O que é eDiscovery?

A descoberta eletrônica, comumente conhecida como eDiscovery ou e-discovery, é o processo de identificação, coleta, preservação, revisão e troca de informações armazenadas eletronicamente (ESI) para uso como prova em processos judiciais. No atual ambiente de negócios digital, em que quase todas as comunicações e documentos corporativos existem em formato eletrônico, o eDiscovery eficaz tornou-se uma necessidade operacional essencial para organizações de todos os portes.

Por que o eDiscovery é importante?

As empresas de hoje enfrentam uma crescente pressão legal e regulatória. As equipes jurídicas não estão mais focadas apenas na redução de riscos - espera-se que atuem como parceiros estratégicos que agregam valor real.

Um processo sólido de eDiscovery ajuda as equipes jurídicas a manter a conformidade, gerenciar os custos e reduzir os riscos. A capacidade de encontrar, preservar e compartilhar rapidamente as informações eletrônicas corretas pode fazer uma grande diferença em casos ou investigações legais.

Boas práticas de eDiscovery também ajudam a evitar penalidades por manuseio incorreto de dados e mostram que a organização está fazendo um esforço genuíno para cumprir suas responsabilidades legais.

Os fundamentos do eDiscovery

O processo de descoberta em um litígio exige que as partes troquem documentos relevantes para o caso. Como a maior parte da documentação agora é criada, armazenada e trocada em formato digital, esse elemento de descoberta ficou conhecido como descoberta eletrônica - ou eDiscovery - e se tornou uma parte aceita dos sistemas jurídicos em todo o mundo.

Atualmente, o processo de preservação, coleta, localização, pesquisa, revisão, análise e ação sobre as informações armazenadas eletronicamente (ESI) envolvidas no eDiscovery se aplica a uma gama mais ampla de casos de uso comercial além do litígio civil, incluindo uma ampla gama de casos de uso: resposta a violações de dados, tratamento de solicitações de privacidade ou de direitos do sujeito e realização de investigações internas.

O eDiscovery abrange tudo, desde e-mails, documentos e bancos de dados até postagens em mídias sociais, mensagens instantâneas, vídeos, arquivos de áudio, dados móveis e os metadados vinculados a eles.

As empresas de hoje precisam processar e analisar grandes volumes de dados eletrônicos e, ao mesmo tempo, preservar sua integridade e autenticidade. Essa não é uma tarefa fácil, especialmente devido à variedade de formatos, locais e níveis de acesso.

Com muita frequência, as equipes se concentram apenas na tarefa restrita de classificar os dados em relevantes ou não e enviar os arquivos revisados (com as informações privilegiadas ou confidenciais removidas) para as partes contrárias. No entanto, quando esse é o único foco, o quadro geral - como descobrir evidências importantes, moldar a estratégia do caso ou reduzir os riscos nas investigações - pode ficar de fora.

Por que a descoberta manual baseada em papel não é mais sustentável?

Há cerca de 20 anos, lidar com o volume de informações digitais em uma organização podia ser gerenciado manualmente.

Isso não é mais verdade no mundo do big data. As ESI incluem e-mails, documentos, apresentações, bancos de dados, aplicativos corporativos, correio de voz, arquivos de áudio e vídeo, mídia social, a Web e, cada vez mais, plataformas de bate-papo e colaboração, entre outros.

A descoberta baseada em papel é conhecida por ser cara, demorada e exigir muitos recursos, mas lidar com informações digitais acrescenta camadas significativas de complexidade a esses desafios. O resultado é que o eDiscovery pode exigir mais tempo e mais orçamento.

Que fatores precisam ser considerados ao lidar com dados digitais modernos?

Ao discutir big data, os especialistas geralmente falam sobre o volume, a velocidade, a variedade e a veracidade das informações. Ao realizar o eDiscovery, você precisa considerar:

Volume
O ESI simplifica a criação de várias versões do mesmo documento. A maioria das organizações se depara rapidamente com várias versões de documentos armazenados em diversos locais dentro da organização e, às vezes, fora dela, com prestadores de serviços, fornecedores e clientes.

Velocidade
Há um número crescente de canais com os quais todas as empresas trabalham atualmente. Esses canais não são apenas sistemas e bancos de dados corporativos; eles abrangem e-mail, dispositivos móveis, web e, cada vez mais, canais de mídia social. A pandemia da COVID-19 viu um aumento no uso de plataformas de bate-papo e colaboração. A rápida aceleração do uso de IA generativa (GenAI) e de modelos de linguagem de grande porte (LLMs) para uma gama cada vez mais diversificada de tarefas de negócios marca mais um aumento acentuado nos ESI gerados pelas organizações modernas.

Variedade
Quando se trata da variedade de ESI, surgem dois desafios principais. Primeiro, as informações existem no formato nativo do sistema ou aplicativo em que foram criadas, exigindo que o processo de descoberta eletrônica consolide diversos tipos de arquivos em uma única plataforma de análise. Em segundo lugar, os dados e documentos são facilmente editados, alterados, movidos e atualizados, criando várias versões do mesmo registro que precisam ser identificadas, recuperadas e revisadas.

Veracidade
Com os ESI espalhados por tantos sistemas e canais, dados imprecisos ou incompletos podem facilmente vir à tona. Os documentos modernos contêm metadados extensos, como data de criação, autor, histórico de transmissão e histórico de edição, o que ajuda a estabelecer a precisão e a relevância, mas também complica a identificação e a revisão. As ESI também podem ser excluídas ou espoliadas, levando a penalidades pesadas, embora os vestígios dos dados originais geralmente permaneçam no disco rígido. Recuperar essa verdade é possível, mas geralmente é caro e demorado.

Embora seja teoricamente possível usar um processo manual de eDiscovery, quando se depara com terabytes de dados em vários formatos armazenados em vários sistemas internos e externos, isso simplesmente não é prático nem desejável. Software e processos especializados de eDiscovery são necessários para garantir que o tempo e os custos da eDiscovery não sejam desproporcionais à importância e ao valor da questão que está sendo litigada.

Desafios comuns em eDiscovery

Gerenciar o volume, a variedade e a velocidade dos dados

As organizações lidam com grandes quantidades de dados em várias plataformas e formatos. Isso inclui dados estruturados de bancos de dados, dados não estruturados de documentos e e-mails e dados semiestruturados de mídias sociais e ferramentas de colaboração. O desafio não está apenas no processamento desses dados, mas na identificação e extração eficiente de informações relevantes.

Equilíbrio entre eDiscovery e privacidade de dados

As leis de privacidade, como o GDPR e a CCPA, exigem que as empresas protejam os dados pessoais durante o processo de descoberta eletrônica. Isso significa tomar medidas para proteger informações confidenciais, seguir regras para transferências de dados entre fronteiras e manter a conformidade ao coletar e revisar o conteúdo.

Gerenciamento de custos

Os custos associados à descoberta eletrônica podem ser substanciais, abrangendo tecnologia, armazenamento, processamento e revisão. Para manter os custos baixos sem economizar, as organizações devem usar fluxos de trabalho inteligentes e ferramentas como a IA de descoberta eletrônica, que ajudam a reduzir o trabalho manual e limitam os riscos, mantendo processos defensáveis.

Quando começa o processo de descoberta eletrônica?

A descoberta eletrônica começa quando o litígio é razoavelmente previsto e continua até que a evidência digital seja apresentada no tribunal. O processo é complexo, impulsionado pelo grande volume e variedade de informações digitais que precisam ser identificadas, preservadas e produzidas.

Com a proliferação dos tipos de dados, o ESI se torna cada vez mais dinâmico. A preservação do conteúdo original e dos metadados é fundamental para evitar alegações de espoliação ou adulteração em um litígio posterior. Ao mesmo tempo, os dados irrelevantes devem ser eliminados, enquanto as informações privilegiadas, confidenciais e pessoais - sujeitas a requisitos de privacidade de dados - devem ser cuidadosamente protegidas ou redigidas antes da produção.

O que é o Modelo de Referência de Descoberta Eletrônica (EDRM)?

O Modelo de Referência de Descoberta Eletrônica (EDRM) é uma estrutura que ajuda as organizações a planejar e gerenciar seu processo de descoberta eletrônica.

Ele divide o processo em etapas claras, começando com a governança de informações (geralmente chamada de "lado esquerdo" do modelo) e passando por etapas como identificação, preservação, coleta, processamento, revisão, análise, produção e apresentação de evidências eletrônicas (o "lado direito").

Embora esses estágios geralmente sejam seguidos em ordem, o processo também pode ser iterativo e flexível. Cada etapa se baseia na anterior, ajudando as equipes a se manterem organizadas, eficientes e legalmente defensáveis. O uso do EDRM ajuda a garantir uma abordagem consistente no tratamento de provas eletrônicas, economizando tempo e reduzindo custos.

Principais componentes de uma estratégia eficaz de descoberta eletrônica

Governança de informações e gerenciamento de dados

Para manter o controle dos dados eletrônicos, as organizações precisam de políticas claras sobre como as informações são criadas, armazenadas, usadas e excluídas. Essa é a base do eDiscovery.

Uma boa governança de informações ajuda a reduzir a quantidade de dados que precisam ser revisados durante a descoberta, reduz os custos de armazenamento, aumenta a eficiência e garante o cumprimento dos requisitos legais.

Gerenciamento de retenção legal (ou retenção de litígio)

Quando se espera um processo judicial, as organizações na América do Norte devem preservar todas as informações eletrônicas que possam ser relevantes.

Isso significa identificar as pessoas (guardiões) que podem ter essas informações, notificá-las para que as mantenham e interromper qualquer sistema que possa excluí-las automaticamente. O gerenciamento adequado das retenções legais requer as ferramentas certas e processos claros para manter a conformidade.

O que é o software eDiscovery?

O software eDiscovery ajuda as equipes jurídicas, de conformidade e de TI a localizar, coletar, analisar e gerenciar informações eletrônicas que podem ser usadas como evidência em questões jurídicas, investigações ou solicitações regulatórias. Ao automatizar e simplificar as principais etapas, essas soluções reduzem o tempo e a complexidade, tornando mais rápido e fácil encontrar, organizar, manter, analisar e produzir dados relevantes onde quer que eles estejam.

O software lida com uma ampla variedade de conteúdo - e-mails, documentos, mensagens de bate-papo, metadados e muito mais - mantendo a defensibilidade legal. Ele permite que as equipes pesquisem, filtrem e selecionem grandes volumes de dados corporativos, eliminando informações irrelevantes para reduzir o esforço e o custo de revisão. As ferramentas de descoberta eletrônica mais eficazes vão além, automatizando tarefas comuns, aumentando a precisão e reduzindo o risco de perda de dados críticos ou de apresentação inadvertida de informações confidenciais ou privilegiadas.

Quais são os benefícios do software de eDiscovery?

Dependendo do tamanho e das prioridades de uma organização, todo o processo de descoberta eletrônica, ou alguns de seus elementos, podem ser tratados internamente de forma eficaz, com as soluções certas de descoberta eletrônica.

Muitas empresas implementam ferramentas de avaliação antecipada de casos (ECA) para pesquisa, identificação, seleção e processamento, enquanto os relatórios estão se tornando cada vez mais importantes para as equipes de operações jurídicas corporativas que acompanham as principais métricas do processo.

Um modelo comum pode incluir coleta, processamento e seleção internos, com um prestador de serviços jurídicos realizando a análise gerenciada pelo escritório de advocacia que supervisiona o litígio real ou o próprio projeto de conformidade.

No entanto, os avanços na tecnologia e nos fluxos de trabalho do eDiscovery estão possibilitando a internalização de todo o processo, o que oferece vários benefícios claros:

• Previsibilidade orçamentária
  Os custos de tecnologia e de pessoal interno são mais previsíveis em comparação com os compromissos de projetos transacionais e de terceiros.
• Equipe capacitada
  As ferramentas de eDiscovery oferecem à equipe os recursos necessários para realizar tarefas sem depender de terceiros.
• Preparação para o litígio
  Especialmente em setores propensos a um grande volume de ações judiciais, o eDiscovery interno garante que as empresas estejam prontas para responder rapidamente e facilita o bom andamento das operações.
• Revisão mais rápida e precisa
  As soluções de descoberta eletrônica equipadas com IA, análise preditiva e aprendizado de máquina encontram informações relevantes mais rapidamente e com mais precisão do que a revisão manual.
• Atender aos requisitos de conformidade
  O melhor software de eDiscovery deve vir com SLAs para atender aos requisitos de conformidade de setores específicos.

O que é eDiscovery de ponta a ponta?

O eDiscovery não é uma ação única, mas uma série de fluxos de trabalho inter-relacionados. No entanto, a primeira geração de software de descoberta eletrônica era, na realidade, uma série de soluções pontuais projetadas para abordar um aspecto específico da estrutura EDRM. Isso levou, em muitos casos, a uma colcha de retalhos de soluções sobrepostas e silos de informações.

Atualmente, as plataformas modernas permitem que todo o processo de descoberta eletrônica seja gerenciado de ponta a ponta em um sistema único e integrado. As melhores plataformas centralizam a tecnologia, os fluxos de trabalho e o conhecimento especializado - dando suporte a todas as fases da descoberta, desde a coleta e o processamento de dados até a análise, a revisão e a produção - e garantindo controle, escalabilidade, flexibilidade e segurança em todos os estágios.

Essas regras podem definir prazos rigorosos, exigir determinados tipos de preservação de dados e especificar como as informações devem ser compartilhadas. Entendê-las é essencial para manter a conformidade durante o processo de descoberta eletrônica.

A IA avançada e o aprendizado de máquina são essenciais para a descoberta eletrônica de ponta a ponta. A revisão assistida por tecnologia (TAR), com base no aprendizado ativo contínuo (CAL), prioriza de forma inteligente os documentos com maior probabilidade de serem relevantes, acelerando a velocidade de revisão e melhorando a qualidade, além de reduzir drasticamente os custos. A TAR também oferece defesa por meio de curvas de rendimento transparentes, destacando quando a maioria dos documentos relevantes já veio à tona e uma revisão adicional seria desproporcional.

Nos últimos anos, as plataformas de eDiscovery baseadas em nuvem tornaram-se cada vez mais populares, possibilitando o upload, a revisão e a produção de informações usando uma solução baseada em nuvem que não exige os gastos operacionais ou de capital associados às soluções de software no local. O resultado costuma ser custos mais baixos e maior escala e velocidade. No entanto, muitas equipes jurídicas e escritórios de advocacia preferem ou têm requisitos regulamentares para recursos no local. As melhores plataformas de descoberta eletrônica de ponta a ponta permitem que as organizações escolham a configuração na nuvem, no local, híbrida ou sob demanda que melhor atenda às suas necessidades de negócios.

Os principais benefícios do uso de uma plataforma de descoberta eletrônica de ponta a ponta incluem:

Gerenciamento de processos de ponta a ponta

Elimine ineficiências e custos desnecessários com tecnologia integrada de ponta a ponta, abrangendo retenção e preservação legal por meio de coleta, avaliação inicial de casos, análise, revisão e produção.

Automação de fluxo de trabalho

Substitua processos manuais demorados, propensos a erros e caros por fluxos de trabalho totalmente automatizados e inteligentes. Isso permite que as equipes jurídicas gerenciem grandes quantidades de dados e, ao mesmo tempo, apresentem informações mais relevantes rapidamente e aprimorem os processos de agrupamento e revisão. Os especialistas no assunto agora estão livres das atividades trabalhosas de coleta de informações e revisão inicial de documentos para se concentrarem em elementos de análise e negociação de maior valor de sua função.

Redução de custos

Ao aproveitar o poder da IA avançada e do aprendizado de máquina, as ferramentas de descoberta eletrônica reduzem os custos de revisão ao eliminar rapidamente documentos duplicados e não relevantes.

Tempo mais rápido para obter resultados

Simplifique os fluxos de trabalho para obter acesso rápido a dados potencialmente relevantes, permitindo que as equipes de análise e os investigadores encontrem os fatos mais rapidamente, tomem decisões mais rápidas, determinem a estratégia do caso e cumpram prazos muitas vezes rigorosos, sejam eles impostos por um tribunal, um órgão regulador ou acordados com o advogado opositor.

Proteção e segurança de dados

Proteja informações privilegiadas e confidenciais com defesas multifacetadas nas camadas de infraestrutura, aplicativos e rede. As melhores soluções de descoberta eletrônica de ponta a ponta oferecem recursos de segurança e proteção de dados na plataforma e evitam a perda de dados com backup e preservação de dados baseados na nuvem. A plataforma fornece uma trilha de auditoria constante para proteger contra espoliação e perda de informações. Além disso, a detecção de padrões RegEx pode identificar e proteger informações pessoais confidenciais em conformidade com as leis de privacidade de dados.

Escalabilidade da nuvem

Conduza processos de descoberta eletrônica de ponta a ponta na nuvem para garantir a disponibilidade e o dimensionamento, eliminando os custos de infraestrutura e reduzindo o suporte da equipe interna para tarefas que demandam muito tempo.

Quais são os recursos das soluções de descoberta eletrônica?

Há vários componentes importantes que você encontrará no melhor software de eDiscovery.

• Integração com sistemas existentes
  Para a empresa, conectar uma solução de descoberta eletrônica ao sistema de gerenciamento de conteúdo existente permite uma descoberta eletrônica perfeita na fonte, minimizando os riscos associados ao manuseio de dados confidenciais.
• Análise avançada integrada
  A pesquisa por palavras-chave e a filtragem de atributos de documentos, como tipo MIME, data de modificação, data de criação, proprietário etc., são ferramentas fundamentais para a descoberta eletrônica. Eles devem ser eficientes, intuitivos e flexíveis.
• Visualizações de dados integradas
  Entender as relações entre milhares de e-mails é uma tarefa difícil sem um mapa interativo de comunicações. As melhores soluções de descoberta eletrônica mapearão os padrões de remetente/receptor, além de visualizar outros atributos de metadados importantes, como a atividade ao longo do tempo.
• Codificação preditiva integrada e aprendizado de máquina
  A codificação preditiva (também conhecida como revisão assistida por tecnologia ou TAR) traz a IA para a revisão jurídica, varrendo amplos conjuntos de dados e sugerindo ESI potencialmente relevantes com base no aprendizado anterior. A codificação preditiva tem sido amplamente aceita e aprovada em tribunais de todo o mundo como um meio legítimo de revisão.
• Capacidade integrada de redação e produção
  Dados confidenciais ou sensíveis/pessoais são frequentes no eDiscovery. Essas informações precisam ser editadas antes de serem produzidas em um resultado padrão do setor.

Conformidade regulatória e obrigações de descoberta eletrônica

A descoberta eletrônica geralmente se sobrepõe a regras legais e regulamentares complexas que variam de acordo com o local. As empresas devem seguir as diretrizes de fontes como as Regras Federais de Processo Civil (FRCP), requisitos específicos do estado e regulamentações internacionais.

Essas regras podem definir prazos rigorosos, exigir determinados tipos de preservação de dados e especificar como as informações devem ser compartilhadas. Entendê-las é essencial para manter a conformidade durante o processo de descoberta eletrônica.

Descoberta eletrônica transfronteiriça

Fazer negócios entre países acrescenta outra camada de complexidade. Diferentes regiões têm seus próprios sistemas jurídicos, regulamentos de proteção de dados e expectativas culturais. Um desafio comum é o conflito entre as regras de descoberta dos EUA e as leis internacionais de privacidade.

Por exemplo, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia impõe limitações rigorosas à transferência e ao processamento de dados pessoais, o que pode entrar em conflito com as amplas obrigações de descoberta dos EUA. As organizações precisam de estratégias inteligentes para seguir os dois conjuntos de regras sem violar nenhum deles.

Considerações específicas do setor

Cada setor enfrenta seus próprios obstáculos de descoberta eletrônica. Por exemplo, os prestadores de serviços de saúde devem proteger os dados dos pacientes de acordo com a Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 ("HIPAA"), enquanto as instituições financeiras devem cumprir normas bancárias rigorosas. Conhecer as regras específicas que se aplicam ao seu setor ajuda a moldar práticas de eDiscovery que sejam compatíveis e eficazes.

Descoberta eletrônica: Uma gama crescente de casos de uso comercial

O software e os processos envolvidos no eDiscovery estão se tornando cada vez mais transferíveis, pois é necessário um maior gerenciamento e controle de dados em muitas facetas dos negócios. Por exemplo, as investigações internas compartilham muitas das características do litígio quando se trata da coleta e análise de ESI. Para simplificar, eDiscovery é a coleta e o compartilhamento de ESI durante o processo de litígio civil. As investigações podem ser vistas como a revisão e a análise de ESI para estabelecer fatos relacionados a uma questão que talvez nunca chegue a um litígio ou que não tenha relação alguma com o processo de litígio.

A investigação é uma área em rápido crescimento para quase todas as empresas e afeta quase todas as linhas de negócios. Há três vertentes principais de investigação em uma empresa moderna:

Investigações internas

Essa é uma categoria ampla de investigações que abrange segurança cibernética, roubo de IP, fraude, ameaças internas e questões de RH e de funcionários, para citar apenas algumas.

Regulamentação e conformidade

As organizações devem responder ao ambiente regulatório governamental, quase governamental e do setor, que está em constante crescimento e evolução. Além disso, a proteção e a privacidade de dados são áreas em crescimento, com legislações como o GDPR e a CCPA especificamente relacionadas a solicitações de direitos do sujeito (SRRs), incluindo DSARs, bem como a necessidade de responder de forma eficaz a solicitações de liberdade de informação (FOI), sendo que ambas exigem fluxos de trabalho que se assemelham muito aos fluxos de trabalho de revisão da descoberta eletrônica.

Diligência devida

As investigações nessa categoria podem variar desde pré-fusões e aquisições até a verificação de C-suite e o gerenciamento de contratos de terceiros.

As investigações modernas de ESI são essenciais e intensamente exigentes. Ainda assim, a redução dos prazos e a proliferação de dados de ESI tornam cada vez mais difícil para as equipes de investigação se concentrarem nos principais fatos que revelarão a verdadeira história. A última geração de soluções de eDiscovery é facilmente adaptada para atender às necessidades das investigações mais exigentes.

Como a IA evoluiu no eDiscovery?

Na última década, a IA na descoberta eletrônica percorreu um longo caminho. As primeiras ferramentas dependiam de pesquisas básicas de palavras-chave e processamento simples de arquivos. Em seguida, surgiu a Revisão Assistida por Tecnologia (TAR 1.0), também conhecida como codificação preditiva, que permite que as equipes jurídicas treinem algoritmos em documentos de amostra para identificar informações relevantes em conjuntos de dados muito maiores, reduzindo o tempo de revisão manual.

A TAR 2.0 foi além com a aprendizagem ativa contínua (CAL). Em vez de precisar de todo o treinamento inicial, o sistema aprende à medida que os revisores trabalham, tornando-se mais inteligente durante todo o processo de revisão.

Mais recentemente, a Retrieval-Augmented Generation (RAG) transformou a forma como a IA apoia o trabalho jurídico. O RAG permite que os sistemas de IA extraiam documentos específicos de um conjunto designado e usem esse contexto para gerar respostas mais precisas e relevantes.

Agora, a última onda de inovação usa modelos de linguagem grandes (LLMs) e IA generativa. Essas ferramentas podem compreender conceitos jurídicos, extrair detalhes importantes de arquivos complexos, encontrar conexões ocultas e até mesmo elaborar análises iniciais de casos - remodelando a forma como as equipes jurídicas lidam com a revisão, a análise e a preparação.

O futuro da descoberta eletrônica

Avanços em inteligência artificial e aprendizado de máquina

A inteligência artificial, o aprendizado de máquina e os grandes modelos de linguagem (LLMs) estão transformando a descoberta eletrônica. Essas tecnologias estão ajudando a automatizar as tarefas de rotina e a melhorar a precisão - e estão ficando cada vez melhores. O que está por vir:

• Codificação preditiva mais inteligente que entende o contexto e as nuances
• Mais processamento de linguagem natural, para que os usuários possam interagir com os sistemas usando linguagem cotidiana
• Análise avançada para identificar rapidamente padrões e sinalizar documentos críticos, privilegiados ou responsivos
• Os LLMs lidam com tarefas como revisão de primeira passagem e resumo de documentos, economizando tempo e custos

A mudança para o eDiscovery baseado na nuvem

As plataformas baseadas em nuvem provavelmente se tornarão a norma para a descoberta eletrônica, proporcionando às organizações maior flexibilidade e escalabilidade. Eles oferecem:

• Custos mais baixos de infraestrutura e manutenção
• Fácil acesso para equipes remotas
• Melhor recuperação de desastres e continuidade dos negócios
• Segurança mais forte e atualizações frequentes

Integração com a governança de informações

A descoberta eletrônica se tornará mais conectada às ferramentas de governança de informações, facilitando o gerenciamento proativo dos dados. Isso pode incluir:

• Classificação automática de documentos à medida que são criados
• Rastreamento de conformidade em tempo real
• Processos mais fáceis de retenção e exclusão de dados

Práticas recomendadas para a implementação de soluções de eDiscovery

Criação de uma equipe multifuncional de eDiscovery

A descoberta eletrônica eficaz depende de uma forte colaboração entre as unidades jurídicas, de TI e de negócios. A definição clara de funções e responsabilidades garante que todos entendam sua parte. Esse trabalho em equipe ajuda a alinhar os recursos técnicos às necessidades jurídicas e às metas comerciais gerais.

Criação de processos padronizados

As organizações devem desenvolver procedimentos claros e documentados para gerenciar dados eletrônicos - desde a preservação inicial até a produção final. Esses fluxos de trabalho devem incluir verificações de qualidade e documentação da cadeia de custódia para proteger a integridade das evidências.

Treinamento e educação contínuos

Como tanto a tecnologia quanto as normas jurídicas estão em constante mudança, é essencial que haja treinamento regular. Os membros da equipe precisam se manter atualizados sobre como usar as ferramentas de eDiscovery e cumprir as obrigações legais para lidar com evidências digitais.

Acompanhamento e aprimoramento do desempenho

Para manter a descoberta eletrônica eficiente e eficaz, as organizações devem rastrear as principais métricas - como o tempo necessário para processar dados, velocidades de revisão, precisão na produção e custo geral por caso. A revisão regular dessas métricas ajuda a identificar as áreas a serem melhoradas e a mostrar valor às partes interessadas.

Gerenciamento de riscos e cobertura de seguro

É importante entender como o seu seguro cobre os riscos relacionados à descoberta eletrônica. Isso inclui verificar se o seu seguro cibernético se aplica a violações que exigem descoberta e explorar políticas especificamente projetadas para compensar os custos de esforços de descoberta eletrônica em larga escala.

Perguntas frequentes sobre eDiscovery

Qual é o custo típico da descoberta eletrônica?

Os custos da descoberta eletrônica variam muito com base no volume de dados, na complexidade do caso e nas ferramentas utilizadas. As despesas incluem custos diretos, como licenças de software, armazenamento e taxas de processamento, e custos indiretos, como tempo da equipe, treinamento e infraestrutura.

Muitas organizações descobrem que investir em soluções robustas de eDiscovery pode levar a uma economia significativa de custos ao longo do tempo por meio de maior eficiência e redução dos honorários de advogados externos. Ferramentas eficientes reduzem o trabalho manual, agilizam os processos e diminuem os honorários dos advogados externos. A escolha de plataformas fáceis de usar que não exijam certificação extensiva e que venham com suporte especializado também pode ajudar a manter os custos baixos.

Quais são as consequências de práticas inadequadas de eDiscovery?

Práticas inadequadas de eDiscovery podem resultar em riscos graves, inclusive:

• Sanções judiciais ou penalidades financeiras
• Instruções aos jurados que presumem que os dados ausentes teriam sido prejudiciais
• Danos à reputação
• Custos de litígio mais altos
• Em casos graves, possíveis penalidades criminais

Como as organizações podem se preparar para a descoberta eletrônica antes que ocorra o litígio?

Ser proativo é fundamental. A preparação deve incluir:

• Criação de políticas sólidas de governança de informações
• Configuração e teste de procedimentos de retenção legal
• Treinamento da equipe sobre como gerenciar e proteger os dados
• Criar relacionamentos com fornecedores confiáveis de eDiscovery
• Atualizar regularmente as ferramentas e os processos para acompanhar as mudanças nos padrões legais e tecnológicos

Por que você precisa de uma solução de eDiscovery?

Em resumo, a competência em eDiscovery é agora uma necessidade da prática moderna de litígio civil. Isso é praticamente impossível de ser feito manualmente, especialmente quando o custo e o tempo são fatores significativos. A única maneira de cumprir efetivamente as obrigações profissionais e legais em um mundo cada vez mais complexo digitalmente é por meio de uma plataforma avançada de descoberta eletrônica de ponta a ponta orientada por IA.

Não se trata apenas do fato de ser mais eficiente e econômico aproveitar a tecnologia. Em questões de litígio civil, os tribunais podem impor multas e/ou sanções se uma organização e seus advogados não conseguirem gerenciar e produzir seus dados de forma eficaz.

A função do OpenText nas soluções de descoberta eletrônica

A plataforma jurídica inteligente da OpenText é uma solução flexível, alimentada por IA, projetada para dar suporte a todas as fases do processo de descoberta eletrônica. Ele combina tecnologia avançada com serviços especializados para ajudar as equipes jurídicas a trabalhar com mais eficiência, gerenciar riscos e cumprir obrigações legais e regulamentares com confiança.

Seja implantada no local, na nuvem ou em um modelo híbrido, a plataforma foi desenvolvida para lidar com qualquer tipo de dados, em qualquer velocidade, de qualquer lugar, oferecendo suporte confiável e completo em todo o ciclo de vida da descoberta eletrônica.

Com o OpenText, as equipes jurídicas podem:

• Coletar, preservar e processar de forma defensiva as informações armazenadas eletronicamente (ESI), inclusive por meio de métodos forenses, quando necessário.
• Descubra rapidamente fatos importantes para apoiar litígios e investigações.
• Automatize os fluxos de trabalho para reduzir os riscos e aumentar a precisão.
• Acelere a revisão de documentos com análises avançadas, várias opções de fluxo de trabalho TAR e IA generativa.
• Obtenha visibilidade e controle totais por meio de recursos de descoberta eletrônica integrados e dimensionáveis.

Identificação, coleta e avaliação precoce de casos (ECA)

No lado esquerdo do EDRM, o OpenText eDiscovery cuida das tarefas essenciais do estágio inicial, como pesquisa empresarial, coleta e processamento de dados.

Suas poderosas ferramentas de pesquisa ajudam as equipes a encontrar e coletar rapidamente informações relevantes de todos os sistemas. Graças a uma arquitetura distribuída, a plataforma pode coletar dados ao mesmo tempo de várias fontes - servidores de e-mail, unidades de rede, armazenamento em nuvem e dispositivos locais - e, ao mesmo tempo, manter uma cadeia de custódia detalhada.

Ele também pode processar centenas de tipos de arquivos, inclusive os complexos, como PSTs e arquivos ZIP, sem alterar os dados originais.

Ferramentas avançadas de filtragem e análise permitem que as equipes jurídicas se concentrem no que é importante - excluindo conteúdo irrelevante ou privilegiado. Essa avaliação inicial do caso ajuda as equipes a entender com o que estão lidando desde o início, o que leva a estratégias mais inteligentes e a um orçamento mais preciso.

Análise e revisão avançadas

O OpenText eDiscovery também simplifica e fortalece a revisão e a análise de documentos por meio de recursos avançados de análise, aprendizado de máquina e OpenText eDiscovery Aviator GenAI.

As equipes jurídicas podem escolher entre vários fluxos de trabalho de Revisão Assistida por Tecnologia (TAR) para priorizar documentos com base na relevância - acelerando a revisão, melhorando a precisão e reduzindo custos.

A análise visual ajuda os revisores a identificar rapidamente padrões e relacionamentos em grandes conjuntos de dados, enquanto as ferramentas integradas de controle de qualidade garantem a consistência entre as equipes de revisão.

A plataforma também oferece suporte à revisão nativa de arquivos de áudio e vídeo, permitindo que os usuários pesquisem, visualizem, analisem e editem arquivos multimídia e transcrições - sem sair da interface da plataforma.

Quando chega a hora de produzir documentos, o OpenText facilita a criação de produtos prontos para o litígio em vários formatos. A plataforma suporta numeração Bates personalizável, marca de confidencialidade, automação de registro de privilégios e criação de arquivos de carga para todas as principais ferramentas de revisão, garantindo a conformidade com os padrões exigidos pelo tribunal.

Explore o OpenText eDiscovery e as soluções jurídicas