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Was ist Data Governance?

Illustration von IT-Elementen mit Schwerpunkt auf einem Fragezeichen

Übersicht

Im heutigen äußerst wettbewerbsintensiven, schnelllebigen und sich rasant entwickelnden Geschäftsumfeld werden sich nur die intelligentesten, schnellsten und innovativsten Unternehmen durchsetzen können. Ein solcher Erfolg ist jedoch ohne ein solides Data-Governance-Programm zunehmend unerreichbar. Da ein durchschnittliches Unternehmen heutzutage riesige Mengen an internen und externen Informationen erfasst, müssen diese Daten genutzt werden, um den Wert zu maximieren, Kosten zu senken und Risiken zu verwalten. Information Governance ist die Disziplin, die Unternehmen dabei hilft, genau das zu tun.

In vielen Unternehmen gibt es nicht nur ein unternehmensweites Daten-Repository. Big Data, unstrukturierte Daten, zunehmende Komplexität, Informationsvielfalt und operative Intelligenz schaffen ein Geschäftsumfeld mit zahlreichen beweglichen Teilen, das eine gründliche und konsistente übergreifende Strategie für den Umgang mit Daten erfordert.

Datenverwaltung

Definition von Data Governance

Data Governance ist die Gesamtheit von Richtlinien, Prozessen, Standards, Metriken und Rollen, die die effiziente und effektive Nutzung von Informationen sicherstellen, um das Unternehmen bei der Verwirklichung seiner Ziele zu unterstützen. Vereinfacht ausgedrückt ist Information Governance ein Rahmenwerk, das Unternehmen hilft, Datenbestände besser zu verwalten.

Sie legt die Zuständigkeiten und Prozesse fest, die die Sicherheit und Qualität der Daten im gesamten Unternehmen gewährleisten. Bei der Data Governance wird geklärt, wer unter welchen Umständen und unter Verwendung welcher Techniken welche Maßnahmen in Bezug auf welche Daten ergreifen darf. Eine gut durchdachte Information-Governance-Strategie ist für alle Unternehmen entscheidend, auch für diejenigen, die mit Big Data arbeiten.

So müssen die Unternehmen beispielsweise wissen und verstehen, was der Begriff "Kunde" in verschiedenen Kontexten bedeutet und was das Verständnis des Begriffs in jedem Kontext für die Verwaltung von Kundendaten bedeutet.

Vorteile von Data Governance

Data Governance bietet eine Vielzahl von Vorteilen für das Unternehmen. Dazu gehören:

Risiken minimieren

Eine Verletzung der Qualität, Sicherheit, Privatsphäre, Integrität, Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit von Geschäftsdaten birgt erhebliche Risiken. Erstens ist der Betrieb der Organisation selbst gefährdet, wenn die Informationen, auf die sich die Entscheidungen stützen, nicht dem erforderlichen Standard entsprechen. Zweitens drohen behördliche Maßnahmen, wenn das Unternehmen gegen wichtige Gesetze wie GDPR und HIPAA verstoßen hat. Drittens kann der Ruf des Unternehmens beschädigt werden, da Kunden und Mitarbeiter den Daten misstrauen. Data Governance senkt das Risiko, indem sie systematisch die Hauptrisiken angeht, die das Unternehmen in Folge einer schlechten Datenverarbeitung gefährden könnten.

Einheitliches unternehmensweites Verständnis der Daten

Ein durchschnittliches Unternehmen erfasst, speichert und bearbeitet heute eine riesige und komplexe Menge an Daten. Diese Daten werden über Dutzende, Hunderte oder Tausende von Schnittstellen erfasst, die über mehrere Geschäftsbereiche verteilt sind. Es ist relativ leicht möglich, dass jede Geschäftseinheit in ein Silo gerät und ihre eigene Definition, ihr eigenes Verständnis und ihre eigene Klassifizierung der von ihr verwendeten Daten entwickelt. Dies führt nur zu Konflikten bei der Übergabe von Daten oder zu einer inkonsistenten Anwendung von Datenverarbeitungsrichtlinien.

Data Governance harmonisiert das Verständnis von Daten durch die Entwicklung einer gemeinsamen Terminologie, die im gesamten Unternehmen einheitlich angewandt wird (auch wenn den Geschäftsbereichen ein gewisser Spielraum eingeräumt werden kann, wenn dies für die erfolgreiche Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich ist).

Verbesserte Datenqualität

Daten sind die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Schlechte Datenqualität führt unweigerlich zu schlechten Entscheidungen. Denken Sie zum Beispiel an ein Unternehmen, dessen Hauptzielgruppe die Babyboomer sind und das eine Präsenz in einer Stadt anstrebt, in der es bisher noch nicht vertreten war. Einige der Daten, die sie benötigt, um zu wissen, dass sie die richtige Entscheidung trifft, sind die Bevölkerungszahl der Boomer in der besagten Stadt. Wenn die Daten, auf die sie sich stützt, falsch oder veraltet sind, dann ist jede Entscheidung, die auf ihrer Grundlage getroffen wird, von Natur aus fehlerhaft.

Data Governance schafft ein Arbeitsumfeld, das die Konsistenz, Vollständigkeit und Genauigkeit der Daten gewährleistet.

Kartierung von Daten

Es gibt so viele Schnittstellen, über die Daten in einem Unternehmen erstellt oder empfangen werden, dass es im Laufe der Zeit schwierig werden kann, sich ein klares Bild davon zu machen, welche Informationen sich in der Obhut des Unternehmens befinden.

Information Governance gibt Unternehmen die Möglichkeit, den Standort aller Daten zu bestimmen. Dadurch werden Datenbestände abrufbar, nutzbar, leicht zu integrieren und leichter mit strategischen Ergebnissen zu verknüpfen.

Konsequente Einhaltung

Data Governance verbessert das Kundenerlebnis, senkt die Betriebskosten, erhöht den Umsatz und steigert die Effizienz. In vielen Unternehmen wird die Information Governance-Initiative jedoch in erster Linie durch die Notwendigkeit der Einhaltung von Vorschriften vorangetrieben. Die tatsächlichen Vorschriften für den Umgang mit Daten, denen ein Unternehmen unterworfen ist, variieren je nach Branche und Rechtsprechung.

Zu den Vorschriften und Standards können HIPAA, GDPR, SOX und PCI DSS gehören. Die Strafen für die Nichteinhaltung können schwerwiegend sein. Bei wiederholten Verstößen kann die Nichteinhaltung sogar zum Entzug der Geschäftslizenz führen.

Verbesserte Datenverwaltung

Die Begriffe "Data Governance" und "Datenmanagement" werden oft synonym verwendet, aber Datenmanagement ist eigentlich eine Teilmenge von Data Governance. Ein guter Information-Governance-Rahmen bringt die menschliche Note in eine technologiegesteuerte und hoch automatisierte Welt.

Es werden bewährte Verfahren und Verhaltenskodizes für die Datenverwaltung festgelegt, die über die traditionelle übermäßige Konzentration auf Systemkontrollen hinausgehen. Es stellt sicher, dass die Bereiche Compliance, Sicherheit und Recht im Datenmanagement konsequent und umfassend angewendet werden.

Bessere und schnellere Einblicke

Eine Data-Governance-Implementierung hilft bei der Rationalisierung und Organisation von Unternehmensinformationen. Eine solche Organisation verbessert nicht nur die Qualität der Daten selbst, sondern führt auch zu besseren und schnelleren Erkenntnissen.

Oftmals ist es aufgrund der verteilten, unregelmäßigen, inkonsistenten und vielfältigen Natur von Geschäftsdaten schwierig, schlüssige Erkenntnisse zu gewinnen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Erstellung eines Geschäftsberichts Stunden oder sogar Tage in Anspruch nimmt, allein schon wegen der Formatierung und Harmonisierung, die vorgenommen werden muss, bevor die Daten gewinnbringend genutzt werden können.

Information Governance erzwingt Datenkonsolidierung und -integration in einer Weise, die die Gewinnung von Erkenntnissen beschleunigt.

Bessere Zusammenarbeit

Ein Unternehmen kann großartige Mitarbeiter haben. Großartige Mitarbeiter bedeuten jedoch nicht zwangsläufig auch effektive Abteilungen. Und einzelne effektive Abteilungen führen nicht immer zu einer effektiven Organisation. Je besser die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ist, desto besser ist auch die Qualität des gesamten Arbeitsergebnisses der Organisation.

Die Umsetzung einer Data-Governance-Initiative bedeutet, dass die Mauern zwischen den Abteilungen abgebaut und ein koordinierter Ansatz für die Datenverarbeitung gefördert werden muss. Selbst wenn der Prozess der Einführung des Data-Governance-Rahmens abgeschlossen ist, werden die etablierten Kanäle der Zusammenarbeit sowie die Kameradschaft zwischen den Abteilungen wahrscheinlich noch lange nachwirken.

Darüber hinaus werden durch die hohe Datenqualität und die einheitliche Handhabung der Daten im gesamten Unternehmen viele der bisher bestehenden Reibungspunkte beseitigt.

Erhöhter Datenwert

Erst in den letzten zehn Jahren haben die Unternehmen begonnen, die Bedeutung von Daten als Unternehmensvermögen in einem Atemzug mit Gebäuden, Autos, Bargeld und Mitarbeitern zu nennen. Der Wert von Geschäftsdaten liegt jedoch in ihrer Fähigkeit, das Unternehmen effizient auf seine strategischen Ziele auszurichten.

Ein Data-Governance-Rahmen verbessert die Qualität der Daten und macht sie so zu einem größeren Wert für das Unternehmen.

Geringere Kosten

Schlecht kontrollierte und verwaltete Daten erhöhen die Unternehmenskosten in mehrfacher Hinsicht. Unüberlegte Strategien, Konflikte zwischen Abteilungen, fehlerhafte Modelle, falsche Produktentwicklung und schlechte Planung sind Beispiele für die verschiedenen Möglichkeiten, wie schlechte Daten Entscheidungen auslösen können, die ein Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Information Governance verbessert die Qualität der Geschäftsdaten und beseitigt damit unnötige Kosten, die dem Unternehmen sonst entstehen würden.

Auswahl eines Data-Governance-Tools

Bei der Information Governance geht es nicht nur um Technologie, aber es ist praktisch unmöglich, Data Governance ohne eine gewisse Abhängigkeit von IT-Systemen sinnvoll umzusetzen. Schließlich liegt der Großteil der Unternehmensdaten heute in elektronischer Form vor. Es gibt viele Information-Governance-Tools, aus denen man wählen kann. Ihre Kosten und ihr Funktionsumfang sind sehr unterschiedlich.

Neben den grundlegenden Überlegungen, wie z. B. Ihrem Budget, gibt es mehrere Aspekte, die Sie beachten müssen, um sicher zu sein, dass Sie die am besten geeignete Data-Governance-Technologie auswählen. Dazu gehören die Skalierbarkeit, die Kompatibilität mit bestehenden Systemen, die Qualität des Kundensupports und die Bewertungen früherer Nutzer.

Fazit

Die Implementierung eines Data-Governance-Rahmens lässt sich nicht auf einen Schlag bewerkstelligen. Es handelt sich vielmehr um einen komplexen und langfristigen Prozess. Das bedeutet, dass die Gefahr besteht, dass Teilnehmer und Stakeholder mit der Zeit den Enthusiasmus verlieren. Um das Projekt spannender und nachvollziehbarer zu machen, kann es für Sie ratsam sein, die agile Methode des Projektmanagements anzuwenden.

Ergo: Zerlegen Sie die Initiative in einzelne Arbeitsschritte und ermitteln Sie dann die Arbeitsschritte, die höchste Priorität haben und mit denen Sie beginnen sollten. Führen Sie diese prioritären Geschichten iterativ durch den agilen Workflow, bis sie den Erwartungen des Information Governance Frameworks entsprechen. Wenn Sie einige Arbeitsgeschichten abgeschlossen haben, nehmen Sie neue auf. Auf diese Weise wird die Governance-Initiative als überschaubar und endlich empfunden.

Die wichtigsten geschäftlichen Faktoren bestimmen, welche Geschichten und Daten höchste Priorität haben müssen. Wenn eine der Triebfedern Ihrer Data-Governance-Initiative beispielsweise darin besteht, den Schutz von Informationen aus dem Gesundheitswesen zu gewährleisten (in Übereinstimmung mit Vorschriften wie HIPAA und GDPR), dann wäre eine der Aufgaben der Schutz von Patientendaten während der Erfassung, Speicherung, Übertragung und Verwendung.

Der Data Governance Council sollte sicherstellen, dass er den Leitern der Geschäftsbereiche und anderen Beteiligten zu Beginn der Initiative die richtigen Fragen stellt. So wird sichergestellt, dass das Projekt auf der richtigen Grundlage und mit einem klaren Bild vom aktuellen Stand der Governance und dem Endziel der Initiative startet.

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