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Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ?

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Présentation

La gestion du contenu de l'entreprise (ECM) est une approche globale de l'organisation, du stockage et de l'utilisation des diverses ressources d'information d'une organisation. Il englobe les stratégies, les méthodes et les outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, fournir et gouverner le contenu au sein d'une entreprise. Ce contenu peut inclure des documents, des images, des vidéos, des courriels et toute autre forme d'information numérique cruciale pour les activités d'une entreprise.

Les systèmes ECM servent de référentiels centralisés pour l'ensemble du contenu d'une organisation et fournissent un cadre structuré pour la gestion de l'ensemble du cycle de vie de l'information, de la création à l'archivage ou à la suppression. Ces systèmes sont conçus pour rationaliser les flux de travail, améliorer la collaboration, garantir la conformité aux réglementations et améliorer l'efficacité opérationnelle globale.

gestion de contenu d'entreprise

Comment la gestion de contenu d'entreprise a-t-elle évolué ?

Issues des systèmes de gestion documentaire des années 1990, les plates-formes ECM ont été conçues à l'origine pour apporter une couche d'entreprise à l'automatisation des processus centrés sur les documents. Bien qu'elles s'adressent à des fonctions importantes de l'entreprise, de nombreuses implémentations ECM ont été sous-utilisées parce que les solutions étaient à l'origine axées sur la technologie plutôt que sur les processus de l'entreprise et les personnes qui l'utilisaient - les organisations étant plus intéressées par le contrôle de leur contenu que par la possibilité pour les personnes de l'utiliser.

Cela a conduit à des systèmes qui étaient excellents pour capturer, stocker et gérer le contenu, mais qui étaient difficiles à utiliser et exigeaient beaucoup de travail de la part de l'utilisateur final, ce qui l'obligeait souvent à modifier ses processus de travail pour s'adapter au système. En conséquence, le système de gestion de contenu de l'entreprise est devenu principalement un système d'enregistrement - ce qui était excellent pour le contrôle et la gouvernance des documents officiels de l'entreprise - tandis que des silos d'information isolés se sont répandus dans l'organisation au fur et à mesure que les utilisateurs créaient de nouveaux contenus dans leurs systèmes préférés.

Ces solutions ont créé un référentiel - une source unique de vérité - où le contenu peut être stocké, géré, recherché et récupéré. Au fur et à mesure de la création de contenu (structuré ou non), les logiciels de gestion de contenu d'entreprise ont évolué pour fournir aux utilisateurs le contenu dont ils ont besoin, dans leurs applications préférées, au moment où ils en ont besoin - en veillant à ce que le contenu soit consultable et accessible pour les utilisateurs, les auditeurs et les responsables de la conformité. De plus, les outils actuels permettent un déploiement flexible sur site, hébergé ou en mode SaaS, et fournissent des analyses avancées permettant d'obtenir des informations et de prendre des mesures basées sur les données contenues dans le contenu.

Pourquoi la gestion de contenu d'entreprise est-elle importante pour les entreprises ?

  • Amélioration de l'efficacité : Les systèmes ECM centralisent les informations, ce qui permet aux employés de trouver et d'utiliser plus facilement les documents dont ils ont besoin.
  • Productivité accrue : En centralisant le contenu et en le rendant facilement accessible, les employés consacrent moins de temps à la recherche d'informations et plus de temps à des activités à valeur ajoutée.
  • Une meilleure prise de décision : L'ECM offre un accès rapide à des informations précises et actualisées, ce qui permet aux utilisateurs de prendre plus rapidement des décisions plus éclairées.
  • Un service à la clientèle de meilleure qualité : En accédant rapidement aux informations sur les clients et aux documents connexes, les entreprises peuvent fournir un service à la clientèle plus rapide et plus personnalisé.
  • Amélioration de la collaboration : La gestion de contenu d'entreprise offre aux équipes une plateforme centrale leur permettant de travailler simultanément sur des documents et de partager des informations de manière transparente, tout en conservant le contrôle des versions.
  • Une gouvernance de l'information plus solide : Obtenez les outils dont vous avez besoin pour gérer le cycle de vie complet du contenu, de la création à l'élimination. Les informations sont ainsi correctement gérées, ce qui réduit les risques liés aux violations de données ou au non-respect des réglementations.
  • Conformité réglementaire plus stricte : Répondez aux exigences en matière de conservation des documents et de confidentialité des données grâce à un stockage sécurisé, des contrôles d'accès et des pistes d'audit.
  • Évolutivité : L'ECM permet de traiter en toute sécurité autant d'objets par jour que nécessaire (potentiellement des millions).

Quelles sont les fonctionnalités de base à rechercher dans une solution ECM ?

Les organisations continuent à avoir besoin des fonctionnalités de base offertes par les logiciels de gestion de contenu d'entreprise. Le passage à une approche de services de contenu permet à l'ECM d'aller plus loin, en donnant aux entreprises un nouveau moyen de relier le contenu à l'activité numérique - en fournissant des outils que les utilisateurs finaux peuvent utiliser pour travailler, partager et collaborer facilement sur le contenu.

Les solutions de gestion de contenu d'entreprise les plus efficaces utilisent l'intégration de contenu pour permettre aux utilisateurs d'accéder au bon contenu dans les applications qu'ils utilisent déjà aujourd'hui, telles que SAP®, Microsoft® 365, Salesforce, Guidewire et SAP SuccessFactors®. Parallèlement, les outils ECM avancés s'appuient sur des fonctionnalités de contrôle et de gouvernance pour permettre le partage sécurisé des informations et la collaboration au sein de l'entreprise et avec les partenaires externes.

D'autres services de contenu peuvent être utilisés :

  • Capture de contenu : Permet de numériser des documents physiques et de collecter du contenu numérique à partir de diverses sources. La capture de contenu peut inclure des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les documents numérisés en texte consultable.
  • Des intégrations profondes et prêtes à l'emploi : Minimise le besoin de changer d'application en intégrant les outils ECM aux applications principales sur lesquelles les équipes travaillent tous les jours.
  • Gestion des flux de travail et des processus d'entreprise : Automatise et optimise les processus commerciaux impliquant du contenu, tels que les processus d'approbation ou le traitement des factures.
  • Outils de collaboration : Ils facilitent la collaboration entre les membres d'une équipe sur des documents et des projets, et comprennent souvent des fonctions telles que l'édition et les commentaires simultanés.
  • Recherche et récupération : Permet aux utilisateurs de trouver rapidement le contenu grâce à des fonctions de recherche puissantes, notamment la recherche en texte intégral, la recherche de métadonnées et la recherche par facettes.
  • Accès mobile et à distance : Permet un accès sécurisé au contenu à partir de n'importe quel appareil ou emplacement, ce qui est de plus en plus important dans les environnements de travail hybrides.
  • Gestion des archives : Assure la préservation à long terme du contenu, les calendriers de conservation et la disposition défendable en conformité avec les exigences légales et réglementaires.
  • Gouvernance de l'information et conformité : Prise en charge de l'application des politiques, des pistes d'audit et des contrôles d'accès basés sur les rôles pour gérer les risques et respecter les normes réglementaires telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) ou la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA).
  • Analyses et rapports : Fournit des informations sur l'utilisation du contenu, le comportement des utilisateurs et l'efficacité des processus afin d'orienter l'amélioration continue.

Quelles sont les nouveautés en matière de gestion de contenu d'entreprise ?

Les logiciels de gestion de contenu d'entreprise doivent s'adapter aux exigences du marché en offrant de nouvelles fonctionnalités pour aider les entreprises à améliorer la gestion de l'information et à accroître le retour sur investissement.

Les capacités avancées comprennent

  • ECM en nuage : de nombreuses organisations s'orientent vers des solutions ECM en nuage, qui offrent davantage de flexibilité, d'évolutivité et d'accessibilité.
  • Outils d'intelligence artificielle (IA) : Grâce à un assistant de contenu IA et à l'apprentissage automatique, les entreprises peuvent améliorer la classification du contenu, les capacités de recherche et l'automatisation des processus, et tirer parti d'analyses avancées pour obtenir de nouvelles informations sur le contenu.
  • Intégrations généralisées : Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise sont de plus en plus souvent intégrés à des outils de collaboration populaires tels que Microsoft Teams et Slack afin d'améliorer les flux de travail et l'adoption par les utilisateurs.
  • Prise en charge multi-cloud : Les principales plateformes ECM prennent en charge les environnements hybrides et multi-cloud, ce qui permet aux entreprises d'optimiser leurs performances, d'éviter le verrouillage des fournisseurs et de maintenir la conformité entre les fournisseurs de cloud.

Quels sont les outils de gestion de contenu d'entreprise proposés par OpenText ?

OpenText propose une suite complète d'outils de gestion de contenu d'entreprise qui peuvent aider les organisations à améliorer leur efficacité, à réduire leurs coûts et à renforcer leur conformité. En fournissant un référentiel centralisé pour le contenu numérique, en automatisant les flux de travail et en permettant un accès sécurisé, OpenText permet aux entreprises de faire un meilleur usage de leurs actifs informationnels.

Découvrez comment le logiciel de gestion de contenu d'entreprise d'OpenText, leader sur le marché, peut transformer votre entreprise :

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Gouverner en toute sécurité le cycle de vie des informations en s'intégrant aux principales applications, telles que SAP®, Microsoft® 365, Salesforce et SAP SuccessFactors®.

Un leader dans les plates-formes de contenu

Découvrez le classement d'OpenText, leader des fournisseurs de plateformes de contenu, dans le rapport The Forrester Wave™: Content Platforms, Q1 2025 report.

Lire le rapport Forrester Wave™

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