Was ist ein digitales Fax?

Die Entwicklung vom analogen zum digitalen Fax

Die in den 1980er Jahren eingeführte herkömmliche Faxtechnologie basierte auf analogen Telefonleitungen zur Übertragung von Dokumentenbildern zwischen verschiedenen Standorten. Faxgeräte scannten Dokumente ein, wandelten das Bild in Töne um und übermittelten sie über Telefonleitungen an ein anderes Faxgerät, das die Töne in ein gedrucktes Dokument umwandelte. Dieses Verfahren war zwar für die damalige Zeit revolutionär, wies jedoch erhebliche Einschränkungen auf, wie z. B. langsame Geschwindigkeiten, Papierstaus, schlechte Bildqualität und die Notwendigkeit einer eigenen Telefonleitung.

Das digitale Fax kam in den frühen 2000er Jahren auf, als Unternehmen nach einer effizienteren Dokumentenübertragung suchten. Bei der elektronischen Faxtechnologie werden Dokumente in digitale Formate (in der Regel PDF oder TIFF) umgewandelt und über Internet-Protokoll-Netzwerke (IP) übertragen. Diese Entwicklung hat es dem Faxen ermöglicht, in einer digitalen Welt relevant zu bleiben, indem die Einschränkungen des analogen Faxens beseitigt wurden, während seine wichtigsten Sicherheitsvorteile erhalten blieben.

Mitte der 2010er Jahre, als Unternehmen zunehmend Cloud Computing für kritische Geschäftsfunktionen einsetzten, kamen Cloud-Faxlösungen auf. Durch die Bereitstellung digitaler Faxfunktionen als Service entfällt die Notwendigkeit einer eigenen Infrastruktur vor Ort vollständig. Dieser Ansatz wurde durch das Memorandum of Opinion and Order 19-72 der Federal Communications Commission aus dem Jahr 2019 beschleunigt, das es Unternehmen erlaubt,Kupferdraht-Telefondienste ab August 2022 abzuschalten, so dass Unternehmen von analogen Faxleitungen wegkommen können.

Cloud-Fax bietet mehrere Vorteile, darunter automatische Skalierung zum Ausgleich von Volumenschwankungen, geografische Redundanz für höhere Zuverlässigkeit, vereinfachte Bereitstellung und geringere IT-Verwaltungsanforderungen. Außerdem bietet es erweiterte Sicherheitsfunktionen und eine bessere Integration mit modernen Cloud-basierten Geschäftsanwendungen. Für Unternehmen mit hybriden Arbeitsumgebungen gewährleistet Cloud-Fax einen konsistenten Zugriff auf die Faxfunktionalität unabhängig vom Standort der Mitarbeiter und unterstützt so die Geschäftskontinuität und betriebliche Flexibilität.

So funktioniert das digitale Fax

Das digitale Fax arbeitet mit einer grundlegend anderen technischen Infrastruktur als das herkömmliche Fax, obwohl das Ergebnis - die sichere Übertragung von Dokumenten - dasselbe ist. Das Verfahren läuft in der Regel in folgenden Schritten ab:

1. Dokumentenerstellung oder Digitalisierung: Der Absender erstellt ein digitales Dokument oder scannt ein physisches Dokument ein, um es in ein digitales Format umzuwandeln.
2. Vorbereitung der Übertragung: Die digitale Faxlösung bereitet das Dokument für die Übertragung vor, was Formatierung, Komprimierung und Verschlüsselung beinhalten kann.
3. Weiterleitung mit Internet-DID-Nummern: Digitale Faxsysteme verwenden internetbasierte DID-Nummern (Direct Inward Dialing), um Faxe weiterzuleiten. Diese virtuellen Nummern empfangen eingehende Faxe über IP-Netzwerke und ersetzen herkömmliche Telefonleitungen, wobei die Kompatibilität mit bestehenden Arbeitsabläufen erhalten bleibt.
4. Digitale Übertragung: Anstelle von Tönen über Telefonleitungen wird das Dokument über IP-Netzwerke übertragen, zu denen das Internet, private Netzwerke oder eine Cloud-Infrastruktur gehören können.
5. Sichere Zustellung: Das Dokument wird an das digitale Faxsystem des Empfängers, per E-Mail oder an einen anderen vorgesehenen Endpunkt mit Empfangsbestätigung zugestellt.
6. Benachrichtigung und Speicherung: Sowohl der Absender als auch der Empfänger erhalten eine Bestätigung über die erfolgreiche Übertragung, und das Dokument wird gemäß den konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien sicher gespeichert.

Dieser Prozess macht Papier, Toner und physische Hardware überflüssig, während die sichere Punkt-zu-Punkt-Verbindung erhalten bleibt, die die Faxkommunikation von Natur aus sicher macht.

Warum digitales Fax für moderne Unternehmen so wichtig ist

Nach wie vor unerlässlich für eine sichere Kommunikation

Trotz der zunehmenden Verbreitung von E-Mail und digitalen Tools ist das Fax in regulierten Branchen nach wie vor eine bewährte Methode für die sichere Kommunikation. Die Peer-to-Peer-Übertragung gewährleistet eine direkte, sichere Verbindung - im Gegensatz zu E-Mails, die abgefangen werden können. Fax liefert auch Zustellungsbestätigungen mit Zeitstempeln und Empfängerangaben und unterstützt so die Einhaltung von Vorschriften. Das digitale Fax verbessert dies durch Verschlüsselung, Zugangskontrollen und Prüfprotokolle.

Schlüsselindustrien, die das digitale Fax nutzen:

Gesundheitswesen
Etwa 70% der Krankenhäuser verwenden nach wie vor das Fax für den Austausch geschützter Gesundheitsinformationen (PHI) und tragen so zur Einhaltung des HIPAA bei. Digitales Fax lässt sich in EMR-Systeme integrieren, wodurch die mit gedruckten Dokumenten verbundenen Risiken verringert werden. Das Baptist Hospitals of Southeast Texas beispielsweise sparte durch den Einsatz von OpenText Digital Fax jährlich 200.000 Dollar und verbesserte seine Effizienz um 20%.

Rechtswesen
Fax bleibt in vielen Regionen rechtsverbindlich. Anwaltskanzleien nutzen das digitale Fax für den sicheren Dokumentenaustausch, für Prüfprotokolle und für die elektronische Beweisführung. Sie gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und eine effiziente Informationsverwaltung.

Finanzdienstleistungen
Banken und Versicherungen nutzen das digitale Fax, um sensible Dokumente wie Kreditanträge und Schadensmeldungen sicher zu übermitteln. Es unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und bietet eine kostengünstige Alternative zu Netzwerken wie SWIFT. Die US-Versicherer The Standard und Hawksford verbesserten ihre Effizienz und Compliance mit OpenText-Lösungen.

U.S. Öffentlicher Sektor
Regierungsbehörden nutzen das digitale Fax für die sichere, gesetzeskonforme Übertragung sensibler Dokumente. Es unterstützt Standards wie HIPAA und FedRAMP und bietet Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Protokolle. Cloud-basiertes Faxen mit sicherem IP-Routing modernisiert ältere Systeme.

Einhaltung von Vorschriften und digitales Fax

Digitales Fax ist für Branchen, die strengen Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften unterliegen, nach wie vor unverzichtbar und bietet integrierte Funktionen, die die Einhaltung der Vorschriften unterstützen.

HIPAA im Gesundheitswesen

Digitales Fax unterstützt die Einhaltung des HIPAA durch:

• Verschlüsselung von PHI bei der Übertragung und im Ruhezustand
• Zugriffskontrollen zur Einschränkung des Dokumentenzugriffs
• Prüfpfade zur Verfolgung der Dokumentenaktivität
• Übermittlungsbestätigungen zum Nachweis der Zustellung

In einem Bericht des HIPAA Journals wurde ein Verstoß im OhioHealth Grant Medical Center bekannt, bei dem PHI an falsche Empfänger gefaxt wurden, was die Notwendigkeit sicherer digitaler Faxsysteme unterstreicht.

Vorschriften für Finanzdienstleistungen

Digitales Fax hilft, die Anforderungen von:

• GLBA: Schutz von Kundendaten
• PCI DSS: Sichert Kreditkarteninformationen
• SOX: Gewährleistet die ordnungsgemäße Führung von Finanzunterlagen

Diese Systeme bieten eine sichere Übertragung, Prüfprotokolle und die Integration mit Dokumentenmanagement-Tools.

GDPR und globale Datenschutzgesetze

Digitales Fax unterstützt internationale Datenschutzgesetze wie GDPR durch:

• Minimierung der Datenerfassung und -speicherung
• Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien
• Sicherung von Daten bei der Übertragung
• Protokollierung von Transaktionen zur Rechenschaftslegung

Industrie-Zertifizierungen

Die besten Anbieter von digitalem Fax, wie OpenText, erfüllen anerkannte Standards:

• ISO/IEC 27001: Informationssicherheit
• SOC 2 Typ II: Sicherheits- und Datenschutzkontrollen
• PCI DSS: Schutz von Zahlungsdaten

Diese Zertifizierungen geben Unternehmen die Gewissheit, dass ihre Faxsysteme hohe Konformitätsstandards erfüllen.

Vorteile der Umstellung auf digitales Fax

Geschäftliche Vorteile des digitalen Faxes

Die Umstellung von analogem auf digitales Fax bringt erhebliche Effizienzgewinne, Kosteneinsparungen und betriebliche Flexibilität. Über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinaus unterstützt das digitale Fax die Ziele der digitalen Transformation im weiteren Sinne.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Analoge Faxsysteme können nur schwer mit der schwankenden Nachfrage Schritt halten. Digitales Fax lässt sich ohne zusätzliche Infrastruktur problemlos an veränderte Anforderungen anpassen. Darüber hinaus bietet die Lösung eine flexible Bereitstellung vor Ort, in der Cloud oder als Hybridlösung, die auf die Bedürfnisse und das Budget des Unternehmens zugeschnitten ist.

Kosten- und Effizienzsteigerungen

Digitales Fax reduziert die Kosten für Hardware, Telefonleitungen, Papier und Toner. Bei Cloud-basierten Modellen entfallen die Investitionskosten, und sie arbeiten auf einer Pay-as-you-go-Basis. Außerdem werden die Arbeitsabläufe gestrafft, indem manuelle Aufgaben wie Drucken und Scannen entfallen und die Dokumente direkt in den Posteingang oder in Workflow-Systeme geleitet werden.

Integration von Arbeitsabläufen

Modernes digitales Fax lässt sich in die wichtigsten Unternehmenssysteme - EMR, ERP, CRM und MFP - integrieren, wodurch die Dokumentenverarbeitung automatisiert und das Fax in die täglichen Arbeitsabläufe eingebettet wird. Dies steigert die Produktivität und minimiert den Schulungsbedarf, insbesondere in Umgebungen, in denen Faxe für die Geschäftsabläufe entscheidend sind.

KI-gestützte Datenbereitstellung

KI steigert den Wert des digitalen Faxes, indem sie die gefaxten Informationen in Daten umwandelt, die sofort unternehmensweit genutzt werden können. Anstatt ein Fax als statisches Dokument zu behandeln, identifiziert KI den aussagekräftigen Inhalt wie wichtige Details, den Kontext und die Absicht und leitet diese Informationen direkt an die entsprechenden Unternehmenssysteme weiter. Dadurch können Arbeitsabläufe in EMRs, ERPs und CRMs ohne manuelle Interpretation oder erneute Eingabe fortgesetzt werden.

Durch die Umwandlung von Faxkommunikation in strukturierte, workflowfähige Daten beschleunigt die KI die Entscheidungsfindung, reduziert Verzögerungen und stärkt die Integration zwischen faxabhängigen Prozessen und zentralen betrieblichen Ökosystemen.

Gemeinsame Herausforderungen bei der Umstellung auf digitales Fax

Obwohl die Vorteile des digitalen Faxes überzeugend sind, können Unternehmen bei der Umstellung von analogen auf digitale Faxsysteme auf Herausforderungen stoßen. Das Verständnis und die Bewältigung dieser Herausforderungen ist eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung.

Integration von Altsystemen

Viele Unternehmen arbeiten mit Legacy-Systemen, die für die Arbeit mit herkömmlichen Faxgeräten konzipiert wurden. Die Integration dieser Systeme in moderne digitale Faxlösungen erfordert unter Umständen kundenspezifische Entwicklungsarbeit oder Middleware, um einen nahtlosen Betrieb zu gewährleisten. Unternehmen sollten potenzielle digitale Faxlösungen auf der Grundlage ihrer Fähigkeit zur Integration in bestehende Systeme und ihrer Flexibilität bei der Unterstützung individueller Integrationsanforderungen bewerten.

Benutzerakzeptanz und Schulung

Mitarbeiter, die an die Verwendung physischer Faxgeräte gewöhnt sind, können sich aufgrund der Vertrautheit mit den bestehenden Prozessen gegen einen Wechsel zu digitalen Alternativen sträuben. Um diese Widerstände zu überwinden, ist eine umfassende Change-Management-Strategie erforderlich, die Benutzerschulungen, eine klare Kommunikation der Vorteile und möglicherweise einen stufenweisen Implementierungsansatz umfasst, der den Benutzern eine schrittweise Umstellung auf das neue System ermöglicht.

Gewährleistung der Einhaltung von Branchenvorschriften

Verschiedene Branchen haben spezifische Vorschriften für die Übertragung und Speicherung von Dokumenten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von ihnen gewählte digitale Faxlösung alle geltenden Vorschriften einhält, einschließlich derjenigen, die sich auf den Datenschutz, die Sicherheit und die Aufbewahrung von Unterlagen beziehen. Dies kann die Konfiguration von Aufbewahrungsrichtlinien, die Implementierung geeigneter Zugangskontrollen und die Einrichtung von Prüfverfahren beinhalten.

Bewährte Verfahren für die Einführung von Digitalfax

Bewertung und Planung

Vor der Implementierung einer digitalen Faxlösung sollten Unternehmen die aktuelle Faxnutzung, das Faxvolumen und den Integrationsbedarf ermitteln. Diese Bewertung dient als Grundlage für die Auswahl der Lösung und hilft bei der Entwicklung eines Implementierungsplans, der die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs minimiert. Bei der Planung sollten auch Erfolgskriterien definiert, ein Zeitplan festgelegt und Risiken mit Strategien zur Risikominderung ermittelt werden. Unternehmen mit komplexen Anforderungen können von Beratern profitieren, die auf die digitale Transformation spezialisiert sind.

Kriterien für die Lösungsauswahl

Zu den wichtigsten Faktoren, die bei der Bewertung von digitalen Faxlösungen zu berücksichtigen sind, gehören:

1. Sicherheit: Überprüfen Sie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und Konformitätszertifikate.
2. Integration: Sicherstellung der Kompatibilität mit bestehenden Systemen und Arbeitsabläufen, insbesondere mit unternehmenskritischen Anwendungen.
3. Skalierbarkeit: Bestätigen Sie, dass die Lösung zukünftiges Wachstum und Volumenänderungen bewältigen kann.
4. Unterstützen Sie & Verlässlichkeit: Bewerten Sie den Support des Anbieters, die SLAs und die Disaster-Recovery-Fähigkeiten.
5. Gesamtbetriebskosten: Berücksichtigen Sie die Kosten für Implementierung, Abonnements und individuelle Integration.

Implementierung und Änderungsmanagement

Eine wirksame Umsetzung erfordert eine detaillierte Planung und ein starkes Änderungsmanagement. Eine schrittweise Einführung - beginnend mit den Abteilungen, die am meisten davon profitieren - hilft dabei, Probleme vor einer breiteren Einführung zu lösen. Das Änderungsmanagement sollte Benutzerschulungen, eine klare Kommunikation der Vorteile und einen zugänglichen Support umfassen. Die Ernennung von "Champions" auf Abteilungsebene kann die Einführung fördern und Unterstützung auf lokaler Ebene bieten.

Wie digitale Fax-Lösungen von OpenText die Unternehmenskommunikation verändern

OpenText Digital Fax Solutions

OpenText liefert robuste digitale Faxlösungen, die auf die unterschiedlichsten Branchen zugeschnitten sind. Mit über 40 Jahren Erfahrung und mehr als 12 Milliarden verarbeiteten Dokumenten pro Jahr ist OpenText ein zuverlässiger Marktführer im Bereich des digitalen Faxes.

OpenText™ Fax (RightFax)

OpenText Fax ist ein skalierbarer Faxserver, der sicheres, papierloses Faxen für Benutzer, Anwendungen und Systeme ermöglicht. Es senkt die Kosten durch die Anbindung an analoge, digitale, VoIP- oder Cloud-Telefonie und lässt sich mit E-Mail- und Desktop-Tools integrieren, um die Produktivität zu steigern und die Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen.

Zu den Bereitstellungsoptionen gehören lokale, hybride und verwaltete Dienste, die eine flexible Anpassung an IT-Strategien ermöglichen. OpenText Fax lässt sich auch in Unternehmensplattformen wie SAP, Oracle, Microsoft SharePoint und EMR-Systeme wie Epic, Meditech, Cerner und Veradigm integrieren.

OpenText™ Fax Aviator

OpenText Fax Aviator ist ein leistungsstarker KI-Assistent, der das digitale Fax intelligenter, automatisierter und zuverlässiger macht. Es verwandelt Faxe in verwertbare Informationen für nachgelagerte Systeme, indem es den manuellen Aufwand reduziert, zeitkritische Prozesse beschleunigt und die Ergebnisse nahtlos in elektronische Krankenakten (EMR), Apothekenplattformen oder Unternehmensanwendungen integriert.

Fax Aviator bringt Intelligenz in jede Phase des Faxversands und hilft Unternehmen, von manuellem Aufwand zu automatisierter Wirkung zu gelangen:

• Fax Aviator Assist: Sofortige Q&A-Unterstützung, die das zeitaufwändige Suchen in Handbüchern überflüssig macht.
• Fax Aviator Route: Automatisiertes Routing verbessert die Genauigkeit und beschleunigt die Zustellung.
• Fax Aviator Summary: Fasst den Inhalt oder die Historie von Faxen in Sekundenschnelle zusammen.
• Fax Aviator Extract: Erfasst und strukturiert wichtige Daten aus gefaxten Dokumenten.

OpenText™ Core Fax

OpenText Core Fax ist eine SaaS-Cloud-Lösung, die sicheres Faxen von Desktops, E-Mails, mobilen Geräten, Business-Apps und MFPs unterstützt. Es rationalisiert Arbeitsabläufe und macht Telefonleitungen und physische Faxgeräte überflüssig. Mit einer Infrastruktur in den USA, Kanada, Europa und Australien unterstützt OpenText Core Fax die Anforderungen an die Datenaufbewahrung und verbessert die Compliance durch sichere Zustellung und zentralisierte Aufbewahrung.

Kundenerfolg

Unternehmen haben mit OpenText-Faxlösungen messbare Ergebnisse erzielt. Die University of Kansas Health System reduzierte Übertragungsausfälle und verbesserte die Patientenversorgung durch den Wechsel von einem unzuverlässigen Off-Cloud-System zu OpenText Fax. ZOLL Medical sah sich mit einem steigenden Faxaufkommen konfrontiert und entschied sich für OpenText Fax Cloud Connect, um die Skalierbarkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit zu verbessern und so die lebensrettende Versorgung zu unterstützen.

Die Zukunft des digitalen Faxes

Während Unternehmen ihre digitale Transformation fortsetzen, wird das digitale Fax eine entscheidende Komponente für den sicheren Informationsaustausch bleiben, insbesondere in regulierten Branchen. Die Zukunft des digitalen Faxes umfasst mehrere neue Trends, die sein Wertversprechen weiter verbessern werden.

Integration mit künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen

Digitale Faxlösungen werden zunehmend Funktionen der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens integrieren, um die Klassifizierung von Dokumenten, die Datenextraktion und die Weiterleitung zu automatisieren. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, ihre dokumentenzentrierten Arbeitsabläufe zu optimieren und einen größeren Nutzen aus gefaxten Dokumenten zu ziehen, indem sie relevante Informationen automatisch extrahieren und verarbeiten. OpenText Fax Aviator bietet KI-gesteuerte Funktionen für dokumentengesteuerte Arbeitsabläufe und eröffnet damit neue Dimensionen der Produktivität.

Verbesserte mobile Funktionen

Mit der zunehmenden Verbreitung von Telearbeit werden digitale Faxlösungen ihre mobilen Funktionen weiter ausbauen und einen sicheren Faxversand von überall her ermöglichen. Zu diesen Erweiterungen gehören verbesserte mobile Anwendungen, eine bessere Integration mit mobilen Produktivitätswerkzeugen und für mobile Geräte optimierte Benutzeroberflächen.

Tiefere Integration mit Cloud-Ökosystemen

Digitale Faxlösungen werden immer enger mit Cloud-basierten Produktivitätssuiten, Kollaborationsplattformen und Geschäftsanwendungen integriert. Diese Integration ermöglicht einen nahtlosen Faxversand innerhalb der Anwendungen, mit denen die Benutzer täglich arbeiten, was die Reibungsverluste weiter reduziert und die Produktivität erhöht.

Digitales Fax steigert die Produktivität

Das elektronische und digitale Fax stellt eine entscheidende Weiterentwicklung einer traditionellen Kommunikationsmethode dar, die nach wie vor eine wesentliche Rolle beim sicheren Informationsaustausch spielt. Durch die Umstellung von analogem auf elektronisches Fax können Unternehmen die Sicherheit erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften verbessern, Kosten senken und die betriebliche Effizienz steigern, ohne dabei die Sicherheitsvorteile zu verlieren, die das Fax zur bevorzugten Kommunikationsmethode in regulierten Branchen gemacht haben.

Im Zuge der digitalen Transformation von Unternehmen sollte die Implementierung einer robusten digitalen Faxlösung ein wichtiger Bestandteil der Gesamtstrategie für den sicheren Informationsaustausch sein. Mit der richtigen Lösung und dem richtigen Implementierungsansatz kann digitales Fax als Brücke zwischen traditionellen Dokumenten-Workflows und modernen digitalen Prozessen dienen, so dass Unternehmen sich weiterentwickeln können, ohne die Sicherheit oder die Einhaltung von Vorschriften zu gefährden.