Página de inicio de OpenText.
Temas técnicos

¿Qué es la gestión de documentos?

Ilustración de elementos informáticos centrados en un signo de interrogación

Descripción general

La gestión de documentos desempeña un papel fundamental en las organizaciones, ya que garantiza que la información se capture, indexe, organice, almacene y se acceda a ella de forma eficaz para respaldar los objetivos empresariales.

Las soluciones de gestión de documentos, un componente fundamental del éxito empresarial, permiten a las empresas aprovechar todo el valor de los datos, cumplir las normativas, mejorar la seguridad e impulsar la eficiencia en todos los equipos, departamentos, líneas de negocio y en toda la organización.

Una encuesta de Foundry Research reveló que las organizaciones siguen enfrentándose a retos relacionados con la gestión de la información, y que los tres principales obstáculos que afectan al compromiso y la productividad de los empleados son los siguientes:

  1. Encontrar soluciones que se integren con la tecnología y los sistemas existentes.
  2. Procesos y flujos de trabajo complejos.
  3. Dificultad para acceder a los conocimientos disponibles.

Las empresas que invierten en sólidos sistemas de gestión de documentos eliminan la fricción digital, creando un entorno para conectar, compartir y gobernar el contenido en toda la empresa. Como resultado, estas organizaciones obtienen una ventaja competitiva y de productividad, ofreciendo contenidos en contexto y una gestión segura de la información a escala.

30 días de prueba gratuita

Empiece con una prueba gratuita de 30 días de OpenText Core Content Management, nuestra solución de gestión de documentos basada en SaaS.

Inicie una prueba gratuita

Gestión de documentos

¿Por qué es importante la gestión de documentos?

Según un estudio de Forrester Total Economic Impact™, los programas de gestión documental de éxito equilibran los requisitos de productividad de los trabajadores de la información con la necesidad de las partes interesadas internas de automatizar las actividades rutinarias y gobernar los documentos digitales para cumplir los requisitos legales o normativos. Y, cuando se hace bien, los resultados son impresionantes: crea un impacto positivo en los costes operativos y de capital, en la experiencia de empleados y clientes y en la integridad de los datos.

Sin embargo, muchas organizaciones siguen confiando en una variedad de herramientas y aplicaciones empresariales repartidas en plataformas dispares, lo que dificulta la localización eficaz de la información, sobre todo dentro de los contenidos no estructurados. Al integrar las soluciones de gestión de documentos con las principales aplicaciones empresariales -como SAP®, Salesforce®, Microsoft®, Guidewire y Google Workspace-, las organizaciones pueden tender puentes entre aplicaciones clave y garantizar que los trabajadores del conocimiento disponen de toda la información que necesitan para tomar decisiones empresariales críticas, independientemente de su interfaz preferida.

Las soluciones eficaces de gestión de documentos son fundamentales, ya que permiten a las organizaciones:

  • Elimine los problemas de integración entre pilas tecnológicas dispersas.
  • Amplíe los servicios de contenidos a casos de uso únicos.
  • Mejore la forma en que los empleados encuentran, utilizan y comparten la información.
  • Facilitar en cualquier lugar la colaboración entre empleados, equipos y partes interesadas externas.
  • Garantizar la gobernanza de la información, la privacidad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
  • Aumente la agilidad para responder rápidamente a las cambiantes necesidades empresariales.

¿Cómo se benefician las empresas de una solución de gestión documental?

Una solución de gestión documental bien implantada ofrece varias ventajas a las organizaciones, entre ellas la capacidad de:

  • Evolucione la transformación digital: Aproveche los últimos avances en IA, computación en la nube y gestión del conocimiento para impulsar la innovación y el crecimiento continuos.
  • Aumente la productividad: Reduzca el tiempo dedicado a buscar documentos con una única fuente de verdad de confianza en toda la organización.
  • Permita la toma de decisiones basada en datos: Ponga datos precisos y en tiempo real al alcance de los usuarios para tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.
  • Aplique la IA al trabajo diario: Utilice la IA generativa para descubrir fácilmente perspectivas, tendencias y análisis relevantes.
  • Mejore la eficacia operativa: Aproveche el flujo de trabajo y la automatización de procesos para reducir la redundancia y los pasos manuales.
  • Facilite el intercambio de conocimientos: Promueva intercambios de información fluidos con documentación actualizada, colaboración sin fisuras y un estricto control de versiones.
  • Mejore el cumplimiento y la gestión de riesgos: Cumpla la normativa legal y del sector aplicando automáticamente estrictos controles de acceso, gestión de registros y políticas de seguridad de datos.
  • Reduzca los costes operativos: Consolide los sistemas y procesos de gestión de la información para racionalizar la infraestructura informática y disminuir la administración y supervisión técnicas.

¿Cómo mejora GenAI las plataformas de gestión documental?

Con la búsqueda conversacional potenciada por IA y la IA generativa disponible directamente en una plataforma de gestión de documentos, las organizaciones pueden llevar sus soluciones de gestión de documentos y su productividad al siguiente nivel. Un intuitivo asistente de contenidos con IA ayuda a los usuarios a identificar, crear, traducir y resumir contenidos con mayor facilidad, abriendo nuevas formas de comprender y utilizar la información con preguntas en lenguaje natural. Más allá de un asistente de contenidos, los agentes dinámicos de IA actuarán en nombre de los trabajadores del conocimiento, realizando tareas complejas a través de sistemas y herramientas para acelerar los procesos.

¿Cuáles son algunas de las funciones básicas que hay que buscar en una solución de gestión documental?

El estudio Impacto Económico Total de Forrester llegó a la conclusión de que las organizaciones que buscaban una solución de gestión documental se centraban en cinco requisitos principales para el proveedor de su elección:

  1. Integraciones críticas con aplicaciones líderes, como ERP y herramientas de productividad.
  2. Presencia geográfica y experiencia local en requisitos de cumplimiento complejos.
  3. Automatizaciones listas para usar para la productividad y la seguridad integrada y la gobernanza de la información.
  4. Experiencia en la precisión de la seguridad de los datos, la recuperación en caso de catástrofe y las copias de seguridad.
  5. Un espacio de trabajo centralizado, seguro, conforme a las normas y siempre disponible para toda la organización.

Al evaluar las soluciones de gestión de documentos, hay que tener en cuenta otras capacidades. Para obtener el máximo valor de su información y de las herramientas empresariales existentes, una solución debe tener:

  • Navegación por una interfaz sencilla, intuitiva y fácil de usar para impulsar la adopción.
  • Gestión integral de contenidos con soporte para captura de contenidos, generación de documentos, intercambio y colaboración, integración de aplicaciones empresariales y automatización de flujos de trabajo.
  • Funciones preparadas para la IA, como el etiquetado, la indexación y la categorización de metadatos integrados para organizar los contenidos y mejorar los resultados de GenAI.
  • Gobernanza automatizada entre bastidores para proteger y asegurar la información durante todo el ciclo de vida.
  • Flexibilidad de plataforma e implantación con opciones de implantación local, híbrida o en la nube.

¿Cómo utilizan las soluciones de gestión documental los distintos departamentos y sectores?

Las soluciones de gestión de documentos admiten una amplia variedad de casos de uso en todos los departamentos e industrias, cada uno con requisitos únicos para almacenar, acceder y proteger la información. Al centralizar los contenidos e integrarlos en las principales aplicaciones empresariales, las organizaciones permiten a los trabajadores del conocimiento reducir la fricción digital y tomar mejores decisiones.

He aquí cómo se benefician los distintos equipos y sectores:

  • Ventas: Agilice la creación de propuestas, automatice las aprobaciones de contratos y acceda a las últimas garantías directamente desde las plataformas CRM para mejorar los ciclos de ventas y la capacidad de respuesta a los clientes.
  • Recursos humanos (RRHH): Gestione de forma segura los registros de los empleados, los materiales de incorporación y los documentos de rendimiento, al tiempo que garantiza el cumplimiento de la normativa laboral y los requisitos de privacidad de datos.
  • Atención al cliente: Proporcione a los agentes un acceso rápido a bases de conocimientos actualizadas, registros de servicios e historiales de comunicación con los clientes para mejorar los tiempos de resolución y la satisfacción de los clientes.
  • Legal: Centralice los documentos jurídicos, los expedientes de casos y los materiales de cumplimiento con control de versiones, soporte de firma electrónica y registros de auditoría para mantener la integridad jurídica y la preparación.
  • Ingeniería: Gestionar grandes volúmenes de dibujos técnicos, documentación de productos y registros de cambios, apoyando al mismo tiempo la colaboración entre equipos globales y manteniendo la precisión de las versiones.
  • Ciencias de la vida: Mantener la documentación reglamentaria en investigación, ensayos clínicos y fabricación, garantizando la precisión, la trazabilidad y la preparación para auditorías de acuerdo con las normas del sector.
  • Administración pública: Permita una gestión segura y conforme de los registros, permisos y documentos normativos de los ciudadanos, al tiempo que favorece la transparencia, la auditabilidad y la eficacia de los servicios públicos.

¿Cómo puede ayudar OpenText en la gestión de documentos?

Descubra cómo las soluciones de gestión documental líderes del mercado de OpenText pueden transformar su negocio:

OpenText™ Content Management
Gobierne con seguridad el ciclo de vida de la información vinculando el conocimiento a los procesos con herramientas de gestión de contenidos empresariales.

OpenText™ Core Content Management
Aumente la productividad y la adopción por parte de los usuarios con una gestión inteligente de contenidos en la nube que se integra a la perfección en sus aplicaciones empresariales cruciales.

OpenText™ Documentum™ Content Management
Impulse los contenidos de gran volumen y reduzca la fricción digital con un software de gestión de documentos escalable.

Productos relacionados

OpenText™ Content Management

Solución de gestión de documentos para empresas

Aúna contenidos y procesos para facilitar el acceso a la información cuándo y dónde sea necesario.

OpenText™ Core Content Management

Plataforma SaaS de gestión de documentos con un asistente de IA

Una solución inteligente de gestión de contenidos en la nube que se integra a la perfección con las principales aplicaciones.

OpenText™ Documentum Content Management

Software de gestión documental escalable

Una plataforma de contenidos empresariales nativa en la nube para satisfacer la demanda de grandes volúmenes de contenidos.

¿Cómo podemos ayudar?

Notas al pie