Forrester 总体经济影响研究继续发现，正在寻找文档管理解决方案的企业对所选供应商的要求主要集中在五个方面：与ERP和生产力工具等主要应用程序进行关键任务集成。在复杂的合规要求方面具有地域影响力和本地专业知识。开箱即用的自动化提高了工作效率，并嵌入了安全和信息管理功能。精通数据安全准确性、灾难恢复和备份。安全、合规、持续可用的集中工作空间，供整个组织使用。在评估文档管理解决方案时，还需要考虑其他功能。要从信息和现有业务工具中获取最大价值，解决方案应具备以下特点：简单、直观、易用的界面导航，以提高采用率。端到端内容管理，支持内容采集、文档生成、共享和协作、企业应用集成以及工作流程自动化。人工智能就绪功能，如内置元数据标记、索引和分类，可组织内容以改进 GenAI 结果。自动化幕后管理，在整个生命周期内保护和保障信息安全。平台和部署灵活，可选择在企业内部、混合或云中部署。

概述

文档管理在企业中发挥着至关重要的作用，可确保信息得到有效捕获、索引、组织、存储和访问，以支持业务目标的实现。

作为企业成功的基础组成部分，文档管理解决方案使企业能够利用数据的全部价值，保持合规性，提高安全性，并提高跨团队、跨部门、跨业务线和整个组织的效率。

Foundry Research 公司的一项调查显示，企业仍然面临着与如何管理信息相关的挑战，影响员工敬业度和工作效率的三大障碍如下：

寻找与现有技术和系统集成的解决方案。
复杂的流程和工作流。
难以获取现有知识。

对强大的文档管理系统进行投资的企业可以消除数字摩擦，为整个企业创造一个连接、共享和管理内容的环境。因此，这些组织获得了竞争优势和生产率优势，可以大规模提供内容和安全信息管理。

30 天免费试用

开始使用我们基于 SaaS 的文档管理解决方案 OpenText Core Content Management 的 30 天免费试用版。

开始免费试用

文件管理

文件管理为何重要？

根据 Forrester Total Economic Impact™ 的一项研究，成功的文档管理计划可在信息工作者的工作效率要求与内部利益相关者对日常活动自动化和管理数字文档以满足法律或监管要求的需求之间取得平衡。如果做得好，结果会令人印象深刻--对资本和运营成本、员工和客户体验以及数据完整性产生积极影响。

然而，许多组织仍然依赖分散在不同平台上的各种业务工具和应用程序，因此很难有效地查找信息，特别是非结构化内容中的信息。通过将文档管理解决方案与领先的业务应用程序（如 SAP® 、Salesforce® 、Microsoft® 、Guidewire 和 Google Workspace）集成，企业可以在关键应用程序之间架起桥梁，确保知识工作者无论使用何种首选界面，都能获得做出关键业务决策所需的所有信息。

有效的文件管理解决方案至关重要，因为它们使组织能够

消除跨技术堆栈的集成问题。
根据独特的使用案例扩展内容服务。
改进员工查找、参与和共享信息的方式。
促进员工、团队和外部利益相关者之间的协作。
确保信息管理、数据隐私和合规性。
提高灵活性，快速响应不断变化的业务需求。

企业如何从文档管理解决方案中获益？

实施得当的文件管理解决方案可为企业带来多项优势，包括以下能力：

发展数字化转型：利用人工智能、云计算和知识管理方面的最新进展，促进持续创新和增长。
提高生产力：为整个组织提供值得信赖的单一真实来源，减少查找文件的时间。
实现数据驱动决策：将准确、实时的数据置于用户的指尖，以做出明智的业务决策。
将人工智能应用于日常工作：使用生成式人工智能轻松发现相关见解、趋势和分析。
提高运行效率：利用工作流程和流程自动化减少冗余和人工步骤。
促进知识共享：通过最新文档、无缝协作和严格的版本控制，促进无缝信息交流。
改善合规性和风险管理：通过自动实施严格的访问控制、记录管理和数据安全政策，遵守法律和行业法规。
降低运营成本：整合信息管理系统和流程，精简 IT 基础设施，减少技术管理和监督。

GenAI 如何增强文档管理平台？

通过在文档管理平台中直接使用人工智能驱动的对话式搜索和生成式人工智能，企业可以将其文档管理解决方案和工作效率提升到一个新的水平。直观的人工智能内容助手可帮助用户更轻松地识别、创建、翻译和总结内容--通过自然语言提问解锁理解和使用信息的新方法。动态人工智能代理将超越内容助手的范畴，代表知识工作者执行跨系统和跨工具的复杂任务，从而加快流程。

文档管理解决方案需要具备哪些核心功能？

Forrester 总体经济影响研究继续发现，正在寻找文档管理解决方案的企业在选择供应商时主要关注五个方面的要求：

与企业资源规划和生产力工具等主要应用程序进行关键任务集成。
在复杂的合规要求方面具有地域影响力和本地专业知识。
开箱即用的自动化提高了工作效率，并嵌入了安全和信息管理功能。
精通数据安全准确性、灾难恢复和备份。
安全、合规、持续可用的集中工作空间，供整个组织使用。

在评估文档管理解决方案时，还需要考虑其他功能。要想从信息和现有业务工具中获取最大价值，解决方案应具备以下功能：

简单、直观、易用的界面导航可提高采用率。
端到端内容管理，支持内容采集、文档生成、共享和协作、企业应用集成以及工作流程自动化。
人工智能就绪功能，如内置元数据标记、索引和分类，可组织内容以改进 GenAI 结果。
自动化幕后管理，在整个生命周期内保护和保障信息安全。
平台和部署灵活，可选择在企业内部、混合或云中部署。

不同部门和行业如何使用文档管理解决方案？

文档管理解决方案支持跨部门和跨行业的各种用例，每种用例都对信息的存储、访问和安全有独特的要求。通过集中管理内容并将其嵌入核心业务应用程序，企业可帮助知识工作者减少数字摩擦，做出更好的决策。

以下是不同团队和部门的受益情况：

销售：简化建议书的创建、自动合同审批，并直接从 CRM 平台访问最新资料，以改善销售周期和客户响应速度。
人力资源（HR）：安全管理员工记录、入职材料和绩效文件，同时确保符合劳动法规和数据隐私要求。
客户服务：让座席人员能够快速访问最新的知识库、服务记录和客户沟通历史记录，从而缩短解决问题的时间，提高客户满意度。
法律：通过版本控制、电子签名支持和审计跟踪，集中管理法律文档、案件卷宗和合规材料，以保持法律的完整性和就绪性。
工程：管理大量技术图纸、产品文档和变更记录，同时支持全球团队之间的协作并保持版本的准确性。
生命科学：在研究、临床试验和生产过程中维护符合监管要求的文件，确保准确性、可追溯性和审计准备就绪，与行业标准保持一致。
政府：实现对公民记录、许可证和监管文件的安全、合规管理，同时支持透明度、可审计性和公共服务效率。

OpenText 如何帮助进行文档管理？

探索 OpenText 市场领先的文档管理解决方案如何改变您的业务：

OpenText™ Content Management
利用企业内容管理工具将知识与流程联系起来，从而安全地管理信息生命周期。

OpenText™ Core Content Management
智能云内容管理可与关键业务应用程序无缝集成，从而提高工作效率和用户采用率。

OpenText™ Documentum™ Content Management
使用可扩展的文档管理软件，点亮大容量内容并减少数字摩擦。