Qu'est-ce que la revue de documents ?

L'examen des documents est une phase cruciale du processus de découverte électronique, impliquant l'examen des documents recueillis afin de déterminer s'ils répondent aux questions soulevées dans une affaire juridique et/ou une demande réglementaire, et s'ils sont confidentiels.

Les documents pertinents et non confidentiels sont ensuite produits en format numérique pour les parties adverses ou les organismes de réglementation. La méthodologie traditionnelle d'examen manuel fait appel à de grandes équipes d'avocats spécialisés dans l'examen des documents.

En raison de l'augmentation exponentielle du volume de données numériques, la plupart des analyses de documents sont aujourd'hui effectuées numériquement, à l'aide de plateformes de découverte électronique (eDiscovery) pour rationaliser ce qui était autrefois une tâche manuelle fastidieuse. L'IA moderne, y compris l'examen assisté par la technologie (TAR) et l'examen par IA générative (GenAI), est désormais intégrée aux principales plateformes de découverte électronique pour automatiser le processus d'examen et minimiser le besoin d'examen manuel des documents non pertinents.

Pourquoi l'examen des documents est-il important ?

Un examen approfondi des documents permet aux avocats de découvrir des preuves cruciales, de formuler leur stratégie juridique et de remplir leurs obligations en matière de communication de pièces et de confidentialité. Cela réduit le risque d'omettre des documents clés ou de divulguer par inadvertance des informations sensibles ou confidentielles — des erreurs qui entraînent des conséquences juridiques et financières. De plus, en éliminant les données non pertinentes ou insignifiantes, le processus d'examen contribue à rationaliser les litiges et permet aux équipes juridiques de se concentrer sur les faits les plus importants. Dans les affaires complexes, un examen documentaire efficace peut être un facteur décisif dans l'issue d'un procès en identifiant les témoins clés, en renforçant les arguments juridiques ou en évitant les risques potentiels avant qu'ils ne surviennent.

Comment fonctionne la revue de documents ?

Un processus typique d'examen de documents comprend :

• Collecte et traitement : les documents sont collectés à partir de serveurs de messagerie, d’applications infonuagiques, de systèmes de fichiers ou d’appareils mobiles, puis convertis dans un format consultable.
• Évaluation préliminaire du cas (ECA) / Évaluation préliminaire des données: Les équipes analysent la taille, la portée et la richesse de l'ensemble de données pour planifier la stratégie et les échéanciers. Les outils ECA avancés aident les équipes juridiques à trier les données pour éliminer celles qui sont manifestement non pertinentes.
• Examen et étiquetage : Les professionnels du droit examinent et catégorisent les documents en fonction de leur pertinence, du privilège, de la confidentialité et des problèmes éventuels.
• Contrôle de la qualité : des échantillons sont vérifiés afin d’assurer l’exactitude et la cohérence des documents avant leur transmission à la partie adverse ou aux organismes de réglementation.

Qu'est-ce que la revue de documents gérée ?

L'examen de documents géré (MDR) est un service professionnel qui combine des examinateurs experts et la technologie eDiscovery pour examiner de grands ensembles de documents, généralement électroniques, à des fins de litiges, d'enquêtes ou de conformité réglementaire. Elle remplace les analyses internes coûteuses et incohérentes par des flux de travail évolutifs, améliorant la précision, réduisant les coûts et les délais, ce qui en fait une solution essentielle pour les équipes juridiques modernes confrontées à des volumes de données croissants et ayant besoin d'aide pour gérer ce processus chronophage.

En résumé, la revue documentaire externalisée est une solution moderne qui combine expertise juridique, technologie et stratégies de gestion éprouvées pour fournir une revue documentaire précise, rapide et rentable pour les questions juridiques.

Comment fonctionne la revue de documents gérée ?

La revue documentaire gérée est un processus structuré impliquant des équipes dédiées d'avocats qualifiés, supervisées par des gestionnaires de projet expérimentés, qui suivent des flux de travail éprouvés et des procédures de contrôle de la qualité. Ces processus sont conçus pour réduire les erreurs, améliorer la cohérence, renforcer la fiabilité et diminuer les coûts globaux par rapport aux examens ponctuels traditionnels.

Ce processus repose en grande partie sur des technologies de pointe, telles que les plateformes de découverte électronique, l'apprentissage automatique et l'IA générale, pour sélectionner, trier, filtrer et coder les documents plus efficacement qu'un examen manuel.

Une équipe d'examen, généralement composée d'avocats et de professionnels du droit, analyse les documents au moyen de plateformes spécialisées. Les principales solutions d'eDiscovery prennent en charge l'examen à grande échelle et incluent souvent des fonctionnalités telles que :

• Analyse intégrée des données et filtres automatisés pour trier et identifier rapidement les documents pertinents.
• Analyse conceptuelle pour regrouper les documents selon leur signification contextuelle.
• Analyse des sentiments et identification des entités pour une compréhension rapide.
• Analyses visuelles pour une compréhension immédiate des métadonnées, des concepts et des modèles de communication.
• Filtres prédictifs et recherche pour faire apparaître rapidement des documents similaires.
• Les flux de travail TAR et GenAI permettent de prioriser les documents susceptibles d'être pertinents dès le début du processus.
• Pistes d'audit intégrés, tableaux de bord et gestion des flux de travail pour une transparence et une efficacité accrues.

Les gestionnaires de projet supervisent les opérations quotidiennes, en coordination avec les avocats externes afin d'aligner la stratégie d'examen sur les objectifs juridiques. Ils s'assurent que les progrès sont suivis, les ressources optimisées et que les décisions prises en matière de révision demeurent conformes aux objectifs du dossier.

Un élément fondamental de ce processus est un contrôle de la qualité (CQ) rigoureux. Dès le premier jour, les équipes mettent en œuvre des mesures de contrôle de la qualité structurées comme :

• Rapports quotidiens des examinateurs et journaux de décisions.
• Échantillonnage et validation systématiques.
• Étalonnage en cours entre les réviseurs.

Lorsqu'elles sont mises en œuvre efficacement, ces mesures de contrôle réduisent les erreurs, accélèrent les délais et offrent aux équipes juridiques une plus grande confiance dans l'exactitude et la validité du dossier de production final.

Quels sont les avantages de la gestion de la revue documentaire pour les équipes juridiques d'entreprise ?

La gestion de la revue documentaire offre aux services juridiques des entreprises des avantages stratégiques qui vont bien au-delà des simples économies de coûts.

1. Prévisibilité des coûts et contrôle budgétaire
   Contrairement aux processus traditionnels de révision de documents, facturés à l'heure, les services de révision de documents gérés fonctionnent souvent selon des modèles à prix fixe. Cela offre aux équipes juridiques une transparence des prix, permettant une budgétisation précise des dépenses liées aux litiges et aux enquêtes, tout en réduisant le risque de dépassements imprévus dus à de grandes équipes d'examen.
2. Efficacité grâce à une évaluation axée sur la technologie
   La révision assistée par technologie (TAR) alimentée par l'apprentissage actif continu (CAL) contribue à réduire le volume de documents qui nécessitent une révision humaine. Contrairement aux recherches par mots-clés traditionnelles, qui peuvent faire apparaître de grands ensembles de documents, CAL privilégie les éléments les plus pertinents, rationalisant ainsi le processus sans sacrifier la précision. Il en résulte des délais plus courts, des coûts de révision réduits et une moindre pression sur les ressources internes. En externalisant leurs services, les équipes juridiques peuvent également éviter d'embaucher du personnel à l'interne, ce qui permet de réduire les frais généraux des services juridiques d'entreprise.
3. Précision accrue et risque réduit
   Un processus de révision encadré introduit des contrôles de qualité plus rigoureux grâce à des vérifications automatisées et un échantillonnage ciblé, garantissant ainsi un niveau d'assurance qualité supérieur. Cela permet d'attribuer les privilèges de manière plus cohérente, de réduire les erreurs et d'améliorer la précision globale. Cela réduit également le risque de divulgation accidentelle, soutient la stratégie de l'affaire et garantit des résultats défendables et reproductibles.
4. Évolutivité
   La revue gérée peut traiter n'importe quel volume de documents et n'importe quelle complexité de problème juridique, ce qui en fait une option privilégiée pour les besoins modernes en matière de litiges et de conformité.
5. équipes d'experts en examen juridique
   Les examinateurs spécialisés apportent une connaissance approfondie du domaine et une expertise ciblée. Cela garantit l'identification systématique des documents clés, notamment ceux qui sont essentiels dans les litiges à enjeux élevés et les enquêtes réglementaires.

Quand les organisations devraient-elles envisager une revue documentaire gérée ?

Les organisations devraient envisager une revue documentaire gérée lorsqu'elles sont confrontées à des projets de grande envergure ou complexes tels que des litiges à volume élevé, des enquêtes réglementaires et gouvernementales, des assignations de tiers, des enquêtes internes ou des évaluations de diligence raisonnable.

Des volumes de données importants, des délais courts et des budgets limités peuvent submerger même des équipes expérimentées. L'examen supervisé est conçu précisément pour ces scénarios, offrant l'échelle, la précision et la prévisibilité que les approches traditionnelles ne peuvent pas fournir.

Examens de documents à grande échelle
La gestion de la documentation devient essentielle lorsqu'il s'agit de traiter des ensembles de données à grande échelle. L'évolutivité et l'efficacité des fournisseurs de services d'examen spécialisés permettent aux équipes de gérer ces volumes sans sacrifier la qualité ni allonger les délais.

Capacités internes limitées
Si les équipes juridiques sont trop sollicitées ou manquent d'expertise spécialisée en matière d'examen de documents, il serait avantageux d'envisager un processus d'examen géré pour la découverte électronique. De cette manière, ils peuvent s'assurer que leurs ressources internes sont concentrées sur la stratégie de base ou sur des activités juridiques à plus forte valeur ajoutée. Lorsque les organisations souhaitent réduire les coûts liés au recrutement, à la formation et à la gestion d'importantes équipes d'évaluation pour des projets à court terme ou fluctuants

Délais serrés et calendriers de production ambitieux
Lorsque des délais stricts sont imposés par les tribunaux ou les organismes de réglementation, les organisations ont besoin d'un examen documentaire rapide et simplifié pour éviter des retards coûteux et des risques juridiques. Les équipes de révision gérées règlent ce problème en assurant la rapidité grâce à des flux de travail optimisés et à une priorisation améliorée par l'IA. Leur infrastructure est conçue pour un traitement rapide des dossiers sans compromettre la précision.

Questions juridiques liées au budget
Dans un contexte de pression sur les coûts, la révision encadrée offre une prévisibilité des prix. Les modèles à frais fixes peuvent aider les équipes juridiques à contrôler les dépenses liées aux avocats externes et à éliminer l'incertitude de la facturation à l'heure.

Quelles technologies sont utilisées dans la gestion de la revue documentaire ?

Les principales plateformes d'eDiscovery facilitent la collecte, le traitement, la recherche et le codage de documents volumineux, et servent l'ensemble du processus de revue gérée.

Au cœur de la revue documentaire gérée se trouve la revue assistée par la technologie (TAR) alimentée par l'apprentissage actif continu (CAL), le codage prédictif et l'analyse avancée. Cette fonctionnalité aide les avocats à prioriser, classer et trier rapidement de grands ensembles de données, réduisant ainsi le nombre de documents qu'ils doivent examiner manuellement.

Les plateformes d'examen modernes utilisent ces technologies pour automatiser l'identification des données potentiellement pertinentes, privilégiées et sensibles. Nombre d'entre elles tirent parti de fonctions analytiques avancées, comme le regroupement de concepts, le regroupement des courriels par conversation, la détection des quasi-doublons et les outils de recherche, afin de réduire les redondances et de rationaliser le travail. Des interfaces de codage robustes prennent en charge la réactivité, les privilèges et le balisage de confidentialité, tandis que les pistes d'audit et les contrôles de qualité suivent chaque décision.

Avec l'examen à distance maintenant la norme, la sécurité n'est pas négociable. L'infrastructure de bureau virtuel sécurisée garantit que les données sensibles des clients ne quittent jamais les environnements protégés, tandis que les contrôles d'accès, la journalisation des audits et les outils de prévention des pertes de données maintiennent la confidentialité tout au long du processus d'examen. Ces mesures de sécurité permettent aux organisations d'effectuer des audits à distance tout en respectant des exigences strictes en matière de protection des données et des obligations de confidentialité envers les clients.

Essentiellement, la revue documentaire gérée s'appuie sur une combinaison de logiciels de découverte électronique dédiés, d'IA et d'infrastructures sécurisées pour fournir des processus de revue documentaire rapides, précis et défendables pour les questions juridiques et réglementaires complexes.

Comment les logiciels et solutions OpenText ™ améliorent la gestion de la revue de documents

OpenText ™ Managed Document Review combine une technologie de pointe, des équipes d'examen mondiales et une expertise juridique approfondie pour fournir un service d'examen de documents gérés efficace, précis et sécurisé à grande échelle.

L'équipe de révision gérée d'OpenText ™ utilise nos capacités de révision assistée par la technologie (TAR) propriétaires, dotées de protocoles d'apprentissage automatique et actif continus, conçus pour améliorer considérablement l'efficacité et la précision de la révision par rapport aux versions précédentes. Il permet un entraînement dynamique et itératif du modèle d'IA au fur et à mesure de l'avancement de l'examen, permettant une identification plus ciblée et plus rapide des documents pertinents.

Résultat : plus de précision, moins de retouches et un délai de production plus court. La technologie TAR d'OpenText peut parfois réduire le coût total de la révision jusqu'à 80 % ou plus, tout en s'adaptant efficacement à différents types et tailles de projets.

Nos équipes d'examen, composées d'avocats et de technologues qualifiés, travaillent au sein de plateformes sécurisées et spécialement conçues à cet effet, qui prennent en charge un examen de bout en bout. Les clients peuvent bénéficier de :

• Tarification flexible pouvant inclure des formules à prix fixe avec des coûts prévisibles et un contrôle budgétaire, mais tous les prix sont personnalisés en fonction des besoins spécifiques de chaque client, notamment le volume, la complexité et le niveau de service requis.
• Des équipes d'évaluation incitées à démontrer la puissance de la technologie OpenText ™ en examinant le nombre minimal de documents nécessaires, plutôt qu'en gonflant le nombre de documents examinés pour maximiser les revenus.
• Infrastructure sécurisée avec bureaux virtuels, journalisation des audits et contrôles d'accès aux données.
• Livraison mondiale en Amérique du Nord, au Royaume-Uni et dans l'UE.
• Contrôle de la qualité automatisé pour assurer la cohérence et réduire les taux de validation par des conseils externes.

Notre processus d'examen s'appuie sur un suivi continu du rendement et un alignement sur la stratégie juridique, améliorant ainsi la cohérence et favorisant des résultats défendables.

L'examen des documents n'est plus un simple exercice de formalité. Il s'agit d'une fonction stratégique qui peut influencer les résultats, les échéanciers et les budgets. OpenText offre aux services juridiques les outils et le soutien nécessaires pour gérer les révisions plus intelligemment, réduisant ainsi les coûts, améliorant la qualité et contribuant à assurer la conformité à chaque étape.

Comment OpenText exploite-t-il l'IA générative dans le processus de révision gérée ?

OpenText continue d'intégrer des technologies de prochaine génération, basées sur l'IA, dans son processus d'évaluation. Nos experts en revue gérée profitent également de notre technologie OpenText™ eDiscovery Aviator™ pour accélérer la révision des documents avec GenAI. Ces fonctionnalités renforcent le soutien à l'examen par des experts et améliorent les flux de travail TAR afin de permettre des examens plus rapides et une plus grande certitude quant aux coûts.

En appliquant GenAI à la gestion de la revue de documents, notamment à la revue initiale à grand volume, les services juridiques peuvent transformer leur approche, en réduisant le temps de revue jusqu'à 80 %, en augmentant la cohérence, en améliorant considérablement l'efficacité et en améliorant la prévisibilité budgétaire.

Alors que de nombreux fournisseurs proposent des éléments de la solution, OpenText offre un service de révision géré entièrement intégré et basé sur l'IA de génération de gen, englobant la technologie, les processus et les personnes nécessaires pour soutenir le processus. Nous combinons notre propre technologie de pointe et exclusive à notre expertise.

Nos équipes de révision gérées réunissent des ingénieurs en intelligence artificielle, des spécialistes des technologies juridiques et des gestionnaires de dossiers qui collaborent quotidiennement avec les services juridiques des entreprises et les cabinets d'avocats. Grâce à leur vaste expérience dans divers cas d'utilisation en matière de litiges, ils comprennent à la fois les dimensions techniques et juridiques de l'examen des documents, garantissant ainsi une application efficace et justifiable de GenAI.