Qu'est-ce qu'une évaluation précoce des cas ?

L'évaluation préliminaire de l'affaire (ECA) est le processus d'évaluation initial au début d'une affaire ou d'une enquête juridique. Dans cette phase initiale, les équipes évaluent les faits, les preuves clés, les sources de données et les résultats probables avant d'investir dans un litige à grande échelle ou un examen documentaire exhaustif.

Grâce à une ECA efficace, les équipes juridiques peuvent :

• Comprendre rapidement les faits d'une affaire.
• Identifier les preuves clés.
• Évaluer les risques et les coûts potentiels.
• Prendre des décisions éclairées et stratégiques concernant les forces et les faiblesses d'un dossier.

Quel est l'objectif de l'évaluation précoce des cas (ECA) ?

L'ECA modifie la manière dont les équipes juridiques abordent les litiges et les enquêtes potentiels. Au lieu de se lancer directement dans un examen complet et coûteux des documents avec un avocat externe, les équipes internes utilisent l'ECA pour recueillir rapidement des renseignements et en restreindre la portée.

L'objectif d'ECA est simple : obtenir rapidement des réponses argumentées à des questions cruciales, dans des délais très courts et avec d'importants volumes de données, comme :

• Qui est impliqué ?
• Que s'est-il passé?
• Quand les événements marquants ont-ils eu lieu ?
• Existe-t-il des preuves qui étayent ou réfutent ces allégations ?

C'est en cela que l'ECA diffère de l'examen traditionnel des litiges. Dans un litige classique, les équipes juridiques travaillent à partir des faits connus pour localiser les documents les plus pertinents.

À l'inverse, l'ECA débute lorsque les faits sous-jacents sont inconnus ou mal connus. L'objectif n'est pas de trouver tous les documents pertinents, mais de découvrir rapidement les preuves essentielles qui établissent le scénario des faits et répondent aux questions clés, en trouvant les pièces du casse-tête et en les assemblant pour former un tableau cohérent.

Quels sont les avantages d'une évaluation précoce des cas ?

La valeur commerciale d'ECA va bien au-delà de la simple réduction des coûts juridiques. Lorsque les organisations sont capables d'évaluer rapidement les avantages, les risques et les coûts potentiels d'une entreprise, l'ensemble de l'entreprise bénéficie d'un avantage stratégique. Pour les services juridiques confrontés à des budgets serrés et à une charge de travail croissante (notamment les litiges, les enquêtes réglementaires, les enquêtes internes et les contrôles de conformité), ECA offre une solution plus rapide et plus efficace pour gérer les risques et prioriser les ressources.

L'enjeu est de taille. Les fautes et les erreurs – y compris le vol de propriété intellectuelle, les problèmes de corruption ou autres pratiques contraires à l’éthique – qu’elles soient accidentelles ou intentionnelles, peuvent rapidement se transformer en crises financières et de réputation. L'évaluation précoce des dossiers permet aux juristes de repérer plus tôt les problèmes, d'en comprendre l'impact potentiel et de prendre des mesures éclairées avant que la situation ne s'aggrave.

Pourquoi l'évaluation précoce des cas nécessite-t-elle une approche moderne ?

Les outils modernes d'évaluation et d'enquête préliminaires vont bien au-delà de la simple recherche par mots-clés, du filtrage et de la sélection. Ils s'attaquent aux limites des logiciels ECA de première génération et des flux de travail traditionnels d'examen de la découverte électronique qui rendaient l'évaluation initiale des dossiers lente, coûteuse et incomplète.

Auparavant, les services juridiques s'appuyaient fortement sur les technologies de l'information et les outils ECA traditionnels pour :

• Identifier les joueurs potentiels.
• Chercher les boîtes mail.
• Collecter des données d'autres sources.
• Préparer les renseignements stockés électroniquement (ISE) pour un examen complet, de type production.

Pour maîtriser les coûts de révision, de nombreuses équipes utilisaient les premiers logiciels ECA principalement pour réduire le volume de documents : collecte, dé-NIST, tri, filtrage et élimination en fonction de recherches par mots-clés. Le problème, c'est que ces outils anciens permettaient rarement une analyse approfondie des données. Ils ont eu de la difficulté à faire surface :

• Qui était réellement impliqué ?
• Qu'est-ce qui s'est vraiment passé ?
• Quand les événements marquants se sont produits.
• Liens cachés et « inconnus inconnus ».

Par conséquent, les équipes devaient encore procéder à des analyses approfondies par la suite et risquaient de négliger des éléments de preuve cruciaux.

Cela correspond aux objectifs d'une revue de production de documents dans le cadre d'un litige traditionnel, où les faits sont déjà relativement bien compris et où le travail consiste à localiser la plupart des documents pertinents. Dans le cadre d'une ECA ou d'une enquête, les faits ne sont pas encore clairs. Appliquer trop tôt une approche de type production mène à une surcollecte, à des coûts plus élevés et à des informations manquées – précisément ce que l’évaluation précoce moderne des dossiers vise à éviter.

Qu'est-ce que l'évaluation précoce des données et quel est son lien avec l'évaluation précoce des cas ?

L’évaluation préliminaire des données (EDA) et l’évaluation préliminaire des cas sont étroitement liées, mais elles se concentrent sur différentes parties du processus de divulgation électronique et de litige .

• L'EDA permet aux parties de rechercher, d'organiser et d'échantillonner une collection d'ESI au début d'une affaire, avant que l'ensemble des données ne soit entièrement traité.
• L'ECA est une approche holistique de gestion de cas conçue pour aider les avocats à prendre une décision éclairée et rapide concernant le règlement d'un différend.
• En utilisant efficacement l'EDA, les avocats peuvent obtenir des renseignements précieux pour élaborer une stratégie de litige et promouvoir la coopération et la proportionnalité dans la phase de découverte.

En résumé, l'EDA est fondamentale pour l'aspect données d'un dossier, tandis que l'ECA utilise les informations de l'EDA — ainsi que l'analyse juridique et l'évaluation des risques — pour définir la voie à suivre dans le cadre du litige.

Quels sont les avantages d'une évaluation précoce des données ?

Les équipes juridiques modernes font face à d'énormes défis en matière de données. Le volume et la variété des données électroniques rendent difficile la collecte et l'analyse rapides des preuves dans le cadre de litiges, d'enquêtes réglementaires, de fautes internes et d'incidents de cybersécurité, en particulier lorsque les délais sont serrés.

L'analyse de données d'entreprise (EDA) dotée de puissantes fonctionnalités analytiques frontales aide les équipes juridiques à gagner en rapidité tout en maîtrisant les coûts.

Capturez uniquement les données dont vous avez besoin

Grâce à des connecteurs de données robustes, les équipes juridiques peuvent explorer et collecter en toute transparence des données provenant de diverses sources, notamment les systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM), les référentiels infonuagiques et les partages de fichiers. Dans le même temps, le déNISTing intégré et la déduplication limitent la collecte de données superflues.

Identifiez rapidement les témoins et les personnes responsables supplémentaires.

Le succès de toute enquête dépend de la capacité de trouver rapidement les bonnes personnes et les bons documents. Les outils modernes d'analyse et de visualisation des données révèlent les relations entre les individus, les schémas de communication et les fils de conversation. Cela permet de repérer plus facilement les témoins, les dépositaires et les ensembles de documents supplémentaires qui sont essentiels à l'affaire.

Obtenez des renseignements pratiques pour une prise de décision rapide.

Grâce à l'analyse préliminaire des données, les équipes juridiques peuvent rapidement reconstituer le tableau factuel. En comprenant ce qui s'est passé — et où se trouvent les preuves les plus solides —, les avocats peuvent évaluer plus précisément les forces et les faiblesses du dossier et prendre des décisions stratégiques éclairées et bien étayées dans des délais serrés.

Comment l'évaluation préliminaire des dossiers vous aide-t-elle à prendre des décisions stratégiques fondées sur les données ?

ECA et EDA transforment la prise de décision juridique, passant d'une estimation éclairée à une stratégie fondée sur les données. Lorsque les équipes juridiques peuvent identifier rapidement les faits et les preuves au cœur d'une affaire, elles peuvent évaluer avec assurance si l'affaire est fondée, quels sont les risques existants et quels seront les coûts probables. Ces renseignements permettent aux organisations de prendre des décisions éclairées concernant le règlement à l'amiable ou le litige, la stratégie et le positionnement dans les affaires, l'allocation des ressources et la planification budgétaire.

La capacité de répondre rapidement aux questions fondamentales a de profondes implications stratégiques :

• Les preuves sont-elles favorables ou défavorables ?
• L'organisation doit-elle adopter une posture agressive ou défensive ?
• L'organisation peut-elle démontrer statistiquement qu'aucune preuve n'appuie l'allégation ?

Ces renseignements guident les négociations de règlement et éclairent les décisions quant à l'opportunité d'engager une procédure judiciaire avant d'investir massivement dans la recherche et l'examen des documents.

L'analyse préliminaire des données aide également les équipes juridiques à identifier rapidement des témoins et des dépositaires supplémentaires. Les visualisations modernes révèlent les liens entre les individus et les schémas de communication, garantissant ainsi que les preuves essentielles sont mises en évidence et comprises dans leur contexte. Il en résulte une vision plus complète et défendable des événements, et des décisions stratégiques plus assurées.

Comment l'évaluation précoce d'un dossier permet-elle de réduire les risques et les coûts juridiques subséquents ?

L'un des principaux avantages de l'évaluation précoce des dossiers et de l'analyse précoce des données réside dans leur capacité à réduire les coûts juridiques subséquents et à diminuer les risques simultanément. En recueillant et en triant intelligemment les données dès le départ, les équipes juridiques limitent les éléments qui entrent dans le processus, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les efforts d'examen et les dépenses liées aux conseils externes.

Avantages liés à la réduction des coûts :

• Capturez seulement ce qui est nécessaire, réduisant ainsi les volumes de traitement et de révision.
• Réduire la quantité de données nécessitant un examen visuel tout en augmentant la qualité des analyses.
• Remplacez les processus manuels inefficaces où le service informatique recherche dans les boîtes aux lettres et les fichiers natifs avant de transmettre des collections massives.

Avantages de la gestion des risques :

• Assurez-vous que les preuves essentielles sont identifiées et préservées dès le début de l'affaire.
• Utilisez la cartographie et l'analyse des communications pour identifier tous les gestionnaires et sources de données pertinents.
• Intégrez-vous aux systèmes de conservation légale pour préserver rapidement les informations et élargir la portée d'une enquête si nécessaire.
• Réduire l'exposition aux réclamations pour destruction de preuves et aux litiges relatifs à la communication de documents.

Avantages de l'assurance qualité :

• Utiliser des analyses avancées pour vérifier que les enquêtes ont permis de localiser les documents pertinents et de répondre aux besoins d'information essentiels.
• Vérifiez la cohérence des différents ensembles de données et assurez-vous qu'aucune preuve contradictoire n'a été omise.
• Démontrer, au besoin, qu'aucun document pertinent n'existe, sans pour autant examiner de manière exhaustive chaque élément de la population.

Comment l'évaluation précoce des données permet-elle de découvrir des preuves clés ?

L'analyse exploratoire des données (EDA) moderne s'appuie sur des analyses avancées et l'intelligence artificielle pour faire émerger rapidement des preuves critiques. Contrairement aux outils de première génération qui se contentent de recueillir et de filtrer les données par mot-clé, les logiciels de nouvelle génération offrent une analyse plus approfondie du qui, du quoi, du quand et du pourquoi, y compris des « inconnues inconnues » qui pourraient autrement passer inaperçues.

Le processus se déroule généralement en trois phases principales.

Phase 1 : Identification et collecte des données

À ce stade, un enquêteur est confronté à deux forces opposées : (1) le besoin de termes de recherche larges qui extrairont tout le contenu pertinent, et (2) des filtres de données qui limiteront la quantité de données superflues ou inutiles.

Grâce aux outils modernes de CAO, les équipes juridiques peuvent :

• Utilisez des connecteurs de données pour explorer les systèmes de gestion de contenu d'entreprise, les référentiels infonuagiques, les outils de collaboration et les partages de fichiers.
• Appliquer la déNIST automatique pour supprimer les fichiers système.
• Dédupliquer pour éliminer les copies redondantes entre les différents dépositaires et sites.
• Utilisez la technique du fil de discussion par courriel pour identifier les messages les plus inclusifs dans les chaînes de conversations.

Résultat : un ensemble de données vaste, mais contrôlé, prêt pour une analyse plus approfondie.

Étape 2 : Organisation et visualisation

Dans la deuxième phase, l'objectif est de commencer à se familiariser avec les données et de créer un ensemble de données organisé grâce à la visualisation des données et à d'autres outils analytiques, permettant ainsi d'obtenir rapidement des informations et un ciblage de données supplémentaire.

Les équipes juridiques doivent organiser et visualiser les résultats à l'aide d'outils de visualisation et d'analyse des données.

• La cartographie visuelle des communications permet d'identifier les acteurs clés, les autres responsables et les modèles de communication à travers les domaines et les périodes.
• La visualisation des fils de discussion par courriel permet aux lecteurs de repérer les messages manquants ou uniques.
• L'analyse conceptuelle regroupe les documents en fonction de leur signification contextuelle, offrant ainsi une perspective qui va au-delà des simples mots-clés.
• L'analyse des sentiments catégorise les documents comme positifs, négatifs ou neutres pour une compréhension plus rapide du contenu et de l'intention.

Étape 3 : Interroger les données

Une fois les données critiques identifiées, filtrées et organisées, les équipes juridiques et d'enquête peuvent analyser cet ensemble de données pour en extraire des renseignements exploitables. Une ECA efficace, s'appuyant sur une technologie robuste, aide les équipes à aller droit au but. Les capacités principales à ce stade comprennent :

• Identification des entités pour faire apparaître automatiquement les personnes, organisations, lieux et événements clés, sans examen manuel de chaque document.
• Des filtres prédictifs pour suggérer des termes de recherche et mettre en évidence les dépositaires les plus susceptibles de détenir des informations précieuses.
• Recherche prédictive pour trouver des documents conceptuellement similaires à des échantillons sélectionnés, même s'ils ne partagent pas les mêmes mots-clés.

Plus récemment, les équipes juridiques ont également commencé à utiliser les fonctionnalités de GenAI pour résumer de grands ensembles de documents, mettre en évidence les faits clés et générer des informations exploitables pour les enquêtes, accélérant ainsi l'analyse des données et améliorant la prise de décision.

Comment choisir un outil ECA ?

Un bon outil d'évaluation préliminaire des dossiers devrait permettre de répondre rapidement aux questions « qui, quoi, quand et où » dès le début d'une affaire, sans vous obliger à un examen complet. Les logiciels ECA et d'enquête de nouvelle génération intègrent l'analyse en amont afin que les équipes juridiques puissent trouver rapidement des informations exploitables, réduire le volume des examens et accélérer la mise en œuvre de leur stratégie.

Lors de l'évaluation d'un outil ECA, recherchez :

Analyses préliminaires

L'outil doit rapidement faire ressortir les faits et les tendances clés, et non se contenter de filtrer par mots-clés. Vous voulez des renseignements qui étayent les premières décisions stratégiques, et non pas un ensemble de documents plus restreint.

Visualisations puissantes

Les cartes de communication visuelle, les chronologies et les diagrammes de réseau doivent révéler les relations, le contexte, le sentiment et les schémas cachés qui ne sont pas évidents à partir du seul texte et des métadonnées.

Analyse avancée et IA

Des fonctionnalités telles que l'analyse de concepts, de phrases, d'entités et de sentiments aident les équipes à découvrir les « inconnues inconnues » et à comprendre les intentions, les thèmes et les zones de risque à travers de grands volumes de données.

Évolutivité et vitesse

Le logiciel doit être capable de gérer des ensembles de données volumineux et complexes tout en fournissant des résultats rapides, même en partant de peu ou pas d'informations concrètes.

Une plateforme ECA performante offre aux équipes juridiques un moyen rapide et économique de cibler les informations cruciales pour un dossier, enfouies dans de vastes quantités de données organisationnelles.

Comment OpenText soutient-il l'évaluation précoce des cas ?

OpenText™ Investigation offre des fonctionnalités ECA complètes pour aider les équipes juridiques à extraire des informations basées sur les données qui orientent la stratégie contentieuse, les enquêtes internes, les demandes de renseignements réglementaires et les questions de conformité, plus rapidement et à moindre coût.

La plateforme prend en charge l'intégralité du cycle de vie de l'analyse exploratoire des données (EDA), de l'identification initiale des données à l'analyse approfondie et à la génération d'informations, permettant ainsi aux organisations de prendre des décisions stratégiques plus rapidement au lieu d'attendre les cycles d'examen traditionnels.

Évaluation précoce des données de bout en bout

OpenText Investigation simplifie les flux de travail EDA et ECA de base en permettant aux équipes de :

• Identifiez, collectez et traitez des données grâce à la prise en charge de plus de 45 connecteurs de sources de données.
• Utilisez des outils automatisés de déNIST, de déduplication et de regroupement des courriels par conversation pour accélérer le processus d'examen.
• Réduire les volumes de données sans perdre l'accès aux preuves essentielles.

Analyses avancées et IA pour une meilleure compréhension

La plateforme utilise l'analytique de données et l'intelligence artificielle pour surmonter les contraintes de temps et d'erreurs liées à la vérification manuelle. Il offre :

• Analyse des concepts, des expressions, des entités et des sentiments pour faire rapidement ressortir les faits, les thèmes et les acteurs clés.
• Des données visuelles riches et une cartographie des communications permettent de révéler les liens et les tendances entre les individus et les équipes.
• Un aperçu rapide des violations potentielles pour favoriser une autodéclaration proactive et le respect des délais de réponse réglementaires stricts.

Des visualisations puissantes pour les enquêtes

Les capacités de visualisation incluent la cartographie du réseau de communication qui offre une vue macroscopique de la communication au sein de l'organisation. Les enquêteurs peuvent :

• Identifiez les individus clés et concentrez-vous sur des schémas de communication spécifiques.
• Analysez en profondeur les interactions entre des personnes spécifiques.
• Identifiez rapidement de nouveaux témoins et intégrez-les à vos plans d'entrevue et de collecte de données.

Examen assisté par la technologie pour des résultats plus rapides

OpenText Investigation prend également en charge la révision assistée par la technologie (TAR) avancée avec apprentissage actif continu (CAL) :

• Permettez aux équipes de commencer l'examen avant même que tous les documents soient rassemblés.
• Réduit les délais fréquents dans les anciens systèmes TAR.
• Comprend des outils qui recherchent intentionnellement des documents contextuellement divers afin de découvrir des « inconnues inconnues » et d'éviter de passer à côté de preuves cruciales.

Services d'experts pour traiter des questions complexes

OpenText complète la technologie par des services professionnels, notamment OpenText™ Investigations Service, OpenText™ Managed Document Review, OpenText™ Digital Forensics and Collections et OpenText™ eDiscovery Advisory Services. Ensemble, les logiciels et les services aident les organisations à gérer des enquêtes complexes avec plus de rapidité, de précision et de maîtrise des coûts.

OpenText utilise-t-il GenAI pour soutenir les activités d'évaluation préliminaire des cas ?

Oui. OpenText ™ Aviator Rapid Exploration utilise GenAI pour transformer la façon dont les équipes juridiques abordent l'ECA. Au lieu de passer en revue des documents pour déceler les problèmes, les équipes peuvent maintenant explorer des problèmes spécifiques et laisser le système faire émerger les documents et les renseignements les plus pertinents.

Rapid Exploration combine l'IA générale avec des algorithmes prédictifs pour :

• Abordez immédiatement les points précis qui vous préoccupent.
• Générer des rapports structurés, organisés par axe de recherche.
• Fournir des analyses en tenant compte des relations, des échéanciers et des concepts juridiques.

Cela permet aux équipes juridiques d'obtenir rapidement des renseignements ciblés, tandis que les flux de travail traditionnels continuent d'organiser les données. Grâce à ces renseignements rapides, les équipes juridiques peuvent :

• Réglez rapidement : lorsque l’analyse révèle des arguments fragiles ou une exposition limitée, négociez un règlement avant l’examen complet des documents.
• Concentration des ressources : Réduire considérablement le nombre de documents nécessitant un examen approfondi, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les dépenses liées aux conseils externes.
• Optimiser les flux de travail : Informer les équipes de révision des points clés en amont afin d’améliorer la rapidité et la précision de l’analyse des données.
• Stratégie éclairée : Élaborez des arguments et des positions de négociation plus solides en vous basant sur le contenu réel des documents, et non sur des suppositions.

Il en résulte un passage d'une stratégie juridique réactive à une stratégie proactive. Les équipes peuvent ainsi évaluer rapidement les risques, repérer les occasions et décider de la marche à suivre, avant d'engager des ressources importantes dans une analyse et un examen approfondis.

Comment commencer avec ECA

La mise en œuvre d'une évaluation précoce efficace des cas nécessite à la fois la technologie appropriée et l'approche adéquate. Les organisations devraient commencer par évaluer leurs processus actuels de gestion des litiges, des enquêtes et des questions réglementaires afin d'établir un point de référence pour l'amélioration.

Les principaux éléments à considérer pour une mise en œuvre réussie sont les suivants :

• Choix technologique : recherchez des plateformes offrant une collecte de données robuste provenant de sources diverses, des capacités avancées de tri et de filtrage, des outils d’analyse puissants incluant l’analyse conceptuelle et l’analyse des sentiments, des outils de visualisation pour les communications et les relations, et une intégration transparente avec les systèmes d’examen en aval. Cette technologie devrait permettre aux équipes juridiques d'obtenir rapidement des renseignements pertinents sans nécessiter d'expertise technique poussée.
• Intégration stratégique : Examiner comment l’ECA s’intègre dans une stratégie plus large de gouvernance de l’information et d’opérations juridiques. Une ECA efficace repose sur des politiques claires en matière de conservation des données, de communications avec les employés et d'utilisation des appareils mobiles. L'intégration avec les systèmes de conservation légale assure une préservation rapide et complète des documents en cas de problème.
• Formation et expertise : Les membres de l'équipe juridique doivent comprendre comment exploiter efficacement les outils d'analyse et de visualisation avancés. Développer ses compétences prend du temps et de la pratique, mais cet investissement porte ses fruits en permettant une prise de décision plus rapide et plus assurée. De nombreuses organisations trouvent un intérêt à s'associer à des consultants ou des fournisseurs de services expérimentés qui peuvent les guider dans le développement de leurs compétences internes.
• Indicateurs et mesures : Établir des indicateurs pour démontrer la valeur ajoutée et identifier les occasions d'amélioration continue. Suivez la rapidité avec laquelle les faits clés sont identifiés dans les nouvelles affaires, surveillez le volume de données faisant l'objet d'un examen complet par rapport aux données historiques, mesurez les économies réalisées grâce à la réduction des dépenses liées aux avocats externes et évaluez comment les informations fournies par l'ECA ont amélioré les négociations de règlement ou les résultats des litiges.