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Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

Illustration d'éléments informatiques mettant en évidence un point d'interrogation

Aperçu

La gestion documentaire joue un rôle essentiel dans les organisations, en s'assurant que l'information est efficacement capturée, indexée, organisée, stockée et consultée pour soutenir les objectifs commerciaux.

Élément fondamental du succès des entreprises, les solutions de gestion documentaire permettent aux entreprises d'exploiter pleinement la valeur de leurs données, de rester conformes aux réglementations, d'améliorer la sécurité et d'accroître leur efficacité, au sein des équipes, des départements, des secteurs d'activité et de l'ensemble de l'organisation.

Une enquête menée par Foundry Research a révélé que les organisations continuent de faire face à des défis liés à la gestion de l'information, les trois principaux obstacles ayant un impact sur l'engagement et la productivité des employés étant les suivants :

  1. Trouver des solutions qui s'intègrent aux technologies et systèmes existants.
  2. Processus et flux de travail complexes.
  3. Difficulté à accéder aux connaissances disponibles.

Les entreprises qui investissent dans des systèmes robustes de gestion de documents éliminent les frictions numériques, créant ainsi un environnement permettant de connecter, de partager et de gouverner le contenu à l'échelle de l'entreprise. De ce fait, ces organisations acquièrent un avantage concurrentiel et de productivité, en fournissant du contenu contextualisé et en assurant une gestion sécurisée de l'information à grande échelle.

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Gestion documentaire

Pourquoi la gestion documentaire est-elle importante ?

Selon une étude Forrester Total Economic Impact ™, les programmes de gestion documentaire réussis équilibrent les exigences de productivité des travailleurs de l'information avec le besoin des intervenants internes d'automatiser les activités de routine et de gérer les documents numériques pour répondre aux exigences légales ou réglementaires. Et, lorsqu'elles sont bien réalisées, les résultats sont impressionnants, avec un impact positif sur les coûts d'investissement et d'exploitation, l'expérience des employés et des clients, et l'intégrité des données.

Cependant, de nombreuses organisations continuent de s'appuyer sur une variété d'outils et d'applications d'affaires répartis sur des plateformes disparates, ce qui rend difficile la localisation efficace des informations, en particulier dans les contenus non structurés. En intégrant des solutions de gestion de documents aux principales applications d'affaires — telles que SAP® , Salesforce® , Microsoft® , Guidewire et Google Workspace — les organisations peuvent créer des ponts entre les applications clés et s'assurer que les travailleurs du savoir disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions commerciales critiques, quelle que soit leur interface préférée.

Les solutions efficaces de gestion des documents sont essentielles car elles permettent aux organisations de :

  • Éliminer les problèmes d'intégration entre les différentes architectures technologiques.
  • Adapter les services de contenu aux cas d'utilisation spécifiques.
  • Améliorer la façon dont les employés trouvent, utilisent et partagent l'information.
  • Faciliter la collaboration, où qu'elle se trouve, entre les employés, les équipes et les intervenants externes.
  • Assurer la gouvernance de l'information, la confidentialité des données et la conformité.
  • Augmentez votre agilité pour répondre rapidement à l'évolution des besoins de l'entreprise.

Quels sont les avantages pour les entreprises d'une solution de gestion documentaire ?

Une solution de gestion documentaire bien mise en œuvre offre plusieurs avantages aux organisations, notamment la possibilité de :

  • Accélérez votre transformation numérique : tirez parti des dernières avancées en matière d'IA, d'infonuagique et de gestion des connaissances pour stimuler l'innovation et la croissance continues.
  • Augmentez la productivité : réduisez le temps passé à chercher des documents grâce à une source unique et fiable de vérité pour l’ensemble de l’organisation.
  • Favoriser la prise de décision fondée sur les données : Fournissez des données précises et en temps réel à la disposition des utilisateurs pour des décisions d'affaires éclairées.
  • Intégrez l'IA dans votre travail quotidien : utilisez l'IA générative pour découvrir facilement des informations, des tendances et des analyses pertinentes.
  • Améliorer l'efficacité opérationnelle : tirer parti de l'automatisation des flux de travail et des processus pour réduire les redondances et les étapes manuelles.
  • Faciliter le partage des connaissances : promouvoir des échanges d'informations fluides grâce à une documentation à jour, une collaboration sans faille et un contrôle strict des versions.
  • Améliorer la conformité et la gestion des risques : se conformer aux réglementations juridiques et sectorielles en mettant en œuvre automatiquement des contrôles d’accès stricts, une gestion des enregistrements et des politiques de sécurité des données.
  • Réduire les coûts opérationnels : consolider les systèmes et processus de gestion de l'information afin de rationaliser l'infrastructure informatique et de diminuer l'administration et la supervision techniques.

Comment GenAI améliore-t-il les plateformes de gestion des documents ?

Grâce à la recherche conversationnelle basée sur l'IA et à l'IA générative disponibles directement au sein d'une plateforme de gestion documentaire, les organisations peuvent faire passer leurs solutions de gestion documentaire et leur productivité à un niveau supérieur. Un assistant de contenu IA intuitif aide les utilisateurs à identifier, créer, traduire et résumer plus facilement le contenu, ouvrant ainsi de nouvelles perspectives pour comprendre et utiliser l'information grâce à un questionnement en langage naturel. Au-delà du simple rôle d'assistant de contenu, les agents d'IA dynamiques agiront pour le compte des travailleurs du savoir, en effectuant des tâches complexes à travers différents systèmes et outils afin d'accélérer les processus.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles à rechercher dans une solution de gestion de documents ?

L’étude Forrester Total Economic Impact a également révélé que les organisations à la recherche d’une solution de gestion documentaire se concentraient sur cinq exigences principales concernant leur fournisseur de choix :

  1. Intégrations critiques avec les principales applications, comme les progiciels de gestion intégrée (ERP) et les outils de productivité.
  2. Présence géographique et expertise locale des exigences de conformité complexes.
  3. Automatisations prêtes à l'emploi pour la productivité, la sécurité intégrée et la gouvernance de l'information.
  4. Expertise en sécurité des données, reprise après sinistre et sauvegarde.
  5. Un espace de travail centralisé, sécurisé, conforme et disponible en permanence, pour une utilisation à l'échelle de l'organisation.

Lors de l'évaluation des solutions de gestion documentaire, d'autres fonctionnalités sont à prendre en compte. Pour tirer le meilleur parti de vos informations et de vos outils d'affaires existants, une solution doit comprendre :

  • Une interface de navigation simple, intuitive et facile à utiliser pour favoriser l'adoption.
  • Gestion du contenu de bout en bout avec prise en charge de la capture de contenu, de la génération de documents, du partage et de la collaboration, de l'intégration d'applications d'entreprise et de l'automatisation des flux de travail.
  • Des fonctionnalités de préparation à l'IA telles que le balisage, l'indexation et la catégorisation intégrés des métadonnées pour organiser le contenu et obtenir de meilleurs résultats en matière d'IA de génération.
  • Une gouvernance automatisée et transparente pour protéger et sécuriser les informations tout au long de leur cycle de vie.
  • Flexibilité de la plateforme et du déploiement avec des options de déploiement sur place, hybride ou dans le cloud.

Comment les différents départements et secteurs d'activité utilisent-ils les solutions de gestion documentaire ?

Les solutions de gestion documentaire prennent en charge une grande variété de cas d'utilisation dans tous les départements et secteurs d'activité, chacun ayant des exigences spécifiques en matière de stockage, d'accès et de sécurisation des informations. En centralisant le contenu et en l'intégrant aux applications d'affaires essentielles, les organisations permettent aux travailleurs du savoir de réduire les frictions numériques et de prendre de meilleures décisions.

Voici comment différentes équipes et différents secteurs en bénéficient :

  • Ventes : Simplifiez la création des propositions, automatisez les approbations de contrats et accédez aux documents les plus récents directement depuis les plateformes CRM afin d’améliorer les cycles de vente et la réactivité client.
  • Ressources humaines (RH) : Gérer en toute sécurité les dossiers des employés, les documents d'intégration et les documents de rendement tout en assurant la conformité avec la réglementation du travail et les exigences en matière de confidentialité des données.
  • Service à la clientèle : Fournir aux agents un accès rapide à des bases de connaissances à jour, aux dossiers de service et à l'historique des communications avec les clients afin d'améliorer les délais de résolution et la satisfaction du client.
  • Juridique : Centralisez les documents juridiques, les dossiers de cas et les documents de conformité grâce au contrôle des versions, à la prise en charge de la signature électronique et aux pistes d’audit afin de maintenir l’intégrité et la conformité juridiques.
  • Ingénierie : Gérer de grands volumes de dessins techniques, de documentation de produits et d'enregistrements de modifications tout en favorisant la collaboration entre les équipes internationales et en assurant l'exactitude des versions.
  • Sciences de la vie : Maintenir une documentation conforme à la réglementation pour la recherche, les essais cliniques et la fabrication, en assurant l’exactitude, la traçabilité et la préparation aux audits, conformément aux normes de l’industrie.
  • Gouvernement : Permettre une gestion sécuritaire et conforme des dossiers des citoyens, des permis et des documents réglementaires, tout en favorisant la transparence, la vérifiabilité et l’efficacité des services publics.

Comment OpenText peut-il vous aider dans la gestion de vos documents ?

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