Qu'est-ce qu'une suspension d'un litige ?
Aperçu
La conservation des documents à des fins de litige, également appelée « conservation légale », vise à satisfaire à une obligation légale de préserver des données potentiellement pertinentes. Il s'agit du processus par lequel les entreprises demandent à leurs employés de conserver des données spécifiques et de suspendre les politiques normales de conservation et de destruction des documents en cas de litige anticipé ou en cours, d'enquête réglementaire ou d'autres procédures judiciaires.
Lisez la suite pour en savoir plus sur les procédures de conservation des documents et de mise sous séquestre, et sur la façon dont vous pouvez utiliser un logiciel de conservation des documents pour optimiser vos activités et atténuer les risques.
Suspension des différends
Existe-t-il une différence entre une suspension de documents à des fins de litige et une suspension légale ?
Les termes « suspension pour litige » et « suspension légale » sont généralement utilisés de manière interchangeable. La notion de conservation légale est plus large et englobe l'obligation de préserver les documents et données potentiellement pertinents lorsqu'il existe une anticipation raisonnable de litige, d'enquête réglementaire ou d'autres procédures judiciaires.
Cela peut être déclenché par diverses questions juridiques autres que les seuls litiges, notamment les enquêtes, les demandes réglementaires et les audits. La notion de « suspension pour litige » est plus spécifique, car elle fait référence à l’obligation de conservation qui naît lorsqu’un litige est raisonnablement anticipé, en cours ou actif. Il s'agit essentiellement d'un sous-ensemble de la procédure de conservation légale qui s'applique aux procédures de litige civil dans le but d'empêcher la destruction de preuves et d'assurer leur préservation en vue de leur découverte.
Pourquoi une suspension des poursuites est-elle nécessaire ?
Les obligations de conservation des preuves en cas de litige sont essentielles, lorsque des litiges sont prévus ou en cours, pour garantir que les preuves restent disponibles et recevables devant les tribunaux, et pour empêcher la destruction ou la falsification des preuves. En mettant en œuvre une procédure de conservation des preuves en vue d'un litige, les organisations ont une plus grande certitude que des mesures essentielles sont prises pour s'assurer que les preuves restent intactes et disponibles pour examen. La validité de la procédure de conservation des données en cas de litige permet de vérifier que les données ont été traitées correctement et que les obligations de conservation ont été respectées.
À quel moment la suspension d'un litige survient-elle ?
Une mesure de suspension des poursuites est déclenchée lorsqu'un litige est raisonnablement prévisible, ou lorsque les parties reçoivent un avis de réclamations potentielles ou de menaces d'action en justice. Plus généralement, les mesures de conservation légale sont souvent mises en place dans le cadre d'enquêtes internes, de procédures réglementaires ou d'autres plaintes nécessitant la préservation des preuves.
Quels sont les risques liés au non-respect d'une ordonnance de conservation des documents dans le cadre d'un litige ?
Le défaut de mise en œuvre d'une procédure de conservation des preuves adéquate peut avoir de graves conséquences. Le non-respect d'une ordonnance de conservation des preuves dans le cadre d'un litige peut entraîner des accusations de destruction intentionnelle de preuves pertinentes. Les tribunaux peuvent imposer des sanctions pour destruction de preuves (la destruction ou l'altération de preuves), qui peuvent inclure des directives défavorables aux jurés, des amendes, voire, dans les cas graves, des jugements par défaut. Une gestion adéquate du processus de conservation légale permettra de réduire les risques de non-conformité et d'assurer l'intégrité des activités de traitement des données.
Qui émet une ordonnance de conservation des documents en cas de litige ?
Un avis de suspension de litige est généralement émis par le service juridique interne, mais peut également provenir des services informatiques, des ressources humaines, de la conformité ou d'autres équipes. L'avis est un document officiel communiquant l'obligation de conserver les preuves potentiellement pertinentes relatives à une affaire ou à un dossier.
Qui fait l'objet d'une mesure conservatoire ?
Un avis de conservation des documents en vue d'un litige est généralement envoyé aux dépositaires — les personnes responsables de la conservation et de la garde des documents. Les personnes responsables de la conservation des données peuvent inclure des employés, des cadres, du personnel informatique, des gestionnaires d'archives ou toute personne ayant le contrôle ou l'accès à l'information. Dans certains cas, des avis de conservation de documents en vue d'un litige peuvent également être adressés à des tiers qui détiennent des données ou des dossiers pertinents, tels que des fournisseurs externes, des fournisseurs de services ou d'anciens employés qui peuvent encore avoir accès à des informations pertinentes. Ces tiers sont également tenus de se conformer aux directives de conservation des preuves en cas de litige.
Est-il possible d'émettre des ordonnances de conservation légale sans en informer les dépositaires ?
Dans certains cas de figure, notamment lors d'enquêtes, le service informatique peut recevoir l'instruction de mettre en œuvre une mesure de blocage légal « silencieuse » des données d'un dépositaire (à son insu) lorsqu'il existe un risque que la notification puisse en réalité entraîner la destruction de preuves. Ces mesures peuvent s'avérer nécessaires pour appuyer les phases initiales d'affaires sensibles — telles que les enquêtes pour fraude, les enquêtes réglementaires ou les allégations de dénonciateurs — lorsqu'il est nécessaire de protéger les données avant que les dépositaires ne prennent connaissance d'une enquête, afin de réduire le risque de destruction intentionnelle ou involontaire de preuves.
Que contient un avis de suspension d'un litige ?
L’avis de suspension des avoirs en vue d’un litige constitue une directive juridiquement contraignante, et les dépositaires qui le reçoivent sont tenus de s’y conformer. L'avis précisera vraisemblablement les points litigieux et la nécessité de préserver les données potentiellement pertinentes, en donnant des instructions spécifiques sur le type de données à conserver, ainsi que d'autres instructions aux dépositaires. Les données pertinentes comprennent tous les types d'informations pertinentes, comme les documents, les courriels et le contenu stocké électroniquement et liés à l'affaire.
Quelles sont les étapes clés de la procédure de mise sous séquestre légal ?
La procédure de conservation légale comprend une série d'étapes visant à assurer la conformité. La compréhension de ces composantes aide les organisations à élaborer des procédures robustes qui répondent aux exigences légales tout en minimisant les perturbations des opérations commerciales. Cette obligation de conservation se poursuit jusqu'à ce que l'affaire soit réglée par voie de transaction, de jugement ou jusqu'à épuisement de tous les recours.
Identifier les dépositaires et évaluer la portée
La première étape pour toute équipe juridique confrontée à des menaces de litige ou à d'autres déclencheurs de conservation consiste à identifier les dépositaires — les personnes clés ayant accès aux données et un contrôle sur celles-ci — qui ont une obligation de conservation. L'identification des dépositaires et des sources de données est la base d'une conservation légale réussie.
Aviser les dépositaires
Une fois les dépositaires des données et les types de données concernés déterminés, l'équipe juridique enverra un avis aux dépositaires. Ces avis informent les personnes concernées de leur obligation de préserver les données en leur possession et seront accompagnés d'instructions spécifiques leur interdisant de les supprimer, de les altérer ou de les modifier. Ces documents préciseront également ce qu'il faut conserver. Les dépositaires doivent accuser réception de l'avis et confirmer qu'ils comprennent et respecteront les obligations.
Responsables des entrevues
Les gestionnaires sont souvent interrogés ou remplissent des questionnaires de suivi afin de confirmer et d'examiner où se trouvent les données potentiellement pertinentes. Ces étapes permettent aux équipes juridiques d'en apprendre davantage sur les appareils utilisés par leurs utilisateurs et sur l'endroit où ils enregistrent et stockent généralement les données. L'identification d'autres acteurs clés ou d'autres dépositaires pourrait émerger de ce processus.
Conservation et collecte des données
Il est crucial de prendre des mesures pour préserver les informations pertinentes. Cette étape consiste à mettre en œuvre des mesures visant à protéger les données contre toute altération, perte ou destruction. Dans certains cas, les données peuvent être conservées sur place, et dans d'autres cas, des mesures sont prises pour recueillir les données de manière rigoureuse sur le plan médico-légal.
Suspendre les politiques de rétention
Les organisations devraient également suspendre temporairement les pratiques courantes de gestion des données susceptibles d'entrer en conflit avec l'obligation légale de conservation, comme la suppression, l'archivage, la destruction ou le recyclage des données. Dans ce cas précis, les gestionnaires des TI et autres responsables de département, tels que les gestionnaires d'archives, s'assurent que des données potentiellement pertinentes ne sont pas détruites par inadvertance.
Surveiller et documenter les obligations de conservation légale
Les équipes juridiques doivent surveiller et surveiller régulièrement et en permanence le respect des obligations de conservation légale. Dans le cadre de ce processus, des rappels périodiques sont envoyés aux responsables de la conservation des données, afin qu'ils sachent quelles données sont encore soumises à la restriction et afin de s'assurer que les données restent intactes, non ignorées ou non détruites. Une surveillance continue permet de résoudre rapidement les problèmes et assure la protection des renseignements nécessaires.
Fin de la suspension du litige
Une fois l'affaire ou le dossier clos, la suspension des poursuites est levée. Cela permet à l'organisation de reprendre la gestion des données conformément aux politiques de conservation de l'entreprise.
Quels sont les principaux défis liés à la gestion des documents à conserver légalement ?
Lorsqu'elles sont effectuées manuellement, les procédures de conservation légale sont très inefficaces et sujettes aux erreurs, et peuvent accroître le risque de destruction de preuves. Les organisations qui utilisent des feuilles de calcul, des courriels et un suivi manuel sont souvent confrontées à des difficultés de conformité. La saisie manuelle des données devient de plus en plus difficile à gérer et à maintenir avec précision. De plus, les organisations doivent surveiller en permanence les changements d'emploi, les mutations et les départs, et mettre à jour en conséquence les dossiers de conservation des données en cas de litige. Les organisations connaissant un taux de roulement élevé du personnel ou des structures organisationnelles complexes trouvent ce processus excessivement lourd et risqué.
Comment la technologie de conservation légale soutient-elle ce processus ?
Le logiciel de conservation légale automatise des aspects critiques du flux de travail lié à la conservation légale. Cela permet de centraliser la gestion des obligations de conservation légale afin que les équipes puissent être plus efficaces et réduire leur dépendance aux processus manuels risqués, transformant ainsi le temps consacré à des tâches manuelles et répétitives en un travail productif à plus forte valeur ajoutée. Les logiciels de conservation légale offrent des avantages considérables par rapport aux processus manuels, en assurant efficacité, réduction des risques et conformité renforcée.Quels sont les principaux avantages d'un logiciel de conservation légale des données ?
L'automatisation réduit le temps nécessaire à la mise en œuvre des mesures de conservation légales.
Les logiciels de conservation légale permettent aux équipes juridiques de créer et de distribuer des avis de conservation à des centaines, voire des milliers de dépositaires en quelques clics plutôt que par le biais de courriels individuels. Les rappels automatisés éliminent le besoin de relances manuelles auprès des dépositaires qui ne répondent pas, libérant ainsi le personnel juridique pour qu'il se concentre sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Les outils de conservation légale permettent de suivre les accusés de réception et les réponses aux questionnaires, offrant ainsi une visibilité en temps réel sur l'état de conformité sans saisie manuelle de données.
L'intégration avec d'autres systèmes atténue les risques
L'intégration avec les systèmes RH permet une notification automatique lorsque les dépositaires changent de rôle ou quittent l'organisation, garantissant ainsi un transfert approprié des responsabilités de conservation. Des pistes d'audit complètes documentent toutes les activités de préservation, fournissant une preuve irréfutable de conformité qui peut aider les organisations à éviter les sanctions.
Amélioration de la collaboration entre les équipes interdépartementales
Les équipes juridiques et informatiques peuvent accéder à une plateforme unifiée affichant l'état actuel des mises sous séquestre, la conformité des dépositaires et les activités de préservation. Cette visibilité élimine les silos d'information et facilite une action coordonnée lorsque des défis en matière de préservation se posent. La centralisation des rapports permet également aux équipes juridiques de répondre rapidement aux demandes des tribunaux concernant les efforts de préservation, démontrant ainsi une approche systématique et défendable en matière de préservation des preuves.
Amélioration de l'expérience des dépositaires pour favoriser la conformité
Des interfaces conviviales permettent aux dépositaires de prendre connaissance des demandes de conservation, de remplir des questionnaires et de comprendre leurs obligations en matière de préservation. Des processus simplifiés réduisent les résistances et augmentent la rapidité des réponses, tandis que des rappels automatisés garantissent que les obligations demeurent une priorité sans nécessiter une intervention constante du personnel juridique.
Pourquoi les litiges sont-ils importants dans le cadre de la découverte électronique ?
La conservation des données en vue d'un litige est une étape essentielle du processus de divulgation électronique car, si elle est mise en œuvre correctement, elle garantit que les données pertinentes sont préservées et ne sont ni perdues ni supprimées lorsqu'un litige est envisagé.
Cette étape garantit que les informations clés seront disponibles pour la collecte, l'examen et la production subséquentes dans le cadre du processus de découverte électronique.
De plus, toute information recueillie lors des entrevues et des questionnaires avec les personnes chargées de la conservation des preuves peut offrir un éclairage supplémentaire et une meilleure visibilité sur d'autres témoins clés ou d'autres sources de données à exploiter pour une évaluation précoce du dossier, en plus de la préservation et de la collecte. Les stratégies d'examen peuvent être formulées avec la certitude qu'aucune donnée ne manque, ce qui permet d'avoir davantage confiance dans l'efficacité des analyses appliquées à l'ensemble des données examinées dans les solutions de découverte électronique.
Comment OpenText Core Legal Hold aide-t-il nos clients ?
OpenText™ Core Legal Hold est un logiciel de conservation juridique économique basé sur le nuage qui centralise et automatise le processus de conservation des documents en cas de litige en utilisant des flux de travail experts éprouvés et personnalisables pour chaque étape du processus. Il s'intègre aux autres systèmes d'entreprise pour exécuter efficacement des flux de travail qui produisent des résultats précis et justifiables, à un coût bien inférieur à celui des logiciels de conservation légale concurrents.
Principaux avantages
- Mise en œuvre simplifiée : commencez à en bénéficier en quelques semaines, et non en quelques mois, grâce au déploiement dans un nuage SaaS mutualisé.
- S'intégrer parfaitement aux systèmes courants pour un transfert d'informations sans faille. Créez un flux de travail fiable, précis et automatisé pour la gestion des profils des gestionnaires et la transformation de la gestion du changement des employés.
- Obtenez une certitude des coûts et réduisez le coût total de possession. Tirez parti des abonnements à prix fixe et réduisez votre dépendance aux ressources informatiques pour gérer à moindre coût les logiciels de conservation légale.
