専用のアナログ電話回線、紙、インク、トナーを必要とする従来のファックスとは異なり、デジタルファックス（または電子ファックス、e-fax）ソリューションは、文書をデジタル形式に変換し、デジタルプロトコル、コンピュータネットワーク、またはインターネットを介して安全に送信します。これにより、物理的なハードウェアが不要になる一方で、ピアツーピア接続の安全性は維持されるため、規制のある業界ではファクス通信が本質的に安全で信頼できるものになります。

Digital Fax

アナログファックスからデジタルファックスへの進化

1980年代に導入された従来のファクス技術は、アナログ電話回線に頼って文書画像を拠点間で送信していた。ファクスは文書をスキャンし、画像を音声に変換し、電話回線を通じて別のファクスに送信する。このプロセスは当時としては画期的であったが、速度が遅い、紙詰まりがある、画質が悪い、専用の電話回線が必要など、大きな制約があった。

デジタルファックスが登場したのは、組織がより効率的な文書送信を求めた2000年代初頭のことだった。電子ファックス技術は、文書をデジタル形式（通常はPDFまたはTIFF）に変換し、インターネットプロトコル（IP）ネットワークを使用して送信します。この進化により、FAXはアナログFAXの制限に対処しつつ、その中核であるセキュリティの利点を維持することで、デジタル世界でも存在感を保つことができるようになりました。

2010年代半ば、重要なビジネス機能にクラウドコンピューティングを採用する企業が増えるにつれ、クラウドFAXソリューションが登場しました。デジタルファックス機能をサービスとして提供することで、オンプレミスのインフラを完全に不要にしました。このアプローチは、連邦通信委員会が2019年に発表した「意見書および命令書19-72」によって加速され、企業は2022年8月をもって銅線電話サービスを廃止することができるようになり、企業はアナログファックス回線からの移行が可能になった。

クラウド・ファックスには、ボリュームの変動に対応するための自動スケーリング、高い信頼性を実現する地理的冗長性、シンプルな導入、IT管理要件の削減など、いくつかの利点があります。また、セキュリティ機能が強化され、最新のクラウドベースのビジネス・アプリケーションとの統合性も向上している。クラウドFAXは、ハイブリッドな職場環境を持つ企業にとって、従業員がどこにいてもFAX機能への一貫したアクセスを保証し、ビジネスの継続性と運用の柔軟性をサポートします。

デジタルファックスの仕組み

デジタルFAXは、従来のFAXとは根本的に異なる技術インフラで動作しますが、その結果、安全な文書伝送は変わりません。このプロセスは通常、次のようなステップを踏む：

文書の作成またはデジタル化：送信者はデジタル文書を作成するか、物理的な文書をスキャンしてデジタル形式に変換する。
送信準備：デジタルFAXソリューションは、フォーマット、圧縮、暗号化などの送信準備を行います。
インターネットDID番号によるルーティングデジタルFAXシステムは、FAXをルーティングするために、インターネットベースのダイレクト・インワード・ダイヤリング（DID）番号を使用します。これらの仮想番号は、IPネットワーク経由で受信ファックスを受信し、レガシーワークフローとの互換性を維持しながら、従来の電話回線を置き換えます。
デジタル伝送：電話回線を介した音声トーンの代わりに、インターネット、プライベートネットワーク、クラウドインフラストラクチャを含むIPネットワークを介して文書が送信される。
安全な配信：文書は、受信者のデジタル・ファックス・システム、電子メール、またはその他の指定されたエンドポイントに、受信確認とともに配信されます。
通知と保管：送信者と受信者の両方が送信成功の確認を受け取り、文書は設定された保存ポリシーに従って安全に保存されます。

このプロセスにより、紙、トナー、物理的なハードウェアが不要になると同時に、ファクス通信を本質的に安全なものにしているセキュアなポイント・ツー・ポイント接続が維持される。

デジタルFAXが現代のビジネスに欠かせない理由

セキュアな通信に不可欠

電子メールやデジタルツールの台頭にもかかわらず、FAXは規制産業における安全な通信手段として信頼されている。ピアツーピアの通信は、傍受される可能性のある電子メールとは異なり、直接的で安全な接続を保証する。また、ファックスでは、タイムスタンプや受信者の詳細が記載された配信確認も提供されるため、コンプライアンス上のニーズにも対応できる。デジタルFAXは、暗号化、アクセス制御、監査証跡により、これを強化します。

デジタルファックスを使用している主な産業：

ヘルスケア
約70% の病院が、保護された医療情報（PHI）の交換にファックスを使用しており、HIPAAコンプライアンスの維持に役立っている。デジタルFAXはEMRと統合され、印刷された文書に関連するリスクを軽減します。例えば、Baptist Hospitals of Southeast Texasでは、OpenTextのデジタルFAXを使用することで、年間20万ドルのコスト削減と20% の効率化を実現しました。

リーガル
ファックスには多くの地域で法的拘束力がある。法律事務所は、安全な文書交換、監査証跡、eディスカバリーのためにデジタルファックスを使用しています。コンプライアンスと効率的な情報ガバナンスを保証します。

金融サービス
銀行や保険会社は、クレジット申込書やクレームなどの機密文書を安全に送信するためにデジタルファックスを使用しています。コンプライアンスをサポートし、SWIFTのようなネットワークに代わる費用対効果の高い選択肢を提供する。米国の保険会社The StandardとHawksfordは、OpenTextのソリューションで効率とコンプライアンスを改善しました。

米国公共部門
政府機関は、機密文書の安全でコンプライアンスに準拠した送信のためにデジタルファックスを使用しています。HIPAAやFedRAMPなどの標準をサポートし、暗号化、アクセス制御、監査ログを提供する。セキュアなIPルーティングを備えたクラウドベースのファクスは、レガシーシステムを近代化します。

規制遵守とデジタルファックス

デジタルFAXは、厳格なデータプライバシーおよびセキュリティ規制に直面している業界にとって不可欠であり、コンプライアンスをサポートする機能を内蔵しています。

医療におけるHIPAA

デジタルFAXは、HIPAAコンプライアンスをサポートしています：

輸送中および保管中のPHIの暗号化
文書へのアクセスを制限するアクセス制御
文書のアクティビティを追跡する監査証跡
配達証明のための送信確認

HIPAA Journalの報告書では、オハイオヘルスのグラント・メディカル・センターで起きた情報漏えいが取り上げられ、PHIが誤った受信者にファックスされたことが、安全なデジタル・ファックス・システムの必要性を浮き彫りにした。

金融サービス規制

デジタルFAXは、以下の要件を満たすのに役立ちます：

GLBA顧客データの保護
PCI DSS：クレジットカード情報の保護
SOX法：適切な財務記録の保持の確保

これらのシステムは、安全な送信、監査ログ、文書管理ツールとの統合を提供する。

GDPRとグローバルプライバシー法

デジタルFAXは、GDPRのような国際的なデータプライバシー法をサポートしています：

データ収集と保存の最小化
保持ポリシーの実施
輸送中のデータの保護
説明責任を果たすためのトランザクションの記録

業界資格

OpenTextのようなトップクラスのデジタルFAXプロバイダーは、認められた基準を満たしています：

ISO/IEC 27001：情報セキュリティ
SOC 2 Type II：セキュリティとプライバシーの管理
PCI DSS：決済データ保護

これらの認証は、FAXシステムが高いコンプライアンス基準を満たしていることを組織に保証するものである。

デジタルファックスに移行するメリット

デジタルファックスのビジネス上の利点

アナログFAXからデジタルFAXへの切り替えは、効率性、コスト削減、運用の俊敏性において大きな利点をもたらします。デジタルFAXは、規制遵守にとどまらず、より広範なデジタルトランスフォーメーションの目標をサポートします。

拡張性と柔軟性

アナログFAXシステムは、変動する需要に対応するための拡張に苦労している。デジタルFAXは、インフラを追加することなく、ボリュームの変化に容易に適応します。また、組織のニーズや予算に合わせて、オンプレミス、クラウド、ハイブリッドの柔軟な展開が可能だ。

コストと効率の向上

デジタルFAXは、ハードウェア、電話回線、用紙、トナーに関連するコストを削減します。クラウドベースのモデルは、資本費用を排除し、従量制で動作する。また、印刷やスキャンなどの手作業をなくし、受信トレイやワークフローシステムに直接文書を配信することで、業務を効率化する。

ワークフローの統合

最新のデジタルFAXは、主要な企業システム（EMR、ERP、CRM、MFP）と統合され、ドキュメント処理を自動化し、日々のワークフローにFAXを組み込みます。これにより生産性が向上し、特にファックスがビジネスプロセスにとって重要な環境では、トレーニングの必要性を最小限に抑えることができる。

AIを活用したデータ準備

AIは、ファックスされた情報をビジネス全体ですぐに使えるデータに変換することで、デジタルファックスの価値を高めます。AIはFAXを静的な文書として扱う代わりに、重要な詳細、文脈、意図など、FAX内の意味のあるコンテンツを識別し、その情報を関連する企業システムに直接渡します。これにより、EMR、ERP、CRMのワークフローが、手作業による解釈や再入力なしに進行します。

ファクス通信を構造化されたワークフローに対応したデータに変換することで、AIは意思決定を加速し、遅延を削減し、ファクスに依存するプロセスとコアオペレーションエコシステム間の統合を強化します。

デジタルファックスへの移行における一般的な課題

デジタルFAXの利点は説得力がありますが、組織はアナログからデジタルFAXシステムへの移行中に課題に遭遇する可能性があります。これらの課題を理解し、対処することは、導入を成功させるために不可欠である。

レガシーシステムの統合

多くの組織は、従来のファックス機で動作するように設計されたレガシーシステムを運用しています。これらのシステムを最新のデジタルFAXソリューションと統合するには、シームレスな運用を保証するためのカスタム開発作業やミドルウェアが必要になる場合があります。組織は、既存のシステムと統合する能力と、カスタム統合要件をサポートする柔軟性に基づいて、潜在的なデジタルFAXソリューションを評価する必要があります。

ユーザー導入とトレーニング

物理的なファックスを使い慣れた従業員は、既存のプロセスに慣れているため、デジタルに変わることに抵抗があるかもしれない。この抵抗に打ち勝つには、ユーザーのトレーニング、メリットの明確な伝達、そして場合によっては、ユーザーが徐々に新しいシステムに移行できるような段階的な導入アプローチを含む、包括的な変更管理戦略が必要である。

業界規制へのコンプライアンスの確保

さまざまな業界には、文書の送信と保管に関する特定の規制要件がある。組織は、選択したデジタルFAXソリューションが、データプライバシー、セキュリティ、記録保持に関連するものを含む、適用されるすべての規制に準拠していることを確認する必要があります。これには、保存ポリシーの設定、適切なアクセス制御の実施、監査手順の確立などが含まれる。

デジタルファックス導入のベストプラクティス

評価と計画

デジタルFAXソリューションを導入する前に、企業は現在のFAX使用状況、使用量、統合ニーズを評価する必要があります。この評価は、ソリューション選択の指針となり、ビジネスの中断を最小限に抑える導入計画の策定に役立つ。計画はまた、成功指標を定義し、タイムラインを設定し、緩和戦略とともにリスクを特定すべきである。複雑なニーズを抱える組織は、デジタルトランスフォーメーションを専門とするコンサルタントの恩恵を受けることができる。

ソリューションの選択基準

デジタルFAXソリューションを評価する際に考慮すべき主な要因は以下の通りです：

セキュリティ暗号化、アクセス制御、コンプライアンス認証を確認する。
統合：既存のシステムやワークフロー、特にミッションクリティカルなアプリケーションとの互換性を確保する。
スケーラビリティ：ソリューションが将来の成長とボリュームの変化に対応できることを確認する。
サポート& 信頼性：ベンダーのサポート、SLA、災害復旧能力を評価する。
総所有コスト：実装、サブスクリプション、カスタム統合のコストを考慮する。

実装と変更管理

効果的な導入には、綿密な計画と強力な変更管理が必要である。最も恩恵を受ける部門から段階的に展開することで、広範囲に展開する前に問題を解決することができる。変更管理には、ユーザートレーニング、メリットの明確な伝達、利用しやすいサポートが含まれるべきである。各部門の「チャンピオン」を任命することで、採用を奨励し、地域に根ざした支援を提供することができる。

OpenTextのデジタルFAXソリューションがどのようにビジネスコミュニケーションを変革するか

OpenText Digital Fax Solutions

OpenTextは、多様な業種に合わせた堅牢なデジタルFAXソリューションを提供しています。40年以上の経験と年間120億枚以上の文書を処理するOpenTextは、デジタルFAX分野のリーダーとして信頼されています。

OpenText™ Fax (RightFax)

OpenText Faxは、ユーザー、アプリケーション、システムに安全でペーパーレスなファクス送信を可能にするスケーラブルなファクスサーバーです。アナログ、デジタル、VoIP、またはクラウド・テレフォニーに接続してコストを削減し、電子メールやデスクトップ・ツールと統合して生産性を高め、コンプライアンスをサポートします。

導入オプションには、オンプレミス、ハイブリッド、マネージド・サービスがあり、IT戦略に柔軟に対応できる。OpenText Faxは、SAP、Oracle、Microsoft SharePointなどのエンタープライズプラットフォームや、Epic、Meditech、Cerner、VeradigmなどのEMRシステムとも統合できます。

オープンテキスト™ Fax Aviator

OpenText Fax Aviatorは、デジタルファックスのインテリジェント化、自動化、信頼性の向上を実現する強力なAIアシスタントです。手作業を減らし、時間に敏感なプロセスを加速し、結果を電子カルテ（EMR）、薬局プラットフォーム、またはエンタープライズ・アプリケーションにシームレスに統合することで、ファックスを下流システムのための実用的な情報に変えます。

Fax Aviatorは、FAX送信の各段階にインテリジェンスを提供し、手作業から自動化されたインパクトへの移行を支援します：

ファクスアビエイターアシスト：Instant Q&マニュアルを検索する手間を省くAサポート。
Fax Aviator Route：自動化されたルーティングにより、正確性が向上し、配信がスピードアップします。
Fax Aviator Summary：ファクスの内容や履歴を数秒で要約します。
Fax Aviator Extract：FAX文書から重要なデータをキャプチャし、構造化します。

OpenText™ Core Fax

OpenText Core Faxは、デスクトップ、電子メール、モバイルデバイス、ビジネスアプリケーション、複合機からのセキュアなファクス送信をサポートするSaaS型クラウドソリューションです。ワークフローを合理化し、電話回線や物理的なファックス機器を不要にします。米国、カナダ、ヨーロッパ、オーストラリアにインフラを持つ OpenText Core Fax は、データレジデンシーのニーズをサポートし、セキュアな配信と記録の一元管理を通じてコンプライアンスを強化します。

カスタマーサクセス

OpenTextのFAXソリューションにより、企業は測定可能な成果を達成しています。カンザス大学医療システム（University of Kansas Health System）は、信頼性の低いオフクラウドシステムからOpenText Faxに切り替えることで、送信障害を減らし、患者ケアを改善しました。ZOLL Medical社は、ファクス量の急増に直面していましたが、OpenText Fax Cloud Connectを採用することで、スケーラビリティ、セキュリティ、信頼性を向上させ、救命医療を提供するという使命をサポートしました。

デジタルファックスの未来

組織がデジタルトランスフォーメーションの旅を続ける中、デジタルFAXは、特に規制産業において、安全な情報交換の重要な要素であり続けるだろう。デジタルファックスの未来には、その価値提案をさらに強化するいくつかの新たなトレンドが含まれています。

人工知能や機械学習との統合

デジタルファクスソリューションは、ドキュメントの分類、データ抽出、ルーティングを自動化するために、人工知能（AI）と機械学習機能をますます取り入れるようになるでしょう。これらの機能により、企業は文書中心のワークフローを合理化し、関連情報を自動的に抽出して処理することで、ファクス文書からより大きな価値を引き出すことができます。 OpenText Fax Aviatorは、ドキュメント主導のワークフローにAI主導の機能を導入し、新たなレベルの生産性を実現します。

モバイル機能の強化

リモートワークが普及するにつれ、デジタルFAXソリューションはモバイル機能を強化し続け、どこからでも安全なFAX送信を可能にするでしょう。これらの機能強化には、モバイル・アプリケーションの改善、モバイル生産性ツールとのより良い統合、モバイル機器向けに最適化されたユーザー・インターフェースなどが含まれる。

クラウドエコシステムとのより深い統合

デジタルFAXソリューションは、クラウドベースの生産性スイート、コラボレーションプラットフォーム、およびビジネスアプリケーションとより緊密に統合されるようになります。この統合により、ユーザーが毎日使用するアプリケーション内でシームレスなファクス送信が可能になり、摩擦がさらに減り、生産性が向上します。

デジタルファックスが生産性を向上

電子ファクスとデジタル・ファクスは、安全な情報交換に不可欠な役割を果たし続ける伝統的な通信手段の重要な進化を象徴しています。アナログFAXから電子FAXに移行することで、企業はセキュリティを強化し、コンプライアンスを改善し、コストを削減し、業務効率を向上させることができます。

組織がデジタルトランスフォーメーションの旅を続ける中で、堅牢なデジタルFAXソリューションの導入は、安全な情報交換のための全体的な戦略の重要なコンポーネントと見なされるべきです。適切なソリューションと導入アプローチにより、デジタルFAXは、従来のドキュメントワークフローと最新のデジタルプロセスの架け橋となり、組織はセキュリティやコンプライアンスを損なうことなく前進することができます。

デジタルファックスのリーダーを信頼する

IDC MarketScape：世界のデジタルファックス2024年ベンダー評価』は、デジタルファックス市場を調査している。オープンテキストがリーダーに選ばれた理由をご覧ください。

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Resources

Elevate your business with cloud fax

How OpenText is transforming the future of fax

3 ways to turn fax pain into digital healthcare gains