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Öffentlicher Sektor

Digitale Buchführung für Behörden

Scannen, sortieren und digitalisieren Sie Papierakten auf intelligente Weise in Workflows des öffentlichen Sektors.

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Eine Person, die auf ein Tablet schaut.

Umstellung des Bundes auf elektronische Akten

Eine Person, die an einem Laptop arbeitet

Behörden arbeiten nach wie vor mit Papierdokumenten, was zu langsameren Reaktionszeiten, Eingabefehlern und mangelnder Unterstützung von nahtlosen hybriden Arbeitsumgebungen beiträgt. Die National Archives and Records Administration (NARA) hat das Memorandum M-23-07 herausgegeben. Darin wird für alle US-amerikanischen Bundesbehörden eine baldige Frist für die Umstellung auf digitale elektronische Akten festgesetzt. Doch Städte, Bundesstaaten und Regierungen auf der ganzen Welt stehen vor ähnlichen Herausforderungen bei der digitalen Aufbewahrung von Unterlagen.

Durch den Einsatz neuester KI-gestützter Technologie und Cybersecurity-Parameter können Behörden ihre Papierdokumente mit der von FedRAMP autorisierten Lösung OpenText™ Digital Recordkeeping for Government sicher und effizient digitalisieren.

Die Vorteile der digitalen Transformation in Behörden

Digitalisieren und verwalten Sie auf intelligente Weise Akten in der öffentlichen Verwaltung, und rücken Sie dabei Sicherheit und Compliance in den Vordergrund.

  • Erfassen Sie Daten auf intelligente Weise

    Scannen Sie Papierakten ein, und nutzen Sie KI und Tools für maschinelles Lernen, um Content automatisch an die richtige Stelle zu leiten.

  • Archivieren Sie Daten automatisch

    Nutzen Sie die Funktion für die automatische Archivierung, die an die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Akten gekoppelt ist.

  • Verbessern Sie Analytics und Durchsuchbarkeit

    Finden Sie benötigte Informationen schnell - unabhängig vom Speicher- und Aufzeichnungsformat - und erkennen Sie Trends und Muster in Echtzeit.

  • Fördern Sie die Interoperabilität

    Unterstützen Sie mit Cloud-nativer Software die Interoperabilität mit anderen Unternehmenssystemen der öffentlichen Verwaltung. Die wichtigsten Komponenten wurden auf dem FedRAMP-Marktplatz vollständig autorisiert.

  • Profitieren Sie von integrierter Sicherheit

    Schützen Sie Behördenunterlagen vor Hackern: Nutzen Sie eine Cybersicherheitsplattform, die mit einer Zero-Trust-Umgebung konform ist, um digitale Unterlagen zu sichern.

  • Out-of-the-Box-Konformität

    Erfüllen Sie strenge behördliche Standards für das Records Management, z. B. die Department of Defense Directive 8180.01 und die Instruction 5015.02

Betriebswirtschaftliche Aspekte

  • Optimierte Mitarbeitererfahrungen

    Behörden benötigen einen einfachen Zugriff auf Akten, um ihre Dienstleistungen effizient erbringen zu können. Die Arbeit mit Papierdokumenten verlangsamt die Arbeit und erhöht die Fehlerquote. Digitalisieren Sie Papierunterlagen, damit Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes effizient arbeiten können, unabhängig davon, wo sie sich anmelden.

  • Schutz vor Datenverlust

    Die sichere Aufbewahrung von Unterlagen ist in Behörden von entscheidender Bedeutung. Papierarchive können durch Feuer, Überschwemmung oder andere Naturkatastrophen verloren gehen oder zerstört werden. Digitalisieren Sie Ihre Unterlagen, um sicherzustellen, dass die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung ohne Unterbrechungen ausgeführt werden kann – egal was passiert.

  • Bessere Zusammenarbeit

    Verwaltungsbehörden müssen ressortübergreifend eng zusammenarbeiten. Die Nutzung verschiedener Systeme schränkt die Zusammenarbeit ein und kann zu Unklarheiten bei den Dokumenten führen. Unterstützen Sie den behörden- und plattformübergreifenden Informationsaustausch mit einer Single Source of Truth.

  • Weniger technische Altlasten

    IT-Abteilungen zielen darauf ab, Initiativen zu ermöglichen, die hochwirksame Bürgerdienste vereinfachen. Der Zeit- und Kostenaufwand für die Verwaltung und Wartung von Altsystemen begrenzt ihre Kapazität. Reduzieren Sie technische Schulden durchdigitale Aktenführung. 

  • Cybersicherheit in Behörden

    Öffentliche Stellen müssen vertrauliche und personenbezogene Daten in ihren Unterlagen ordnungsgemäß verwalten. Der Umgang mit physischen Unterlagen erhöht die Sicherheitsrisiken und die Gefahr, gegen Vorschriften zu verstoßen. Verwalten Sie Unterlagen während ihres gesamten Lebenszyklus mit digitalisierten Akten auf sichere Weise.

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Produkte

OpenText bietet Behörden eine gebündelte Lösung für die digitale Aktenführung.

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Fußnoten

Fußnoten

  1. [1]M-23-07, Executive Office of the President, 2022