Qu'est-ce que la découverte électronique ?

La découverte électronique, communément appelée eDiscovery ou e-discovery, est le processus d'identification, de collecte, de conservation, d'examen et d'échange d'informations stockées électroniquement (ESI) pour être utilisées comme preuve dans les procédures judiciaires. Dans l'environnement commercial numérique actuel, où la quasi-totalité des communications et des documents d'entreprise existent sous forme électronique, une eDiscovery efficace est devenue une nécessité opérationnelle essentielle pour les organisations de toutes tailles.

Pourquoi la découverte électronique est-elle importante ?

Les entreprises d'aujourd'hui sont confrontées à une pression juridique et réglementaire croissante. Les équipes juridiques ne se contentent plus de se concentrer sur la réduction des risques ; on s'attend à ce qu'elles agissent comme des partenaires stratégiques apportant une réelle valeur ajoutée.

Un processus de découverte électronique robuste aide les équipes juridiques à rester en conformité, à maîtriser les coûts et à réduire les risques. La capacité de trouver, préserver et partager rapidement les renseignements électroniques pertinents peut faire toute la différence dans les affaires juridiques ou les enquêtes.

Les meilleures pratiques en matière de découverte électronique aident également à prévenir les sanctions pour mauvaise gestion des données et démontrent que l'organisation déploie de réels efforts pour respecter ses obligations légales.

Les principes fondamentaux de la découverte électronique

La procédure de découverte de preuves dans un litige exige que les parties échangent les documents pertinents à l'affaire. Comme la plupart des documents sont maintenant créés, stockés et échangés sous forme numérique, cet élément de la procédure de découverte est devenu connu sous le nom de découverte électronique (ou eDiscovery) et fait désormais partie intégrante des systèmes juridiques du monde entier.

Aujourd'hui, le processus de préservation, de collecte, de localisation, de recherche, d'examen, d'analyse et d'action sur les renseignements stockés électroniquement (ISE) impliqué dans la découverte électronique s'applique à un éventail plus large de cas d'utilisation commerciale au-delà des litiges civils, y compris un large éventail de cas d'utilisation : répondre aux violations de données, traiter les demandes relatives à la confidentialité ou aux droits des personnes concernées et mener des enquêtes internes.

La découverte électronique englobe tout, des courriels, des documents et des bases de données aux publications sur les médias sociaux, aux messages instantanés, aux vidéos, aux fichiers audio, aux données mobiles et aux métadonnées qui y sont liées.

Les entreprises d'aujourd'hui doivent traiter et analyser de grands volumes de données électroniques tout en préservant leur intégrité et leur authenticité. Ce n'est pas une mince affaire, surtout compte tenu de la variété des formats, des emplacements et des niveaux d'accès.

Trop souvent, les équipes se concentrent uniquement sur la tâche restreinte de trier les données en fonction de leur pertinence et de leur envoi aux parties adverses des fichiers examinés (dont les renseignements confidentiels ou sensibles ont été supprimés). Mais lorsque cet aspect devient le seul centre d'intérêt, la situation dans son ensemble – comme la découverte de preuves clés, l'élaboration d'une stratégie d'enquête ou la réduction des risques liés aux enquêtes – risque d'être négligée.

Pourquoi la procédure de découverte manuelle sur papier n'est-elle plus viable ?

Il y a une vingtaine d'années, la gestion du volume d'informations numériques au sein d'une organisation pouvait se faire manuellement.

Ce n'est plus vrai dans le monde du big data. Les ESI comprennent notamment les courriels, les documents, les présentations, les bases de données, les applications d'entreprise, la messagerie vocale, les fichiers audio et vidéo, les médias sociaux, le Web et, de plus en plus, les plateformes de clavardage et de collaboration.

La recherche sur support papier est reconnue pour être coûteuse, chronophage et gourmande en ressources, mais le traitement de l'information numérique ajoute des niveaux de complexité importants à ces défis. Il en résulte que la découverte électronique peut nécessiter plus de temps et un budget plus important.

Quels facteurs faut-il prendre en compte dans le traitement des données numériques modernes ?

Lorsqu'ils abordent la question des mégadonnées, les experts parlent souvent du volume, de la vitesse, de la variété et de la véracité des informations. Lors d'une procédure de découverte électronique, il faut tenir compte des éléments suivants :

Volume
ESI simplifie la création de plusieurs versions d'un même document. La plupart des organisations se retrouvent rapidement avec de multiples versions de documents stockées à divers endroits au sein de l'organisation, et parfois même à l'extérieur, chez des sous-traitants, des fournisseurs et des clients.

Vitesse
Aujourd'hui, le nombre de canaux utilisés par chaque entreprise explose. Ces canaux ne se limitent pas aux systèmes et bases de données d'entreprise ; ils englobent aussi le courriel, les appareils mobiles, le Web et, de plus en plus, les médias sociaux. La pandémie de COVID-19 a entraîné une utilisation accrue des plateformes de clavardage et de collaboration. L'accélération rapide de l'utilisation de l'IA générative (GenAI) et des grands modèles de langage (LLM) pour une gamme de plus en plus diversifiée de tâches commerciales marque une autre forte augmentation des ESI générées par les organisations modernes.

Variété
En ce qui a trait à la variété des ESI, deux défis majeurs se dégagent. Premièrement, les informations existent dans le format natif du système ou de l'application où elles ont été créées, ce qui oblige le processus de découverte électronique à consolider divers types de fichiers dans une seule plateforme d'examen. Deuxièmement, les données et les documents sont facilement modifiés, amendés, déplacés et mis à jour, créant ainsi de multiples versions du même enregistrement qui doivent être identifiées, récupérées et examinées.

Véracité
Avec les informations électroniques réparties sur autant de systèmes et de canaux, des données inexactes ou incomplètes peuvent facilement apparaître. Les documents modernes contiennent de nombreuses métadonnées — comme la date de création, l'auteur, l'historique des transmissions et l'historique des modifications — ce qui permet d'établir leur exactitude et leur pertinence, mais complique également leur identification et leur examen. Les données électroniques peuvent également être supprimées ou détruites, ce qui entraîne de lourdes sanctions, même si des traces des données originales subsistent souvent sur le disque dur. Retrouver la vérité est possible, mais généralement coûteux et long.

Bien qu'il soit théoriquement possible d'utiliser un processus de découverte électronique manuel, face à des téraoctets de données potentiellement de formats variés stockés dans un nombre quelconque de systèmes internes et externes, ce n'est tout simplement ni pratique ni souhaitable. Des logiciels et des processus de découverte électronique spécialisés sont nécessaires pour s'assurer que le temps et les coûts de la découverte électronique ne soient pas disproportionnés par rapport à l'importance et à la valeur de l'affaire en litige.

Défis courants en matière de découverte électronique

Gérer le volume, la variété et la vitesse des données

Les organisations gèrent des quantités massives de données sur de nombreuses plateformes et dans plusieurs formats. Cela inclut les données structurées provenant de bases de données, les données non structurées provenant de documents et de courriels, et les données semi-structurées provenant des médias sociaux et des outils de collaboration. Le défi ne réside pas seulement dans le traitement de ces données, mais aussi dans l'identification et l'extraction efficace des informations pertinentes.

Concilier la découverte électronique et la protection des données

Les lois sur la protection de la vie privée telles que le RGPD et le CCPA obligent les entreprises à protéger les données personnelles pendant le processus de découverte électronique. Cela implique de prendre des mesures pour sécuriser les informations sensibles, de respecter les règles relatives aux transferts de données transfrontaliers et de rester en conformité lors de la collecte et de l'examen du contenu.

Gestion des coûts

Les coûts associés à la découverte électronique peuvent être considérables – ils couvrent la technologie, le stockage, le traitement et l'examen. Pour réduire les coûts sans négliger la qualité, les organisations devraient utiliser des flux de travail intelligents et des outils comme l'IA d'eDiscovery, qui aident à réduire le travail manuel et à limiter les risques tout en maintenant des processus fiables.

Quand commence le processus de découverte électronique ?

La divulgation électronique commence lorsqu'un litige est raisonnablement prévisible et se poursuit jusqu'à ce que la preuve numérique soit présentée au tribunal. Le processus est complexe, en raison du volume et de la variété considérables des informations numériques qui doivent être identifiées, préservées et produites.

Avec la prolifération des types de données, l'ESI devient de plus en plus dynamique. La préservation du contenu original et des métadonnées est essentielle pour éviter toute accusation de destruction ou de falsification ultérieure en cas de litige. Dans le même temps, les données non pertinentes doivent être éliminées, tandis que les informations privilégiées, confidentielles et personnelles — soumises aux exigences de protection des données — doivent être soigneusement protégées ou expurgées avant leur production.

Quel est le modèle de référence de la découverte électronique (EDRM) ?

Le modèle de référence pour la découverte électronique (EDRM) est un cadre qui aide les organisations à planifier et à gérer leur processus de découverte électronique.

Il décompose le processus en étapes claires, en commençant par la gouvernance de l'information (souvent appelée le « côté gauche » du modèle), et en passant par des étapes telles que l'identification, la préservation, la collecte, le traitement, l'examen, l'analyse, la production et la présentation des preuves électroniques (le « côté droit »).

Bien que ces étapes soient souvent suivies dans l'ordre, le processus peut aussi être itératif et flexible. Chaque étape s'appuie sur la précédente, aidant ainsi les équipes à rester organisées, efficaces et juridiquement solides. L'utilisation du système EDRM contribue à assurer une approche cohérente du traitement des preuves électroniques, tout en permettant de gagner du temps et de réduire les coûts.

Éléments clés d'une stratégie de découverte électronique efficace

Gouvernance de l'information et gestion des données

Pour garder le contrôle des données électroniques, les organisations ont besoin de politiques claires sur la manière dont les informations sont créées, stockées, utilisées et supprimées. C'est le fondement de la découverte électronique.

Une bonne gouvernance de l'information contribue à réduire la quantité de données à examiner lors de la phase de découverte, diminue les coûts de stockage, améliore l'efficacité et garantit le respect des exigences légales.

Gestion de la conservation légale (ou de la conservation en vue d'un litige)

Lorsqu'un litige est envisagé, les organisations en Amérique du Nord doivent conserver toute information électronique susceptible d'être pertinente.

Cela implique d'identifier les personnes (dépositaires) susceptibles de détenir ces informations, de les informer de l'obligation de les conserver et de désactiver tout système susceptible de les supprimer automatiquement. La bonne gestion des mesures de conservation légales nécessite à la fois les outils adéquats et des processus clairs pour assurer la conformité.

Qu'est-ce qu'un logiciel de découverte électronique ?

Les logiciels de découverte électronique aident les équipes juridiques, de conformité et informatiques à localiser, recueillir, examiner et gérer les renseignements électroniques susceptibles d'être utilisés comme preuves dans le cadre d'affaires juridiques, d'enquêtes ou de demandes réglementaires. En automatisant et en rationalisant les étapes clés, ces solutions réduisent le temps et la complexité, ce qui permet de trouver, d'organiser, de conserver, de consulter et de produire plus rapidement et plus facilement les données pertinentes, quel que soit leur emplacement.

Le logiciel gère un large éventail de contenus (courriels, documents, messages de clavardage, métadonnées, etc.) tout en préservant sa conformité juridique. Il permet aux équipes de rechercher, filtrer et trier de grands volumes de données d'entreprise, en éliminant les informations non pertinentes afin de réduire les efforts et les coûts d'examen. Les outils de découverte électronique les plus efficaces vont plus loin en automatisant les tâches courantes, en augmentant la précision et en réduisant le risque de manquer des données critiques ou de présenter par inadvertance des informations confidentielles ou privilégiées.

Quels sont les avantages des logiciels de découverte électronique ?

Selon la taille et les priorités d'une organisation, l'ensemble du processus de découverte électronique, ou certains de ses éléments, peut être géré efficacement à l'interne, grâce aux solutions de découverte électronique appropriées.

De nombreuses entreprises déploient des outils d'évaluation préliminaire des cas (ECA) pour la recherche, l'identification, le tri et le traitement, tandis que les rapports deviennent de plus en plus importants pour les équipes juridiques des entreprises qui suivent les indicateurs clés des processus.

Un modèle courant peut inclure la collecte, le traitement et le tri en interne, un fournisseur de services juridiques effectuant l'examen géré par le cabinet d'avocats supervisant le litige ou le projet de conformité proprement dit.

Cependant, les progrès réalisés dans le domaine des technologies et des flux de travail de la découverte électronique permettent d'internaliser l'ensemble du processus, ce qui présente plusieurs avantages indéniables :

• prévisibilité budgétaire
  Les coûts liés à la technologie et au personnel interne sont plus prévisibles que ceux des missions transactionnelles et des projets confiés à des tiers.
• Personnel responsable
  Les outils de découverte électronique offrent au personnel les capacités nécessaires pour accomplir leurs tâches sans dépendre de tiers.
• Préparation aux différends
  En particulier dans les secteurs sujets à un grand nombre de litiges, la mise en place d'une solution de découverte électronique interne permet aux entreprises d'être prêtes à réagir rapidement et facilite le bon déroulement de leurs opérations.
• Avis plus rapide et plus précis
  Les solutions de découverte électronique dotées d'IA, d'analyses prédictives et d'apprentissage automatique permettent de trouver les informations pertinentes plus rapidement et avec plus de précision qu'une analyse manuelle.
• Respecter les exigences de conformité
  Les meilleurs logiciels de découverte électronique devraient être assortis de SLA afin de répondre aux exigences de conformité des différents secteurs.

Qu'est-ce que la découverte électronique de bout en bout ?

La découverte électronique n'est pas une action unique, mais une série de flux de travail interdépendants. Cependant, la première génération de logiciels de découverte électronique était en réalité une série de solutions ponctuelles conçues pour répondre à un aspect spécifique du cadre EDRM. Cela a souvent mené à un ensemble disparate de solutions qui se chevauchent et à des silos d'information.

Aujourd'hui, les plateformes modernes permettent de gérer l'intégralité du processus de découverte électronique de bout en bout au sein d'un système unique et intégré. Les meilleures plateformes centralisent la technologie, les flux de travail et l'expertise, prenant en charge chaque phase de la découverte, de la collecte et du traitement des données à l'analyse, la révision et la production, tout en garantissant le contrôle, l'évolutivité, la flexibilité et la sécurité à chaque étape.

Ces règles peuvent fixer des délais stricts, exiger certains types de conservation des données et préciser comment les informations doivent être partagées. Il est essentiel de les comprendre pour rester en conformité avec la procédure de découverte électronique.

L'IA avancée et l'apprentissage machine sont essentiels à la découverte électronique de bout en bout. L'examen assisté par la technologie (TAR), alimenté par l'apprentissage actif continu (CAL), priorise intelligemment les documents les plus susceptibles d'être pertinents, accélérant la vitesse d'examen et améliorant la qualité, tout en réduisant considérablement les coûts. TAR assure également une meilleure défense grâce à des courbes de rendement transparentes, indiquant quand la majorité des documents pertinents ont été mis au jour et qu'un examen plus approfondi serait disproportionné.

Ces dernières années, les plateformes d'eDiscovery basées sur le nuage ont gagné en popularité, permettant de télécharger, d'examiner et de produire des informations grâce à une solution infonuagique qui ne nécessite pas les dépenses d'investissement ou d'exploitation associées aux solutions logicielles sur site. Il en résulte souvent des coûts réduits, une plus grande envergure et une plus grande rapidité. Cependant, de nombreuses équipes juridiques et cabinets d'avocats préfèrent ou sont soumis à des exigences réglementaires en matière de capacités sur site. Les meilleures plateformes d'eDiscovery de bout en bout permettent aux organisations de choisir la configuration infonuagique, sur place, hybride ou à la demande qui correspond le mieux à leurs besoins métiers.

Les principaux avantages de l'utilisation d'une plateforme de découverte électronique de bout en bout sont les suivants :

Gestion des processus de bout en bout

Éliminez les inefficacités et les coûts inutiles grâce à une technologie intégrée de bout en bout couvrant la conservation légale des documents , leur collecte, l'évaluation préliminaire des dossiers, l'analyse, l'examen et la production.

Automatisation des flux de travail

Remplacez les processus manuels fastidieux, sujets aux erreurs et coûteux par des flux de travail entièrement automatisés et intelligents. Cela permet aux équipes juridiques de gérer d'énormes quantités de données tout en faisant rapidement ressortir les informations les plus pertinentes et en améliorant les processus de collecte et d'examen. Les experts en la matière sont maintenant libérés des tâches fastidieuses de collecte d'informations et d'examen initial des documents pour se concentrer sur les aspects à plus forte valeur ajoutée de leur rôle, notamment l'analyse et la négociation.

Réduction des coûts

En exploitant la puissance de l'IA avancée et de l'apprentissage machine, les outils de découverte électronique réduisent les coûts de révision en éliminant rapidement les documents en double et non pertinents.

Résultats plus rapides

Rationalisez les flux de travail pour un accès rapide aux données potentiellement pertinentes, permettant aux équipes d'examen et aux enquêteurs de trouver les faits plus rapidement, de prendre des décisions plus rapidement, de déterminer la stratégie de l'affaire et de respecter des délais souvent stricts, qu'ils soient imposés par un tribunal, un organisme de réglementation ou convenus avec l'avocat de la partie adverse.

Protection des données et sécurité

Protégez les renseignements privilégiés et confidentiels grâce à des défenses multifacettes au niveau de l'infrastructure, des applications et du réseau. Les meilleures solutions d'eDiscovery de bout en bout offrent des fonctionnalités de protection et de sécurité des données intégrées à la plateforme et évitent la perte de données grâce à la sauvegarde et à la préservation des données dans le cloud. La plateforme assure une traçabilité continue afin de prévenir toute falsification et perte d'informations. De plus, la détection de modèles RegEx permet d'identifier et de sécuriser les renseignements personnels sensibles conformément aux lois sur la protection des données.

Évolutivité du nuage

Mener des processus de découverte électronique de bout en bout dans le nuage afin d'assurer la disponibilité et l'évolutivité tout en éliminant les coûts d'infrastructure et en réduisant le besoin de personnel interne pour les tâches chronophages.

Quelles sont les caractéristiques des solutions de découverte électronique ?

Vous trouverez un certain nombre de composants clés dans les meilleurs logiciels d'eDiscovery.

• Intégration aux systèmes existants
  Pour l'entreprise, la connexion d'une solution d'eDiscovery à son système de gestion de contenu existant permet une eDiscovery transparente à la source, minimisant ainsi les risques liés au traitement des données sensibles.
• Analyses avancées intégrées
  La recherche par mots-clés et le filtrage sur les attributs des documents tels que le type MIME, la date de modification, la date de création, le propriétaire, etc., sont des outils fondamentaux pour la découverte électronique. Ils doivent être puissants, intuitifs et flexibles.
• Visualisations de données intégrées
  Comprendre les relations entre des milliers de courriels est une tâche ardue sans une carte interactive des communications. Les meilleures solutions d'eDiscovery permettent de cartographier les schémas d'expéditeur/destinataire, en plus de visualiser d'autres attributs clés des métadonnées, comme l'activité au fil du temps.
• Codage prédictif intégré et apprentissage automatique
  Le codage prédictif (également connu sous le nom d'analyse assistée par la technologie ou TAR) introduit l'IA dans l'analyse juridique, en parcourant de vastes ensembles de données et en suggérant des ESI potentiellement pertinentes sur la base d'apprentissages antérieurs. Le codage prédictif est largement accepté et approuvé par les tribunaux du monde entier comme un moyen légitime de révision.
• Capacité intégrée de rédaction et de production
  Les données confidentielles ou sensibles/personnelles sont courantes dans le cadre de la découverte électronique. Ces renseignements doivent être caviardés avant d'être produits selon les normes de l'industrie.

Obligations de conformité réglementaire et de découverte électronique

La découverte électronique recoupe souvent des règles juridiques et réglementaires complexes qui varient selon le lieu. Les entreprises doivent se conformer aux directives de sources telles que les règles fédérales de procédure civile (FRCP), les exigences propres à chaque État et les réglementations internationales.

Ces règles peuvent fixer des délais stricts, exiger certains types de conservation des données et préciser comment les informations doivent être partagées. Il est essentiel de les comprendre pour rester en conformité avec la procédure de découverte électronique.

Découverte électronique transfrontalière

Faire des affaires à l'échelle internationale ajoute une couche de complexité supplémentaire. Chaque région a son propre système juridique, sa réglementation en matière de protection des données et ses attentes culturelles. Un des défis courants est le conflit entre les règles américaines de découverte de preuves et les lois internationales sur la protection de la vie privée.

Par exemple, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne impose des limites strictes au transfert et au traitement des données personnelles, ce qui peut entrer en conflit avec les obligations générales de communication de documents prévues par la législation américaine. Les organisations ont besoin de stratégies intelligentes pour respecter les deux ensembles de règles sans enfreindre aucun.

Considérations propres à l'industrie

Chaque secteur d'activité est confronté à ses propres obstacles en matière de découverte électronique. Par exemple, les fournisseurs de soins de santé doivent protéger les données des patients en vertu de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) de 1996, tandis que les institutions financières doivent respecter des réglementations bancaires strictes. La connaissance des règles spécifiques qui s'appliquent à votre industrie contribue à façonner des pratiques de découverte électronique à la fois conformes et efficaces.

Découverte électronique : un éventail croissant de cas d'utilisation en entreprise

Les logiciels et les processus liés à la découverte électronique sont de plus en plus transférables, car une gestion et un contrôle accrus des données sont nécessaires dans de nombreux secteurs d'activité. Par exemple, les enquêtes internes présentent de nombreuses similitudes avec les litiges en ce qui concerne la collecte et l'examen des données électroniques. En termes plus simples, la découverte électronique (eDiscovery) consiste à rassembler et à partager les données électroniques (ESI) au cours d'un litige civil. Les enquêtes peuvent être considérées comme l'examen et l'analyse des données électroniques afin d'établir les faits relatifs à une affaire qui ne donnera peut-être jamais lieu à un litige ou qui est totalement étrangère au processus judiciaire.

Les sondages sont un domaine en pleine expansion pour presque toutes les entreprises et touchent presque tous les secteurs d'activité. Il existe trois axes principaux d'enquête au sein d'une entreprise moderne :

Enquêtes internes

Il s'agit d'une vaste catégorie d'enquêtes qui couvre la cybersécurité, le vol de propriété intellectuelle, la fraude, les menaces internes, ainsi que les questions relatives aux ressources humaines et aux employés, pour n'en nommer que quelques-unes.

Conformité réglementaire

Les organisations doivent s'adapter à un environnement réglementaire gouvernemental, quasi-gouvernemental et industriel en constante évolution. De plus, la protection et la confidentialité des données sont des domaines en pleine expansion, avec des législations telles que le RGPD et le CCPA qui concernent spécifiquement les demandes d’exercice des droits des personnes concernées (SRR), y compris les DSAR, ainsi que la nécessité de répondre efficacement aux demandes d’accès à l’information (FOI), deux éléments qui nécessitent des flux de travail qui ressemblent beaucoup aux flux de travail d’examen de la découverte électronique.

Vérifications nécessaires

Les enquêtes de cette catégorie peuvent aller des vérifications préalables aux fusions-acquisitions à la sélection des cadres supérieurs en passant par la gestion des contrats avec des tiers.

Les enquêtes modernes sur les données électroniques sont d'une importance capitale et extrêmement exigeantes. Cependant, la réduction des délais et la prolifération des données électroniques rendent de plus en plus difficile pour les équipes d'enquête de cibler les faits clés qui révéleront la vérité. La dernière génération de solutions de découverte électronique s'adapte facilement aux besoins des enquêtes les plus exigeantes.

Comment l'IA a-t-elle évolué dans le domaine de la découverte électronique ?

Au cours de la dernière décennie, l'IA dans le domaine de la découverte électronique a fait d'énormes progrès. Les premiers outils reposaient sur des recherches par mots-clés de base et un traitement simple des fichiers. Puis est apparue la revue assistée par la technologie (TAR 1.0), également connue sous le nom de codage prédictif, qui permet aux équipes juridiques d'entraîner des algorithmes sur des exemples de documents pour repérer les informations pertinentes dans des ensembles de données beaucoup plus grands, réduisant ainsi le temps de révision manuelle.

TAR 2.0 est allé plus loin avec l'apprentissage actif continu (CAL). Au lieu de nécessiter une formation complète à l'avance, le système apprend au fur et à mesure que les réviseurs travaillent, devenant ainsi plus performant tout au long du processus de révision.

Plus récemment, la génération augmentée par récupération (RAG) a transformé la manière dont l'IA soutient le travail juridique. RAG permet aux systèmes d'IA d'extraire des documents spécifiques d'un ensemble désigné et d'utiliser ce contexte pour générer des réponses plus précises et pertinentes.

Aujourd'hui, la dernière vague d'innovation utilise des modèles de langage de grande taille (LLM) et l'IA générative. Ces outils permettent de comprendre les concepts juridiques, d'extraire les informations clés de dossiers complexes, de trouver des liens cachés et même de rédiger des analyses préliminaires de cas, transformant ainsi la manière dont les équipes juridiques gèrent l'examen, l'analyse et la préparation des dossiers.

L'avenir de la découverte électronique

progrès en matière d'intelligence artificielle et d'apprentissage machine

L'intelligence artificielle, l'apprentissage machine et les grands modèles linguistiques (LLM) transforment la découverte électronique. Ces technologies aident à automatiser les tâches routinières et à améliorer la précision, et elles ne cessent de s'améliorer. Ce qui nous attend :

• Un codage prédictif plus intelligent qui comprend le contexte et les nuances
• Un traitement du langage naturel plus poussé, afin que les utilisateurs puissent interagir avec les systèmes en utilisant le langage courant.
• Des analyses avancées pour repérer rapidement les tendances et signaler les documents critiques, confidentiels ou pertinents
• Les LLM prennent en charge des tâches telles que la première relecture et la synthèse des documents, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts.

Le passage à la découverte électronique infonuagique

Les plateformes infonuagiques deviendront probablement la norme en matière de découverte électronique, offrant aux organisations une plus grande flexibilité et une meilleure évolutivité. Ils offrent :

• Coûts réduits de l'infrastructure et de l'entretien
• Accès facile pour les équipes à distance
• Meilleure reprise après sinistre et continuité des activités
• Sécurité renforcée et mises à jour fréquentes

Intégration à la gouvernance de l'information

La découverte électronique sera davantage intégrée aux outils de gouvernance de l'information, ce qui facilitera la gestion proactive des données. Ça pourrait inclure :

• Classification automatique des documents dès leur création
• Suivi de la conformité en temps réel
• Des processus de conservation et de suppression des données plus fluides

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de solutions de découverte électronique

Création d'une équipe de découverte électronique multidisciplinaire

L'efficacité de la découverte électronique repose sur une étroite collaboration entre les services juridiques, informatiques et commerciaux. Définir clairement les rôles et les responsabilités permet à chacun de comprendre son rôle. Ce travail d'équipe permet d'aligner les capacités techniques sur les besoins juridiques et les objectifs commerciaux globaux.

Création de processus normalisés

Les organisations devraient élaborer des procédures claires et documentées pour la gestion des données électroniques, de leur préservation initiale à leur production finale. Ces procédures doivent inclure des contrôles de qualité et une documentation de la chaîne de traçabilité afin de protéger l'intégrité des preuves.

Formation et éducation continues

Étant donné que les technologies et les règles juridiques évoluent constamment, une formation régulière est essentielle. Les membres de l'équipe doivent se tenir au courant des outils de découverte électronique et respecter les obligations légales en matière de traitement des preuves numériques.

Suivi et amélioration du rendement

Pour que la découverte électronique demeure efficace et performante, les organisations doivent suivre des indicateurs clés, tels que le temps de traitement des données, la rapidité des examens, la précision en production et le coût global par dossier. L'analyse régulière de ces indicateurs permet d'identifier les points à améliorer et de démontrer la valeur ajoutée aux parties prenantes.

Gestion des risques et couverture d'assurance

Il est important de comprendre comment votre assurance couvre les risques liés à la découverte électronique. Cela comprend la vérification de l'applicabilité de votre assurance cyber aux violations nécessitant une recherche de données et l'étude des polices spécifiquement conçues pour compenser les coûts des efforts de recherche de données électroniques à grande échelle.

Questions fréquentes sur la découverte électronique

Combien coûte généralement une procédure de découverte électronique ?

Les coûts de la découverte électronique varient considérablement en fonction du volume de données, de la complexité du dossier et des outils utilisés. Les dépenses comprennent les coûts directs tels que les licences de logiciels, l'entreposage et les frais de traitement, ainsi que les coûts indirects tels que le temps du personnel, la formation et l'infrastructure.

De nombreuses organisations constatent qu'investir dans des solutions de découverte électronique robustes peut engendrer des économies importantes au fil du temps grâce à une efficacité accrue et à une réduction des honoraires des avocats externes. Des outils performants réduisent le travail manuel, accélèrent les processus et réduisent les frais des avocats externes. Choisir des plateformes conviviales qui ne nécessitent pas de certification poussée et qui offrent un soutien d'experts peut aussi aider à réduire les coûts.

Quelles sont les conséquences de pratiques inadéquates en matière de découverte électronique ?

Les mauvaises pratiques en matière de découverte électronique peuvent entraîner des risques importants, notamment :

• sanctions judiciaires ou amendes
• Instructions aux jurés qui présument que l'absence de données aurait été préjudiciable
• Atteinte à la réputation
• Des coûts de litige plus élevés
• Dans les cas les plus graves, des sanctions pénales peuvent être appliquées.

Comment les organisations peuvent-elles se préparer à la divulgation électronique avant qu'un litige ne survienne ?

Être proactif est essentiel. La préparation doit comprendre :

• Élaboration de politiques robustes de gouvernance de l'information
• Mise en place et test des procédures de conservation légale
• Former le personnel à la gestion et à la protection des données
• Établir des relations avec des fournisseurs de solutions de découverte électronique fiables
• Mise à jour régulière des outils et des processus pour suivre l'évolution des normes juridiques et technologiques

Pourquoi avez-vous besoin d'une solution de découverte électronique ?

En résumé, la maîtrise de la découverte électronique est désormais une nécessité dans la pratique moderne du litige civil. C'est pratiquement impossible d'y arriver manuellement, surtout quand le coût et le temps sont des facteurs importants. La seule façon de répondre efficacement aux obligations professionnelles et légales dans un monde de plus en plus complexe sur le plan numérique est de recourir à une plateforme de découverte électronique de bout en bout, avancée et pilotée par l'IA.

Ce n'est pas seulement une question d'efficacité et de rentabilité dans l'utilisation des technologies. En matière de litiges civils, les tribunaux peuvent imposer des amendes et/ou des sanctions si une organisation et ses avocats ne parviennent pas à gérer et à produire efficacement leurs données.

Le rôle d'OpenText dans les solutions de découverte électronique

La plateforme intelligente et juridique d'OpenText est une solution flexible, basée sur l'IA, conçue pour prendre en charge chaque phase du processus de découverte électronique. Elle associe des technologies de pointe à des services d'experts pour aider les équipes juridiques à travailler plus efficacement, à gérer les risques et à respecter leurs obligations légales et réglementaires en toute confiance.

Qu’elle soit déployée sur place, dans le nuage ou selon un modèle hybride, la plateforme est conçue pour gérer tout type de données, à n’importe quelle vitesse et de n’importe où, offrant ainsi une assistance fiable et complète tout au long du cycle de vie de l’eDiscovery.

Avec OpenText, les équipes juridiques peuvent :

• Collecter, conserver et traiter de manière défensive les informations stockées électroniquement (ISE), y compris par des méthodes médico-légales lorsque cela est nécessaire.
• Découvrez rapidement les faits clés pour étayer les litiges et les enquêtes.
• Automatisez les flux de travail pour réduire les risques et améliorer la précision.
• Accélérez la révision des documents grâce à des analyses avancées, de multiples options de flux de travail TAR et une IA générative.
• Bénéficiez d'une visibilité et d'un contrôle complets grâce à des capacités de découverte électronique intégrées et évolutives.

Identification, collecte et évaluation précoce des cas (ECA)

Du côté gauche de l'EDRM, OpenText eDiscovery prend en charge les tâches critiques en amont, telles que la recherche d'entreprise, la collecte et le traitement des données.

Ses puissants outils de recherche aident les équipes à trouver et à recueillir rapidement les informations pertinentes provenant de différents systèmes. Grâce à une architecture distribuée, la plateforme peut collecter simultanément des données provenant de multiples sources (serveurs de messagerie, lecteurs réseau, stockage infonuagique et périphériques locaux) tout en conservant une chaîne de traçabilité détaillée.

Il peut également traiter des centaines de types de fichiers, y compris des fichiers complexes comme les fichiers PST et ZIP, sans altérer les données d'origine.

Des outils de filtrage et d'analyse avancés permettent aux équipes juridiques de se concentrer sur l'essentiel, en excluant les contenus non pertinents ou confidentiels. Cette évaluation préliminaire du dossier aide les équipes à comprendre dès le départ à quoi elles ont affaire, ce qui permet d'élaborer des stratégies plus intelligentes et d'établir un budget plus précis.

Analyses et examens avancés

OpenText eDiscovery simplifie et renforce également l'examen et l'analyse des documents grâce à des analyses avancées, à l'apprentissage machine et aux capacités d'OpenText eDiscovery Aviator GenAI.

Les équipes juridiques peuvent choisir parmi plusieurs flux de travail d'examen assisté par la technologie (TAR) pour prioriser les documents en fonction de leur pertinence, ce qui accélère l'examen, améliore la précision et réduit les coûts.

L'analyse visuelle aide les examinateurs à repérer rapidement les tendances et les relations au sein de grands ensembles de données, tandis que les outils de contrôle de la qualité intégrés assurent la cohérence entre les équipes d'examen.

La plateforme prend également en charge la consultation native des fichiers audio et vidéo, permettant aux utilisateurs de rechercher, visualiser, analyser et expurger des fichiers multimédias et des transcriptions, sans jamais quitter l'interface de la plateforme.

Au moment de produire des documents, OpenText facilite la création de livrables prêts pour les litiges dans différents formats. La plateforme prend en charge la numérotation Bates personnalisable, le marquage de confidentialité, l'automatisation du journal des privilèges et la création de fichiers de chargement pour tous les principaux outils d'examen, garantissant ainsi la conformité aux normes imposées par les tribunaux.

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