Qu'est-ce que la facturation électronique ?

Quel rôle jouent les factures dans les transactions commerciales ?

Les factures constituent des documents juridiquement contraignants qui constituent la base des transactions commerciales et de la tenue des registres financiers. Ils jouent un rôle crucial dans la comptabilité, la conformité fiscale et la traçabilité des audits. Dans de nombreuses juridictions, les factures doivent répondre à des exigences spécifiques pour être considérées comme valides à des fins fiscales, notamment contenir des renseignements obligatoires tels que les numéros d'identification fiscale, les descriptions des articles et les taux de taxe applicables.

perspectives de l'administration fiscale
Les autorités fiscales considèrent de plus en plus la facturation électronique comme un outil puissant pour réduire la fraude fiscale et améliorer l'efficacité du recouvrement. En conséquence, un nombre croissant d'administrations fiscales abandonnent progressivement les factures papier manuelles et les factures en format PDF et imposent l'utilisation de la facturation électronique entièrement automatisée. La plupart des pays d'Amérique latine ont depuis longtemps mis en place des systèmes de facturation électronique obligatoires, et près de la moitié des États membres de l'Union européenne (UE) ont soit mis en œuvre la facturation électronique obligatoire, soit annoncé un échéancier clair pour le faire, avec un mandat à l'échelle de l'UE fixé à 2032. Plusieurs autres régions suivent le mouvement.

La facturation électronique permet une visibilité en temps réel ou quasi réel des transactions commerciales, permettant ainsi aux autorités fiscales de :

Automatisez la validation et la vérification des factures
Les administrations fiscales peuvent vérifier automatiquement les données des factures par rapport aux déclarations fiscales, identifiant ainsi les incohérences et les fraudes potentielles plus efficacement qu'avec les processus traditionnels sur papier.

Améliorer leurs capacités d'audit
Les données des factures numériques permettent une analyse et une évaluation des risques plus poussées, permettant aux autorités fiscales de mieux cibler leurs ressources d'audit et d'améliorer le contrôle de la conformité.

Quels sont les principes fondamentaux de la facturation électronique ?

La facturation électronique change fondamentalement la façon dont les entreprises gèrent leurs processus de facturation en numérisant l'intégralité du cycle de vie des factures. Contrairement aux factures traditionnelles sur papier ou en format PDF, la véritable facturation électronique implique la génération, la transmission et le traitement des données de facturation dans un format électronique structuré qui permet un traitement automatisé et une intégration directe avec les systèmes comptables. Cette automatisation réduit considérablement l'intervention manuelle, notamment l'impression et l'envoi des factures, minimisant ainsi les erreurs et accélérant les cycles de paiement.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique est bien plus qu'une simple version numérique d'une facture papier. Il s'agit d'un fichier de données structurées contenant toutes les informations de facturation dans un format standardisé, permettant un traitement automatisé et une intégration avec les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP). La structure des données suit des normes spécifiques telles que Peppol BIS, Factur-X ou des formats propres à chaque pays, garantissant l'interopérabilité entre les différents systèmes et la conformité aux exigences réglementaires.

Qu'est-ce qui n'est pas considéré comme une facture électronique ?

Pour éclaircir certains malentendus courants, plusieurs types de documents numériques ne sont pas considérés comme de véritables factures électroniques :

Factures PDF envoyées par courriel
Bien que courante, l'envoi de documents PDF par courriel ne constitue pas une véritable facture électronique car ils ne contiennent pas de données structurées permettant un traitement automatisé. Ces documents nécessitent encore un traitement manuel et une saisie de données.

Factures papier numérisées
Les images numériques des factures papier, même stockées électroniquement, ne constituent pas des factures électroniques, car elles ne possèdent pas non plus le format de données structurées nécessaire au traitement automatisé et à la validation de la conformité.

Quels sont les avantages de la mise en place d'une solution de facturation électronique ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages qui vont bien au-delà de la simple numérisation. Les organisations qui mettent en œuvre la facturation électronique constatent généralement des économies de coûts de 60 à 80 % par rapport aux processus papier. Ces économies sont dues à la réduction du traitement manuel, à la baisse des coûts d'impression et d'envoi, à la réduction des coûts de stockage liés aux politiques de conservation des données et à la diminution du nombre d'erreurs nécessitant une correction. De plus, la facturation électronique améliore considérablement la visibilité sur les flux de trésorerie et la gestion du fonds de roulement, permettant ainsi une meilleure planification financière et une prise de décision plus éclairée.

Comment les modèles de facturation ont-ils évolué ?

Le passage de la facturation papier aux systèmes modernes de facturation électronique s'étend sur plusieurs décennies. Les premiers efforts de numérisation ont commencé par l'envoi de documents PDF de base par courriel, mais offraient des capacités d'automatisation limitées. La facturation électronique moderne comprend des plateformes sophistiquées qui permettent le traitement des transactions en temps réel, des contrôles de conformité automatisés et une intégration transparente avec les systèmes d'entreprise tout au long des chaînes d'approvisionnement mondiales.

Quels types de systèmes de facturation électronique sont utilisés aujourd'hui ?

Les systèmes de facturation électronique varient considérablement selon les besoins des entreprises, les exigences réglementaires et les capacités technologiques. Ces systèmes peuvent être globalement classés en plusieurs grands types :

Les systèmes d'intégration directe permettent une communication directe entre les systèmes du fournisseur et de l'acheteur grâce à des protocoles et des normes établis. Cette approche nécessite généralement une infrastructure technique importante, mais offre le plus haut niveau d'automatisation et d'efficacité pour les grandes organisations traitant des volumes de facturation élevés.

Les plateformes infonuagiques offrent des fonctionnalités de facturation électronique accessibles sans nécessiter d'infrastructure interne importante. Ces plateformes incluent souvent des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion documentaire, l'automatisation des flux de travail et le contrôle de la conformité, ce qui les rend particulièrement adaptées aux petites et moyennes entreprises.

Les systèmes hybrides, qui combinent des éléments d'intégration directe et de solutions infonuagiques, offrent la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux différentes capacités et exigences des partenaires commerciaux. Ces systèmes peuvent gérer plusieurs formats de factures et méthodes de transmission tout en maintenant un contrôle et une visibilité centralisés.

Quels sont les formats et les normes couramment utilisés pour la facturation électronique ?

Il est essentiel, pour une mise en œuvre réussie, de comprendre les différents formats et normes de facturation électronique :

Formats structurés
Les formats basés sur XML comme UBL (Universal Business Language) et CII (Cross-Industry Invoice) permettent un traitement automatisé et une validation de la conformité. Ces formats contiennent des champs de données structurés que les systèmes peuvent interpréter et traiter automatiquement.

Formats hybrides
Des formats tels que ZUGFeRD et Factur-X combinent des documents PDF lisibles par l'homme avec des données XML intégrées, offrant ainsi une grande flexibilité tout en conservant les capacités d'automatisation.

normes propres à l'industrie
Certains secteurs d'activité maintiennent leurs propres normes de facturation électronique pour répondre à des exigences spécifiques, comme EDIFACT dans les secteurs du commerce de détail et de l'automobile.

Contrôles des transactions continues (CTC)
Les CTC représentent un changement important dans la façon dont les autorités fiscales surveillent et réglementent les transactions commerciales. Ces systèmes nécessitent la transmission en temps réel ou quasi réel des données de facturation aux autorités fiscales, ce qui permet d'améliorer le recouvrement des impôts et de réduire la fraude. Les pays qui mettent en œuvre des modèles CTC exigent généralement que les entreprises valident leurs factures via des plateformes gouvernementales avant qu'elles puissent être considérées comme juridiquement valides.

La TPS à l'ère numérique (ViDA)
L'initiative ViDA de l'Union européenne représente une approche globale de la modernisation des systèmes de TPS par la transformation numérique. Ce cadre vise à harmoniser les exigences en matière de déclaration électronique dans les États membres de l'UE, à améliorer l'efficacité du recouvrement des impôts et à réduire l'écart de TPS grâce à des capacités numériques renforcées.

Quelles sont les meilleures pratiques pour la mise en œuvre de la facturation électronique ?

La réussite de la mise en œuvre de la facturation électronique nécessite une planification minutieuse et la prise en compte de plusieurs facteurs clés :

approche stratégique
Les organisations devraient élaborer une stratégie globale qui tienne compte des processus actuels, des capacités techniques et des besoins futurs en matière d'évolutivité. Cette stratégie devrait s'inscrire dans le cadre d'initiatives de transformation numérique plus larges et tenir compte des besoins de toutes les parties prenantes.

Engagement des partenaires
Collaborer avec les partenaires commerciaux tôt dans le processus de mise en œuvre contribue à assurer une adoption harmonieuse et une optimisation des avantages. Cela comprend la mise en place de canaux de communication clairs et la fourniture du soutien nécessaire pendant la période de transition.

Sélection technologique
Choisir la solution de facturation électronique adaptée nécessite une évaluation minutieuse de divers facteurs, notamment les exigences techniques, les capacités de conformité et le coût total de possession. Lors du choix d'une solution, les organisations doivent tenir compte à la fois de leurs besoins immédiats et de leurs exigences futures en matière d'évolutivité.

Qu'est-ce que la facturation électronique B2B, B2C et B2G ?

Différentes relations d'affaires nécessitent différentes approches en matière de facturation électronique :

Relations interentreprises (B2B)
La facturation électronique B2B implique généralement des exigences d'intégration complexes et doit s'adapter à diverses normes et formats en fonction des exigences sectorielles et géographiques. Ces systèmes incluent souvent des fonctionnalités permettant de rapprocher les bons de commande, de vérifier la réception des marchandises et de rapprocher les paiements.

Commerce interentreprises (B2C)
La facturation électronique B2C consiste à envoyer des factures aux consommateurs individuels, souvent par l'entremise de portails consommateurs ou de systèmes de messagerie électronique. Ces solutions mettent généralement l'accent sur des interfaces conviviales et l'accessibilité mobile.

Relations entre les entreprises et le gouvernement (B2G)
Les exigences gouvernementales en matière de facturation électronique imposent souvent des formats et des méthodes de transmission spécifiques. De nombreux pays exigent que les fournisseurs soumettent leurs factures via des plateformes ou des réseaux désignés, avec des exigences strictes en matière de validation et de conformité.

Quels sont les principaux défis liés à la mise en œuvre de la facturation électronique ?

Les organisations qui envisagent la mise en œuvre de la facturation électronique doivent aborder plusieurs points clés :

exigences en matière d'infrastructure technique
La réussite de la mise en œuvre nécessite une infrastructure technique adéquate, comprenant des canaux de communication sécurisés, des systèmes de stockage de données et des capacités d'intégration avec les systèmes d'entreprise existants.

Gestion du changement
Les organisations doivent élaborer des stratégies complètes de gestion du changement pour assurer une adoption réussie, incluant des programmes de formation, de la documentation et des processus de soutien destinés aux utilisateurs internes et aux partenaires commerciaux.

analyse coûts-avantages
Une analyse approfondie doit tenir compte à la fois des coûts directs (logiciels, mise en œuvre, maintenance) et des avantages indirects (efficacité des processus, amélioration des flux de trésorerie, réduction des erreurs) afin de justifier l'investissement dans les solutions de facturation électronique.

Comment OpenText peut-il vous aider avec la facturation électronique ?

OpenText est un chef de file mondial des solutions de facturation électronique, offrant des fonctionnalités complètes de réseau d'affaires qui connectent les organisations à leurs partenaires commerciaux dans le monde entier. La solution de facturation électronique Trading Grid d'OpenText combine une technologie de pointe et une expertise approfondie du domaine pour fournir des solutions de facturation électronique de bout en bout qui répondent aux besoins complexes des entreprises modernes et traitent de manière sécurisée et conforme plus de 26 milliards de transactions par an. Solution basée sur le cloud.

capacités d'intégrationLa plateforme
OpenText Trading Grid, une plateforme unifiée de gestion et d'intégration des partenaires commerciaux B2B qui permet aux organisations de se connecter une seule fois au réseau OpenText de plus d'un million d'entreprises préconnectées, offre des options d'intégration flexibles qui s'adaptent à divers environnements techniques et exigences commerciales :

• Intégrations ERP natives avec les principaux systèmes, notamment SAP, Oracle et Microsoft Dynamics, permettant un échange de données fluide et une automatisation des processus. Ces connecteurs préintégrés réduisent considérablement le temps et la complexité de la mise en œuvre.
• Prise en charge de plusieurs formats et normes de données, notamment EDIFACT, X12, XML et JSON, permettant aux organisations de conserver leurs formats de documents existants tout en permettant aux partenaires commerciaux de recevoir des factures dans leur format préféré grâce à des services de traduction automatique.

Gestion de la conformité mondiale
La solution de facturation électronique Trading Grid d'OpenText garantit une conformité continue grâce à une surveillance en temps réel et à des mises à jour des exigences réglementaires dans plus de 50 pays. La plateforme gère différents modèles de conformité, notamment l'autorisation, l'audit a posteriori et les approches hybrides, prenant en charge les transactions interentreprises (B2B) et les transactions entre entreprises et administrations publiques (B2G), notamment :

• Gestion et archivage des signatures numériques conformes aux exigences nationales en matière de signatures électroniques et de stockage à long terme. Cela inclut la prise en charge des signatures électroniques qualifiées dans l'Union européenne et dans d'autres régions où des exigences spécifiques en matière de certification numérique s'appliquent.
• Intégration aux systèmes des autorités fiscales et capacités de rapport en temps réel permettant une communication directe avec les plateformes gouvernementales telles que PEPPOL en Europe, Carta Porte au Mexique et divers autres systèmes nationaux. Ces intégrations garantissent que les factures répondent à toutes les exigences de validation avant leur soumission.

Optimisation de la chaîne d'approvisionnement
solution de facturation électronique Trading Grid d'OpenText va au-delà du simple traitement des factures pour offrir des fonctionnalités complètes de gestion de la chaîne d'approvisionnement :

• Des outils d'analyse et de rapports avancés qui offrent une visibilité en temps réel sur l'état des factures, les tendances de paiement et les indicateurs de conformité. Ces renseignements aident les organisations à identifier les points de blocage, à optimiser les conditions de paiement et à améliorer la gestion du fonds de roulement.
• Des fonctionnalités d'intégration et de gestion des fournisseurs qui simplifient le processus de mise en relation avec de nouveaux partenaires commerciaux et de maintien des relations existantes. La plateforme comprend des outils en libre-service et des options de services gérés pour accélérer l'adoption par les fournisseurs.

Solutions propres à l'industrie
OpenText Trading Grid e-Invoicing offre des solutions de facturation électronique spécialisées et adaptées aux exigences spécifiques de chaque secteur, par exemple :

• Secteur manufacturier/automobile prenant en charge des exigences complexes en matière de chaîne d'approvisionnement, notamment la gestion des accusés de réception, l'autofacturation et les processus d'inventaire en consignation.
• Secteur de la vente au détail et des biens de consommation qui gère un volume élevé de transactions, des accords promotionnels et des scénarios de tarification complexes.

Les secteurs de la santé et de l'industrie pharmaceutique doivent s'assurer de la conformité aux réglementations propres à l'industrie et prendre en charge des types de documents spécialisés, notamment le traitement des remises et les refacturations.

Quelles sont les réglementations et les exigences de conformité en matière de facturation électronique gouvernementale ?

Le cadre réglementaire de la facturation électronique continue d'évoluer rapidement à mesure que les gouvernements du monde entier mettent en œuvre des initiatives de transformation numérique. De nombreuses juridictions imposent désormais la facturation électronique pour les transactions entre entreprises et administrations publiques, certaines étendant même ces exigences aux transactions interentreprises. Il est crucial pour les entreprises opérant dans plusieurs régions de comprendre et de se conformer à ces réglementations.

OpenText peut aider votre organisation à mettre en œuvre la facturation électronique conforme avant la date d'entrée en vigueur dans votre pays. Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus.

Réglementations et exigences fondamentales en matière de facturation électronique à l'échelle mondiale
Directive 2014/55/UE de l'Union européenne

• Oblige toutes les entités du secteur public à recevoir et à traiter les factures électroniques.
• Exige la conformité à la norme européenne EN 16931
• Spécifie les exigences du modèle de données sémantique pour les éléments de base des factures électroniques.

Directive TVA 2006/112/CE (modifiée par la directive 2010/45/UE)

• Établit l'égalité de traitement entre les factures papier et électroniques
• Exige une garantie d'authenticité de l'origine, d'intégrité du contenu et de lisibilité.
• Permet des contrôles d'entreprise ou des solutions technologiques (par exemple, EDI, QES) pour la conformité

Amérique latine
Brésil (Système NF-e)

• Facturation électronique B2B obligatoire via le système Nota Fiscal Eletrônica
• Modèle de dédouanement en temps réel exigeant une autorisation gouvernementale avant l'émission de la facture
• Exigences en matière de signature numérique et format XML normalisé
• Exigences distinctes pour les différents types de transactions (NF-e, NFS-e, CT-e)

Mexique (CFDI)

• Utilisation obligatoire du Comprobante Fiscal Digital pour Internet (CFDI)
• Validation en temps réel par l'intermédiaire de fournisseurs de certification agréés (PAC)
• Exigences spécifiques pour différents types de documents (revenus, paie, paiements)
• Format XML avec signatures numériques et numéros de folio attribués par le gouvernement

Asia-Pacific
Singapour

• Réseau de facturation électronique basé sur Peppol (InvoiceNow)
• Adoption volontaire, mais fortes incitations gouvernementales
• Conformité à la norme Peppol BIS Billing 3.0
• Exigence d'une identification unique de l'entreprise par le biais d'un UEN

Inde

• Facturation électronique obligatoire pour les entreprises dépassant certains seuils de chiffre d'affaires
• Validation en temps réel du portail d'enregistrement des factures (IRP)
• Génération du numéro de référence de facture (IRN) et du code QR
• Intégration aux exigences de conformité à la TPS

Exigences de conformité essentielles
Normes techniques

1. Document formats
• XML (le plus courant)
• PDF/A-3 (pour l'archivage à long terme)
• UBL 2.1/2.2
• Formats spécifiques au pays
2. Signatures numériques
• Signatures électroniques qualifiées (QES)
• Signatures électroniques avancées (AES)
• Certificats numériques provenant de fournisseurs autorisés

Exigences du processus

1. Archivage
• Périodes de conservation minimales (généralement de 5 à 10 ans)
• Lisibilité garantie pendant toute la durée de conservation
• Entrepôt sécurisé avec contrôle d'accès
• Entretien des pistes d'audit
2. Authentification et intégrité
• Les contrôles internes assurent une piste d'audit fiable.
• Systèmes d'échange de données informatisées (EDI)
• processus de vérification de signature numérique
• Documentation relative à la chaîne de traçabilité

Sécurité des données

1. mesures de protection
• Chiffrement lors de la transmission et du stockage
• mécanismes de contrôle d'accès
• Vérifications régulières de sécurité
• Procédures d'intervention en cas d'incident
2. Conformité à la protection de la vie privée
• Conformité au RGPD pour les transactions liées à l'UE
• mesures de protection des renseignements personnels
• Principes de minimisation des données
• Contrôles des transferts transfrontaliers de données

Quelles sont les tendances émergentes en matière de facturation électronique et les exigences futures ?

Reportages en temps réel

• Contrôles des transactions continues (CTC)
• Déclaration fiscale en temps réel ou quasi réel
• Intégration aux systèmes des autorités fiscales
• Contrôles de conformité automatisés

Initiatives de normalisation

• Expansion du réseau Peppol
• Adoption mondiale de la norme EN 16931
• Interopérabilité transfrontalière
• efforts de convergence des formats

Considérations environnementales

• exigences de réduction de l'empreinte carbone
• Documentation sur les pratiques durables
• rapport d'impact environnemental
• mesures d'adoption des technologies vertes

Calendrier critique de mise en œuvre 2024-2026
Union européenne

1. France
• 1er janvier 2024 : Facturation électronique interentreprises (B2B) obligatoire pour les grandes entreprises
• 1er janvier 2025 : Les entreprises de taille moyenne doivent se conformer
• 1er janvier 2026 : Obligatoire pour toutes les entreprises restantes
• Toutes les entreprises doivent utiliser la plateforme gouvernementale Chorus Pro.
2. Pologne
• 1er juillet 2024 : système KSeF (Krajowy System e-Faktur) obligatoire pour tous les contribuables
• Système de dédouanement en temps réel par le biais de la plateforme gouvernementale
• S'applique aux transactions B2B nationales
3. Allemagne
• 1er janvier 2025 : XRechnung/Peppol obligatoire pour tous les fournisseurs des agences fédérales
• Annonce prévue du mandat interentreprises en 2024

Asia-Pacific

1. Inde
• 1er avril 2024 : La facturation électronique devient obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur à 5 crores de roupies.
• La mise en œuvre graduelle se poursuivra jusqu'en 2024-2025.
2. Vietnam
• 1er juillet 2024 : Phase 2 de la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire
• Toutes les entreprises doivent s'intégrer au système de l'administration fiscale (HDDT).
3. Japon
• 1er octobre 2023 - 31 mars 2024 : Période de transition vers le système de facturation admissible
• 1er avril 2024 : Mise en œuvre intégrale du système de facturation qualifiée

l'Amérique latine

1. Colombie
• Janvier 2024 : Obligation de fournir une documentation électronique sur la paie
• Juillet 2024 : Élargissement de la liste des types de documents nécessitant une soumission électronique
2. Chili
• Deuxième moitié de 2024 : Nouvelles exigences techniques pour le système DTE
• Janvier 2025 : Mise à jour des règles de validation

Amérique du Nord

1. États-Unis
• 1er janvier 2024 : Projet pilote de cadre d’échange de factures électroniques de la Business Payment Coalition (BPC)
• 2025 : Expansion prévue des exigences fédérales en matière de facturation électronique

Délais critiques de conformité

1. Intégration technique
• Mises à jour du système pour les nouveaux formats : de 3 à 6 mois avant les dates d’entrée en vigueur
• Périodes d'essai : de 1 à 2 mois avant la mise en service
• Inscription auprès des autorités fiscales : préavis de 2 à 3 mois
2. Exigences en matière de documentation
• Mises à jour du système d'archivage : 1 mois avant les nouvelles obligations
• Documentation des processus : à prévoir lors de la mise en œuvre
• Mise en place d'une piste d'audit : doit être active dès le premier jour.
3. Gestion des partenaires commerciaux
• Avis aux partenaires : au moins 3 mois
• Coordination des tests : 1 à 2 mois
• Procédures de secours : requises au lancement

délais d'atténuation des risques

1. Préparation du système
• Achèvement de l'évaluation d'impact : 6 mois avant le mandat
• Mises à jour logicielles : 3 mois avant l’obligation
• Formation du personnel : 1 à 2 mois avant le mandat
2. Documentation de conformité
• Mises à jour des politiques internes : 2 mois avant le mandat
• Documentation de la procédure : 1 mois avant le mandat
• Plans d'intervention d'urgence : Obligatoires au lancement