Qu'est-ce qu'une télécopie numérique ?

L'évolution du télécopieur analogique au télécopieur numérique

Apparue dans les années 1980, la technologie traditionnelle du fax s'appuyait sur les lignes téléphoniques analogiques pour transmettre les images de documents entre différents lieux. Les télécopieurs numérisaient les documents, convertissaient l'image en tonalités audio et les transmettaient par lignes téléphoniques à un autre télécopieur qui reconvertissait les tonalités en un document imprimé. Ce procédé, bien que révolutionnaire pour son époque, présentait des limitations importantes, notamment une faible vitesse, des bourrages papier, une mauvaise qualité d'image et la nécessité de lignes téléphoniques dédiées.

Le télécopieur numérique est apparu au début des années 2000, alors que les organisations cherchaient une transmission de documents plus efficace. La technologie de télécopie électronique convertit les documents en formats numériques (généralement PDF ou TIFF) et les transmet par les réseaux de protocole Internet (IP). Cette évolution a permis à la télécopie de demeurer pertinente dans un monde numérique en palliant les limites de la télécopie analogique tout en préservant ses principaux avantages en matière de sécurité.

Au milieu des années 2010, alors que les organisations adoptaient de plus en plus l'informatique en nuage pour leurs fonctions commerciales essentielles, des solutions de télécopie en nuage ont émergé. En offrant des fonctionnalités de télécopie numérique en tant que service, elle a complètement éliminé le besoin d'infrastructure sur site. Cette approche a été accélérée par le Mémorandum d'opinion et l'Ordonnance 19-72 de la Commission fédérale des communications de 2019, qui ont permis aux entreprises de mettre hors service les services téléphoniques par fil de cuivre à compter d'août 2022, permettant ainsi aux organisations de se détourner des lignes de télécopie analogiques.

Le fax en nuage offre plusieurs avantages, notamment une mise à l'échelle automatique pour s'adapter aux fluctuations de volume, une redondance géographique pour une fiabilité accrue, un déploiement simplifié et des besoins réduits en gestion informatique. Il offre également des fonctionnalités de sécurité améliorées et une meilleure intégration avec les applications d'affaires modernes basées sur le cloud. Pour les organisations disposant d'environnements de travail hybrides, la télécopie dans le nuage assure un accès constant à la fonctionnalité de télécopie quel que soit l'emplacement des employés, favorisant ainsi la continuité des activités et la flexibilité opérationnelle.

Comment fonctionne la télécopie numérique ?

La télécopie numérique repose sur une infrastructure technologique fondamentalement différente de celle de la télécopie traditionnelle, même si le résultat – la transmission sécurisée des documents – reste le même. Le processus se déroule généralement en plusieurs étapes :

1. Création ou numérisation de documents : L’expéditeur crée un document numérique ou numérise un document physique pour le convertir en format numérique.
2. Préparation à la transmission : La solution de télécopie numérique prépare le document pour la transmission, ce qui peut inclure la mise en forme, la compression et le chiffrement.
3. Acheminement des télécopies via les numéros DID Internet : les systèmes de télécopie numérique utilisent les numéros d’appel direct entrant (DID) basés sur Internet pour acheminer les télécopies. Ces numéros virtuels reçoivent les télécopies entrantes par les réseaux IP, remplaçant les lignes téléphoniques traditionnelles tout en maintenant la compatibilité avec les flux de travail existants.
4. Transmission numérique : au lieu d’utiliser des tonalités audio sur les lignes téléphoniques, le document est transmis par des réseaux IP, qui peuvent inclure Internet, des réseaux privés ou une infrastructure cloud.
5. Livraison sécurisée : le document est livré au système de télécopie numérique du destinataire, à son adresse courriel ou à tout autre point de terminaison désigné, avec confirmation de réception.
6. Notification et stockage : L’expéditeur et le destinataire reçoivent tous deux une confirmation de la réussite de la transmission, et le document est stocké en toute sécurité conformément aux politiques de conservation configurées.

Ce procédé élimine le besoin de papier, de toner et de matériel physique tout en maintenant la connexion point à point sécurisée qui rend les communications par télécopieur intrinsèquement sûres.

Pourquoi la télécopie numérique demeure essentielle pour les entreprises modernes

Toujours essentiel à une communication sécurisée

Malgré l'essor du courriel et des outils numériques, le télécopieur demeure une méthode fiable pour une communication sécurisée dans les secteurs réglementés. Sa transmission de pair à pair garantit une connexion directe et sécurisée, contrairement au courriel, qui peut être intercepté. Le fax permet également d'obtenir des confirmations de livraison avec horodatage et coordonnées du destinataire, répondant ainsi aux exigences de conformité. La télécopie numérique améliore cela grâce au cryptage, aux contrôles d'accès et aux pistes d'audit.

Principaux secteurs d'activité utilisant la télécopie numérique :

Soins de santé
Environ 70 % des hôpitaux utilisent encore le fax pour échanger des renseignements sur la santé protégés (ISP), contribuant ainsi au maintien de la conformité à la loi HIPAA. La télécopie numérique s'intègre aux dossiers médicaux électroniques, réduisant ainsi les risques liés aux documents imprimés. Par exemple, les hôpitaux baptistes du sud-est du Texas ont économisé 200 000 $ par année et amélioré leur efficacité de 20 % grâce au télécopieur numérique OpenText.

Légal
Le fax demeure juridiquement contraignant dans de nombreuses régions. Les cabinets d'avocats utilisent le télécopieur numérique pour l'échange sécurisé de documents, les pistes d'audit et la découverte électronique. Elle assure la conformité et une gouvernance de l'information efficace.

Services financiers
Les banques et les assureurs utilisent la télécopie numérique pour transmettre en toute sécurité des documents sensibles tels que les demandes de crédit et les réclamations. Il favorise la conformité et offre une alternative économique aux réseaux comme SWIFT. Les assureurs américains The Standard et Hawksford ont amélioré leur efficacité et leur conformité grâce aux solutions OpenText.

Secteur public américain
Les organismes gouvernementaux utilisent la télécopie numérique pour la transmission sécuritaire et conforme des documents sensibles. Il prend en charge des normes telles que HIPAA et FedRAMP, offrant le chiffrement, le contrôle d'accès et les journaux d'audit. La télécopie infonuagique avec routage IP sécurisé modernise les systèmes existants.

Conformité réglementaire et télécopie numérique

Le télécopieur numérique demeure essentiel pour les secteurs d'activité soumis à des réglementations strictes en matière de confidentialité et de sécurité des données, offrant des fonctionnalités intégrées qui facilitent la conformité.

La loi HIPAA dans le secteur de la santé

La télécopie numérique assure la conformité à la loi HIPAA grâce à :

• Chiffrement des données de santé protégées en transit et au repos
• Contrôles d'accès pour restreindre l'accès aux documents
• Pistes d'audit pour le suivi de l'activité des documents
• confirmations de transmission pour preuve de livraison

Un rapport du HIPAA Journal a mis en lumière une faille de sécurité au Grant Medical Center d'OhioHealth, où des informations médicales confidentielles ont été télécopiées à des destinataires incorrects, soulignant ainsi la nécessité de systèmes de télécopie numérique sécurisés.

réglementation des services financiers

La télécopie numérique répond aux exigences de :

• GLBA : Protège les données client
• PCI DSS : Sécurise les informations de carte de crédit
• SOX : Assure une tenue de registres financiers appropriée

Ces systèmes offrent une transmission sécurisée, des journaux d'audit et une intégration avec les outils de gestion documentaire.

RGPD et lois mondiales sur la protection de la vie privée

La télécopie numérique prend en charge les lois internationales sur la protection des données comme le RGPD grâce à :

• Réduire la collecte et le stockage des données
• Application des politiques de rétention
• Sécurisation des données en transit
• Enregistrement des transactions à des fins de traçabilité

Certifications sectorielles

Les principaux fournisseurs de télécopieurs numériques, comme OpenText, respectent les normes reconnues :

• ISO/IEC 27001 : Sécurité de l'information
• SOC 2 Type II : Contrôles de sécurité et de confidentialité
• PCI DSS : Protection des données de paiement

Ces certifications garantissent aux organisations que leurs systèmes de télécopie répondent à des normes de conformité élevées.

Avantages du passage à la télécopie numérique

Avantages commerciaux du télécopieur numérique

Le passage du télécopieur analogique au télécopieur numérique permet de réaliser des gains significatifs en termes d'efficacité, de réduction des coûts et d'agilité opérationnelle. Au-delà de la conformité réglementaire, la télécopie numérique soutient des objectifs de transformation numérique plus larges.

Évolutivité et flexibilité

Les systèmes de télécopie analogiques ont du mal à s'adapter à une demande fluctuante. La télécopie numérique s'adapte facilement aux variations de volume sans infrastructure supplémentaire. Elle offre également un déploiement flexible — sur place, dans le nuage ou hybride — adapté aux besoins et aux budgets des organisations.

Gains en coûts et en efficacité

La télécopie numérique permet de réduire les coûts liés au matériel, aux lignes téléphoniques, au papier et au toner. Les modèles infonuagiques éliminent les dépenses en capital et fonctionnent selon le principe du paiement à l'usage. Elle simplifie également les opérations en supprimant les tâches manuelles telles que l'impression et la numérisation, et en livrant les documents directement dans les boîtes de réception ou les systèmes de flux de travail.

Intégration des flux de travail

Le télécopieur numérique moderne s'intègre aux principaux systèmes d'entreprise (DME, ERP, CRM et MFP), automatisant ainsi la gestion des documents et intégrant le télécopieur dans les flux de travail quotidiens. Cela augmente la productivité et minimise les besoins en formation, surtout dans les environnements où le télécopieur est essentiel aux processus métier.

Préparation des données alimentée par l'IA

L'IA valorise la télécopie numérique en transformant les informations télécopiées en données immédiatement utilisables dans toute l'entreprise. Au lieu de traiter un télécopieur comme un document statique, l'IA identifie son contenu significatif, notamment les détails clés, le contexte et l'intention, et transmet ces informations directement aux systèmes d'entreprise concernés. Cela permet aux flux de travail dans les DME, les ERP et les CRM de progresser sans interprétation manuelle ni ressaisie.

En convertissant les communications par télécopie en données structurées et prêtes pour les flux de travail, l'IA accélère la prise de décision, réduit les délais et renforce l'intégration entre les processus dépendants du télécopieur et les écosystèmes opérationnels de base.

Défis courants liés à la transition vers la télécopie numérique

Bien que les avantages de la télécopie numérique soient indéniables, les organisations peuvent rencontrer des difficultés lors de la transition des systèmes de télécopie analogiques aux systèmes numériques. Comprendre et relever ces défis est essentiel au succès de la mise en œuvre.

Intégration des systèmes existants

De nombreuses organisations utilisent des systèmes anciens conçus pour fonctionner avec des télécopieurs traditionnels. L'intégration de ces systèmes aux solutions de télécopie numérique modernes peut nécessiter des développements personnalisés ou un logiciel intermédiaire pour assurer un fonctionnement sans faille. Les organisations doivent évaluer les solutions potentielles de télécopie numérique en fonction de leur capacité à s'intégrer aux systèmes existants et de leur flexibilité pour répondre aux exigences d'intégration personnalisées.

Adoption et formation des utilisateurs

Les employés habitués à utiliser des télécopieurs physiques peuvent être réticents à passer aux alternatives numériques en raison de leur familiarité avec les processus existants. Pour surmonter cette résistance, il est nécessaire de mettre en place une stratégie globale de gestion du changement comprenant la formation des utilisateurs, une communication claire des avantages et, éventuellement, une approche de mise en œuvre progressive permettant aux utilisateurs de passer graduellement au nouveau système.

Assurer la conformité aux réglementations de l'industrie

Chaque secteur d'activité a ses propres exigences réglementaires en matière de transmission et de stockage des documents. Les organisations doivent s'assurer que la solution de télécopie numérique qu'elles ont choisie est conforme à toutes les réglementations applicables, notamment celles relatives à la confidentialité des données, à la sécurité et à la conservation des documents. Cela peut impliquer la configuration de politiques de conservation, la mise en œuvre de contrôles d'accès appropriés et l'établissement de procédures d'audit.

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre du télécopieur numérique

Évaluation et planification

Avant de mettre en œuvre une solution de télécopie numérique, les organisations doivent évaluer leur utilisation actuelle des télécopies, les volumes utilisés et leurs besoins d'intégration. Cette évaluation oriente le choix de la solution et contribue à l'élaboration d'un plan de mise en œuvre qui minimise les perturbations pour l'entreprise. La planification doit aussi définir des indicateurs de succès, établir un échéancier et identifier les risques assortis de stratégies d'atténuation. Les organisations ayant des besoins complexes peuvent tirer profit de consultants spécialisés dans la transformation numérique.

Critères de sélection de la solution

Les principaux facteurs à prendre en compte lors de l'évaluation des solutions de télécopie numérique sont les suivants :

1. Sécurité : Examiner le chiffrement, les contrôles d'accès et les certifications de conformité.
2. Intégration : Assurer la compatibilité avec les systèmes et flux de travail existants, y compris les applications critiques.
3. Évolutivité : Vérifiez que la solution peut gérer la croissance et les variations de volume futures.
4. Assistance et fiabilité : Évaluer le soutien du fournisseur, les SLA et les capacités de reprise après sinistre.
5. Coût total de possession : Tenir compte des coûts de mise en œuvre, d’abonnements et d’intégration personnalisée.

Gestion de la mise en œuvre et du changement

Une mise en œuvre efficace nécessite une planification détaillée et une gestion du changement rigoureuse. Un déploiement graduel, en commençant par les services qui en bénéficient le plus, permet de résoudre les problèmes avant un déploiement plus large. La gestion du changement doit inclure la formation des utilisateurs, une communication claire des avantages et un soutien accessible. La désignation de « référents » au sein des départements peut encourager l’adoption et fournir une assistance localisée.

Comment les solutions de télécopie numérique OpenText transforment les communications d'entreprise

Solutions de télécopie numérique OpenText

OpenText offre des solutions de télécopie numérique robustes, adaptées à divers secteurs d'activité. Avec plus de 40 ans d'expérience et plus de 12 milliards de documents traités chaque année, OpenText est un chef de file de confiance dans le domaine du télécopieur numérique.

OpenText™ Fax (RightFax)

OpenText Fax est un serveur de fax évolutif qui permet l'envoi de télécopies sécurisées et sans papier pour les utilisateurs, les applications et les systèmes. Il permet de réduire les coûts en se connectant aux réseaux téléphoniques analogiques, numériques, VoIP ou cloud, et s'intègre aux outils de messagerie et de bureau pour accroître la productivité et faciliter la conformité.

Les options de déploiement comprennent les solutions sur place, hybrides et les services gérés, offrant une flexibilité adaptée aux stratégies informatiques. OpenText Fax s'intègre également aux plateformes d'entreprise telles que SAP, Oracle, Microsoft SharePoint et aux systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME) comme Epic, Meditech, Cerner et Veradigm.

Aviateur de télécopie OpenText™

OpenText Fax Aviator est un puissant assistant IA qui rend la télécopie numérique plus intelligente, automatisée et fiable. Il transforme les télécopies en informations exploitables pour les systèmes en aval en réduisant les efforts manuels, en accélérant les processus urgents et en intégrant de manière transparente les résultats dans les dossiers médicaux électroniques (DME), les plateformes pharmaceutiques ou les applications d'entreprise.

Fax Aviator apporte de l'intelligence à chaque étape du parcours fax, aidant les organisations à passer d'un effort manuel à un impact automatisé :

• Fax Aviator Assist : aide instantanée de questions-réponses qui élimine le temps passé à chercher dans les manuels.
• Itinéraire Télécopieur Aviator : Le routage automatisé améliore la précision et accélère la livraison.
• Résumé de Fax Aviator : Résume le contenu ou l’historique des télécopies en quelques secondes.
• Extract Aviator Fax : Capture et structure les données critiques des documents faxés.

OpenText™ Core Fax

OpenText Core Fax est une solution SaaS cloud qui prend en charge l'envoi sécurisé de télécopies depuis les ordinateurs de bureau, les courriels, les appareils mobiles, les applications professionnelles et les imprimantes multifonctions. Il simplifie les flux de travail et élimine le besoin de lignes téléphoniques et d'appareils de télécopie physiques. Grâce à son infrastructure située aux États-Unis, au Canada, en Europe et en Australie, OpenText Core Fax répond aux besoins de résidence des données et améliore la conformité grâce à une livraison sécurisée et à un archivage centralisé.

Succès client

Les solutions de télécopie OpenText ont permis à de nombreuses organisations d'obtenir des résultats concrets. Le système de santé de l'Université du Kansas a réduit les échecs de transmission et amélioré les soins aux patients en passant d'un système hors nuage peu fiable à OpenText Fax. Face à une forte augmentation du volume de fax, ZOLL Medical a adopté OpenText Fax Cloud Connect pour améliorer l'évolutivité, la sécurité et la fiabilité, soutenant ainsi sa mission de fournir des soins vitaux.

L'avenir de la télécopie numérique

Alors que les organisations poursuivent leur transformation numérique, le télécopieur numérique restera un élément essentiel de l'échange sécurisé d'informations, notamment dans les secteurs réglementés. L'avenir de la télécopie numérique comprend plusieurs tendances émergentes qui renforceront davantage sa proposition de valeur.

Intégration à l'intelligence artificielle et à l'apprentissage machine

Les solutions de télécopie numérique intégreront de plus en plus l'intelligence artificielle (IA) et les capacités d'apprentissage automatique pour automatiser la classification des documents, l'extraction de données et le routage. Ces fonctionnalités permettront aux organisations de rationaliser leurs flux de travail axés sur les documents et de tirer une plus grande valeur des documents faxés en extrayant et en traitant automatiquement les informations pertinentes. OpenText Fax Aviator apporte des fonctionnalités basées sur l'IA aux flux de travail documentaires, permettant ainsi d'atteindre de nouveaux niveaux de productivité.

Capacités mobiles améliorées

Avec la généralisation du télétravail, les solutions de télécopie numérique continueront d'améliorer leurs fonctionnalités mobiles, permettant ainsi l'envoi de télécopies en toute sécurité de n'importe où. Ces améliorations incluront des applications mobiles optimisées, une meilleure intégration avec les outils de productivité mobile et des interfaces utilisateur optimisées pour les appareils mobiles.

Intégration accrue aux écosystèmes infonuagiques

Les solutions de télécopie numérique seront de plus en plus intégrées aux suites bureautiques infonuagiques, aux plateformes de collaboration et aux applications métier. Cette intégration permettra une transmission de télécopie fluide au sein des applications que les utilisateurs utilisent quotidiennement, réduisant ainsi les frictions et améliorant la productivité.

Le télécopieur numérique stimule la productivité

La télécopie électronique et numérique représente une évolution cruciale d'une méthode de communication traditionnelle qui continue de jouer un rôle essentiel dans l'échange sécurisé d'informations. En passant du télécopieur analogique au télécopieur électronique, les organisations peuvent renforcer la sécurité, améliorer la conformité, réduire les coûts et accroître l'efficacité opérationnelle tout en conservant les avantages de sécurité inhérents qui ont fait du télécopieur la méthode de communication privilégiée dans les secteurs réglementés.

Alors que les organisations poursuivent leur transformation numérique, la mise en œuvre d'une solution de télécopie numérique robuste doit être considérée comme un élément important de leur stratégie globale pour un échange d'informations sécurisé. Avec la solution et l'approche de mise en œuvre appropriées, la télécopie numérique peut servir de pont entre les flux de travail documentaires traditionnels et les processus numériques modernes, permettant aux organisations d'aller de l'avant sans compromettre la sécurité ni la conformité.