Forrester社のTotal Economic Impact調査では、文書管理ソリューショ ンを探している企業は、選択するベンダーに対して主に5つの要 件を重視していることがわかりました：ERPや生産性ツールなど、主要なアプリケーションとのミッションクリティカルな統合。複雑なコンプライアンス要件に関する地理的プレゼンスと現地専門知識。生産性を向上させ、セキュリティと情報ガバナンスを組み込んだ、すぐに使える自動化機能。データセキュリティの精度、ディザスタリカバリ、バックアップの専門知識。組織全体で利用できる、安全でコンプライアンスに準拠し、一貫して利用可能な集中ワークスペース。文書管理ソリューションを評価する際には、さらに検討すべき機能があります。情報と既存のビジネス・ツールを最大限に活用するために、ソリューションには以下が求められます：シンプルで直感的な、使いやすいインターフェイス・ナビゲーション。コンテンツキャプチャ、ドキュメント生成、共有とコラボレーション、エンタープライズアプリケーションの統合、ワークフローの自動化をサポートするエンドツーエンドのコンテンツ管理。GenAIの結果を向上させるためにコンテンツを整理するためのメタデータのタグ付け、索引付け、分類などのAI対応機能が組み込まれています。自動化された舞台裏のガバナンスにより、ライフサイクル全体を通じて情報を保護し、セキュアに保ちます。オンプレミス、ハイブリッド、またはクラウドでの展開が可能な、プラットフォームと展開の柔軟性。

概要

文書管理は組織において重要な役割を果たし、ビジネス目標をサポートするために、情報が効果的に捕捉され、索引付けされ、整理され、保管され、アクセスされることを保証する。

企業の成功の基盤となる文書管理ソリューションは、データの価値を最大限に活用し、コンプライアンスを維持し、セキュリティを向上させ、チーム、部門、事業部門、組織全体の効率化を促進します。

Foundry Research社の調査によると、組織は情報の管理方法に関連する課題に直面し続けており、従業員のエンゲージメントと生産性に影響を与える障害のトップ3は以下の通りである：

既存の技術やシステムと統合するソリューションを見つける。
複雑なプロセスとワークフロー。
利用可能な知識へのアクセスが困難。

堅牢な文書管理システムに投資する企業は、デジタル上の摩擦を取り除き、企業全体でコンテンツを接続、共有、管理する環境を構築します。その結果、これらの企業は競争力と生産性の面で優位に立ち、コンテキストのあるコンテンツを配信し、安全な情報管理を大規模に行うことができる。

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文書管理

なぜ文書管理が重要なのか？

Forrester Total Economic Impact™ の調査によると、成功している文書管理プログラムは、情報労働者の生産性要件と、社内利害関係者の日常業務の自動化ニーズ、および法的要件や規制要件を満たすためのデジタル文書の管理ニーズのバランスを取っている。そして、うまくいけば、資本コストや運用コスト、従業員や顧客の経験、データの完全性などにプラスの影響を与え、その結果は印象的なものとなる。

しかし、多くの組織では、異種プラットフォームにまたがるさまざまなビジネスツールやアプリケーションに依存し続けているため、特に非構造化コンテンツ内の情報を効率的に探し出すことが難しくなっている。ドキュメント管理ソリューションを、SAP® 、Salesforce® 、Microsoft® 、Guidewire 、Google Workspace などの主要なビジネスアプリケーションと統合することで、組織は主要なアプリケーション間のブリッジを構築し、ナレッジワーカーが重要なビジネス上の意思決定を行うために必要なすべての情報を、好みのインターフェイスに関係なく確保することができます。

効果的な文書管理ソリューションは、組織が以下のことを実現する上で非常に重要である：

広大な技術スタック間の統合問題を排除。
コンテンツサービスを独自のユースケースに合わせて拡張する。
従業員が情報を見つけ、利用し、共有する方法を強化する。
従業員、チーム、外部の利害関係者間のあらゆる場所でのコラボレーションを促進する。
情報ガバナンス、データプライバシー、コンプライアンスを確保する。
変化するビジネスニーズに迅速に対応するための俊敏性を高める。

文書管理ソリューションが企業にもたらすメリットとは？

うまく導入された文書管理ソリューションには、以下のような利点がある：

デジタルトランスフォーメーションを進化させる：AI、クラウドコンピューティング、ナレッジマネジメントの最新技術を活用し、継続的なイノベーションと成長を促進します。
生産性の向上：組織全体にわたる信頼できる単一ソースにより、ドキュメントを探す時間を削減します。
データ主導の意思決定を可能にします：正確でリアルタイムのデータをユーザーの手元に置き、十分な情報に基づいたビジネス上の意思決定を可能にします。
AIを日常業務に応用：ジェネレーティブAIを使用して、関連する洞察、トレンド、分析を簡単に発見できます。
業務効率の向上ワークフローとプロセスの自動化を活用し、冗長性と手作業を削減します。
ナレッジ共有の促進最新のドキュメント、シームレスなコラボレーション、厳密なバージョン管理により、シームレスな情報交換を促進します。
コンプライアンスとリスク管理の向上厳格なアクセス制御、記録管理、データセキュリティポリシーを自動的に実施することで、法的規制や業界規制を遵守します。
運用コストの削減：情報管理システムとプロセスを統合することで、ITインフラを合理化し、技術的な管理と監視を減らす。

GenAIは文書管理プラットフォームをどのように強化するのか？

AIを活用した会話型検索と生成型AIが文書管理プラットフォームで直接利用できるため、企業は文書管理ソリューションと生産性を次のレベルに引き上げることができる。直感的なAIコンテンツアシスタントは、ユーザーがより簡単にコンテンツを識別、作成、翻訳、要約できるように支援し、自然言語による質問で情報を理解し利用する新しい方法を解き放ちます。コンテンツ・アシスタントにとどまらず、ダイナミックなAIエージェントがナレッジ・ワーカーの代わりに働き、システムやツールを横断して複雑なタスクをこなし、プロセスを加速させる。

文書管理ソリューションに求められる中核的な機能とは？

Forrester社のTotal Economic Impact調査では、文書管理ソリューションを探している企業は、選択するベンダーに対して5つの主要な要件に重点を置いていることがわかった：

ERPや生産性ツールなど、主要アプリケーションとのミッションクリティカルな統合。
複雑なコンプライアンス要件に関する地理的プレゼンスと現地専門知識。
生産性を向上させ、セキュリティと情報ガバナンスを組み込むための、すぐに使える自動化機能。
データセキュリティの精度、ディザスタリカバリ、バックアップの専門知識。
組織全体で利用できる、安全でコンプライアンスに準拠し、一貫して利用可能な集中ワークスペース。

文書管理ソリューションを評価する際には、さらに検討すべき機能がある。情報や既存のビジネス・ツールから最大限の価値を引き出すためには、ソリューションが持つべきものがある：

シンプルで直感的な、使いやすいインターフェイスのナビゲーションが採用を後押し。
コンテンツキャプチャ、ドキュメント生成、共有とコラボレーション、エンタープライズアプリケーションの統合、ワークフローの自動化をサポートするエンドツーエンドのコンテンツ管理。
GenAIの結果を改善するためにコンテンツを整理するための、ビルトインのメタデータのタグ付け、インデックス作成、分類などのAI対応機能。
自動化された舞台裏のガバナンスにより、ライフサイクル全体を通じて情報を保護し、セキュアに保つ。
オンプレミス、ハイブリッド、またはクラウドでの展開が可能な、プラットフォームと展開の柔軟性。

部門や業界によって、文書管理ソリューションはどのように使い分けられているのだろうか。

文書管理ソリューションは、部門や業種を問わずさまざまなユースケースをサポートし、それぞれ情報の保存、アクセス、セキュリティに独自の要件を備えています。コンテンツを一元化し、コア・ビジネス・アプリケーションに組み込むことで、企業はナレッジ・ワーカーがデジタル上の摩擦を減らし、より良い意思決定を行えるようにする。

ここでは、チームやセクターごとにどのようなメリットがあるのかを紹介する：

営業提案書作成の合理化、契約承認の自動化、CRMプラットフォームからの最新資料への直接アクセスにより、営業サイクルと顧客対応力を向上させます。
人事（HR）：従業員の記録、入社資料、業績資料を安全に管理し、労働規制やデータプライバシー要件へのコンプライアンスを確保します。
カスタマーサービスエージェントが最新のナレッジベース、サービス記録、顧客とのコミュニケーション履歴に迅速にアクセスできるようにすることで、解決時間と顧客満足度を向上させます。
法務バージョン管理、電子署名のサポート、監査証跡により、法的文書、ケースファイル、コンプライアンス資料を一元管理し、法的整合性と準備態勢を維持します。
エンジニアリング大量の技術図面、製品ドキュメント、変更記録を管理し、グローバルチーム間のコラボレーションをサポートしながら、バージョンの正確性を維持する。
ライフサイエンス研究、臨床試験、製造において、業界標準に沿った正確性、トレーサビリティ、監査対応性を確保し、規制に準拠した文書化を維持する。
政府透明性、監査可能性、公共サービスの効率性をサポートしながら、市民の記録、許可、規制文書の安全でコンプライアンスに準拠した管理を可能にします。

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