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Qu'est-ce que la commande à encaissement (O2C) ?

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Illustration d'éléments informatiques mettant en évidence un point d'interrogation

Aperçu

Le processus Order to Cash (aussi appelé O2C ou OTC) désigne le processus d'affaires de bout en bout qui commence lorsqu'un client passe une commande et se termine lorsqu'une entreprise reçoit le paiement de cette commande. Il s'agit d'un élément essentiel de la chaîne d'approvisionnement et des opérations financières de la plupart des entreprises.

Dans une chaîne d'approvisionnement numérique, notamment avec des plateformes comme OpenText ™ Business Network, bon nombre de ces étapes sont automatisées et intégrées entre les partenaires commerciaux grâce à des technologies d'intégration B2B (comme l'EDI, les API et les portails en libre-service), ce qui améliore la rapidité, la précision et la visibilité.

Commande à encaisser

Qu'est-ce qu'un ordre de paiement ?

Le processus de commande à encaissement est le processus d'affaires de bout en bout qui commence lorsqu'un client passe une commande et se termine lorsqu'une entreprise reçoit le paiement. Cela englobe tout, de la gestion et du traitement des commandes à la facturation et au recouvrement. Au sein d'une chaîne d'approvisionnement, le processus O2C est un flux de travail essentiel qui relie la demande du client à la livraison des produits et au rapprochement financier.

Pour les entreprises B2B, en particulier celles qui opèrent dans des chaînes d'approvisionnement complexes, le processus O2C est essentiel pour maintenir la satisfaction de la clientèle, optimiser les flux de trésorerie et assurer l'efficacité opérationnelle.

Pourquoi l'ordre de passage à la caisse est-il important ?

Le processus de commande à encaissement est bien plus qu'une simple transaction financière : c'est un processus stratégique qui influe sur l'expérience client, la comptabilisation des revenus et l'agilité de la chaîne d'approvisionnement. Un cycle O2C simplifié aide les entreprises :

  • Accélérez la réalisation des revenus en réduisant les délais de traitement des commandes et d'encaissement des paiements.
  • Améliorer la satisfaction de la clientèle grâce à un traitement précis des commandes et à une facturation rapide.
  • Améliorez l'efficacité opérationnelle en automatisant les tâches manuelles et en réduisant les erreurs.
  • Obtenez une visibilité sur l'état des commandes, les niveaux de stock et les cycles de paiement.
  • Renforcer la conformité aux réglementations fiscales, aux normes de facturation et aux exigences d'audit.

Quelle est la différence entre la procédure de commande à encaissement et la procédure d'approvisionnement à paiement (P2P) ?

Le processus de commande à encaissement et le processus d'approvisionnement à paiement sont deux processus d'affaires distincts qui servent les deux aspects opposés d'une transaction. Le processus O2C (Online to Customer) est un flux de travail axé sur le client qui commence lorsqu'un client passe une commande et se termine lorsque l'entreprise reçoit le paiement. Cela comprend des étapes telles que la gestion des commandes, les vérifications de crédit, l'exécution des commandes, la facturation et le recouvrement. Ce processus est essentiel pour générer des revenus, maintenir la satisfaction de la clientèle et assurer une trésorerie saine.

En revanche, le P2P est un processus axé sur le fournisseur qui commence lorsqu'une entreprise identifie un besoin et initie une commande, et se termine lorsque le fournisseur est payé. Cela comprend la sélection des fournisseurs, la passation des commandes, la réception des marchandises, le traitement des factures et l'exécution des paiements. Le P2P est essentiel pour maîtriser les coûts, maintenir les relations avec les fournisseurs et assurer l'efficacité opérationnelle.

Le O2C concerne la vente et l'encaissement des paiements, tandis que le P2P concerne l'achat et le paiement. Les deux sont essentielles à la santé financière et à la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise, mais elles opèrent aux extrémités opposées du spectre des transactions.

Quelles sont les étapes du processus de commande à encaissement ?

Le cycle de commande à encaissement est l'épine dorsale des opérations génératrices de revenus. Il couvre tout, du moment où un client passe la commande jusqu'à la collecte et le rapprochement du paiement. Bien menée, la stratégie O2C assure une trésorerie saine, des relations clients plus solides et une efficacité opérationnelle accrue. Mal réalisée, elle entraîne des erreurs, des retards et des pertes de revenus.

Le processus comprend généralement les étapes clés suivantes :

  1. Gestion des commandes
    • Le client passe une commande (par EDI, portail, courriel, etc.)
    • La commande est enregistrée et validée (disponibilité du produit, prix, conditions).
  2. Gestion du crédit
    • Une vérification de crédit est effectuée pour s'assurer que le client peut payer.
    • Les limites de crédit sont fixées ou vérifiées
  3. Exécution des commandes
    • Les produits sont choisis, emballés et expédiés.
    • Suivi des livraisons et coordination logistique
  4. Expédition et logistique
    • Gestion du transport et de la livraison, y compris la sélection du transporteur, l'exécution de l'expédition et la confirmation de livraison.
    • Documents tels que les connaissements et les formulaires douaniers (le cas échéant)
  5. Facturation
    • La facture est générée et envoyée au client.
    • Peut inclure la facturation EDI ou les formats de facturation électronique
  6. Comptes débiteurs
    • Le paiement a été reçu et enregistré.
    • Rapprochement des paiements avec les factures
  7. Recouvrement et résolution des différends
    • Suivi des paiements en retard
    • Résoudre les différends ou les divergences en matière de facturation ou de livraison
  8. Rapports et analyses
    • Indicateurs de rendement (ex. : délai moyen de recouvrement des créances)
    • Analyse du comportement des clients, des flux de trésorerie et de l'efficacité des processus

Étapes du processus de commande à encaissement (O2C)

Qu'est-ce qu'un exemple d'O2C ?

Dans le secteur du commerce de détail, un exemple courant du processus de commande à encaissement commence lorsqu'un grand détaillant passe un bon de commande auprès d'un fournisseur. La commande est transmise électroniquement, validée en fonction des stocks disponibles et des prix convenus, puis mise en production.

Le fournisseur prépare, emballe et expédie les marchandises, tandis que le détaillant reçoit des mises à jour en temps réel sur l'état de la livraison. Une fois l'expédition confirmée, le fournisseur émet une facture électronique conforme à la réglementation fiscale régionale.

Le détaillant traite le paiement, qui est automatiquement rapproché de la facture, et les deux parties bénéficient d'une visibilité sur la transaction, de la création de la commande à l'encaissement.

Ce cycle sans faille réduit le travail manuel, accélère les paiements et aide les détaillants et les fournisseurs à maintenir des relations d'affaires solides et efficaces.

Quels sont les défis de l'O2C ?

De nombreuses organisations rencontrent des difficultés dans la gestion du processus O2C, notamment :

  • La saisie manuelle des données et les systèmes déconnectés ralentissent le traitement des commandes.
  • Facturation inexacte ou tardive entraînant des litiges de paiement.
  • Visibilité limitée sur l'état des commandes et les délais de paiement.
  • Risques de non-conformité liés à l'évolution de la réglementation fiscale et de la facturation électronique.
  • Un délai moyen de recouvrement (DSO) élevé a un impact sur les flux de trésorerie.

Relever ces défis nécessite souvent la numérisation et l'automatisation de la chaîne d'approvisionnement. Les solutions modernes de gestion des commandes et des paiements rationalisent les flux de données entre les systèmes, réduisent les erreurs liées à la facturation électronique, offrent une visibilité en temps réel sur les commandes et les paiements et garantissent la conformité aux réglementations fiscales internationales.

En remplaçant les processus manuels et fragmentés par des outils numériques intégrés, les entreprises peuvent accélérer l'encaissement des paiements, améliorer la satisfaction de la clientèle et améliorer leurs performances financières.

Qu'est-ce qu'OpenText O2C et comment facilite-t-il l'intégration client ?

Les solutions de gestion des commandes et des encaissements d'OpenText automatisent et optimisent l'aspect client de la chaîne d'approvisionnement, de la gestion des commandes à la facturation et au recouvrement. Ces solutions facilitent l'intégration client grâce à :

  • Permettre un traitement fluide des commandes grâce à la saisie et à la validation électroniques des commandes.
  • Faciliter la communication en temps réel avec les clients par le biais des canaux numériques.
  • Accélérer les cycles de facturation et de paiement grâce à la facturation automatisée et à la facturation électronique.
  • Améliorer la satisfaction de la clientèle grâce à un traitement des commandes et un soutien précis et rapide.
  • Fournir des analyses et des renseignements pour améliorer les prévisions et le service client.

En intégrant leurs clients à la chaîne d'approvisionnement numérique, les entreprises peuvent améliorer leur trésorerie, réduire les erreurs et renforcer leurs relations avec leurs clients.

Quelles solutions OpenText offre-t-il pour faciliter la gestion O2C ?

OpenText offre une suite de solutions au sein du OpenText™ Business Network Cloud qui aident les organisations à numériser, automatiser et optimiser le processus de commande à encaissement :

OpenText Business Network Cloud

Connecte les partenaires commerciaux grâce à une intégration B2B sécurisée et évolutive, permettant un échange fluide des commandes, des factures et des documents d'expédition. Il prend en charge de multiples formats et protocoles, notamment EDI et les API, afin d'assurer l'interopérabilité des chaînes d'approvisionnement mondiales.

Intégration OpenText B2B

Automatise l'échange de documents O2C tels que les bons de commande, les confirmations de commande, les avis d'expédition anticipée (ASN) et les factures. Elle réduit l'intervention manuelle, améliore la précision des données et accélère les cycles de transaction.

Facturation électronique OpenText

Assure la conformité aux exigences mondiales en matière de facturation électronique et aux réglementations fiscales. Elle permet la création, la validation et la soumission électroniques de factures dans différentes juridictions, aidant ainsi les entreprises à éviter les pénalités et à rationaliser leurs comptes clients.

Ensemble, ces solutions aident les entreprises :

  • Réduisez le DSO et améliorez les flux de trésorerie.
  • Améliorez l'expérience client grâce à un traitement des commandes plus rapide et plus précis.
  • Assurez-vous de respecter les normes de facturation internationales.
  • Obtenez une visibilité en temps réel sur les indicateurs de rendement O2C.

Comment pouvons-nous vous aider?

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