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Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ?

Un point d'interrogation bleu entouré de symboles technologiques

Aperçu

La gestion de contenu d'entreprise (ECM) est une approche globale pour organiser, stocker et utiliser les divers actifs informationnels d'une organisation. Elle englobe les stratégies, les méthodes et les outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, diffuser et gouverner le contenu à l'échelle de l'entreprise. Ce contenu peut inclure des documents, des images, des vidéos, des courriels et toute autre forme d'information numérique essentielle au fonctionnement d'une entreprise.

Les systèmes ECM servent de référentiels centralisés pour l'ensemble du contenu d'une organisation, fournissant un cadre structuré pour gérer l'intégralité du cycle de vie de l'information, de sa création à son archivage ou sa suppression. Ces systèmes sont conçus pour simplifier les flux de travail, améliorer la collaboration, assurer la conformité aux règlements et accroître l'efficacité opérationnelle globale.

Gestion du contenu d'entreprise

Comment la gestion de contenu d'entreprise a-t-elle évolué ?

Issues des systèmes de gestion documentaire des années 1990, les plateformes ECM ont été initialement conçues pour apporter une couche d'entreprise à l'automatisation des processus de base axés sur les documents. Bien que répondant à des fonctions commerciales importantes, de nombreuses implémentations de solutions ECM ont été sous-utilisées parce que les solutions étaient initialement axées sur la technologie plutôt que sur les processus d'affaires et les personnes qui l'utilisaient – les organisations étant plus intéressées par le contrôle de leur contenu que par la possibilité pour les utilisateurs de l'exploiter.

Cela a donné lieu à d'excellents systèmes pour la capture, le stockage et la gestion de contenu, mais difficiles à utiliser et exigeants en main-d'œuvre pour l'utilisateur final, l'obligeant souvent à modifier ses processus de travail pour s'adapter au système. En conséquence, le système de gestion de contenu d'entreprise est devenu principalement un système d'archivage — ce qui était idéal pour le contrôle et la gouvernance des documents commerciaux officiels — tandis que des silos d'information isolés se sont répandus dans toute l'organisation à mesure que les utilisateurs créaient du nouveau contenu dans leurs systèmes préférés.

Ces solutions ont créé un référentiel — une source unique de vérité — où le contenu pouvait être stocké, géré, recherché et récupéré. Et à mesure que de plus en plus de contenu (structuré et non structuré) était créé, les logiciels de gestion de contenu d'entreprise ont évolué pour fournir aux utilisateurs le contenu dont ils ont besoin, dans leurs applications préférées, au moment où ils en ont besoin, garantissant ainsi que le contenu soit consultable et accessible aux utilisateurs, aux auditeurs et aux services de conformité. De plus, les outils actuels permettent un déploiement flexible (sur place, hébergé ou SaaS) et fournissent des analyses avancées pour générer des informations et des actions basées sur les données contenues dans le contenu.

Pourquoi la gestion de contenu d'entreprise est-elle importante pour les entreprises ?

  • Amélioration de l'efficacité : les systèmes ECM centralisent l'information, ce qui facilite la recherche et l'utilisation des documents dont les employés ont besoin.
  • Productivité accrue : en centralisant le contenu et en le rendant facilement accessible, les employés passent moins de temps à chercher des informations et plus de temps à se consacrer à des activités à valeur ajoutée.
  • Une meilleure prise de décision : ECM offre un accès rapide à des informations précises et à jour, permettant aux utilisateurs de prendre des décisions plus éclairées plus rapidement.
  • Un service à la clientèle de meilleure qualité : grâce à un accès rapide aux renseignements sur les clients et aux documents connexes, les entreprises peuvent offrir un service à la clientèle plus rapide et plus personnalisé.
  • Collaboration améliorée : La gestion de contenu d’entreprise offre aux équipes une plateforme centrale pour travailler simultanément sur des documents et partager des informations de manière transparente, tout en maintenant le contrôle des versions.
  • Une gouvernance de l'information renforcée : obtenez les outils nécessaires pour gérer l'intégralité du cycle de vie du contenu, de sa création à sa suppression. Cela permet d'assurer une gestion adéquate des renseignements, réduisant ainsi les risques liés aux violations de données ou au non-respect de la réglementation.
  • Conformité réglementaire renforcée : respectez les exigences en matière de conservation des documents et de confidentialité des données grâce à un stockage sécurisé, des contrôles d’accès et des pistes d’audit.
  • Évolutivité : ECM prend en charge la capacité de traiter en toute sécurité autant d'objets par jour que nécessaire (potentiellement des millions).

Quelles sont les fonctionnalités essentielles à rechercher dans une solution ECM ?

Les organisations continuent d'avoir besoin des fonctionnalités essentielles offertes par les logiciels de gestion de contenu d'entreprise. L'adoption d'une approche de services de contenu fait franchir une étape supplémentaire à l'ECM, offrant aux organisations une nouvelle façon de connecter le contenu à l'activité numérique, en fournissant des outils que les utilisateurs finaux peuvent utiliser pour travailler, partager et collaborer facilement sur le contenu.

Les solutions de gestion de contenu d'entreprise les plus efficaces utilisent l'intégration de contenu pour donner aux utilisateurs l'accès au contenu approprié au sein des applications qu'ils utilisent déjà aujourd'hui, comme SAP ® , Microsoft ® 365, Salesforce, Guidewire et SAP SuccessFactors ® . Dans le même temps, les outils ECM avancés s'appuient sur des fonctionnalités de contrôle et de gouvernance pour permettre un partage d'informations sécurisé et une collaboration efficace au sein de l'entreprise et avec des partenaires externes.

Voici d'autres services de contenu dont vous pouvez profiter :

  • Capture de contenu : Permet de numériser des documents physiques et de recueillir du contenu numérique provenant de diverses sources. La saisie de contenu peut inclure des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les documents numérisés en texte consultable.
  • Intégrations poussées et prêtes à l'emploi : minimise le besoin de changer d'application en intégrant les outils ECM aux principales applications utilisées quotidiennement par les équipes.
  • Gestion des flux de travail/processus d'affaires : Automatise et optimise les processus d'affaires liés au contenu, tels que les processus d'approbation ou le traitement des factures.
  • Outils de collaboration : facilitent la collaboration d’équipe sur les documents et les projets, incluant souvent des fonctionnalités telles que l’édition et les commentaires simultanés.
  • Recherche et récupération : Permet aux utilisateurs de trouver rapidement du contenu grâce à de puissantes fonctionnalités de recherche, notamment la recherche en texte intégral, la recherche par métadonnées et la recherche à facettes.
  • Accès mobile et à distance : Permet un accès sécurisé au contenu depuis n’importe quel appareil ou lieu, ce qui est de plus en plus important dans les environnements de travail hybrides.
  • Gestion des documents : Garantit la préservation à long terme du contenu, le respect des calendriers de conservation et une élimination justifiée, conformément aux exigences légales et réglementaires.
  • Gouvernance et conformité de l'information : Prend en charge l'application des politiques, les pistes d'audit et les contrôles d'accès basés sur les rôles afin de gérer les risques et de respecter les normes réglementaires telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
  • Analyse et rapports : Fournit des renseignements sur l'utilisation du contenu, le comportement des utilisateurs et l'efficacité des processus afin de guider l'amélioration continue.

Quelles sont les nouveautés en matière de gestion de contenu d'entreprise ?

Les logiciels de gestion de contenu d'entreprise doivent évoluer au rythme des exigences du marché en proposant de nouvelles fonctionnalités pour aider les entreprises à améliorer la gestion de l'information et à optimiser leur retour sur investissement.

Les fonctionnalités avancées comprennent :

  • ECM basé sur le nuage : De nombreuses organisations se tournent vers des solutions ECM basées sur le nuage, qui offrent une plus grande flexibilité, une meilleure évolutivité et une plus grande accessibilité.
  • Outils d'intelligence artificielle (IA) : grâce à un assistant de contenu IA et à l'apprentissage machine, les organisations peuvent améliorer la classification du contenu, les capacités de recherche et l'automatisation des processus, et tirer parti d'analyses avancées pour obtenir de nouvelles informations sur le contenu.
  • Intégrations généralisées : les systèmes de gestion de contenu d’entreprise sont de plus en plus intégrés à des outils de collaboration populaires comme Microsoft Teams et Slack afin d’améliorer les flux de travail et l’adoption par les utilisateurs.
  • Prise en charge multinuage : les principales plateformes ECM prennent en charge les environnements hybrides et multinuages, offrant aux organisations la flexibilité nécessaire pour optimiser leurs performances, éviter la dépendance vis-à-vis d’un fournisseur unique et maintenir leur conformité auprès des différents fournisseurs de cloud.

Quels sont les outils de gestion de contenu d'entreprise offerts par OpenText ?

OpenText offre une gamme complète d'outils de gestion de contenu d'entreprise qui peuvent aider les organisations à améliorer leur efficacité, à réduire leurs coûts et à renforcer leur conformité. En fournissant un référentiel centralisé pour le contenu numérique, en automatisant les flux de travail et en permettant un accès sécurisé, OpenText permet aux entreprises de mieux exploiter leurs ressources informationnelles.

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