Qu'est-ce que la gestion de contenu ?
Aperçu
La gestion de contenu consiste à assembler, organiser, diffuser, récupérer et gouverner le contenu d'un site Web ou d'une entreprise. Sans processus de gestion de contenu, le cycle de vie du contenu numérique (création, distribution, stockage, mise hors service) serait complètement déréglé, laissant le contenu non structuré, inaccessible et désorganisé.
Les entreprises génèrent quotidiennement une énorme quantité de données. Peu d'organisations sont aujourd'hui préparées à gérer la croissance exponentielle du volume, de la vitesse et de la variété de leurs données d'entreprise. Encore moins nombreux sont ceux qui sont en mesure de gérer et de comptabiliser ces données et de rendre les enregistrements qui en résultent accessibles à l'ensemble de l'organisation. Alors que la gouvernance de l'information est une pratique bien établie au sein des entités gouvernementales, les organisations du secteur privé n'ont historiquement pas été contraintes d'investir dans des systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) . Avec l'essor de l'IA générative, la demande d'expériences utilisateur personnalisées et d'autres facteurs, la gestion de contenu d'entreprise devient une nécessité plutôt qu'une simple « valeur ajoutée ».
Dans cette présentation générale de la gestion de contenu, vous découvrirez tous les aspects de la gestion de contenu et son rôle essentiel dans la structuration du contenu Web et d'entreprise ainsi que des données commerciales.
Gestion du contenu
L'importance de la gestion de contenu
La gestion de contenu vous permet de contrôler la création, la publication et la distribution des informations numériques. Autrement dit, ça vous aide à organiser vos pensées et vos idées pour que d'autres puissent trouver et consommer votre contenu.
Sans gestion de contenu, Internet serait un vaste fouillis d'informations sans queue ni tête. De la même manière, si votre entreprise est comme la plupart aujourd'hui, vous stockez également des données dans un certain nombre de systèmes et de dépôts d'informations – une approche devenue la norme au cours des deux dernières décennies grâce aux progrès rapides des technologies de l'information.
Malheureusement, à mesure que les volumes de données augmentent, vous vous exposez à des risques commerciaux importants et à une perte d'efficacité, car vous ne pouvez tout simplement pas contrôler toutes les informations contenues dans des référentiels cloisonnés. On perd du temps à chercher un document précis qui n'a pas été géré correctement, et on peut ne pas être pleinement conscient des autres informations dont on dispose. Grâce à une solution de gestion de contenu, vous pouvez organiser toutes ces informations dans un système structuré, facile d'accès et de navigation.
La gestion de contenu suit généralement un processus en huit étapes :
- Planification : Déterminez le type de contenu que vous voulez créer et où le publier.
- Créer : Développer des idées et les transformer en contenu, comme des vidéos et des billets de blog.
- Stockage : Une fois votre contenu créé, vous devez le stocker pour que d’autres puissent y accéder. Les entreprises stockent généralement leur contenu sur un site web, un répertoire ou un blog.
- Établir un flux de travail : créer du contenu conforme aux politiques de l’organisation et garantissant une qualité constante.
- Édition : L'édition est l'une des phases les plus cruciales dans la création de contenu prêt à être consulté, tant pour les utilisateurs que pour les robots des moteurs de recherche.
- Publier : Diffuser du contenu aux utilisateurs, y compris aux visiteurs du site Web ou aux employés utilisant l'intranet de l'entreprise.
- Gouverner et contrôler : Atténuer les risques et protéger les renseignements afin d'assurer la conformité et la sécurité tout au long du cycle de vie du contenu.
- Archiver ou supprimer : Supprimez ou archivez le contenu lorsqu'il n'est plus pertinent.
Quels sont les avantages de la gestion de contenu ?
Les avantages de la gestion de contenu pour les entreprises sont les suivants :
- Gain d'efficacité : La gestion de contenu aide les entreprises à automatiser et à organiser les processus de publication et d'édition de contenu. Cela permet d'accroître l'efficacité et la productivité.
- Amélioration du service à la clientèle : grâce à la gestion de contenu, les entreprises peuvent créer des portails en libre-service où les clients peuvent trouver des réponses à leurs questions sans contacter le service client.
- Réduction des coûts d'exploitation : L'automatisation des tâches grâce à des stratégies de gestion de contenu peut aider les entreprises à réaliser des économies sur leurs coûts de main-d'œuvre.
- Visibilité en ligne accrue : la rationalisation du processus de gestion de contenu facilite l’amélioration du référencement sur les moteurs de recherche, ce qui augmente les chances pour les sites Web d’atteindre des clients potentiels.
Les avantages de la gestion de contenu pour les particuliers sont les suivants :
- Informations pratiques : grâce à la gestion de contenu, les individus peuvent trouver les informations dont ils ont besoin sans avoir à fouiller dans un amas de données désorganisées.
- Contrôle accru du contenu : les individus peuvent utiliser la gestion de contenu pour déterminer qui a accès à leur contenu et comment il est utilisé.
- Diffusion simplifiée : La gestion de contenu permet aux individus de partager facilement leur contenu via les médias sociaux, le courriel et d’autres canaux.
Quelles sont les stratégies de gestion de contenu ?
La gestion du contenu en ligne et du contenu d'entreprise étant un processus complexe, les organisations doivent mettre en place des stratégies pour contrôler leur contenu numérique. Le respect de ces stratégies est essentiel pour assurer le succès de tout système de gestion de contenu :
- Établissez vos priorités : il est essentiel de comprendre ce qui est important pour votre organisation, puis d'aligner votre stratégie de gestion de contenu sur ces priorités. Souhaitez-vous informer les utilisateurs ou les référer à l'un des produits ou services de votre organisation ?
- Définissez votre public cible : identifier un public pertinent pour votre contenu est essentiel pour assurer une diffusion et un engagement précis. Vous pouvez définir un public cible grâce à des études de marché, une recherche de mots-clés et une analyse des sentiments sur les plateformes de médias sociaux.
- Déterminez vos canaux de contenu : il est essentiel de déterminer quels canaux de contenu sont essentiels pour votre public. Que ce soit par courriel ou par les médias sociaux, trouver des canaux de contenu pertinents contribue à créer un cadre de gestion de contenu adéquat.
- Mettre en place un processus de création de contenu : celui-ci doit inclure toutes les phases de la création de contenu, de l’idéation à la publication.
- Utilisez les technologies appropriées : une plateforme de développement Web, des outils d’analyse et d’autres outils de gestion des ressources sont nécessaires pour faciliter la création, l’organisation, la diffusion et l’analyse du rendement du contenu d’un site web.
Quels sont les cadres de gestion de contenu ?
Un cadre de gestion de contenu est une plateforme qui prend en charge la création, la gestion et la diffusion de contenu numérique. Il comprend les processus, les politiques, les personnes et les technologies nécessaires à la gestion du contenu numérique tout au long de son cycle de vie.
Il existe cinq principaux types de cadres de gestion de contenu numérique :
- Systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) : Un ECM est une plateforme qui stocke, gère et diffuse du contenu à l'échelle de l'entreprise. Cela inclut les documents, les images, les vidéos et autres formes de contenu importants pour une organisation. Une plateforme ECM doit s'intégrer de manière transparente aux applications et systèmes d'entreprise essentiels (tels que la planification des ressources de l'entreprise, la gestion de la relation client, la gestion du capital humain et les solutions de gestion de la chaîne d'approvisionnement) afin d'accélérer les processus d'affaires et d'exploiter les données qu'ils génèrent. La gestion de contenu d'entreprise (ECM) inclut la gestion de contenu infonuagique , qui peut être déployée rapidement pour permettre aux organisations de stocker, gérer et collaborer avec du contenu numérique dans le cloud.
- Systèmes de gestion des actifs numériques (DAM) : Un DAM est un type de CMS utilisé pour stocker et gérer des actifs numériques, tels que des images, des vidéos et des fichiers audio. Cela aide les organisations à suivre leur contenu numérique et à s'assurer qu'il est organisé et accessible.
- Gestion de contenu sur les médias sociaux : ce cadre implique la planification et la publication de contenu sur des plateformes de médias sociaux comme Facebook et X (anciennement Twitter). L'objectif de la gestion de contenu sur les médias sociaux est de contribuer à la création d'une stratégie marketing solide sur les médias sociaux, avec des objectifs clairs.
- Gestion de contenu mobile (MCM) : Une plateforme MCM rend les informations disponibles sur les téléphones intelligents, les tablettes et autres appareils intelligents.
- Systèmes de gestion de contenu Web (CMS) : Un CMS Web est une plateforme qui vous aide à créer et à gérer des sites Web. Il permet de stocker les fichiers d'un site Web, de suivre les modifications apportées à ces fichiers et de publier ces modifications sur un site Web en ligne.
Contenu structuré vs. contenu non structuré
Le contenu peut être structuré ou non structuré. Le contenu structuré est fortement formaté et les ordinateurs peuvent facilement le lire. Il comprend des bases de données, des feuilles de calcul et des fichiers XML stockés dans une base de données relationnelle. Le contenu non structuré n'est pas formaté d'une manière spécifique et prédéfinie et est plus difficile à lire pour les ordinateurs. Il comprend des documents texte, des images et des vidéos stockés dans des lacs de données.
La plupart des outils de gestion de contenu fonctionnent aussi bien avec du contenu structuré qu'avec du contenu non structuré. Cependant, certains systèmes sont mieux équipés pour gérer un type de contenu que l'autre. Par exemple, un système DAM est mieux équipé pour gérer les contenus non structurés, comme les images et les vidéos. En revanche, un CMS est mieux équipé pour gérer le contenu structuré.
Chaque organisation a des besoins et des priorités différents, le choix de la structure appropriée est donc une question de préférence.
Exemples de gestion de contenu
Les organisations utilisent des stratégies de gestion de contenu à des fins diverses. Par exemple, une entreprise peut utiliser la gestion de contenu pour :
- Partage d'informations à l'interne : les entreprises utilisent des stratégies de gestion de contenu pour partager des informations à l'interne par l'entremise d'un intranet d'entreprise, comme des documents, des images et des vidéos.
- Publier un site Web : Vous pouvez utiliser un système de gestion de contenu pour stocker les fichiers du site Web, suivre les modifications apportées à ces fichiers et publier ces modifications sur un site Web en ligne.
- Créer une boutique en ligne : Une entreprise peut utiliser un système de gestion de contenu pour créer une boutique en ligne, où elle peut gérer les informations sur les produits, comme les descriptions, les prix et la disponibilité.
- Développer une application mobile : Les entreprises peuvent utiliser la gestion de contenu pour développer une application mobile en gérant le contenu de l’application, comme le texte, les images et les vidéos.
- Synchroniser les jumeaux numériques avec le contenu technique : les organisations peuvent utiliser des jumeaux numériques pour créer des représentations virtuelles en temps réel des actifs physiques, soutenues par des processus robustes de gestion des documents techniques .
Qu'est-ce que la gestion de contenu par IA ?
La gestion de contenu par IA utilise l'IA générative et les grands modèles linguistiques (LLM) pour automatiser, optimiser et améliorer la création, l'organisation et la distribution de contenu numérique. Elle exploite des algorithmes d'apprentissage machine, le traitement du langage naturel et d'autres techniques pour rationaliser les flux de travail, améliorer la qualité du contenu et offrir des expériences utilisateur plus efficaces et personnalisées sur toutes les plateformes.
Voici quelques exemples de la façon dont la gestion de contenu par IA peut être bénéfique pour votre entreprise :
Organisation du contenu- Étiquetage, catégorisation et indexation automatique du contenu
- Améliore la visibilité au sein des systèmes de gestion de contenu (SGC)
- Identifie les relations entre les contenus pour une meilleure compréhension.
- Identifie les sujets tendance et effectue une analyse des sentiments.
- Fournit des renseignements exploitables pour faciliter les décisions commerciales.
- Résume ou traduit des documents
- S'intègre à d'autres outils tels que les CRM, ERP ou HCM.
- Crée un flux de travail ou agit au nom d'un utilisateur
- Déclenche une réponse telle qu'une notification de tâche dans le cadre d'un processus d'affaires
- Identifie les renseignements personnels dans le contenu
- Garantit la conformité aux règlements comme le RGPD
- Gère automatiquement les droits d'accès et le contrôle de version
- Signale proactivement les risques potentiels
- Génère du contenu ou des documents en fonction d'une demande
- Contribue à la rédaction de contenu tel que des courriels, des propositions et des publications sur les médias sociaux.
- Il vérifie les textes et propose des corrections pour améliorer des aspects tels que la lisibilité ou le plagiat.
- Regroupe le contenu pertinent provenant de diverses sources
- Filtre et classe le contenu en fonction de sa qualité et de sa pertinence.
- Crée des flux de contenu personnalisés pour les utilisateurs
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La gestion de contenu est essentielle pour fournir l'information aux bons utilisateurs au bon moment. L'utilisation d'un système de gestion de contenu d'entreprise est idéale pour accélérer ce processus.
Le système de gestion de contenu OpenText, basé sur la gouvernance, aide les organisations à garantir une diffusion de contenu sans faille. Nous offrons également des produits de gestion de contenu infonuagique basés sur le modèle SaaS, offrant une excellente compatibilité, une grande flexibilité et des fonctionnalités d'automatisation des politiques. Parmi ces options, OpenText offre l'outil de gestion de contenu d'entreprise idéal pour vos besoins croissants.
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