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Une branche exécutive utilise OpenText Content Management pour faciliter l'exécution des activités vitales du gouvernement

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À propos du gouvernement fédéral

Deux personnes qui se parlent

Le pouvoir exécutif de ce pays est responsable de la défense nationale, du droit criminel, des affaires étrangères et d'autres domaines qui touchent l'ensemble du pays.


Résumé

Défis

  • Il voulait s'assurer que les ministères et agences fédérales disposent d'un accès rapide et fiable à l'information.
  • Il avait besoin que les documents devaient être gérés de manière sécurisée et efficace pour se conformer aux règlements applicables.

Solution

  • Livraison d'une plateforme centrale de gestion de contenu d'entreprise.
  • Intégration activée avec Microsoft Teams.
  • Intégration de nouveaux utilisateurs avec OpenText Professional Services.

Résultats

  • data-visualization Soutien des milliers d'employés du gouvernement fédéral
  • conformité réglementaire Facilitation d'une conformité réglementaire efficace
  • dollarsign Préparation du gouvernement pour GenAI

Défis

  • Le gouvernement a des milliers d'utilisateurs de gestion de documents
  • Les données gouvernementales croissent de manière exponentielle et doivent être gérées en conformité avec des exigences strictes en matière de sécurité de l'information
  • Les règles complexes concernant l'archivage et la disposition des documents rendaient difficile le maintien du niveau de gouvernance et de contrôle requis

Plus que jamais, les affaires quotidiennes d'un gouvernement dépendent des données. En raison des complexités entourant la création, le transfert, le stockage et la disposition des documents, il est crucial que les employés du gouvernement gèrent les dossiers de manière sécurisée, efficace et en conformité avec toutes les réglementations applicables.

Au sein de la branche exécutive d'un gouvernement fédéral, une équipe spécialisée est chargée de fournir des capacités de gestion des documents afin d'aider les fonctionnaires à répondre à ces exigences.

Un porte-parole de l'équipe de gestion des documents a déclaré : « La majorité des ministères et des agences ont les mêmes exigences fondamentales en matière de gestion des documents. Ils doivent immédiatement stocker les documents dans un dépôt sécurisé, y compris les métadonnées, afin de permettre une récupération rapide des documents. Et à la fin du cycle de vie, nous devons soit éliminer les dossiers, soit les envoyer pour conservation à long terme. »

À travers le gouvernement, les volumes de données augmentent de façon exponentielle. Par conséquent, de solides capacités de gestion des documents sont une exigence clé pour l'équipe de gestion des dossiers de l'administration.

Le porte-parole a confirmé : « Si les ministères et les agences devaient s'appuyer sur des lecteurs partagés et des feuilles de calcul pour gérer le cycle de vie des documents, il serait pratiquement impossible de maintenir le niveau requis de gouvernance et de contrôle. Une solution moderne de gestion de documents de niveau entreprise est essentielle pour répondre aux exigences du gouvernement du XXIe siècle. »

Une personne regardant une tablette

OpenText Content Management joue un rôle crucial pour garantir le bon fonctionnement du gouvernement.

Porte-parole
Équipe de gestion des documents pour un gouvernement fédéral

Solution

Depuis près de trois décennies, le gouvernement fédéral de ce pays s'appuie sur OpenText Content Management (Extended ECM) pour fournir des capacités de gestion de contenu d'entreprise à des milliers d'utilisateurs gouvernementaux.

Produits déployés

Services fournis

Fournir une plateforme centrale de gestion de contenu d’entreprise

OpenText Content Management offre des capacités fondamentales de gestion de contenu d'entreprise qui soutiennent les activités quotidiennes des administrations. La solution permet aux ministères et aux agences de classer et d’étiqueter automatiquement les documents avec des métadonnées et de gérer les données de manière sécurisée tout au long de leur cycle de vie.

« Notre équipe est responsable de la livraison d'OpenText Content Management à nos parties prenantes au sein du gouvernement fédéral», a expliqué le porte-parole. « La solution OpenText est parfaitement adaptée à nos cas d'utilisation. Par exemple, nous utilisons la solution pour gérer tout, des dossiers physiques stockés dans nos archives aux documents papier numérisés et aux fichiers numériques. »

En tant que gardiens des données sensibles, le gouvernement fédéral doit s'assurer que les informations sont protégées conformément aux exigences strictes en matière de sécurité de l'information. Le porte-parole a commenté : « La solution OpenText nous permet d'appliquer le marquage de sécurité approprié à chaque dossier. Cela permet de s'assurer que l'information est correctement protégée—par exemple grâce au cryptage en vol et au repos. »

Permettre l’intégration avec Microsoft Teams

L'utilisation des outils numériques par le gouvernement fédéral a évolué, tout comme la solution OpenText. Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé, de nombreux employés du gouvernement ont commencé à travailler à distance, utilisant Microsoft Teams pour collaborer avec leurs collègues. En déployant une intégration avec Microsoft 365, l'équipe de gestion des documents a permis aux employés à distance de travailler encore plus efficacement.

« Avec les espaces de travail professionnels de Microsoft Teams, il est beaucoup plus facile pour les employés de trouver et de travailler avec l'information conservée dans OpenText Content Management », a déclaré le porte-parole. « Nos collaborateurs peuvent créer des espaces de travail personnalisés qui rassemblent les dossiers et les contacts dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Les employés peuvent même collaborer simultanément sur des documents stockés sur la plateforme OpenText directement depuis leurs applications Microsoft 365, avec une piste d'audit complète de toutes les modifications. »

Intégration des nouveaux utilisateurs avec OpenText Professional Services

Lors du déploiement d'OpenText Content Management, l'équipe de gestion des documents a collaboré étroitement avec les experts d'OpenText Professional Services pour garantir une mise en œuvre fluide et sans perturbation.

« Nous étions complètement novices en OpenText Content Management lorsque nous avons démarré le projet, et nous avons donc beaucoup apprécié le soutien technique et les conseils d'OpenText Professional Services », a déclaré le porte-parole. « Depuis lors, nous avons activé des intégrations supplémentaires entre OpenText Content Management et notre environnement Microsoft, y compris Microsoft SharePoint et OneDrive. »

Le porte-parole a ajouté : « Nous trouvons extrêmement précieux d'avoir un partenaire compétent tel qu'OpenText Professional Services. Lorsque nous recevons de nouvelles demandes de solutions de gestion des documents de la part de nos parties prenantes gouvernementales, nous faisons souvent appel aux services professionnels d'OpenText pour nous aider à répondre aux exigences de nos parties prenantes. »

OpenText Learning Services a un partenariat de longue date et collaboratif avec le gouvernement fédéral. En soutenant les exigences en matière de formation continue et de connaissances, OpenText Learning Services a aidé les utilisateurs du gouvernement à acquérir des compétences essentielles et à maximiser les avantages de la solution OpenText.

Une personne travaillant sur un ordinateur

Grâce à OpenText Content Management, nous avons mis en place un solide processus de classification des dossiers qui nous permet de réglementer la gestion et la disposition des documents pour chacun des ministères et agences gouvernementales avec lesquels nous travaillons.

Porte-parole
Équipe de gestion des documents pour un gouvernement fédéral

Résultat

OpenText Content Management continue d'être la plateforme de gestion des documents privilégiée par de nombreux ministères de la branche exécutive de ce gouvernement fédéral.

Soutien à des milliers d'employés du gouvernement fédéral

Aujourd'hui, les solutions OpenText aident des milliers d'utilisateurs de nombreux ministères fédéraux à offrir des services clés aux citoyens. Par exemple, le département chargé des politiques et programmes de transport utilise la plateforme pour gérer les documents réglementaires, tandis que d'autres, axés sur l'infrastructure nationale, utilisent OpenText Content Management pour stocker des dessins d'ingénierie aux formats.

« OpenText Content Management joue un rôle vital pour garantir le bon fonctionnement du gouvernement », a confirmé le porte-parole. « Par exemple, la branche exécutive utilise la solution OpenText pour gérer la correspondance gouvernementale et préparer des briefings confidentiels. En raison de la nature importante de ce travail, le journal d'audit complet de la solution est essentiel; il indique qui a travaillé sur chaque document et l'a approuvé, et à quel moment. »

Facilitation d'une conformité réglementaire efficace

Grâce à la classification automatisée des documents et à l'enrichissement des métadonnées par les solutions de gouvernance de l'informationd'OpenText, le gouvernement peut rester en conformité avec les réglementations relatives à la protection, à la disposition et à l'archivage des données.

« Il y a tellement de réglementations à respecter, ce qui signifie que l'automatisation est une capacité essentielle pour nos utilisateurs », a déclaré le porte-parole. « Grâce à OpenText Content Management, nous avons mis en place un solide processus de classification des fichiers qui nous permet de réglementer la gestion et la disposition des documents pour chacun des ministères et des agences gouvernementales avec lesquels nous travaillons ».

A préparé le gouvernement pour GenAI

L'équipe de gestion des documents constate qu'OpenText Content Management continuera à offrir des capacités de gestion des documents fiables et sécurisées au gouvernement pour les années à venir. L'organisation se prépare à mettre à niveau vers la dernière version de la solution et explore la possibilité d'augmenter ses capacités avec OpenText Content Management pour les solutions SAP® et OpenText Content Aviator.

« Nous sommes très intéressés par les dernières capacités d'IA d'OpenText, et nous examinerons de près les solutions GenAI telles qu'OpenText Content Aviator », a conclu le porte-parole. « En tant qu'organisation, OpenText continue d'être un excellent partenaire. »

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