（収入、給与、支払い）に固有の要件
  • デジタル署名と政府指定のフォリオ番号を含むXMLフォーマット

Asia-Pacific
シンガポール

  • Peppolベースの電子請求書ネットワーク（InvoiceNow）
  • 自主的な採用だが、政府による強力なインセンティブ
  • Peppol BIS Billing 3.0規格への準拠
  • UENを通じた固有の事業者識別の要件

インド

  • 特定売上高を超える企業に対する電子請求書の義務化
  • インボイス登録ポータル（IRP）のリアルタイム検証
  • 請求書参照番号（IRN）とQRコードの生成
  • GSTコンプライアンス要件との統合

中核となるコンプライアンス要件
技術基準

  1. Document formats
    • XML（最も一般的）
    • PDF/A-3（長期アーカイブ用）
    • UBL 2.1/2.2
    • 国別フォーマット
  2. デジタル署名
    • 適格電子署名（QES）
    • 高度電子署名（AES）
    • 正規プロバイダーの電子証明書

プロセス要件

  1. アーカイブ
    • 最低保存期間（通常5～10年）
    • 保存期間中の読みやすさを保証
    • アクセスコントロール付きセキュアストレージ
    • 監査証跡の維持
  2. 認証と完全性
    • 信頼できる監査証跡を保証する業務管理
    • 電子データ交換（EDI）システム
    • デジタル署名検証プロセス
    • チェーン・オブ・カストディの文書化

データ・セキュリティ

  1. 保護措置
    • 送信時および保存時の暗号化
    • アクセス・コントロール・メカニズム
    • 定期的なセキュリティ監査
    • インシデント対応手順
  2. 個人情報保護コンプライアンス
    • EU関連取引のGDPR対応
    • 個人情報保護の取り組み
    • データ最小化の原則
    • 国境を越えたデータ転送規制

電子請求書の新たなトレンドと今後の要件は？

リアルタイム・レポート

  • 継続的トランザクション・コントロール（CTC）
  • リアルタイムまたはほぼリアルタイムの税務報告
  • 税務当局システムとの統合
  • 自動コンプライアンス・チェック

標準化への取り組み

  • ペポル・ネットワークの拡大
  • EN 16931のグローバルな採用
  • 国境を越えた相互運用性
  • フォーマット・コンバージェンスへの取り組み

環境への配慮

  • カーボンフットプリント削減要件
  • 持続可能な実践の文書化
  • 環境影響報告
  • グリーン技術導入対策

2024年から2026年までの重要な実施スケジュール
欧州連合

  1. フランス
    • 2024年1月1日大企業に対するB2B電子請求書の義務化
    • 2025年1月1日中堅企業は遵守が必要
    • 2026年1月1日：残りのすべての企業に義務化
    • すべての企業は政府プラットフォームChorus Proを使用しなければならない
  2. ポーランド
    • 2024年7月1日全納税者にKSeF（Krajowy System e-Faktur）システムの義務化
    • 政府プラットフォームによるリアルタイム・クリアランス・システム
    • B2Bの国内取引に適用
  3. ドイツ
    • 2025年1月1日連邦政府機関への全サプライヤーにXRechnung/Peppolを義務付け
    • B2Bの義務化は2024年に発表予定

Asia-Pacific

  1. インド
    • 2024年4月1日売上高>₹5croreの企業に電子請求書発行が義務付けられる。
    • 2024年から2025年まで段階的に実施
  2. ベトナム
    • 2024年7月1日電子請求書義務化の第2段階
    • すべての企業は税務当局のシステム（HDDT）と統合しなければならない。
  3. 日本
    • 2023年10月1日～2024年3月31日適格請求書発行制度移行期間
    • 2024年4月1日適格請求書制度の全面施行

Latin America

  1. コロンビア
    • 2024年1月給与計算書類の電子化義務化
    • 2024年7月電子提出が必要な文書の種類の拡大
  2. チリ
    • 2024年後半DTEシステムの新たな技術要件
    • 2025年1月更新された検証ルールの導入

北米

  1. 米国
    • 2024年1月1日Business Payment Coalition（BPC）の電子請求書交換フレームワーク試験的導入
    • 2025:連邦政府による電子請求書発行要件の拡大が予想される

重要なコンプライアンス期限

  1. 技術統合
    • 新フォーマットのシステムアップデート義務化の3～6ヶ月前
    • テスト期間：本稼働の1～2ヶ月前
    • 税務当局への登録：2～3ヶ月前に通知
  2. 必要書類
    • アーカイブシステムの更新新しい義務の1ヶ月前
    • プロセスの文書化：実施時に提出
    • 監査証跡の確立：初日からアクティブでなければならない
  3. 取引先管理
    • パートナーへの通知最低3ヶ月
    • テスト調整：1-2ヶ月
    • フォールバック手順：打ち上げ時に必要

リスク軽減の期限

  1. システム準備
    • 影響評価の完了委任の6ヶ月前
    • ソフトウェアの更新：義務化の3ヶ月前
    • スタッフ・トレーニング：義務化の1～2カ月前
  2. コンプライアンス文書
    • 内部方針の更新義務化の2ヶ月前
    • 手続き書類委任の1ヶ月前
    • 緊急時対応計画：打ち上げ時に必要

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脚注