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什么是云内容管理？

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概述

AI 驱动的云内容管理功能，可无缝集成至关键业务应用程序

正在考虑将内容管理转移到云端？内容管理解决方案不断发展，变得更加智能和集成。了解 SaaS 内容管理的生产力和效率优势、云内容管理解决方案的注意事项以及生成式人工智能的重要作用。

内容管理系统已经取得了长足的进步。第一批系统是为记录管理和法律部门创建的，主要关注合规性和风险最小化，很少考虑知识工作者如何使用他们所掌握的内容。

如今，新一代内容管理解决方案的设计以用户为中心，使内容易于获取，从而最大限度地发挥信息价值，提高效率和生产力。这些系统管理信息的生命周期，从创建、存储到检索和分发，同时应用所需的安全控制和治理最佳实践。由于人工智能（AI）工具的进步，内容很容易被搜索、分析和总结，从而发现隐藏的洞察力。

云内容管理

云内容管理是内容服务的下一个发展阶段，它将内容管理转移到云环境中，以提供更强大的访问能力、灵活性、安全性和成本控制。根据 IDC 的数据，企业正积极向云技术转移，三分之二的调查对象在过去 12-18 个月内进行了内容服务投资，其中 31% 的投资是由技术现代化计划（包括向云技术转移）驱动的[1]。

云内容管理系统有哪些优势？

云内容管理平台不断发展，为企业提供了更多的功能和优势，打破了信息孤岛，促进了跨系统和应用程序的内容集成。

主要优势包括

  • 通过汇集信息和业务流程，减少信息蔓延和信息孤岛。
  • 通过改善工作流程处理时间和文件检索速度来提高效率，减少瓶颈并加快运行速度。
  • 随时随地快速访问内容，提高业务连续性和工作效率。
  • 确保用户能够访问最新的文件和数据，从而改善协作。
  • 从内容和数据中提取价值，推动准确及时的决策。
  • 通过多层安全保护增强安全性，包括高级访问控制、自动内容分类和持续安全监控。
  • 自动加速新创建内容的分类和归档。
  • 快速部署内容管理系统，能够根据需要进行扩展，以支持不断增长的业务和内容需求。

云内容管理解决方案需要注意什么？

Forrester 认为，企业希望内容管理平台解决的首要用例主要集中在以文档为中心的协作、以文档为中心的流程自动化和信息治理[2]。

具体来说

以文档为中心的协作： 通过项目协作空间的内容共创和共享以及与生产力应用程序的集成，提高员工的工作效率。

以文档为中心的流程自动化： 利用数字流程自动化、电子签名以及应用程序设计和开发工具等功能，简化日常任务，将手工作业数字化，并使业务工作流程自动化。

信息治理：通过政策驱动的文件保护和保存、访问控制和生命周期管理，遵守法律、法规和规则。

其他用例可能包括

  • 智能文件提取
  • 针对以内容为中心的应用程序的低代码开发平台
  • 安全的内容共享
  • 知识工作自动化
  • 以内容为中心的横向和纵向应用程序

然而，并不是所有的云内容管理系统都是一样的，有些侧重于基本的文件共享服务和云存储，有些则是为广泛的多功能企业用途而设计的。

企业云内容管理解决方案可提供满足企业复杂而独特需求所需的性能、管理、安全性、合规性和集成性。

    • 安全性：高级加密、多因素身份验证、详细的审计跟踪和可定制的安全策略。
    • 合规性：全面的合规性框架、自动保留政策和法律保留管理。
    • 业务集成灵活性：广泛的应用程序接口、预置连接器和自定义集成功能。
    • 可扩展性：企业级基础设施、全球内容交付和无限扩展。

云内容管理的核心功能是什么？

在评估云内容管理提供商时，选择合适的合作伙伴可以起到事半功倍的效果。以下是四种顶级功能，可帮助优化和丰富数字内容，为企业的长期成功奠定基础：

  • 能够解决任何用例： 每个企业都有独特的内容需求。询问供应商是否有能力超越企业内容共享，解决记录管理、内容捕获和信息存档等难题。
  • 与任何地方的任何东西集成，消除流程摩擦： 评估内容服务和内容协作解决方案是否能轻松嵌入到用户已有的应用程序中，如 SAP® 和 Microsoft.NET 等。
  • 保护数据并确保合规： 保护和管理关键信息的必要框架和控制措施。
  • 灵活的全球部署： 在云部署方面，企业需要灵活性。询问可从私有云、公共云或混合云环境中进行选择的选项，以及来自全球数据中心的支持，以确保安全、不间断的访问。

IDC 还 就内容服务应用程序现代化时需要供应商解决方案 提供 的功能提出了 更多建议 ：

    • 为所有与应用程序交互的用户（如人力资源、财务、市场、销售、客户支持、供应商和合作伙伴）提供直观的用户界面
    • 基于应用程序接口的现代化架构可确保性能和集成的便捷性，并为开发人员提供支持
    • 支持与邻近应用程序的连接器，如编写应用程序；客户关系管理、机构资源规划和人力资源应用程序；或协作工具，以尽量减少所需的自定义代码
    • 工作流程设计器、工作流程模板和脚本功能，可用于更复杂的工作流程
    • 支持 GenAI 的创新战略
    • 具有创新记录，并证明有能力以无缝方式定期交付增强功能
    • 强大的合作伙伴和开发人员生态系统，可提供实施、支持和技术集成服务

GenAI 在云内容管理中扮演什么角色？

利用 GenAI，企业可以扩展云内容管理平台的价值，为用户提供直观的 人工智能内容助手。借助人工智能内容管理解决方案，企业可以将理解力、生产力和控制力提升到新的水平。其优势非常深远，可提供一系列功能，例如

  • 创建新内容
  • 识别多个来源的内容
  • 翻译内容
  • 内容摘要
  • 推荐相关内容
  • 情感分析
  • 自动标记和分类

OpenText 如何帮助您实现云内容管理？

OpenText™ Core Content Management 是一款智能云内容管理解决方案，可将 SaaS 内容管理与领先的业务应用程序集成在一起。

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脚注

  1. [1]IDC，《内容服务现状》： 投资企业内容管理和内容共享与协作，2024 年 1 月
  2. [2]Forrester，《 内容平台格局》，2024 年第三季度