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¿Qué es el tratamiento inteligente de documentos?

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Ilustración de elementos informáticos centrados en un signo de interrogación

Descripción general

Vea cómo maximizar la eficiencia operativa con captura, IA y automatización.

El procesamiento inteligente de documentos (PID) eleva la captura inteligente de documentos añadiendo IA y automatización, transformando los archivos en información organizada para mejorar la eficiencia operativa, el servicio al cliente y la productividad y el compromiso de los empleados. Independientemente de cómo llegue la información a una organización, las soluciones inteligentes de procesamiento de documentos identifican cuándo un contenido debe desencadenar un flujo de trabajo automatizado, extrayendo metadatos importantes y garantizando que la información se pueda buscar y procesar, ya sea por humanos o por asistentes de contenido de IA.

Procesamiento inteligente de documentos

¿Por qué es importante el tratamiento inteligente de documentos?

Las organizaciones manejan más contenido entrante que nunca, compuesto por muchos formatos, como PDF, correos electrónicos con archivos adjuntos, imágenes para móviles, etc. Procesar los expedientes manualmente lleva tiempo, cuesta dinero y suele dar lugar a errores.

Archivos como facturas, pedidos de venta, comunicaciones con clientes y registros de empleados contienen información valiosa, pero sin la capacidad de encontrar, comprender y actuar sobre los datos que contienen, los flujos de trabajo importantes se retrasan. Con demasiada frecuencia, la carga de utilizar eficazmente los contenidos recae en las personas, que deben dar pasos adicionales para revisar manualmente los contenidos, añadir etiquetas y gestionar los flujos de trabajo intensivos en contenidos.

En respuesta, organizaciones de todos los sectores están sustituyendo la introducción manual de datos y el etiquetado de archivos por soluciones inteligentes de procesamiento de documentos. Al automatizar la captura, la clasificación, el procesamiento y la extracción de datos de los documentos, se reducen las tareas manuales, lo que libera a los empleados y a los equipos para que realicen un trabajo de mayor valor, se reducen los errores y se mejora la utilización de los datos.

El procesamiento inteligente de datos permite a las organizaciones ampliar la captura de información con las últimas tecnologías de IA y herramientas de automatización de procesos empresariales para acelerar los flujos de trabajo de ingresos y crear mejores experiencias de clientes y empleados. Cuando las organizaciones optimizan la automatización, todo se mueve con mayor rapidez y coherencia, lo que resulta vital para seguir siendo competitivas y cumplir las normativas.

¿Cómo funciona el tratamiento inteligente de documentos?

El procesamiento inteligente de documentos acelera los flujos de trabajo posteriores para aumentar la eficacia y la productividad a través de tres etapas fundamentales:

  1. Captura de información: El procesamiento inteligente de documentos recopila contenidos de diversas fuentes, como correos electrónicos y aplicaciones móviles, etiquetando y organizando automáticamente los documentos.
  2. Extracción de datos y comprensión de documentos con IA: La IA ayuda a las soluciones inteligentes de procesamiento de documentos a comprender lo que hay en un documento, extrayendo detalles clave, reconociendo patrones y entendiendo el tono y el sentimiento. Además, el modelo de IA aprende con el tiempo, mejorando continuamente los resultados y el rendimiento.
  3. Automatización de flujos de trabajo: Una vez extraídos los datos, la solución inteligente de procesamiento de documentos los envía al lugar adecuado para desencadenar flujos de trabajo, como dentro de un sistema financiero, una herramienta de RR.HH. o una plataforma de atención al cliente. Esta automatización ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.

¿Cuáles son los casos de uso habituales del procesamiento inteligente de documentos?

Las soluciones inteligentes de procesamiento de documentos son ideales para archivos que necesitan organizarse, buscarse y sobre los que hay que actuar con rapidez. Esto hace que el procesamiento inteligente de documentos sea una herramienta fundamental para aportar nuevas eficiencias a muchas industrias y funciones empresariales críticas. Algunos ejemplos son:

He aquí un ejemplo de una situación habitual de incorporación de clientes: la solicitud de una cuenta bancaria. Para verificar la identidad del cliente, la persona carga un PDF con una factura de servicios públicos, un contrato de alquiler y un permiso de conducir escaneado. Entre bastidores, una solución inteligente de procesamiento de documentos como OpenText™ Capture se pone manos a la obra. Separa automáticamente los tres documentos, clasifica cada uno y extrae datos clave, como el nombre, la dirección y los números de cuenta. Si falta alguna información o no está clara, el sistema la marca para una rápida revisión humana mediante una sencilla interfaz web. Una vez finalizada la captura inteligente de documentos, la solución IDP exporta automáticamente los archivos y metadatos al sistema del banco, activando el siguiente flujo de trabajo en el proceso de incorporación del cliente.

¿Cuáles son las principales ventajas de una solución inteligente de tratamiento de documentos?

El procesamiento inteligente de documentos maximiza la eficiencia con la captura de información, la IA y la automatización de procesos. Los clientes y empleados se benefician de una incorporación y resolución de casos más rápidas: incluso el tono de una comunicación con el cliente puede desencadenar a quién asigna el sistema un ticket de asistencia. Ambos grupos también experimentan menos frustración derivada de las tareas manuales y la pérdida de documentos.

Independientemente de cómo llegue la información a una organización, el contenido se transforma inmediatamente para que pueda utilizarse y buscarse. Alimenta procesos empresariales automatizados, eliminando la carga del usuario de revisar manualmente el contenido, añadir etiquetas y decidir si se inicia el siguiente flujo de trabajo.

Como resultado, las organizaciones se benefician de:

  • Nuevos niveles de velocidad y eficacia: El procesamiento inteligente de documentos reduce el tiempo necesario para procesarlos, automatizando el trabajo manual y reduciendo los retrasos en procesos críticos.
  • Mayor precisión: La extracción automatizada de datos minimiza los errores, garantizando una captura precisa de la información.
  • Mayor satisfacción del cliente: Los tiempos de respuesta más rápidos y las interacciones más personalizadas alimentadas por datos precisos conducen a una mayor satisfacción del cliente y tasas de retención.
  • Ahorro de costes: Al reducir el trabajo manual, las soluciones inteligentes de procesamiento de documentos disminuyen los costes operativos y mejoran la eficiencia general.
  • Cumplimiento estricto y gobernanza de la información: La clasificación, el archivo y el archivado automáticos de documentos con contenido estructurado, semiestructurado y no estructurado simplifican el cumplimiento de la normativa.

¿Cómo puede ayudarle OpenText con el procesamiento inteligente de documentos?

OpenText ofrece soluciones completas de procesamiento inteligente de documentos a través de OpenText™ Content Cloud, que combina la captura inteligente, la automatización impulsada por IA y una profunda integración con los sistemas empresariales para ayudar a las organizaciones a trabajar de forma más inteligente y rápida.

A diferencia de las soluciones puntuales que sólo gestionan una parte del ciclo de vida de los documentos, OpenText ofrece capacidades integrales, desde la ingestión y clasificación de documentos hasta la extracción de datos, la automatización de flujos de trabajo y el archivado seguro. Este enfoque unificado reduce la complejidad, mejora la precisión y acelera la obtención de valor.

Esto es lo que diferencia a OpenText:

  • Un proveedor para todo: OpenText ofrece captura, IDP, servicios de contenidos, archivado y análisis en una única solución. Esto elimina la necesidad de gestionar varios proveedores o herramientas desconectadas.
  • Automatización impulsada por IA: OpenText utiliza el aprendizaje automático y grandes modelos lingüísticos para mejorar continuamente la extracción de datos, la clasificación y las decisiones de flujo de trabajo. Esto reduce la revisión manual y aumenta la precisión a lo largo del tiempo.
  • Integraciones profundas: OpenText se integra de forma nativa con sistemas como SAP y Salesforce, lo que facilita la integración de IDP en los procesos empresariales existentes sin necesidad de desarrollo personalizado.
  • Despliegue flexible: Tanto si necesita un despliegue SaaS, en la nube privada, híbrido o en las instalaciones, OpenText es compatible con su estrategia. Puede trasladarse a la nube a su propio ritmo y con el hiperescalador que prefiera: Google® Cloud, AWS™ o Microsoft® Azure™.
  • Escala y soporte globales: Con operaciones en 180 países y más de 23.000 empleados, OpenText proporciona la escala y la experiencia necesarias para dar soporte a despliegues complejos y globales.

Con OpenText, las organizaciones reducen el trabajo manual, mejoran la calidad de los datos y aceleran la transformación digital, al tiempo que mantienen el control sobre sus contenidos y flujos de trabajo.

Descubra por qué las organizaciones eligen OpenText para el procesamiento inteligente de documentos

2025 Global Capture & IDP Software Vendor Matrix Report Excerpt

Descubra por qué OpenText ha sido nombrada líder en soluciones de captura de información y procesamiento inteligente de documentos.

Extracto del informe

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