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Qu'est-ce que la gestion de contenu en nuage ?

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Une gestion de contenu cloud pilotée par l'IA qui s'intègre parfaitement à vos applications métier essentielles

Vous envisagez de transférer la gestion de contenu vers le cloud ? Les solutions de gestion de contenu continuent d'évoluer, devenant de plus en plus intelligentes et intégrées. Découvrez les avantages de la gestion de contenu SaaS en termes de productivité et d'efficacité, ce qu'il faut rechercher dans une solution de gestion de contenu en nuage et le rôle important de l'IA générative.

Les systèmes de gestion de contenu ont beaucoup évolué. Les premiers systèmes ont été créés pour les services juridiques et de gestion des documents, principalement axés sur la conformité et la réduction des risques, sans se préoccuper de la manière dont les travailleurs du savoir utilisaient le contenu qu'ils détenaient.

Aujourd'hui, une nouvelle génération de solutions de gestion de contenu est conçue pour les utilisateurs, rendant le contenu facilement accessible afin de maximiser la valeur de l'information et de stimuler l'efficacité et la productivité. Ces systèmes gèrent le cycle de vie de l'information, de la création et du stockage à la récupération et à la distribution, tout en appliquant les contrôles de sécurité requis et les meilleures pratiques de gouvernance. Grâce aux progrès des outils d'intelligence artificielle (IA), le contenu est facilement recherché, analysé et résumé, ce qui permet de découvrir des informations cachées.

Gestion de contenu en nuage

La gestion de contenu dans le nuage est la prochaine évolution des services de contenu, déplaçant la gestion de contenu vers un environnement dans le nuage pour offrir encore plus d'accès, d'agilité, de sécurité et de contrôle des coûts. Selon IDC, les organisations adoptent le passage au nuage, les deux tiers des personnes interrogées ayant investi dans des services de contenu au cours des 12 à 18 derniers mois, 31 % d'entre elles étant motivées par des initiatives de modernisation technologique incluant le passage au nuage[1].

Quels sont les avantages des systèmes de gestion de contenu en nuage ?

Les plateformes de gestion de contenu en nuage continuent d'évoluer, offrant aux organisations davantage de capacités et d'avantages, brisant les silos d'information et facilitant les intégrations de contenu entre les systèmes et les applications.

Les principaux avantages sont les suivants

  • Réduire l'éparpillement et le cloisonnement des informations en regroupant les informations et les processus d'entreprise.
  • Augmenter l'efficacité en améliorant les temps de traitement des flux de travail et les vitesses de récupération des documents, en réduisant les goulets d'étranglement et en accélérant les opérations.
  • Accès rapide au contenu depuis n'importe quel endroit, ce qui favorise la continuité des activités et la productivité.
  • Améliorer la collaboration en veillant à ce que les utilisateurs aient accès aux documents et aux données les plus récents.
  • Extraire de la valeur du contenu et des données pour prendre des décisions précises et opportunes.
  • Renforcement de la sécurité grâce à plusieurs couches de protection, notamment des contrôles d'accès avancés, des classifications automatiques du contenu et une surveillance continue de la sécurité.
  • Automatiser et accélérer la classification et le classement des contenus nouvellement créés.
  • Déploiement rapide grâce à la mise en œuvre rapide de systèmes de gestion de contenu, capables d'évoluer en fonction des besoins pour répondre à la croissance de l'activité et des demandes de contenu.

Que faut-il rechercher dans une solution de gestion de contenu en nuage ?

Selon Forrester, les principaux cas d'utilisation que les organisations attendent des plates-formes de gestion de contenu sont axés sur la collaboration centrée sur les documents, l'automatisation des processus centrés sur les documents et la gouvernance de l'information[2].

En particulier :

Collaboration centrée sur les documents : Amélioration de la productivité des employés grâce à la cocréation et au partage de contenu avec des espaces de collaboration de projet ainsi qu'à l'intégration avec des applications de productivité.

Automatisation des processus centrés sur les documents : Rationalisation des tâches de routine, numérisation du travail manuel et automatisation des flux de travail grâce à des fonctionnalités telles que l'automatisation des processus numériques, la signature électronique et les outils de conception et de développement d'applications.

Gouvernance de l'information : Respect des lois, des règlements et des règles grâce à une protection et une conservation des documents fondées sur des politiques, avec des contrôles d'accès et une gestion du cycle de vie.

D'autres cas d'utilisation peuvent être envisagés :

  • Extraction intelligente de documents
  • Plateformes de développement low-code pour les applications centrées sur le contenu
  • Partage sécurisé de contenu
  • Automatisation du travail de la connaissance
  • Applications horizontales et verticales centrées sur le contenu

Cependant, tous les systèmes de gestion de contenu en nuage ne se valent pas, certains étant axés sur des services de partage de fichiers et de stockage en nuage de base, d'autres étant conçus pour une utilisation généralisée et multifonctionnelle en entreprise.

Les solutions de gestion de contenu en nuage pour entreprises offrent les performances, la gestion, la sécurité, la conformité et les intégrations nécessaires pour répondre aux besoins complexes et uniques des organisations.

    • Sécurité : Cryptage avancé, authentification multifactorielle, pistes d'audit détaillées et politiques de sécurité personnalisables.
    • Conformité : Cadres de conformité complets, politiques de conservation automatisées et gestion de la mise en suspens juridique.
    • Flexibilité de l'intégration commerciale: API étendues, connecteurs prédéfinis et capacités d'intégration personnalisées.
    • Évolutivité : Infrastructure de niveau entreprise, diffusion de contenu à l'échelle mondiale et évolutivité illimitée.

Quelles sont les principales fonctionnalités de la gestion de contenu en nuage ?

Lors de l'évaluation des fournisseurs de gestion de contenu en nuage, le choix du bon partenaire peut faire toute la différence. Voici quatre capacités de premier plan qui permettent d'optimiser et d'enrichir le contenu numérique et d'assurer la réussite à long terme des entreprises :

  • La possibilité de répondre à tous les cas d'utilisation : Chaque entreprise a des exigences uniques en matière de contenu. Renseignez-vous sur la capacité d'un fournisseur à aller au-delà du partage de contenu d'entreprise et à résoudre des problèmes tels que la gestion des documents, la capture de contenu et l'archivage d'informations.
  • S'intégrer avec n'importe quoi, n'importe où, afin d'éliminer les frictions dans les processus : Évaluer si les services de contenu et les solutions de collaboration de contenu sont facilement intégrés dans les applications que les utilisateurs utilisent déjà, telles que SAP® et Microsoft.
  • Sauvegarde des données et garantie de la conformité : Le cadre et les contrôles nécessaires pour protéger et gérer les informations critiques.
  • Déploiement flexible et global : Les entreprises ont besoin de flexibilité lorsqu'il s'agit de déploiements dans le nuage. Renseignez-vous sur les options permettant de choisir entre des environnements de cloud privé, public ou hybride, ainsi que sur l'assistance fournie par les centres de données mondiaux pour garantir un accès sécurisé et interrompu.

IDC fournit des suggestions supplémentaires sur les capacités à rechercher dans la solution d'un fournisseur lors de la modernisation des applications de services de contenu :

    • Une interface utilisateur intuitive pour tous les utilisateurs qui interagissent avec l'application (RH, finances, marketing, ventes, assistance à la clientèle, fournisseurs et partenaires).
    • Une architecture moderne, basée sur des API, pour garantir la performance et la facilité d'intégration, ainsi que le soutien aux développeurs.
    • Connecteurs pris en charge pour les applications adjacentes telles que les applications de rédaction, les applications CRM, ERP et RH, ou les outils de collaboration afin de minimiser le code personnalisé nécessaire.
    • Un concepteur de flux de travail, des modèles de flux de travail et des capacités de script pour des flux de travail plus complexes
    • Une stratégie d'innovation avec un soutien à la GenAI
    • Une expérience en matière d'innovation et une capacité avérée à apporter des améliorations à un rythme régulier et de manière transparente.
    • Un solide écosystème de partenaires et de développeurs pour la mise en œuvre, l'assistance et l'intégration des technologies

Quel est le rôle de la GenAI dans la gestion de contenu en nuage ?

En s'appuyant sur GenAI, les entreprises peuvent accroître la valeur des plateformes de gestion de contenu en nuage, en mettant à la disposition des utilisateurs un assistant de contenu IA intu itif. Grâce aux solutions de gestion de contenu par l'IA, les entreprises peuvent atteindre de nouveaux niveaux de compréhension, de productivité et de contrôle. Les avantages sont considérables et permettent d'obtenir une série de capacités telles que

  • Créer un nouveau contenu
  • Identifier le contenu de plusieurs sources
  • Traduire le contenu
  • Résumer le contenu
  • Suggérer des contenus connexes
  • Analyse des sentiments
  • Étiquetage et catégorisation automatisés

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Notes de bas de page

  1. [1] IDC, État des services de contenu : Investir dans la gestion de contenu d'entreprise et le partage de contenu et la collaboration, janvier 2024
  2. [2] Forrester, The Content Platforms Landscape, Q3 2024.