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Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

Illustration des éléments informatiques avec un point d'interrogation en point de mire

Présentation

La gestion documentaire joue un rôle essentiel dans les organisations, en garantissant que l'information est capturée, indexée, organisée, stockée et accessible de manière efficace pour soutenir les objectifs de l'entreprise.

Composante fondamentale de la réussite d'une entreprise, les solutions de gestion documentaire permettent aux entreprises d'exploiter toute la valeur des données, de rester en conformité, d'améliorer la sécurité et d'accroître l'efficacité - au sein des équipes, des départements, des secteurs d'activité et de l'ensemble de l'organisation.

Une enquête menée par Foundry Research a révélé que les organisations continuent de faire face à des défis liés à la gestion de l'information, les trois principaux obstacles ayant un impact sur l'engagement et la productivité des employés étant les suivants :

  1. Trouver des solutions qui s'intègrent aux technologies et systèmes existants.
  2. Processus et flux de travail complexes.
  3. Difficulté d'accès aux connaissances disponibles.

Les entreprises qui investissent dans des systèmes de gestion documentaire robustes éliminent les frictions numériques, en créant un environnement permettant de connecter, de partager et de gérer le contenu dans toute l'entreprise. En conséquence, ces organisations gagnent en compétitivité et en productivité, en fournissant du contenu en contexte et en assurant une gestion sécurisée de l'information à grande échelle.

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Gestion de document

Pourquoi la gestion des documents est-elle importante ?

Selon une étude de Forrester sur l'impact économique total (™ ), les programmes de gestion documentaire réussis concilient les exigences de productivité des travailleurs de l'information avec le besoin des parties prenantes internes d'automatiser les activités de routine et de gérer les documents numériques pour répondre aux exigences légales ou réglementaires. Et, lorsqu'ils sont bien faits, les résultats sont impressionnants : ils ont un impact positif sur les coûts d'investissement et d'exploitation, sur l'expérience des employés et des clients, et sur l'intégrité des données.

Cependant, de nombreuses organisations continuent de s'appuyer sur une variété d'outils et d'applications d'entreprise répartis sur des plateformes disparates, ce qui rend difficile la recherche efficace d'informations, en particulier dans les contenus non structurés. En intégrant les solutions de gestion documentaire aux principales applications d'entreprise, telles que SAP®, Salesforce®, Microsoft®, Guidewire et Google Workspace, les entreprises peuvent créer des passerelles entre les applications clés et s'assurer que les travailleurs intellectuels disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions stratégiques, quelle que soit l'interface qu'ils préfèrent.

Des solutions efficaces de gestion des documents sont essentielles car elles permettent aux organisations de.. :

  • Éliminer les problèmes d'intégration entre des piles technologiques dispersées.
  • Adapter les services de contenu à des cas d'utilisation uniques.
  • Améliorer la façon dont les employés trouvent, utilisent et partagent les informations.
  • Faciliter partout la collaboration entre les employés, les équipes et les parties prenantes externes.
  • Assurer la gouvernance de l'information, la confidentialité des données et la conformité.
  • Accroître l'agilité pour répondre rapidement à l'évolution des besoins de l'entreprise.

Quels sont les avantages d'une solution de gestion documentaire pour les entreprises ?

Une solution de gestion documentaire bien mise en œuvre offre plusieurs avantages aux organisations, notamment la possibilité de.. :

  • Faites évoluer la transformation numérique : Exploitez les dernières avancées en matière d'IA, de cloud computing et de gestion des connaissances pour stimuler l'innovation et la croissance continues.
  • Augmenter la productivité : Réduisez le temps consacré à la recherche de documents grâce à une source unique de vérité dans l'ensemble de l'entreprise.
  • Permettre une prise de décision fondée sur les données : Mettez des données précises et en temps réel à la disposition des utilisateurs pour qu'ils puissent prendre des décisions éclairées.
  • Appliquer l'IA au travail quotidien : Utilisez l'IA générative pour découvrir facilement des informations, des tendances et des analyses pertinentes.
  • Améliorer l'efficacité opérationnelle : Tirez parti de l'automatisation des flux de travail et des processus pour réduire les redondances et les étapes manuelles.
  • Faciliter le partage des connaissances : Promouvoir des échanges d'informations transparents grâce à une documentation à jour, une collaboration sans faille et un contrôle strict des versions.
  • Améliorer la conformité et la gestion des risques : Respectez les réglementations légales et sectorielles en mettant automatiquement en œuvre des contrôles d'accès stricts, une gestion des enregistrements et des politiques de sécurité des données.
  • Réduire les coûts opérationnels : Consolider les systèmes et les processus de gestion de l'information afin de rationaliser l'infrastructure informatique et de réduire l'administration et la supervision techniques.

Comment GenAI améliore-t-il les plates-formes de gestion des documents ?

Avec la recherche conversationnelle alimentée par l'IA et l'IA générative disponibles directement au sein d'une plateforme de gestion documentaire, les organisations peuvent faire passer leurs solutions de gestion documentaire et leur productivité à un niveau supérieur. Un assistant de contenu IA intuitif aide les utilisateurs à identifier, créer, traduire et résumer plus facilement le contenu, ce qui ouvre de nouvelles voies pour comprendre et utiliser l'information grâce à des questions en langage naturel. Au-delà de l'assistant de contenu, les agents dynamiques d'IA agiront au nom des travailleurs du savoir, exécutant des tâches complexes à travers des systèmes et des outils afin d'accélérer les processus.

Quelles sont les principales fonctionnalités à rechercher dans une solution de gestion documentaire ?

L'étude de Forrester sur l'impact économique total a ensuite révélé que les organisations à la recherche d'une solution de gestion documentaire se concentraient sur cinq exigences principales pour le fournisseur de leur choix :

  1. Intégrations critiques avec les applications principales, telles que les ERP et les outils de productivité.
  2. Présence géographique et expertise locale des exigences complexes en matière de conformité.
  3. Automatisations prêtes à l'emploi pour la productivité, la sécurité intégrée et la gouvernance de l'information.
  4. Expertise en matière de sécurité des données, de reprise après sinistre et de sauvegarde.
  5. Un espace de travail centralisé, sécurisé, conforme et disponible en permanence pour une utilisation à l'échelle de l'organisation.

Lors de l'évaluation des solutions de gestion des documents, il convient de prendre en compte d'autres fonctionnalités. Pour tirer le meilleur parti de vos informations et de vos outils de travail existants, une solution doit comporter les éléments suivants :

  • Une interface de navigation simple, intuitive et facile à utiliser pour favoriser l'adoption.
  • Gestion de contenu de bout en bout avec prise en charge de la capture de contenu, de la génération de documents, du partage et de la collaboration, de l'intégration d'applications d'entreprise et de l'automatisation des flux de travail.
  • Fonctionnalités de préparation à l'IA telles que le marquage, l'indexation et la catégorisation des métadonnées intégrées pour organiser le contenu afin d'améliorer les résultats de la GenAI.
  • Gouvernance automatisée en coulisses pour protéger et sécuriser les informations tout au long de leur cycle de vie.
  • Flexibilité de la plateforme et du déploiement avec des options de déploiement sur site, hybride ou dans le nuage.

Comment les différents services et secteurs d'activité utilisent-ils les solutions de gestion documentaire ?

Les solutions de gestion documentaire prennent en charge une grande variété de cas d'utilisation dans les départements et les secteurs, chacun ayant des exigences uniques en matière de stockage, d'accès et de sécurisation de l'information. En centralisant le contenu et en l'intégrant dans les applications professionnelles de base, les entreprises permettent aux travailleurs du savoir de réduire les frictions numériques et de prendre de meilleures décisions.

Voici comment différentes équipes et différents secteurs en bénéficient :

  • Ventes : Rationalisez la création de propositions, automatisez les approbations de contrats et accédez aux dernières garanties directement depuis les plateformes CRM afin d'améliorer les cycles de vente et la réactivité des clients.
  • Ressources humaines (RH) : Gérez en toute sécurité les dossiers des employés, les documents d'intégration et les documents de performance tout en garantissant la conformité avec les réglementations du travail et les exigences en matière de confidentialité des données.
  • Service à la clientèle : Fournir aux agents un accès rapide à des bases de connaissances actualisées, à des dossiers de service et à l'historique des communications avec les clients afin d'améliorer les délais de résolution et la satisfaction des clients.
  • Juridique : Centralisez les documents juridiques, les dossiers d'affaires et les documents de conformité avec le contrôle des versions, la prise en charge de la signature électronique et les pistes d'audit pour maintenir l'intégrité juridique et l'état de préparation.
  • Ingénierie : Gérer d'importants volumes de dessins techniques, de documentation sur les produits et d'enregistrements de modifications tout en favorisant la collaboration entre les équipes internationales et en veillant à l'exactitude des versions.
  • Sciences de la vie : Maintenir une documentation conforme à la réglementation dans les domaines de la recherche, des essais cliniques et de la fabrication, en veillant à l'exactitude, à la traçabilité et à la préparation à l'audit conformément aux normes du secteur.
  • Gouvernement : Permettre une gestion sécurisée et conforme des dossiers des citoyens, des permis et des documents réglementaires tout en favorisant la transparence, l'auditabilité et l'efficacité du service public.

Comment OpenText peut-il aider à la gestion des documents ?

Découvrez comment les solutions de gestion documentaire OpenText, leaders sur le marché, peuvent transformer votre entreprise :

OpenText™ Content Management
Gérer en toute sécurité le cycle de vie de l'information en reliant les connaissances aux processus à l'aide d'outils de gestion du contenu de l'entreprise.

OpenText™ Core Content Management
Stimulez la productivité et l'adoption par les utilisateurs grâce à une gestion intelligente du contenu dans le nuage qui s'intègre de manière transparente à vos applications professionnelles essentielles.

OpenText™ Documentum™ Content Management
Les logiciels de gestion de documentsévolutifs permettent de gérer des volumes importants de contenu et de réduire les frictions numériques.

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