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Qu'est-ce que la gouvernance de l'information ?

Illustration d'éléments informatiques mettant en évidence un point d'interrogation

Aperçu

La gouvernance de l'information met de l'ordre dans votre chaos informationnel. Il s'agit de définir des politiques et des meilleures pratiques, et d'automatiser la création, l'utilisation, le stockage et la suppression des données. En englobant des pratiques intelligentes telles que la gestion du cycle de vie des données, la gouvernance des données et la gouvernance de l'IA, la gouvernance de l'information garantit que vos informations sont utilisées efficacement pour atteindre vos objectifs. Considérez-le comme la feuille de route qui vous permet de garder vos données sur la bonne voie, aidant ainsi votre organisation à rester conforme, sécurisée et à garder une longueur d'avance.

Gouvernance de l'information

La gouvernance de l'information ne consiste pas seulement à reconnaître l'information comme un atout stratégique, mais aussi à donner à l'organisation les moyens de la soumettre à une coordination et à une supervision de haut niveau. Cette responsabilisation garantit la responsabilité, l'intégrité, la préservation et la protection de l'information à l'échelle de l'entreprise. Cette approche rigoureuse vise à traiter la tâche de manière holistique, en éliminant les cloisonnements et la fragmentation, et en améliorant l'utilisation appropriée, efficace et sécurisée des technologies et des ressources nécessaires à la gestion de l'information.

Quels sont les avantages d'un programme de gouvernance de l'information ?

Les programmes de gouvernance de l'information apportent de nombreux avantages importants à l'organisation. Dans bien des cas, la gouvernance de l'information est prescrite par la loi, la réglementation et les meilleures pratiques du secteur. Même en l'absence d'une obligation réglementaire forte, la gouvernance de l'information demeure essentielle au bon fonctionnement des systèmes de gestion de l'information.

  • Cohérence et intégrité : grâce à des politiques et des procédures documentées et cohérentes de gestion de l'information, les organisations peuvent s'assurer que leurs données sont plus exactes, complètes et à jour. 
  • Sécurité renforcée et gestion des risques : les renseignements sensibles, confidentiels et privés doivent être protégés contre tout accès non autorisé en utilisant les normes et les meilleures pratiques les plus récentes en matière de cybersécurité.
  • Conformité réglementaire : La plupart des organisations ont des exigences légales et sectorielles en matière de conservation, de sécurité, de protection de la vie privée, d'accessibilité et d'audit des informations.
  • Gain d'efficacité : Grâce à des renseignements bien organisés, plus faciles à trouver et à utiliser, on économise du temps et des ressources, ce qui rend le processus de travail plus simple et plus pratique.
  • Aide à la décision : Grâce à des données plus fiables et plus accessibles, les dirigeants peuvent prendre des décisions stratégiques plus éclairées.
  • Réduction des coûts : Les organisations peuvent réduire leurs coûts de stockage et de gestion en éliminant les données redondantes ou obsolètes et en rationalisant les processus.
  • Amélioration de la collaboration : Des politiques claires en matière de partage d’informations peuvent faciliter une meilleure coopération entre les services et les partenaires externes.
  • Amélioration de la réputation : Faire preuve d’une gestion responsable de l’information peut renforcer la confiance des parties prenantes et la crédibilité de l’organisation.
  • Préserver les informations précieuses : une gouvernance appropriée garantit que les données historiques et opérationnelles importantes sont conservées et accessibles au fil du temps.
  • Faciliter la transformation numérique : un cadre de gouvernance de l’information solide constitue un fondement pour l’adoption de nouvelles technologies et d’initiatives axées sur les données.

La gouvernance de l'information repose sur l'automatisation

À l'ère moderne, même les organisations de taille modeste possèdent des téraoctets, voire des pétaoctets, d'informations. Il est impossible de mettre en œuvre une gouvernance de l'information sans un niveau élevé d'automatisation et une relation étroite entre le système de gestion de l'information et ses capacités de gouvernance. Les systèmes de gestion de l'information de tous types comprennent invariablement certaines fonctionnalités de gouvernance.

Voici quelques exemples d'automatisation de la gouvernance de l'information :

  • Les systèmes de gestion de contenu et d'archives comprennent souvent des contrôles et une automatisation de gouvernance de l'information très avancés, et les systèmes auxiliaires sont souvent intégrés à un programme de gouvernance de l'information ou l'améliorent.
  • Le traitement intelligent des documents automatise la capture, l'étiquetage, le traitement et le stockage de grands volumes d'informations, éliminant ainsi le travail fastidieux de transcription de millions de pages de documents papier, de formulaires, de télécopieurs, de formulaires médicaux et autres, dans un système de gestion de l'information sécuritaire et accessible.
  • Les logiciels d'analyse de contenu et d'atténuation des risques peuvent analyser de grands volumes d'informations existantes et entrantes afin d'y détecter les renseignements sensibles, les renseignements personnels identifiables, les renseignements sur la santé et autres indicateurs de risque, et ainsi identifier le contenu qui doit être examiné, sécurisé, correctement étiqueté et protégé dans un système de gestion de contenu.
  • Les logiciels de gestion d'archivage et de stockage peuvent réduire les coûts de conservation à long terme des données et du contenu en les transférant vers une plateforme de stockage plus simple et plus économique, tout en les préservant efficacement et en les rendant accessibles si nécessaire.
  • Les systèmes de découverte électronique et d'évaluation préliminaire des dossiers aident les équipes d'enquête et juridiques à mettre sous séquestre et à examiner de grands volumes de contenu pour les affaires juridiques, les demandes d'accès à l'information et l'évaluation des risques. Grâce à l'IA, à la recherche et à l'organisation des flux de travail, ces systèmes apportent une aide précieuse pour répondre aux demandes de communication de documents, aux obligations de conservation légale et à d'autres processus critiques nécessitant un examen des documents.

Qu'est-ce qu'un cadre de gouvernance de l'information ?

L'objectif d'un cadre de gouvernance des technologies de l'information est d'établir l'approche de l'organisation en matière de gestion de l'information dans un contexte commercial, juridique et réglementaire. Un cadre efficace couvre les domaines suivants.

Portée et charte

Établir la portée du programme de gouvernance de l'information. Établir les procédures régissant la création, le partage, le stockage et l'élimination des informations. Définir la gestion de tous les renseignements et des systèmes connexes qui ont une incidence sur les obligations légales et réglementaires de l'entreprise.

Rôles et responsabilités

Définir les rôles et responsabilités clés en matière de gouvernance de l'information. Cela inclut le comité de gouvernance de l'information, l'équipe de gouvernance de l'information, l'équipe de gestion des risques liés à l'information, l'équipe de gestion des actifs informationnels, l'équipe de gestion des documents, les gestionnaires des secteurs d'activité et les employés.

Politiques et procédures d'information

La gouvernance de l'information comprend de multiples politiques et procédures distinctes. Le cadre devrait énumérer explicitement les politiques qui affectent la gouvernance de l'information, notamment la politique de sécurité de l'information, la politique de conservation, la politique d'élimination, la politique d'archivage, la politique de confidentialité, la politique des TIC, la politique de travail à distance et la politique de partage de l'information. Les procédures d'information déterminent et définissent ensuite comment l'organisation et ses employés interagissent avec l'information, conformément à chaque politique stipulée.

tiers

Certaines informations d'entreprise seront créées et stockées par des tiers. Ce cadre définit la manière dont l'organisation gère l'information avec ses partenaires, fournisseurs et parties prenantes. Définir comment la gouvernance de l'information affecte les obligations contractuelles et les relations avec les fournisseurs. Établir des indicateurs pour évaluer les tiers afin de confirmer leur conformité aux objectifs de gouvernance de l'information.

Activité, continuité, reprise après sinistre et mesures d'urgence

Ce cadre devrait définir le processus de signalement des pertes d'informations, des violations de données, de la gestion des incidents, de l'escalade des incidents, de la reprise après sinistre et de la continuité des activités.

Vérification et examen

Surveillance continue de l'accès à l'information, de son utilisation, de la conformité réglementaire, de la sécurité de l'information, du rendement de l'infrastructure et des performances de stockage. Effectuer régulièrement des évaluations, des vérifications et des examens des risques.

Une stratégie solide en matière d'IA générative commence par la gouvernance de l'information

La gestion de l'information évolue rapidement grâce à l'introduction d'outils d'IA générative (GenAI) pour accélérer la découverte d'informations et la productivité basée sur l'information. Pour assurer le succès des cas d'utilisation et des progrès de l'IA de génération au sein d'une organisation, tenez compte de ces six bonnes pratiques en matière de planification de projet et d'élaboration de politiques de gouvernance afin d'améliorer la fiabilité et l'utilité de l'IA :

  • Sélectionner du contenu fiable. GenAI n'est performant que dans la mesure où les informations dont il dispose sont pertinentes. Un contenu soigneusement sélectionné peut donner des résultats rapides. Lancer des projets pilotes d'IA avec du contenu explicitement approuvé et très demandé. On peut citer comme exemples les contrats finalisés, les appels d'offres, les FAQ, les bibliothèques de brevets, les procédures opérationnelles standard et le contenu réglementaire.
  • Contrôler la prolifération des contenus. La prolifération de contenu désigne les copies de commodité éparses et les versions modifiées abandonnées de documents dans les courriels, les messages de clavardage et OneDrive. Ce type de contenu peut être utile à court terme, mais comme il est bruyant, il peut avoir tendance à induire en erreur les réponses de l'IA. Un processus de gestion de l'information bien mené améliorera naturellement la précision et la pertinence des réponses produites par l'IA générative.
  • Étiqueter les données. Le processus d'intégration de l'IA sera plus efficace lorsque des données d'intégration plus précises seront disponibles. Fournissez des données étiquetées ou des métadonnées riches et précises recueillies grâce à des services de contenu bien gérés et des processus automatisés afin que l'ancrage soit plus précis et que les progrès de l'IA puissent mieux déduire le matériel source.
  • Mettre en place de meilleures mesures de sécurité. Les grands modèles de langage d'affaires ne comprennent pas automatiquement les processus et ce qui doit être sécurisé. Ils peuvent révéler tout ce à quoi ils ont accès. Il est essentiel de sécuriser rigoureusement les référentiels de contenu et d'éviter l'informatique parallèle.
  • Fournir le contexte. Le contexte est essentiel. Idéalement, on veut déduire le contexte d'ancrage de l'IA à partir du contexte de travail actuel de l'utilisateur. La fenêtre de contexte est particulièrement utile si l'analyse se concentre sur une seule transaction commerciale, comme un nouveau client, un dossier de projet, un dossier RH ou une demande d'indemnisation.
  • Intégrer la gouvernance de l'IA. La gouvernance de l'IA est un sujet en constante évolution qui touche aux politiques publiques et organisationnelles, à la législation et à la gestion des risques. Parmi les principes de la gouvernance de l'IA — une sous-catégorie de la gouvernance de l'information — figurent la transparence et l'explicabilité, l'équité et la non-discrimination, la protection de la vie privée et des données, la responsabilité et la surveillance, ainsi que la sécurité et la robustesse.

GenAI représente un énorme progrès en termes d'utilisabilité et de productivité, notamment grâce à ses vastes référentiels d'informations. En suivant ces six pratiques de gouvernance essentielles, les systèmes d'IA générative ont beaucoup plus de chances d'être sûrs, sécurisés et productifs.

Commencez votre parcours de gouvernance de l'information

La gouvernance de l'information est une pratique essentielle pour devenir une organisation maîtrisant l'information. Toutefois, son administration doit être conforme aux meilleures pratiques, à grande échelle, de manière sécurisée et en collaboration avec les autres processus et systèmes d'information en jeu.

Presque toutes les grandes organisations affirment aujourd'hui être axées sur les données. Les entreprises qui mettent en œuvre une stratégie de gouvernance de l'information efficace renforcent la disponibilité de l'information, atténuent les risques, maîtrisent les coûts et se conforment à la réglementation.

Les solutions de gouvernance de l'information d'OpenText offrent une automatisation et une intégration intelligentes et basées sur des politiques qui aident les organisations à atténuer les risques et à protéger leurs informations afin de rester conformes, sécurisées et productives tout en favorisant le travail moderne.

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