Qu'est-ce que le fax numérique ?

L'évolution du fax analogique vers le fax numérique

Introduite dans les années 1980, la technologie traditionnelle du fax s'appuie sur des lignes téléphoniques analogiques pour transmettre des images de documents d'un site à l'autre. Les télécopieurs numérisaient les documents, convertissaient l'image en tonalités audio et les transmettaient, via les lignes téléphoniques, à un autre télécopieur qui reconvertissait les tonalités en un document imprimé. Ce procédé, bien que révolutionnaire pour l'époque, présentait des limites importantes, notamment des vitesses lentes, des bourrages papier, une qualité d'image médiocre et la nécessité de disposer de lignes téléphoniques dédiées.

Le fax numérique est apparu au début des années 2000, lorsque les organisations ont cherché à transmettre des documents de manière plus efficace. La technologie de la télécopie électronique convertit les documents en formats numériques (généralement PDF ou TIFF) et les transmet par l'intermédiaire des réseaux de protocole Internet (IP). Cette évolution a permis à la télécopie de rester pertinente dans un monde numérique en s'attaquant aux limites de la télécopie analogique tout en préservant ses principaux avantages en matière de sécurité.

Au milieu des années 2010, alors que les entreprises adoptaient de plus en plus l'informatique en nuage pour leurs fonctions essentielles, des solutions de fax en nuage ont vu le jour. En proposant des fonctions de télécopie numérique sous forme de service, il a permis d'éliminer totalement le besoin d'une infrastructure sur site. Cette approche a été accélérée par le Memorandum of Opinion and Order 19-72 de 2019 de la Federal Communications Commission, qui a autorisé les entreprises à mettre hors service les services téléphoniques en fil de cuivre à partir d'août 2022, ce qui a permis aux organisations d'abandonner les lignes de télécopie analogiques.

Le fax en nuage offre plusieurs avantages, notamment la mise à l'échelle automatique pour s'adapter aux fluctuations de volume, la redondance géographique pour une plus grande fiabilité, un déploiement simplifié et des exigences réduites en matière de gestion des technologies de l'information. Il offre également des fonctions de sécurité renforcées et une meilleure intégration avec les applications d'entreprise modernes basées sur l'informatique en nuage. Pour les entreprises ayant des environnements de travail hybrides, le fax en nuage garantit un accès constant aux fonctionnalités de fax, quel que soit l'endroit où se trouve l'employé, ce qui favorise la continuité de l'activité et la flexibilité opérationnelle.

Fonctionnement du fax numérique

La télécopie numérique fonctionne sur une infrastructure technologique fondamentalement différente de celle de la télécopie traditionnelle, bien que le résultat - la transmission sécurisée de documents - reste le même. Le processus suit généralement les étapes suivantes :

1. Création ou numérisation de documents : L'expéditeur crée un document numérique ou numérise un document physique pour le convertir en format numérique.
2. Préparation de la transmission : La solution de fax numérique prépare le document pour la transmission, ce qui peut inclure le formatage, la compression et le cryptage.
3. Routage avec des numéros SDA Internet : Les systèmes de télécopie numérique utilisent des numéros de sélection directe à l'arrivée (SDA) basés sur l'internet pour acheminer les télécopies. Ces numéros virtuels reçoivent les télécopies entrantes sur des réseaux IP, remplaçant les lignes téléphoniques traditionnelles tout en maintenant la compatibilité avec les flux de travail existants.
4. Transmission numérique : Au lieu d'utiliser des tonalités audio sur des lignes téléphoniques, le document est transmis via des réseaux IP, qui peuvent inclure l'internet, des réseaux privés ou une infrastructure en nuage.
5. Livraison sécurisée : Le document est transmis au système de télécopie numérique du destinataire, à son courrier électronique ou à un autre point d'accès désigné, avec vérification de la réception.
6. Notification et stockage : L'expéditeur et le destinataire reçoivent tous deux une confirmation de la réussite de la transmission, et le document est stocké en toute sécurité conformément aux politiques de conservation configurées.

Ce processus élimine le besoin de papier, de toner et de matériel physique tout en maintenant la connexion point à point sécurisée qui rend les communications par télécopie intrinsèquement sûres.

Pourquoi la télécopie numérique reste-t-elle essentielle pour les entreprises modernes ?

Toujours essentiel pour une communication sécurisée

Malgré l'essor du courrier électronique et des outils numériques, le fax reste une méthode fiable de communication sécurisée dans les secteurs réglementés. Sa transmission d'égal à égal garantit une connexion directe et sécurisée, contrairement au courrier électronique qui peut être intercepté. Le fax fournit également des confirmations de livraison avec horodatage et détails sur le destinataire, ce qui répond aux besoins de conformité. La télécopie numérique renforce ce dispositif grâce au cryptage, aux contrôles d'accès et aux pistes d'audit.

Principales industries utilisant le fax numérique :

Santé
Environ 70% des hôpitaux utilisent encore la télécopie pour échanger des informations sanitaires protégées (PHI), contribuant ainsi à maintenir la conformité avec la loi HIPAA. La télécopie numérique s'intègre aux DME, réduisant ainsi les risques liés aux documents imprimés. Par exemple, Baptist Hospitals of Southeast Texas a économisé 200 000 dollars par an et amélioré son efficacité de 20% en utilisant le fax numérique OpenText.

Domaine juridique
Le fax reste juridiquement contraignant dans de nombreuses régions. Les cabinets d'avocats utilisent la télécopie numérique pour l'échange sécurisé de documents, les pistes d'audit et l'enquête électronique. Il garantit la conformité et une gouvernance efficace de l'information.

Services financiers
Les banques et les assureurs utilisent la télécopie numérique pour transmettre en toute sécurité des documents sensibles tels que les demandes de crédit et les demandes d'indemnisation. Il favorise la conformité et offre une alternative rentable à des réseaux tels que SWIFT. Les assureurs américains The Standard et Hawksford ont amélioré leur efficacité et leur conformité grâce aux solutions OpenText.

États-Unis Secteur public
Les agences gouvernementales utilisent la télécopie numérique pour la transmission sécurisée et conforme de documents sensibles. Il prend en charge des normes telles que HIPAA et FedRAMP, en offrant le chiffrement, les contrôles d'accès et les journaux d'audit. Le fax en nuage avec routage IP sécurisé modernise les systèmes existants.

Conformité réglementaire et fax numérique

Le fax numérique reste essentiel pour les industries confrontées à des réglementations strictes en matière de confidentialité et de sécurité des données, car il offre des fonctions intégrées qui favorisent la conformité.

HIPAA dans les soins de santé

Le fax numérique est conforme à la norme HIPAA :

• Cryptage des PHI en transit et au repos
• Contrôles d'accès pour limiter l'accès aux documents
• Pistes d'audit pour le suivi de l'activité des documents
• Confirmations de transmission pour la preuve de livraison

Un rapport du HIPAA Journal a mis en évidence une violation au centre médical Grant de l'OhioHealth, où des PHI ont été faxés à des destinataires incorrects, soulignant ainsi la nécessité de disposer de systèmes de fax numériques sécurisés.

Réglementation des services financiers

Le fax numérique permet de répondre aux exigences de :

• GLBA : Protège les données des clients
• PCI DSS : sécurise les informations relatives aux cartes de crédit
• SOX : garantit la bonne tenue des registres financiers

Ces systèmes offrent une transmission sécurisée, des journaux d'audit et une intégration avec des outils de gestion de documents.

GDPR et lois mondiales sur la protection de la vie privée

Le fax numérique soutient les lois internationales sur la confidentialité des données telles que le GDPR :

• Minimiser la collecte et le stockage des données
• Mise en œuvre des politiques de conservation
• Sécuriser les données en transit
• Enregistrement des transactions à des fins de responsabilisation

Certifications industrielles

Les meilleurs fournisseurs de télécopies numériques, comme OpenText, respectent des normes reconnues :

• ISO/IEC 27001 : Sécurité de l'information
• SOC 2 Type II : Contrôles de la sécurité et de la protection de la vie privée
• PCI DSS : Protection des données de paiement

Ces certifications garantissent aux organisations que leurs systèmes de télécopie répondent à des normes de conformité élevées.

Avantages du passage au fax numérique

Avantages du fax numérique pour les entreprises

Le passage de la télécopie analogique à la télécopie numérique permet de réaliser des gains importants en termes d'efficacité, de réduction des coûts et d'agilité opérationnelle. Au-delà de la conformité réglementaire, le fax numérique soutient des objectifs plus larges de transformation numérique.

Évolutivité et flexibilité

Les systèmes de télécopie analogiques ont du mal à s'adapter aux fluctuations de la demande. Le fax numérique s'adapte facilement à l'évolution des volumes sans nécessiter d'infrastructure supplémentaire. Il offre également un déploiement flexible sur site, dans le nuage ou hybride, adapté aux besoins et aux budgets des organisations.

Gains en termes de coûts et d'efficacité

Le fax numérique réduit les coûts liés au matériel, aux lignes téléphoniques, au papier et au toner. Les modèles basés sur l'informatique en nuage éliminent les dépenses d'investissement et fonctionnent selon le principe du "pay-as-you-go". Il rationalise également les opérations en supprimant les tâches manuelles telles que l'impression et la numérisation, en livrant les documents directement aux boîtes de réception ou aux systèmes de flux de travail.

Intégration des flux de travail

Le fax numérique moderne s'intègre aux systèmes clés de l'entreprise -EMR, ERP, CRM et MFP- automatisant le traitement des documents et intégrant le fax dans les flux de travail quotidiens. Cela stimule la productivité et minimise les besoins de formation, en particulier dans les environnements où le fax est essentiel aux processus d'entreprise.

Préparation aux données alimentées par l'IA

L'IA augmente la valeur du fax numérique en transformant les informations faxées en données immédiatement utilisables dans l'entreprise. Au lieu de traiter un fax comme un document statique, l'IA identifie le contenu significatif qu'il contient, comme les détails clés, le contexte et l'intention, et transmet ces informations directement aux systèmes d'entreprise concernés. Cela permet aux flux de travail dans les DME, les ERP et les CRM de progresser sans interprétation manuelle ni ressaisie.

En convertissant les communications par fax en données structurées et prêtes à être traitées, l'IA accélère la prise de décision, réduit les délais et renforce l'intégration entre les processus dépendant du fax et les écosystèmes opérationnels centraux.

Défis communs dans la transition vers le fax numérique

Bien que les avantages de la télécopie numérique soient incontestables, les entreprises peuvent rencontrer des difficultés lors du passage d'un système de télécopie analogique à un système de télécopie numérique. Il est essentiel de comprendre et de relever ces défis pour que la mise en œuvre soit réussie.

Intégration des systèmes existants

De nombreuses organisations exploitent des systèmes existants qui ont été conçus pour fonctionner avec des télécopieurs traditionnels. L'intégration de ces systèmes avec les solutions modernes de télécopie numérique peut nécessiter un travail de développement sur mesure ou un logiciel intermédiaire pour garantir un fonctionnement sans faille. Les entreprises doivent évaluer les solutions de télécopie numérique potentielles en fonction de leur capacité à s'intégrer aux systèmes existants et de leur flexibilité à prendre en charge les exigences d'intégration personnalisées.

Adoption et formation des utilisateurs

Les employés habitués à utiliser des télécopieurs physiques peuvent résister au passage à des solutions numériques en raison de leur familiarité avec les processus existants. Pour surmonter cette résistance, il faut mettre en place une stratégie globale de gestion du changement comprenant la formation des utilisateurs, une communication claire des avantages et, éventuellement, une approche de mise en œuvre progressive qui permette aux utilisateurs de s'adapter graduellement au nouveau système.

Assurer la conformité avec les réglementations sectorielles

Les différents secteurs d'activité ont des exigences réglementaires spécifiques en matière de transmission et de stockage des documents. Les entreprises doivent s'assurer que la solution de fax numérique qu'elles ont choisie est conforme à toutes les réglementations applicables, y compris celles relatives à la confidentialité des données, à la sécurité et à la conservation des enregistrements. Il peut s'agir de configurer des politiques de conservation, de mettre en œuvre des contrôles d'accès appropriés et d'établir des procédures d'audit.

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre du fax numérique

Évaluation et planification

Avant de mettre en œuvre une solution de télécopie numérique, les entreprises doivent évaluer l'utilisation actuelle de la télécopie, les volumes et les besoins d'intégration. Cette évaluation guide le choix de la solution et aide à élaborer un plan de mise en œuvre qui minimise les perturbations de l'activité. La planification doit également définir des paramètres de réussite, fixer un calendrier et identifier les risques avec des stratégies d'atténuation. Les organisations ayant des besoins complexes peuvent bénéficier de consultants spécialisés dans la transformation numérique.

Critères de sélection des solutions

Les facteurs clés à prendre en compte lors de l'évaluation des solutions de télécopie numérique sont les suivants :

1. Sécurité : Examinez le cryptage, les contrôles d'accès et les certifications de conformité.
2. Intégration : Assurer la compatibilité avec les systèmes et les flux de travail existants, en particulier les applications critiques.
3. Évolutivité : Confirmer que la solution peut gérer la croissance future et les changements de volume.
4. Support & Fiabilité : Évaluez l'assistance du fournisseur, les accords de niveau de service et les capacités de reprise après sinistre.
5. Coût total de possession : Tenir compte des coûts de mise en œuvre, d'abonnement et d'intégration personnalisée.

Mise en œuvre et gestion du changement

Une mise en œuvre efficace nécessite une planification détaillée et une solide gestion du changement. Un déploiement progressif - en commençant par les départements qui en bénéficient le plus - permet de résoudre les problèmes avant un déploiement plus large. La gestion du changement devrait inclure la formation des utilisateurs, une communication claire des avantages et une assistance accessible. La désignation de "champions" départementaux peut encourager l'adoption et fournir une assistance localisée.

Comment les solutions de fax numérique d'OpenText transforment les communications d'entreprise

OpenText Digital Fax Solutions

OpenText propose des solutions de télécopie numérique robustes adaptées à divers secteurs d'activité. Avec plus de 40 ans d'expérience et plus de 12 milliards de documents traités chaque année, OpenText est un leader reconnu dans le domaine du fax numérique.

OpenText™ Fax (RightFax)

OpenText Fax est un serveur de fax évolutif qui permet aux utilisateurs, aux applications et aux systèmes d'envoyer des fax sans papier et en toute sécurité. Il réduit les coûts en se connectant à la téléphonie analogique, numérique, VoIP ou en nuage et s'intègre à la messagerie électronique et aux outils bureautiques pour stimuler la productivité et favoriser la conformité.

Les options de déploiement comprennent les services sur site, hybrides et gérés, ce qui offre la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux stratégies informatiques. OpenText Fax s'intègre également à des plateformes d'entreprise telles que SAP, Oracle, Microsoft SharePoint et à des systèmes de DME tels que Epic, Meditech, Cerner et Veradigm.

OpenText™ Fax Aviator

OpenText Fax Aviator est un assistant IA puissant qui rend le fax numérique plus intelligent, automatisé et fiable. Il transforme les fax en informations exploitables pour les systèmes en aval en réduisant le travail manuel, en accélérant les processus sensibles au temps et en intégrant de manière transparente les résultats dans les dossiers médicaux électroniques (DME), les plates-formes pharmaceutiques ou les applications d'entreprise.

Fax Aviator apporte de l'intelligence à chaque étape du processus de télécopie, aidant les organisations à passer d'un effort manuel à un impact automatisé :

• Fax Aviator Assist : Assistance instantanée Q&A qui vous évite de perdre du temps à chercher des manuels.
• Fax Aviator Route : Le routage automatisé améliore la précision et accélère la livraison.
• Fax Aviator Summary : résume le contenu ou l'historique des fax en quelques secondes.
• Fax Aviator Extract : capture et structure les données critiques des documents faxés.

OpenText™ Core Fax

OpenText Core Fax est une solution SaaS en nuage qui prend en charge la télécopie sécurisée à partir des ordinateurs de bureau, du courrier électronique, des appareils mobiles, des applications d'entreprise et des imprimantes multifonctions. Il rationalise les flux de travail et élimine le besoin de lignes téléphoniques et d'appareils de télécopie physiques. Avec une infrastructure aux États-Unis, au Canada, en Europe et en Australie, OpenText Core Fax répond aux besoins en matière de résidence des données et améliore la conformité grâce à la livraison sécurisée et à la conservation centralisée des enregistrements.

Réussite des clients

Les organisations ont obtenu des résultats mesurables avec les solutions de fax d'OpenText. Le système de santé de l'Université du Kansas a réduit les défaillances de transmission et amélioré les soins aux patients en passant d'un système hors cloud peu fiable à OpenText Fax. ZOLL Medical, confronté à une augmentation des volumes de fax, a adopté OpenText Fax Cloud Connect pour améliorer l'évolutivité, la sécurité et la fiabilité, afin de soutenir sa mission qui consiste à prodiguer des soins vitaux.

L'avenir du fax numérique

Alors que les organisations poursuivent leur parcours de transformation numérique, le fax numérique restera un élément essentiel de l'échange sécurisé d'informations, en particulier dans les secteurs réglementés. L'avenir de la télécopie numérique comprend plusieurs tendances émergentes qui renforceront encore sa proposition de valeur.

Intégration avec l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique

Les solutions de fax numérique intégreront de plus en plus de capacités d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique pour automatiser la classification des documents, l'extraction des données et le routage. Ces capacités permettront aux organisations de rationaliser leurs flux de travail centrés sur les documents et de tirer une plus grande valeur des documents faxés en extrayant et en traitant automatiquement les informations pertinentes. OpenText Fax Aviator apporte des fonctionnalités basées sur l'IA aux flux de travail documentaires, ce qui permet d'atteindre de nouveaux niveaux de productivité.

Capacités mobiles améliorées

Le travail à distance étant de plus en plus répandu, les solutions de télécopie numérique continueront d'améliorer leurs capacités mobiles, ce qui permettra d'envoyer des télécopies en toute sécurité depuis n'importe où. Ces améliorations comprendront des applications mobiles améliorées, une meilleure intégration avec les outils de productivité mobiles et des interfaces utilisateur optimisées pour les appareils mobiles.

Intégration plus poussée avec les écosystèmes de l'informatique en nuage

Les solutions de télécopie numérique seront de plus en plus étroitement intégrées aux suites de productivité, aux plateformes de collaboration et aux applications d'entreprise basées sur le cloud. Cette intégration permettra de faxer de manière transparente dans les applications utilisées quotidiennement par les utilisateurs, ce qui réduira encore les frictions et améliorera la productivité.

Le fax numérique au service de la productivité

La télécopie électronique et numérique représente une évolution critique d'une méthode de communication traditionnelle qui continue à jouer un rôle essentiel dans l'échange sécurisé d'informations. En passant de la télécopie analogique à la télécopie électronique, les entreprises peuvent renforcer la sécurité, améliorer la conformité, réduire les coûts et accroître l'efficacité opérationnelle tout en conservant les avantages inhérents à la sécurité qui ont fait de la télécopie la méthode de communication privilégiée dans les secteurs réglementés.

Alors que les organisations poursuivent leur parcours de transformation numérique, la mise en œuvre d'une solution robuste de fax numérique doit être considérée comme un élément important de leur stratégie globale d'échange sécurisé d'informations. Avec la bonne solution et la bonne approche de mise en œuvre, le fax numérique peut servir de pont entre les flux de documents traditionnels et les processus numériques modernes, permettant aux organisations d'aller de l'avant sans compromettre la sécurité ou la conformité.