Esprinet | OpenText

課題

サプライヤーや顧客との電子文書交換のためのデータマッピングの確立と維持の迅速化
自動化の推進および他の社内システムとのデータ交換の効率化
サプライヤーから顧客への直送品の管理とチェックが不十分

結果

データマッピング シームレスに維持され、より迅速な更新を実現し、ワークロードを削減します
自動化による改善 より高速なスループットと処理を実現するビジネスプロセス
安全で 信頼性の高いデータ交換

ストーリー

10年以上にわたり、Esprinetの主要なサプライヤーの多くは、注文に関連する文書をやり取りする唯一の手段として電子データ交換（EDI）を義務付けてきました。これらには、注文そのもの、受領確認、出荷通知、受領書、請求書、クレジットノートなどが含まれます。ソリューションサプライヤーの候補を調査した結果、EsprinetはOpenTextを選定して最初の接続を確立し、データ交換を可能にするために社内でさまざまなデータポイントのマッピングを行いました。

OpenText B2B Managed Servicesにより、時間の節約やデータ入力時のヒューマンエラーの低減が可能になり、完全な監査証跡も提供されます。

マッシモ・パトルッシ
システム開発マネージャー、Esprinet

新しいデータマッピングとアップデートの迅速なセットアップ

EDIに移行するサプライヤーが増加する中、Esprinetは新たな接続の確立に貴重な社内リソースをより多く費やしていることに気付きました。それぞれの接続には独自のニュアンスや固有のデータポイントが存在し、これらすべてを考慮する必要がありました。これに加えて、多くの既存サプライヤーにおいても定期的な変更の実装が必要とされていました。

Esprinet SpAのシステム開発マネージャー、Massimo Patrussi氏は次のように説明しました。「取引先データのマッピングをより効率的かつ効果的に管理する方法を模索するため、私たちは再びOpenTextに協力を求めました。その答えがOpenText B2B Managed Servicesでした。現在では、要件をOpenTextに伝えるだけで、豊富な経験と多数のデータ標準に関する知識を活かして、必要な設定を行ってくれます。」

これらの接続の確立や維持に伴う作業負荷からスタッフを解放できたことで、他の業務に注力できるようになりました。

自動化によるさらなる効率化

サプライヤーがEsprinetに請求書を提出すると、請求書が正しいことを自動的に確認するための手順が導入されています。

「B2B Managed Servicesを通じて受信したデータにより、システムは請求書をPOと迅速かつ自動的に照合し、商品が受領済みであり、納品書と一致していることを確認できるようになりました。その後、データを当社の基幹財務システムに自動的に渡すことができます。これによりすべて時間を節約でき、データ入力時の人為的ミスの可能性が減り、完全な監査証跡が得られます」とPatrussi氏は付け加えました。

Esprinetは、B2B Managed Servicesを介して取引先から文書を受信するだけでなく、送信も行っています。顧客から注文を受け取ると迅速かつ効率的に送信できるため、時間に敏感な市場において納期を短縮できます。

単一のEsprinetドキュメント形式を使用することで社内プロセスを簡素化

OpenTextがEsprinetに代わって文書マッピングを担当することで、貴重な社内リソースが解放されるだけでなく、単一の社内フォーマットで業務を進められるようになります。

「以前は、複数のドキュメント/データマッピングを自社で管理する必要がありました。現在は独自の標準を持ち、それを外部関係者が使用する標準にマッピングすることをOpenTextに任せることで、時間の節約、エラーの回避、メンテナンス負担の削減も実現しています」とPatrussi氏は述べています。

取引先のデータマッピングに変更が生じた場合や、新しいパートナーが加わった場合でも、OpenTextなら迅速かつ効率的に対応してくれると確信しています。

マッシモ・パトルッシ
システム開発マネージャー、Esprinet

新しいサプライヤーや顧客が加わる際、OpenTextが提供する迅速なサービスのおかげで、すぐに稼働を開始できることをEsprinetの誰もが知っています。

「社内の他の部門と同様に、当社の購買部門もOpenTextソリューションが提供するサービスに非常に満足しています。発注書を手作業で処理したり、サプライヤーポータルに登録したり、PDFドキュメントを作成してメールを送信したりする必要はもうありません。システム上で注文を選択して送信をクリックするだけで、注文はB2B Managed Servicesを通じてサプライヤーに転送されます。手作業が劇的に削減され、ミスも同様に減少しました」とPatrussi氏は述べています。

また、購買部門も、サプライヤーからの注文受諾に関する即時の回答や確認を得られるというメリットがあります。その後、OpenTextを介してサプライヤーからの最新情報が購買システムに自動的に反映されるため、進捗状況を容易に追跡できます。

Esprinetの顧客は在庫情報の改善によるメリットを享受

B2B Managed Servicesを使用することで、サプライヤーはEsprinetに定期的な在庫情報と配送情報も提供します。このデータは、その後自動的に使用されて在庫を更新し、お客様に予定されている配送の詳細を提供します。

「製品の在庫がない場合や出荷待ちの場合でも、お客様はお届け予定日を確認することができます。OpenTextで受信したデータのおかげで、このデータは自動的かつシームレスに受信、処理され、当社のWebサイトに更新されます」とPatrussi氏は述べています。

経理部門にとってもメリットがあり、手動のデータ入力が大幅に削減され、レポート作成がより最新の状態に保たれ、エラーが減少し、自動チェックによって手作業での介入が必要な例外を特定しやすくなります。このソリューション全体により、Esprinetは完全な監査証跡と報告機能を通じて、イタリアの税務規則への準拠も実現しています。

Esprinetは、OpenText™ Trading Grid™ Messaging Serviceを使用したB2B Managed Services を通じて、毎年約50万件のドキュメントを送受信しています。このような量を手作業で処理することは、たとえ取引先が許可したとしても（大半は許可しないでしょうが）、途方もない作業となります。

「プロセスのさらなる改善や自動化の方法を常に模索しています」とPatrussi氏は述べています。「取引先のデータマッピングに変更が生じた場合や、新しいパートナーが加わった場合でも、OpenTextなら迅速かつ効率的に対応してくれると確信しています。」

Esprinetについて

Esprinetはイタリアとスペインにおけるテクノロジー卸売販売代理店であり、2014年の連結売上高は23億ユーロに達しました。同社は1970年代に設立され、現在では4万社以上の販売代理店に600以上のブランドを供給しています。同社の事業は、イタリアで第1位、スペインで第3位、そしてヨーロッパ全体では第5位にまで成長しました。Esprinetの独自のインターネットベースのビジネスモデルは、中堅・中小企業部門、小売業者、企業を対象とするリセラーへのテクノロジー提供に特に重点を置いています。Apple、IBM、HP、Toshiba、Lenovoをはじめとする数多くのトップブランドが、Esprinetの提供するポートフォリオを構成しています。テクノロジーの対象範囲は、パソコン、タブレット、サプライ品、家電製品、サーバー、ネットワーキング、ストレージ、周辺機器、ソフトウェアなど、45,000点以上の在庫管理単位（SKU）に及びます。