Qu'est-ce que la gouvernance de l'information ?
Aperçu
Des solutions de gouvernance de l'information intégrées et rigoureuses permettent aux organisations d'utiliser l'information en toute sécurité et avec confiance comme un avantage opérationnel. En appliquant des politiques, l'automatisation et les meilleures pratiques en matière de création, de stockage, d'accès et d'utilisation de l'information, la gouvernance de l'information fournit une base de données de haute qualité, fiables et dignes de confiance. Grâce à un contenu solide et bien réglementé au cœur de leur stratégie, les entreprises sont en mesure d'utiliser l'information pour améliorer leurs résultats commerciaux, atteindre de nouveaux niveaux de productivité, développer des processus riches en contenu et améliorer le rendement et la fiabilité de l'IA.
Gouvernance de l'information
Principes fondamentaux de la gouvernance de l'information
La gouvernance de l'information est le cadre stratégique des politiques, des processus et des technologies qui garantissent que l'information est sécurisée, exacte et conforme tout au long de son cycle de vie. Les solutions de gouvernance de l'information permettent aux organisations d'automatiser les politiques, de protéger les données sensibles et de soutenir une IA de confiance et la transformation numérique. À mesure que le travail intellectuel évolue grâce à l'IA et à la gestion intelligente du contenu, il est essentiel pour chaque organisation d'assurer la responsabilité, l'intégrité, la préservation et la protection de l'information à l'échelle de l'entreprise.
Pourquoi les logiciels de gouvernance de l'information sont-ils importants ?
Les solutions de gouvernance de l'information garantissent que les bonnes informations sont fiables, protégées et accessibles aux bonnes personnes au bon moment en définissant la façon dont les organisations gèrent et utilisent l'information. Et sans une gouvernance de l'information solide, l'information devient un fardeau plutôt qu'un atout.
Les solutions de gouvernance de l'information aident les organisations à maîtriser les risques, à assurer la conformité et à exploiter pleinement le potentiel de leurs informations en leur fournissant des outils qui :
- Se protéger contre les risques liés à la sécurité et à la confidentialité : les données sensibles — telles que les renseignements personnels, financiers et confidentiels — doivent être protégées contre tout accès non autorisé et toute violation. Les logiciels de gouvernance de l'information appliquent des contrôles d'accès, une classification et une surveillance afin de protéger les actifs critiques.
- Favoriser la conformité réglementaire : les solutions de gouvernance de l’information aident les organisations à respecter les exigences légales et réglementaires en appliquant des politiques de conservation, des contrôles de confidentialité et des politiques d’élimination justifiées.
- Réduisez le chaos informationnel : un contenu non géré entraîne des informations dupliquées, des versions obsolètes et des politiques incohérentes. La gouvernance met en place une structure et une automatisation pour s'assurer que les employés ont accès à des renseignements exacts, pertinents et à jour.
- Améliorer l'intégrité des données pour faciliter la prise de décision : des renseignements fiables et de haute qualité permettent d'obtenir des analyses, des rapports et des décisions fondées sur les données plus performants.
- Favoriser une adoption sécurisée et responsable de l'IA : les outils d'IA nécessitent des données précises, pertinentes et bien gérées, sous peine de résultats décevants. Les logiciels de gouvernance de l'information garantissent que GenAI utilise des informations autorisées, à jour et pertinentes tout en protégeant les données sensibles et en réduisant les biais.
- Augmenter la productivité opérationnelle : l’automatisation basée sur des politiques réduit les tâches manuelles, aide les employés à trouver plus rapidement les informations et élimine le risque d’utiliser des données désuètes ou incomplètes.
- Réduction des coûts : Les organisations peuvent réduire leurs coûts de stockage et de gestion en éliminant les données redondantes ou obsolètes et en rationalisant les processus.
- Préserver les informations précieuses : une gouvernance appropriée garantit que les données historiques et opérationnelles importantes sont conservées et accessibles au fil du temps.
- Simplifiez les procédures de conservation légale, de recouvrement et de divulgation électronique : Les mesures de conservation et de collecte légales doivent être exécutées rapidement et le contenu doit être géré efficacement en vue de la découverte électronique et de la production.
Quels sont les défis courants en matière de gouvernance de l'information ?
Les organisations font face à une complexité croissante à mesure que les volumes d'informations augmentent et que l'IA accélère l'utilisation des données. Sans un logiciel de gouvernance de l'information approprié, les organisations auront du mal à gérer :
- Prolifération du contenu : les applications infonuagiques et les systèmes d’entreprise disparates créent du contenu dispersé et fragmenté, rendant la supervision difficile.
- Exigences croissantes en matière de protection de la vie privée et de réglementation : les organisations doivent protéger les données personnelles et sensibles tout en se conformant à l’évolution des réglementations mondiales.
- Risques de sécurité et surexposition : sans solutions robustes de gouvernance de l'information, des données sensibles peuvent être consultées ou partagées de manière inappropriée.
- IA parallèle : des employés peuvent alimenter des outils d’IA non autorisés avec du contenu sensible, en dehors de toute politique de conservation ou de protection.
- Problèmes de qualité de l'information : un contenu désuet ou redondant réduit la productivité et sape la confiance dans les analyses et les résultats de l'IA.
- Nouvelles exigences en matière de gouvernance de l'IA : les systèmes d'IA doivent fonctionner de manière optimale avec des données bien structurées, sécurisées et régies afin de prévenir les erreurs ou les utilisations abusives.
- Processus manuels à grande échelle : si les données ne circulent pas de manière fluide entre les systèmes et les équipes, les frictions numériques et les données contradictoires peuvent ralentir la croissance opérationnelle.
- Contenu généré par l'IA sous forme d'archives : les journaux de clavardage, les transcriptions de réunions et les résultats des agents font partie d'une nouvelle classe de contenu en pleine expansion qui, dans la plupart des organisations, ne dispose d'aucune classification, d'aucun calendrier de conservation ni d'aucune voie d'élimination.
- Souveraineté et résidence des données : le traitement transfrontalier des données par l'IA se heurte aux exigences de souveraineté, notamment en Europe et dans les secteurs réglementés.
Quels sont les principes clés de la gouvernance de l'information ?
Une gouvernance efficace de l'information repose sur des principes qui protègent les données, satisfont les organismes de réglementation et fournissent aux travailleurs du savoir et à l'IA des renseignements fiables sur lesquels fonder leurs travaux futurs.
Responsabilité
Les gestionnaires désignés prennent en charge les actifs informationnels et les résultats générés par l'IA tout au long du cycle de vie complet de chaque enregistrement.
Transparence
Les politiques, les calendriers de conservation et les comportements de l'IA sont documentés et visibles, les accès et les modifications étant consignés afin que les auditeurs aient la chaîne de traçabilité.
Intégrité
L'information demeure complète, exacte et inchangée de sa création à sa destruction. Des données vérifiables et des résultats d'IA fiables en dépendent.
Protection
Les renseignements sont classés par niveau de sensibilité et valeur commerciale, puis protégés contre tout accès non autorisé et toute violation, les contrôles étant adaptés au risque réel.
Conformité
Les programmes de gouvernance sont conformes aux lois, règlements et normes applicables, ce qui réduit les risques juridiques et satisfait aux exigences d'audit.
Disponibilité
L'information pertinente parvient aux utilisateurs et aux systèmes autorisés en temps voulu. Une bonne gouvernance rend l'information accessible, et non pas simplement inaccessible.
Rétention
Les renseignements sont conservés pendant des périodes définies et justifiées, ce qui permet de gérer les obligations légales de conservation et de démontrer que l'organisation a conservé les renseignements qu'elle était tenue de conserver.
Disposition
Lorsque les délais de conservation expirent, les informations sont éliminées conformément à l'horaire prévu et de manière justifiée.
Comment la gouvernance de l'information soutient-elle une IA de confiance ?
Les logiciels de gouvernance de l'information créent une base informationnelle pour une IA fiable, car ils garantissent que les données utilisées pour entraîner, ancrer et générer des résultats d'IA sont exactes, sécurisées et contextuellement pertinentes. L'IA n'est fiable que dans la mesure où les informations sur lesquelles elle s'appuie sont fiables ; une gestion rigoureuse du contenu, des métadonnées et une application stricte des politiques sont donc essentielles pour obtenir des résultats dignes de confiance. En maîtrisant les données tout au long de leur cycle de vie (classification, contrôle d'accès, conservation et qualité), les organisations créent des informations exploitables par l'IA afin d'améliorer la précision des réponses et de réduire le risque d'hallucinations ou de résultats trompeurs.
Les solutions de gouvernance de l'information protègent les données sensibles et appliquent les politiques de sécurité et de conformité, essentielles pour instaurer la confiance dans les systèmes d'IA. Les cadres de gouvernance garantissent que les systèmes d'IA respectent les autorisations des utilisateurs, empêchent la divulgation non autorisée de données et se conforment aux exigences réglementaires et de confidentialité. Cette approche axée sur les politiques permet aux outils d'IA de fonctionner dans le cadre de contrôles établis, garantissant ainsi que l'IA ne puisse pas contourner les règles de sécurité et que les données exclusives restent confidentielles.
La gouvernance doit également s'étendre aux agents d'IA. Les agents doivent être assujettis aux mêmes politiques et mesures de sécurité que les personnes et demeurer responsables envers l'utilisateur qui les autorise. Les logiciels de gouvernance de l'information appliquent le principe du moindre privilège en matière d'accès, de sorte qu'un agent hérite des permissions de son utilisateur autorisant et ne les dépasse jamais. Il surveille les actions des agents à l'aide des journaux d'audit de niveau trace et gère les créations des agents en classant les sorties générées par les agents et en appliquant les mêmes règles de conservation et d'élimination que celles qui régissent tous les autres enregistrements. L'élargissement de la gouvernance aux agents permet d'assurer la transparence, le contrôle et la justification des activités automatisées.
De plus, la gouvernance de l'information soutient une IA éthique et transparente en intégrant la responsabilité, l'auditabilité et la supervision dans les opérations d'IA, grâce à des cadres de gouvernance qui garantissent que les résultats sont alignés sur les valeurs organisationnelles. En assurant la traçabilité, la surveillance et l'application des politiques, les logiciels de gouvernance de l'information permettent aux organisations de démontrer une utilisation responsable de l'IA et de bâtir une confiance à long terme, transformant ainsi l'IA en un atout commercial fiable et digne de confiance.
Comment OpenText peut-il soutenir la gouvernance de l'information de votre organisation ?
Les solutions de gouvernance de l'information d'OpenText offrent une automatisation et une intégration intelligentes et fondées sur des politiques pour aider les organisations à renforcer la sécurité de l'information, à atténuer les risques liés au contenu et à garantir que ce dernier supporte une IA fiable.
Nos solutions comprennent :
OpenText™ Core Content Management
Profitez d'une gestion de contenu infonuagique sécurisée et conforme
OpenText™ Content Management
Intégrez la gestion de contenu infonuagique aux principales applications métier.
OpenText™ Documentum™ Content Management
Gérez des volumes importants de contenu grâce à un logiciel de gestion documentaire évolutif.
OpenText™ Information Archive
Moderniser et simplifier l'archivage des données
OpenText™ eDiscovery
Accélérez la découverte électronique avec la rapidité et la précision offertes par l'IA.
OpenText™ Voltage™ Data Security Platform
Découvrez, analysez et gérez les données sensibles au sein de votre organisation.
