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Qu'est-ce que la gouvernance des données ?

Illustration des éléments informatiques avec un point d'interrogation en point de mire

Présentation

L'environnement commercial ultra-compétitif, rapide et en constante évolution d'aujourd'hui signifie que seules les entreprises les plus intelligentes, les plus rapides et les plus innovantes parviendront à se hisser au sommet. Cependant, un tel succès est de plus en plus irréalisable en l'absence d'un solide programme de gouvernance des données. Aujourd'hui, l'entreprise moyenne recueille des volumes considérables d'informations internes et externes. Il est donc nécessaire d'exploiter ces données afin de maximiser la valeur, de réduire les coûts et de gérer les risques. La gouvernance de l'information est la discipline qui aide les entreprises à y parvenir.

Pour de nombreuses organisations, il n'existe pas un seul référentiel de données à l'échelle de l'entreprise. Le Big Data, les données non structurées, la complexité croissante, la diversité des informations et l'intelligence opérationnelle créent un environnement commercial avec de nombreux éléments mobiles qui exigent une stratégie globale de traitement des données complète et cohérente.

Gouvernance des données

Définir la gouvernance des données

La gouvernance des données est l'ensemble des politiques, des processus, des normes, des mesures et des rôles qui garantissent l'utilisation efficace et efficiente de l'information afin d'aider l'organisation à atteindre ses objectifs. En termes simples, la gouvernance de l'information est un cadre qui aide les organisations à mieux gérer leurs données.

Il établit les responsabilités et les processus qui garantissent la sécurité et la qualité des données dans l'ensemble de l'organisation. La gouvernance des données clarifie qui est mandaté pour prendre quelle action, sur quelles données, dans quelles circonstances et en utilisant quelles techniques. Une stratégie de gouvernance de l'information bien pensée est essentielle pour toutes les entreprises, y compris celles qui travaillent avec des données massives.

Par exemple, les entreprises doivent savoir et comprendre ce que le terme "client" signifie dans différents contextes et ce que la compréhension de ce terme dans chaque contexte implique pour la gestion des données relatives aux clients.

Avantages de la gouvernance des données

La gouvernance des données offre un large éventail d'avantages à l'entreprise. Il s'agit notamment de

Réduire les risques

Une violation de la qualité, de la sécurité, de la confidentialité, de l'intégrité, de la disponibilité et de la fiabilité des données commerciales comporte des risques importants. Tout d'abord, le fonctionnement même de l'organisation est menacé si les informations sur lesquelles les décisions sont fondées ne répondent pas aux normes requises. Deuxièmement, il y a la menace d'une action réglementaire s'il s'avère que l'entreprise a violé une loi clé telle que le GDPR et l'HIPAA. Troisièmement, la réputation de l'entreprise peut être ébranlée car les clients et les employés commencent à se méfier des données. La gouvernance des données réduit les risques en s'attaquant systématiquement aux principaux risques qui pourraient mettre en péril l'entreprise à la suite d'une mauvaise gestion des données.

Compréhension unique des données à l'échelle de l'entreprise

Aujourd'hui, une organisation moyenne saisit, stocke et manipule une quantité importante et complexe de données. Ces données sont saisies par des dizaines, des centaines ou des milliers d'interfaces réparties entre plusieurs unités opérationnelles. Il est relativement facile pour chaque unité opérationnelle d'être aspirée dans un silo et de développer sa propre définition, sa propre compréhension et sa propre classification des données qu'elle utilise. Cela ne fait qu'engendrer des conflits lors des transferts de données ou une application incohérente des politiques de traitement des données.

La gouvernance des données harmonise la compréhension des données en développant une terminologie commune qui est appliquée uniformément dans l'ensemble de l'organisation (même si les unités opérationnelles peuvent bénéficier d'une certaine marge de manœuvre si cela est nécessaire pour qu'elles puissent s'acquitter de leurs responsabilités avec succès).

Amélioration de la qualité des données

Les données sont à l'origine des décisions prises par les entreprises. Des données de mauvaise qualité conduisent inévitablement à de mauvaises décisions. Prenons l'exemple d'une entreprise dont la cible principale est la génération du baby-boom et qui envisage de s'implanter dans une ville qu'elle ne connaît pas encore. Parmi les données dont elle a besoin pour s'assurer qu'elle prend la bonne décision figure la population des baby-boomers dans la ville en question. Si les données sur lesquelles il s'appuie sont incorrectes ou obsolètes, chaque décision prise sur la base de ces données sera intrinsèquement erronée.

La gouvernance des données crée un environnement de travail qui garantit la cohérence, l'exhaustivité et l'exactitude des données.

Cartographie des données

Les interfaces par lesquelles les données sont créées ou reçues dans une organisation sont si nombreuses qu'avec le temps, il peut devenir difficile d'avoir une vision claire des informations dont l'entreprise a la garde.

La gouvernance de l'information permet aux entreprises de cartographier l'emplacement de toutes les données. Les données sont ainsi récupérables, utilisables, faciles à intégrer et à relier aux résultats stratégiques.

Conformité cohérente

La gouvernance des données améliore l'expérience du client, réduit les coûts opérationnels, augmente les revenus et accroît l'efficacité. Mais pour de nombreuses organisations, l'initiative de gouvernance de l'information est principalement motivée par la nécessité de se conformer à la réglementation. Les réglementations en matière de traitement des données auxquelles une entreprise est soumise varient en fonction du secteur d'activité et de la juridiction.

Les réglementations et les normes peuvent inclure HIPAA, GDPR, SOX et PCI DSS. Les sanctions en cas de non-conformité peuvent être sévères. En cas d'infractions répétées, le non-respect des règles peut même entraîner le retrait de la licence d'exploitation.

Amélioration de la gestion des données

Les termes "gouvernance des données" et "gestion des données" sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais la gestion des données est en fait un sous-ensemble de la gouvernance des données. Un bon cadre de gouvernance de l'information apporte une touche humaine dans un monde dominé par la technologie et hautement automatisé.

Il établit les meilleures pratiques et les codes de conduite en matière de gestion des données qui transcendent l'accent excessif mis traditionnellement sur les contrôles des systèmes. Il garantit que les domaines de la conformité, de la sécurité et de la légalité de la gestion des données sont appliqués de manière cohérente et complète.

Des informations plus précises et plus rapides

Un exercice de mise en œuvre de la gouvernance des données permet de rationaliser et d'organiser les informations de l'entreprise. Une telle organisation permet non seulement d'améliorer la qualité des données elles-mêmes, mais aussi d'obtenir des informations plus précises et plus rapides.

Souvent, la nature distribuée, irrégulière, incohérente et variée des données d'entreprise peut rendre difficile l'extraction d'informations concluantes. Il n'est pas rare que le processus de génération d'un rapport d'activité prenne des heures, voire des jours, simplement en raison du formatage et de l'harmonisation qui doivent être effectués avant que les données puissent être utilisées de manière rentable.

La gouvernance de l'information impose la consolidation et l'intégration des données de manière à accélérer l'extraction d'informations.

Une meilleure collaboration

Une entreprise peut avoir d'excellents employés. Mais le fait d'avoir des employés formidables ne se traduit pas nécessairement par des services efficaces. Et des départements individuellement efficaces ne se traduisent pas toujours par une organisation efficace. Plus la collaboration entre les services est bonne, plus la qualité du travail global de l'organisation est élevée.

La mise en œuvre d'une initiative de gouvernance des données implique d'abattre les murs entre les départements et d'encourager une approche coordonnée du traitement des données. Même lorsque le processus de déploiement du cadre de gouvernance des données est terminé, les canaux de collaboration établis ainsi que la camaraderie entre les départements sont susceptibles de perdurer longtemps après.

En outre, la qualité élevée des données et leur traitement cohérent dans l'ensemble de l'entreprise permettront d'éliminer de nombreux points de friction qui existaient auparavant.

Valeur accrue des données

Ce n'est que depuis une dizaine d'années que les entreprises ont commencé à apprécier la place des données en tant qu'actif commercial, au même titre que les bâtiments, les automobiles, les liquidités et les employés. Néanmoins, la valeur des données d'entreprise réside dans leur capacité à propulser efficacement l'entreprise vers ses objectifs stratégiques.

Un cadre de gouvernance des données améliore la qualité des données et en fait ainsi un atout pour l'entreprise.

Coûts réduits

Des données mal gouvernées et mal gérées augmentent les coûts de l'entreprise de multiples façons. Une stratégie malavisée, des conflits entre services, des modèles erronés, un développement de produits mal informé et une mauvaise planification sont autant d'exemples de la manière dont des données de mauvaise qualité peuvent entraîner des décisions qui finissent par coûter cher à l'entreprise.

La gouvernance de l'information améliore la qualité des données commerciales et élimine ainsi les dépenses inutiles que l'entreprise aurait autrement encourues.

Choisir un outil de gouvernance des données

La gouvernance de l'information n'est pas uniquement une question de technologie, mais il est pratiquement impossible de mettre en œuvre la gouvernance des données de manière significative sans une certaine dépendance vis-à-vis des systèmes informatiques. Après tout, la majeure partie des données d'entreprise est aujourd'hui conservée sous forme électronique. Il existe de nombreux outils de gouvernance de l'information. Leur coût et leur fonctionnalité varient considérablement.

Outre les considérations de base telles que le budget, il existe plusieurs aspects auxquels vous devez prêter attention afin d'être certain de sélectionner la technologie de gouvernance des données la plus appropriée. Il s'agit notamment de l'évolutivité, de la compatibilité avec les systèmes existants, de la qualité de l'assistance à la clientèle et des avis des utilisateurs précédents.

Conclusion

La mise en œuvre d'un cadre de gouvernance des données n'est pas quelque chose que l'on peut accomplir en une seule fois. Il s'agit plutôt d'un processus complexe et à long terme. Les participants et les parties prenantes risquent donc de perdre leur enthousiasme au fil du temps. Pour rendre le projet plus passionnant et plus accessible, il peut être judicieux d'appliquer la méthode agile de gestion de projet.

Il faut donc décomposer l'initiative en projets de travail et identifier les projets les plus prioritaires. Faire passer ces histoires prioritaires par le flux de travail agile de manière itérative jusqu'à ce qu'elles répondent aux attentes du cadre de gouvernance de l'information. Au fur et à mesure que vous terminez vos travaux, vous en entreprenez de nouveaux. De cette manière, l'initiative de gouvernance semblera gérable et limitée.

Les principaux moteurs de l'entreprise détermineront quels sont les sujets et les données à traiter en priorité. Par exemple, si l'un des moteurs de votre initiative de gouvernance des données est d'assurer la protection des informations de santé (en conformité avec des réglementations telles que HIPAA et GDPR), alors un scénario de travail consisterait à protéger les données des patients pendant la capture, le stockage, le transit et l'utilisation.

Le conseil de gouvernance des données doit s'assurer de poser toutes les bonnes questions dès le début de l'initiative aux responsables des unités opérationnelles et aux autres parties prenantes. Cela permet de s'assurer que le projet démarre sur de bonnes bases et avec une vision claire de l'état actuel de la gouvernance et de l'objectif final de l'initiative.

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