O que é uma retenção de litígio?
Visão geral
A retenção de litígio, também conhecida como "retenção legal", apoia o dever legal de preservar dados potencialmente relevantes e é o processo pelo qual as empresas instruem seus funcionários a preservar dados específicos, bem como a tomar medidas para suspender as políticas normais de retenção e destruição de documentos relacionadas a litígios previstos ou pendentes, investigações regulatórias ou outros processos legais.
Continue lendo para saber mais sobre os processos de retenção de litígio e retenção legal e como você pode usar o software de retenção legal para otimizar as atividades e reduzir os riscos.
Retenção de litígio
Existe alguma diferença entre uma retenção de litígio e uma retenção legal?
Os termos litigation hold e legal hold são geralmente usados de forma intercambiável. A retenção legal é um termo mais amplo que engloba o dever de preservar documentos e dados potencialmente relevantes sempre que houver uma previsão razoável de litígio, investigação regulatória ou outros procedimentos legais.
Isso pode ser acionado por várias questões legais além do litígio, incluindo investigações, solicitações regulatórias e auditorias. A retenção de litígio é mais específica, pois se refere ao dever de preservação que surge quando o litígio é razoavelmente antecipado, pendente ou ativo. Essencialmente, é um subconjunto de retenção legal que se aplica a processos de litígio civil com o objetivo de evitar a espoliação de provas e garantir a preservação para descoberta.
Por que é necessária uma retenção de litígio?
As obrigações de retenção de litígio são essenciais, quando questões de litígio são antecipadas ou pendentes, para garantir que as evidências permaneçam disponíveis e defensáveis no tribunal - e para evitar a destruição ou adulteração de evidências. Com a implementação de uma retenção de litígio, as organizações têm mais certeza de que as medidas essenciais são tomadas para garantir que as evidências permaneçam inalteradas e disponíveis para análise. A defensibilidade do processo de retenção de litígio ajuda a verificar se os dados foram tratados adequadamente e se as obrigações de preservação foram cumpridas.
Quando ocorre uma retenção de litígio?
Uma retenção de litígio é acionada quando o litígio é razoavelmente previsto ou quando as partes recebem notificação de possíveis reivindicações ou ameaças de ação legal. De forma mais ampla, as retenções legais são frequentemente iniciadas para investigações internas, processos regulatórios ou outras reclamações em que as evidências precisam ser preservadas.
Quais são os riscos de não cumprir com uma retenção de litígio?
A não implementação de uma retenção de litígio adequada pode ter sérias ramificações. O não cumprimento de uma retenção de litígio pode levar a acusações de destruição intencional de provas relevantes. Os tribunais podem impor sanções para a espoliação de provas (a destruição ou alteração de provas), que podem incluir instruções de inferência adversa para júris, penalidades monetárias ou até mesmo, em casos graves, julgamentos à revelia. O gerenciamento adequado do processo de retenção legal reduzirá os riscos de conformidade e garantirá a integridade das atividades de tratamento de dados.
Quem emite uma retenção de litígio?
Uma notificação de retenção de litígio é normalmente emitida pelo departamento jurídico interno, mas também pode vir de TI, RH, conformidade ou outras equipes. A notificação é um documento formal que comunica a obrigação de preservar evidências potencialmente relevantes relacionadas a um caso ou assunto.
Quem recebe uma retenção de litígio?
Normalmente, uma notificação de retenção de litígio é emitida para os custodiantes - pessoas responsáveis pela manutenção e custódia de documentos. Os custodiantes podem incluir funcionários, executivos, pessoal de TI, gerentes de registros ou qualquer indivíduo com controle ou acesso às informações. Em alguns casos, avisos de retenção de litígio também podem ser emitidos para terceiros que possuam dados ou registros relevantes, como fornecedores externos, prestadores de serviços ou ex-funcionários que ainda possam ter acesso a informações relevantes. Espera-se que esses terceiros também cumpram as diretrizes de retenção de litígio.
As retenções legais podem ser emitidas sem notificar os custodiantes?
Em determinados cenários, especificamente predominantes em investigações, a TI pode ser instruída a implementar uma retenção legal "silenciosa" sobre os dados de um custodiante (sem o seu conhecimento) quando houver a preocupação de que a notificação possa realmente levar à destruição de evidências. Essas etapas podem ser necessárias para dar suporte às fases iniciais de assuntos delicados - como investigações de fraudes, inquéritos regulatórios ou alegações de denúncias - em que há a necessidade de proteger os dados antes que os custodiantes tomem conhecimento de uma investigação, para reduzir o risco de destruição intencional ou inadvertida de provas.
O que há em uma notificação de retenção de litígio?
O aviso de retenção de litígio serve como uma diretriz juridicamente vinculativa, e os custodiantes que o recebem são obrigados a cumprir suas instruções. A notificação provavelmente especificará as questões do assunto e a necessidade de preservar dados potencialmente relevantes com instruções específicas sobre o tipo de dados que podem precisar ser preservados, juntamente com outras instruções para os custodiantes. Dados relevantes incluem todos os tipos de informações relevantes, como documentos, e-mails e conteúdo armazenado eletronicamente vinculado ao caso.
Quais são as principais etapas do processo de retenção legal?
O processo de retenção legal envolve uma série de etapas para manter a conformidade. A compreensão desses componentes ajuda as organizações a desenvolver procedimentos robustos que atendem aos requisitos legais e, ao mesmo tempo, minimizam a interrupção das operações comerciais. Esse dever de preservação continua até que a questão seja resolvida por meio de acordo, julgamento ou quando todos os recursos forem esgotados.
Identificar os custodiantes e avaliar o escopo
A primeira etapa para qualquer equipe jurídica que enfrente ameaças de litígio ou outros gatilhos de preservação é identificar os custodiantes - os principais indivíduos com acesso e controle sobre os dados - com uma obrigação de preservação. A identificação dos custodiantes e das fontes de dados é a base para uma retenção legal bem-sucedida.
Notificar os custodiantes
Depois que os custodiantes dos dados e os tipos de dados relevantes forem determinados, a equipe jurídica emitirá uma notificação aos custodiantes. Esses avisos informam esses indivíduos sobre seu dever de preservar e serão acompanhados de instruções específicas para não excluir, alterar ou modificar os dados em sua posse. Eles também especificarão o que deve ser retido. Os custodiantes devem confirmar que receberam a notificação e confirmar que entendem e cumprirão as obrigações.
Entrevistar guardiões
Os custodiantes são frequentemente entrevistados ou preenchem questionários de acompanhamento para confirmar e revisar onde os dados potencialmente relevantes podem residir. Essas etapas ajudam as equipes jurídicas a saber mais sobre os dispositivos que usam e onde costumam salvar e armazenar dados. A identificação de outros participantes importantes ou outros custodiantes pode surgir por meio desse processo.
Preservação e coleta de dados
É fundamental tomar medidas para preservar as informações relevantes. Essa etapa envolve a implementação de medidas para proteger os dados contra alteração, perda ou destruição. Em alguns casos, os dados podem ser preservados no local e, em outros casos, são tomadas medidas para coletar dados de maneira forense.
Suspender políticas de retenção
As organizações também devem suspender temporariamente as práticas rotineiras de gerenciamento de dados que possam entrar em conflito com a retenção legal, como exclusão de dados, arquivamento, destruição de documentos ou políticas de reciclagem. Nesse caso, a TI e outros líderes de departamento, como gerentes de registros, trabalham para garantir que dados potencialmente relevantes não sejam destruídos inadvertidamente.
Monitorar e documentar as obrigações de retenção legal
As equipes jurídicas precisam monitorar regularmente e acompanhar continuamente a conformidade com as obrigações de retenção legal. Como parte desse processo, lembretes periódicos são distribuídos aos custodiantes, para que eles saibam quais dados ainda estão sujeitos à retenção e para garantir que os dados permaneçam inalterados, desconsiderados ou destruídos. O monitoramento contínuo ajuda a resolver os problemas prontamente e garante que as informações necessárias permaneçam protegidas.
Liberar a retenção do litígio
Quando o assunto ou caso for concluído, a retenção de litígio será liberada. Isso permite que a organização retome o gerenciamento de dados de acordo com as políticas de retenção da empresa.
Quais são alguns dos principais desafios associados ao gerenciamento de acervos jurídicos?
Quando realizados manualmente, os processos de retenção legal são altamente ineficientes e propensos a erros e podem aumentar o risco de espoliação de provas. As organizações que dependem de planilhas, e-mail e rastreamento manual geralmente enfrentam dificuldades de conformidade. A entrada manual de dados torna-se cada vez mais difícil de gerenciar e manter com precisão. Além disso, as organizações devem monitorar continuamente as mudanças, transferências e saídas de funcionários, atualizando os registros de retenção de litígio de acordo. As organizações com alta rotatividade de funcionários ou com estruturas organizacionais complexas consideram esse processo excessivamente oneroso e repleto de riscos.
Como a tecnologia de retenção legal apoia esse processo?
O software de retenção legal automatiza aspectos essenciais do fluxo de trabalho de retenção legal. Ele ajuda a centralizar o gerenciamento de acervos jurídicos para que as equipes possam ser mais eficientes e reduzir a dependência de processos manuais arriscados - convertendo o tempo gasto em tarefas manuais e repetitivas em trabalho produtivo e de maior valor. O software de retenção legal oferece vantagens transformadoras em relação aos processos manuais, proporcionando eficiência, redução de riscos e maior conformidade.Quais são os principais benefícios do software de retenção legal?
A automação reduz o tempo de implementação de retenções legais
O software de retenção legal permite que as equipes jurídicas criem e distribuam avisos de retenção para centenas ou milhares de custodiantes com apenas alguns cliques, em vez de enviar e-mails individuais. Os lembretes automatizados eliminam a necessidade de acompanhamento manual com custodiantes que não respondem, liberando a equipe jurídica para se concentrar em atividades de maior valor. As ferramentas de retenção legal rastreiam confirmações e respostas a questionários, proporcionando visibilidade em tempo real do status de conformidade sem a necessidade de entrada manual de dados.
A integração com outros sistemas reduz os riscos
A integração com os sistemas de RH permite a notificação automática quando os custodiantes mudam de função ou deixam a organização, garantindo que os deveres de preservação sejam transferidos adequadamente. As trilhas de auditoria completas documentam todas as atividades de preservação, fornecendo evidências defensáveis de conformidade que podem ajudar as organizações a evitar sanções.
Melhoria da colaboração entre equipes interdepartamentais
As equipes jurídicas e de TI podem acessar uma plataforma unificada que mostra o status atual das retenções, a conformidade do custodiante e as atividades de preservação. Essa visibilidade elimina os silos de informações e facilita a ação coordenada quando surgem desafios de preservação. Os relatórios centralizados também permitem que as equipes jurídicas respondam rapidamente a consultas judiciais sobre os esforços de preservação, demonstrando uma abordagem sistemática e defensável para a preservação de evidências.
Experiência aprimorada do custodiante para promover a conformidade
As interfaces amigáveis facilitam para os custodiantes o reconhecimento de retenções, o preenchimento de questionários e a compreensão de suas obrigações de preservação. Os processos simplificados reduzem a resistência e aumentam as respostas em tempo hábil, enquanto os lembretes automatizados garantem que as obrigações permaneçam em mente sem exigir intervenção constante da equipe jurídica.
Por que a retenção de litígio é importante na descoberta eletrônica?
A retenção de litígio é uma etapa essencial no processo de descoberta eletrônica porque, se implementada corretamente, garante que os dados relevantes sejam preservados e não perdidos ou excluídos quando houver previsão de litígio.
Essa etapa garante que as principais informações estarão disponíveis para coleta, revisão e produção posteriormente no processo de descoberta eletrônica.
Além disso, todas as informações coletadas durante as entrevistas e os questionários com os custodiantes podem oferecer mais informações e visibilidade sobre outras testemunhas importantes ou outras fontes de dados a serem buscadas para a avaliação inicial do caso, além da preservação e da coleta. As estratégias de revisão podem ser formuladas com a certeza de que os dados não estão faltando, o que permite maior confiança na eficácia da análise aplicada ao corpus de dados revisados nas soluções de descoberta eletrônica.
Como o OpenText Core Legal Hold oferece suporte aos nossos clientes?
O OpenText™ Core Legal Hold é um software de retenção legal de baixo custo e baseado em nuvem que centraliza e automatiza o processo de retenção de litígio usando fluxos de trabalho especializados comprovados e personalizáveis para cada estágio do processo. Ele se integra a outros sistemas corporativos para executar com eficiência fluxos de trabalho que produzem resultados precisos e defensáveis - por uma fração do custo do software de retenção legal da concorrência.
Principais benefícios
- Implementação facilitada: comece a se beneficiar em semanas, não em meses, com a implementação em uma nuvem SaaS multilocatário.
- Integre-se perfeitamente a sistemas comuns para uma transferência de informações sem interrupções. Crie um fluxo de trabalho confiável, preciso e automatizado para gerenciar perfis de custódia e transformar o gerenciamento de mudanças de funcionários.
- Obtenha certeza de custos e reduza o TCO. Aproveite as assinaturas de taxa fixa e reduza a dependência dos recursos de TI para gerenciar o software de retenção legal de forma econômica.
