O que é avaliação precoce de casos?

A avaliação inicial do caso (ECA) é o processo de avaliação inicial no início de uma questão ou investigação legal. Nessa fase inicial, as equipes avaliam os fatos, as principais evidências, as fontes de dados e os resultados prováveis antes de investir em um litígio em grande escala ou em uma análise exaustiva dos documentos.

Com um ECA eficaz, as equipes jurídicas podem:

• Compreender rapidamente os fatos de um caso.
• Identificar as principais evidências.
• Avaliar os possíveis riscos e custos.
• Tomar decisões estratégicas e informadas sobre os pontos fortes e fracos de um caso.

Qual é o objetivo da avaliação precoce de casos (ECA)?

O ECA muda a forma como as equipes jurídicas abordam possíveis disputas e investigações. Em vez de ir direto para uma análise completa e dispendiosa de documentos com um advogado externo, as equipes internas usam o ECA para reunir rapidamente informações e restringir o escopo.

O objetivo do ECA é simples: Obter respostas rápidas e defensáveis para perguntas críticas com prazos apertados e grandes volumes de dados, tais como:

• Quem está envolvido?
• O que aconteceu?
• Quando ocorreram os principais eventos?
• Há evidências que apoiem ou refutem as alegações?

É nesse ponto que o ECA difere da revisão tradicional de litígios. Em um litígio típico, as equipes jurídicas trabalham a partir de fatos conhecidos para localizar os documentos mais relevantes.

Por outro lado, o ECA começa quando os fatos subjacentes são desconhecidos ou pouco desenvolvidos. O objetivo não é encontrar todos os documentos relevantes, mas descobrir rapidamente as evidências críticas que estabelecem o padrão dos fatos e respondem às principais perguntas, encontrando as peças do quebra-cabeça e montando-as em um quadro coeso.

Quais são os benefícios da avaliação precoce de casos?

O valor comercial do ECA vai muito além da redução dos custos legais. Quando as organizações podem avaliar rapidamente os méritos, os riscos e os custos potenciais de um assunto, toda a empresa ganha uma vantagem estratégica. Para os departamentos jurídicos que enfrentam orçamentos apertados e cargas de trabalho crescentes - incluindo litígios, investigações regulatórias, investigações internas e análises de conformidade - a ECA oferece uma maneira mais rápida e eficiente de gerenciar riscos e priorizar recursos.

Os riscos são altos. A má conduta e os erros - incluindo roubo de propriedade intelectual, questões antissuborno ou outras práticas antiéticas - sejam acidentais ou intencionais, podem se transformar rapidamente em crises financeiras e de reputação. A avaliação antecipada do caso ajuda os líderes jurídicos a identificar os problemas mais cedo, entender seu impacto potencial e tomar medidas informadas antes que a situação se agrave.

Por que a avaliação precoce de casos precisa de uma abordagem moderna?

As ferramentas modernas de avaliação e investigação de casos iniciais vão muito além da pesquisa, filtragem e seleção de palavras-chave básicas. Eles abordam as limitações do software de ECA de primeira geração e dos fluxos de trabalho tradicionais de revisão de eDiscovery que tornaram a avaliação inicial do caso lenta, cara e incompleta.

No passado, os departamentos jurídicos dependiam muito da TI e das ferramentas legadas de ECA para:

• Identificar possíveis participantes.
• Pesquisar caixas de e-mail.
• Coleta de outras fontes de dados.
• Preparar informações armazenadas eletronicamente (ESI) para uma revisão completa, no estilo de produção.

Para controlar os custos de revisão, muitas equipes usaram o software de ECA inicial principalmente para reduzir o volume de documentos - coleta, retirada do NIST, classificação, filtragem e seleção com base em pesquisas de palavras-chave. O problema é que essas ferramentas antigas raramente permitiam um mergulho profundo nos dados. Eles se esforçaram para vir à tona:

• Quem estava realmente envolvido?
• O que realmente aconteceu?
• Quando ocorreram os principais eventos.
• Conexões ocultas e "incógnitas desconhecidas".

Como resultado, as equipes ainda tinham que realizar revisões exaustivas posteriormente e corriam o risco de deixar de lado os pontos críticos de evidência.

Isso reflete os objetivos de uma revisão tradicional de produção de litígio, em que os fatos já são razoavelmente bem compreendidos e o trabalho é localizar a maioria dos documentos relevantes. Em um ECA ou investigação, os fatos ainda não estão claros. A aplicação de uma abordagem de estilo de produção muito cedo leva à cobrança excessiva, a custos mais altos e a insights perdidos - exatamente o que a avaliação moderna de casos iniciais foi projetada para evitar.

O que é avaliação precoce de dados e como ela se relaciona com a avaliação precoce de casos?

A avaliação antecipada de dados (EDA) e a avaliação antecipada de casos estão intimamente relacionadas, mas se concentram em diferentes partes do processo de eDiscovery e litígio.

• A EDA permite que as partes pesquisem, organizem e façam uma amostragem de uma coleção de ESI no início de um caso, antes que o conjunto de dados seja totalmente processado.
• O ECA é uma abordagem holística de gerenciamento de casos criada para ajudar o advogado a chegar a uma decisão informada e rápida sobre a resolução de uma disputa.
• Com o uso eficaz da EDA, o advogado pode obter informações valiosas para ajudar a moldar uma estratégia de litígio e promover a cooperação e a proporcionalidade na descoberta.

Em resumo, a EDA é fundamental para o lado dos dados de um caso, enquanto a ECA usa as informações da EDA - juntamente com a análise jurídica e a avaliação de riscos - para traçar o caminho mais amplo do litígio.

Quais são os benefícios da avaliação antecipada dos dados?

As equipes jurídicas modernas enfrentam enormes desafios de dados. O volume e a variedade de ESI dificultam a rápida coleta e análise de evidências para litígios, investigações regulatórias, má conduta interna e incidentes de segurança cibernética, especialmente quando os prazos são curtos.

A EDA com análise avançada de front-end ajuda as equipes jurídicas a se movimentarem mais rapidamente e a controlar os custos.

Capture apenas os dados de que o senhor precisa

Usando conectores de dados robustos, as equipes jurídicas podem rastrear e coletar dados de diversas fontes de dados, incluindo sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM), repositórios na nuvem e compartilhamentos de arquivos. Ao mesmo tempo, a eliminação de NIST e a deduplicação integradas limitam a coleta de dados estranhos.

Identificar rapidamente outras testemunhas e guardiões

O sucesso de qualquer investigação depende de encontrar as pessoas e os documentos certos com antecedência. A análise moderna e as visualizações de dados revelam relacionamentos entre indivíduos, padrões de comunicação e tópicos de conversa. Isso facilita a identificação de outras testemunhas, responsáveis pela custódia e conjuntos de documentos que são fundamentais para a questão.

Obtenha inteligência acionável para tomar decisões rápidas

Com a análise antecipada, as equipes jurídicas podem montar rapidamente o quadro factual. Ao entender o que aconteceu - e onde estão as evidências mais fortes - o advogado pode avaliar com mais precisão os pontos fortes e fracos do caso e tomar decisões estratégicas confiantes e bem fundamentadas em prazos apertados.

Como a avaliação precoce do caso ajuda o senhor a tomar decisões estratégicas baseadas em dados?

O ECA e o EDA transformam a tomada de decisões jurídicas de suposições fundamentadas em estratégias orientadas por dados. Quando as equipes jurídicas conseguem identificar rapidamente os fatos e as evidências no centro de uma questão, elas podem avaliar com confiança se o caso tem mérito, quais são os riscos existentes e quais serão os custos prováveis. Essa inteligência permite que as organizações tomem decisões informadas sobre acordos versus litígios, estratégia e posicionamento de casos, alocação de recursos e planejamento orçamentário.

A capacidade de responder a perguntas fundamentais com antecedência tem profundas implicações estratégicas:

• As evidências são favoráveis ou desfavoráveis?
• A organização deve adotar uma postura agressiva ou defensiva?
• A organização pode demonstrar estatisticamente que nenhuma evidência sustenta uma alegação?

Esses insights orientam as negociações de acordos e informam as decisões sobre o prosseguimento do litígio antes de investir pesadamente em descobertas e análise de documentos.

A análise frontal também ajuda as equipes jurídicas a identificar rapidamente testemunhas e custodiantes adicionais. As visualizações modernas revelam conexões entre indivíduos e padrões de comunicação, garantindo que as evidências críticas venham à tona e sejam compreendidas no contexto. O resultado é um quadro mais completo e defensável dos eventos e decisões estratégicas mais seguras.

Como a avaliação antecipada do caso reduz os riscos e custos jurídicos posteriores?

Uma das maiores vantagens da avaliação antecipada de casos e da avaliação antecipada de dados é sua capacidade de reduzir os custos legais downstream e, ao mesmo tempo, reduzir os riscos. Ao coletar e selecionar dados de forma inteligente no início, as equipes jurídicas limitam o que entra no pipeline - economizando tempo, esforço de revisão e gastos com advogados externos.

Benefícios de redução de custos:

• Capture apenas o que for necessário, reduzindo os volumes de processamento e revisão.
• Reduzir a quantidade de dados que requerem uma análise atenta e, ao mesmo tempo, aumentar a qualidade dos insights.
• Substitua os processos manuais e ineficientes em que a TI pesquisa caixas de correio e arquivos nativos antes de entregar coleções enormes.

Benefícios do gerenciamento de riscos:

• Assegurar que as evidências críticas sejam identificadas e preservadas no início da questão.
• Usar o mapeamento e a análise da comunicação para revelar todos os custodiantes e fontes de dados relevantes.
• Integrar com sistemas de retenção legal para preservar rapidamente as informações e expandir o escopo de uma investigação quando necessário.
• Reduzir a exposição a reivindicações de espoliação e disputas de descoberta.

Benefícios da garantia de qualidade:

• Aplique análises avançadas para verificar se as investigações localizaram os documentos corretos e atenderam às principais necessidades de informações.
• Verificar a consistência entre os conjuntos de dados e confirmar que nenhuma evidência contraditória foi perdida.
• Demonstrar, quando necessário, que não existem documentos responsivos - sem revisar exaustivamente todos os itens da população.

Como a avaliação inicial dos dados revela as principais evidências?

A EDA moderna se baseia em análises avançadas e IA para revelar evidências críticas rapidamente. Ao contrário das ferramentas de primeira geração, que apenas coletam e filtram dados por palavra-chave, o software de última geração oferece uma visão mais profunda de quem, o quê, quando e por quê, incluindo as "incógnitas desconhecidas" que, de outra forma, poderiam passar despercebidas.

Em geral, o processo se desenvolve em três fases principais.

Fase 1: Identificação e coleta de dados

Nesse estágio, o investigador está lutando contra duas forças opostas: (1) a necessidade de termos de pesquisa amplos que extrairão todo o conteúdo relevante e (2) filtros de dados que limitarão a quantidade de dados estranhos ou desnecessários.

Usando ferramentas modernas de EDA, as equipes jurídicas podem:

• Use conectores de dados para rastrear sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial, repositórios em nuvem, ferramentas de colaboração e compartilhamentos de arquivos.
• Aplique a remoção automática de NIST para remover arquivos de sistema.
• Deduplicar para eliminar cópias redundantes entre custodiantes e locais.
• Aplicar o encadeamento de e-mails para identificar as mensagens mais inclusivas nas cadeias de conversas.

O resultado: Um conjunto de dados amplo, mas controlado, pronto para uma análise mais profunda.

Fase 2: Organização e visualização

Na segunda fase, o objetivo é começar a se familiarizar com os dados e criar um conjunto de dados organizado por meio da visualização de dados e de outras ferramentas analíticas, permitindo insights rápidos e direcionamento adicional de dados.

As equipes jurídicas precisam organizar e visualizar os resultados usando ferramentas analíticas e de visualização de dados.

• O mapeamento visual das comunicações ajuda a identificar os principais participantes, guardiões adicionais e padrões de comunicação entre domínios e prazos.
• A visualização do thread de e-mail permite que os revisores identifiquem mensagens ausentes ou únicas.
• A análise de conceitos agrupa documentos com base no significado contextual, fornecendo insights que vão além de simples palavras-chave.
• A análise de sentimento categoriza os documentos como positivos, negativos ou neutros para uma compreensão mais rápida do conteúdo e da intenção.

Fase 3: Interrogação de dados

Uma vez que os dados críticos tenham sido identificados, filtrados e organizados, as equipes jurídicas e de investigação podem interrogar esse conjunto de dados para descobrir percepções acionáveis. O ECA eficaz, com tecnologia robusta, ajuda as equipes a chegar rapidamente ao cerne da questão. Os principais recursos nesse estágio incluem:

• Identificação de entidades para revelar automaticamente pessoas, organizações, locais e eventos importantes, sem a revisão manual de cada documento.
• Filtros preditivos para sugerir termos de pesquisa e destacar os custodiantes com maior probabilidade de manter informações valiosas.
• Pesquisa preditiva para encontrar documentos conceitualmente semelhantes a amostras selecionadas, mesmo quando não compartilham as mesmas palavras-chave.

Mais recentemente, as equipes jurídicas também começaram a usar os recursos da GenAI para resumir grandes conjuntos de documentos, destacar fatos importantes e gerar insights prontos para investigação, acelerando ainda mais o ECA e melhorando a tomada de decisões.

Como escolher uma ferramenta de ECA?

A ferramenta correta de avaliação inicial de casos deve responder rapidamente a "quem, o quê, quando e onde" no início de um caso, sem forçá-lo a uma revisão completa. O software de ECA e investigação de última geração carrega a análise para que as equipes jurídicas possam encontrar inteligência acionável com antecedência, reduzir os volumes de revisão e avançar mais rapidamente na estratégia.

Ao avaliar uma ferramenta de ECA, procure:

Análises de carregamento frontal

A ferramenta deve revelar rapidamente os principais fatos e padrões, e não apenas filtrar por palavras-chave. O senhor quer insights que apoiem decisões estratégicas antecipadas, e não apenas um conjunto menor de documentos.

Visualizações poderosas

Os mapas de comunicação visual, as linhas do tempo e os diagramas de rede devem revelar relacionamentos, contextos, sentimentos e padrões ocultos que não são óbvios apenas com o texto e os metadados.

Análise avançada e IA

Recursos como análise de conceito, frase, entidade e sentimento ajudam as equipes a descobrir as "incógnitas desconhecidas" e a entender a intenção, os temas e as áreas de risco em grandes volumes de dados.

Escalabilidade e velocidade

O software deve lidar com conjuntos de dados grandes e complexos e ainda fornecer resultados rapidamente, mesmo quando o senhor começa com pouca ou nenhuma informação concreta.

Uma plataforma sólida de ECA oferece às equipes jurídicas uma maneira rápida e econômica de se concentrarem na inteligência essencial para o caso, oculta em grandes quantidades de dados organizacionais.

Como o OpenText apoia a avaliação precoce de casos?

O OpenText™ Investigation oferece recursos abrangentes de ECA para ajudar as equipes jurídicas a extrair insights orientados por dados que guiam a estratégia de litígio, investigações internas, inquéritos regulatórios e questões de conformidade - mais rapidamente e a um custo menor.

A plataforma oferece suporte a todo o ciclo de vida da EDA, desde a identificação inicial dos dados até a análise profunda e a geração de insights, para que as organizações possam tomar decisões estratégicas mais cedo, em vez de esperar pelos ciclos de análise tradicionais.

Avaliação inicial de dados de ponta a ponta

O OpenText Investigation simplifica os principais fluxos de trabalho de EDA e ECA, permitindo que as equipes:

• Identifique, colete e processe dados com suporte para mais de 45 conectores de fontes de dados.
• Aplique a eliminação automática de NIST, a desduplicação e o encadeamento de e-mails para acelerar o tempo de revisão.
• Reduzir o volume de dados sem perder o acesso a evidências críticas.

Análise avançada e IA para obter insights

A plataforma usa análise e inteligência artificial para superar as restrições de tempo e erro da revisão manual. Ele cumpre o que promete:

• Análise de conceito, frase, entidade e sentimento para revelar rapidamente os principais fatos, temas e participantes.
• Mapeamento de dados e comunicações visuais avançados para revelar conexões e padrões entre indivíduos e equipes.
• Percepção rápida de possíveis violações para apoiar a autodivulgação proativa e prazos apertados de resposta regulamentar.

Visualizações avançadas para investigações

Os recursos de visualização incluem o mapeamento da rede de comunicação, que oferece uma visão macroscópica da comunicação em toda a organização. Os investigadores podem:

• Identificar indivíduos críticos e concentrar-se em padrões de comunicação específicos.
• Analisar as interações entre pessoas específicas.
• Descubra rapidamente novas testemunhas e inclua-as nos planos de entrevista e coleta.

Revisão assistida por tecnologia para resultados mais rápidos

O OpenText Investigation também oferece suporte à revisão assistida por tecnologia avançada(TAR) com aprendizado ativo contínuo (CAL):

• Permite que as equipes iniciem a revisão antes que todos os documentos sejam coletados.
• Reduz os atrasos comuns nos sistemas TAR anteriores.
• Inclui ferramentas que pesquisam intencionalmente documentos contextualmente diversos para descobrir "incógnitas desconhecidas" e evitar a perda de evidências críticas.

Serviços especializados para apoiar assuntos complexos

A OpenText complementa a tecnologia com serviços profissionais, incluindo o OpenText™ Investigations Service, o OpenText™ Managed Document Review, o OpenText™ Digital Forensics and Collections e o OpenText™ eDiscovery Advisory Services. Juntos, o software e os serviços ajudam as organizações a lidar com investigações complexas com maior velocidade, precisão e controle de custos.

A OpenText utiliza o GenAI para apoiar as atividades de avaliação de casos iniciais?

Sim. OpenText™ Aviator Rapid Exploration usa GenAI para mudar a forma como as equipes jurídicas abordam o ECA. Em vez de revisar documentos para encontrar problemas, as equipes agora podem explorar problemas específicos e deixar que o sistema apresente os documentos e os insights mais relevantes.

O Rapid Exploration combina a GenAI com algoritmos preditivos para:

• Mergulhe imediatamente em áreas específicas de preocupação.
• Gerar relatórios estruturados organizados por trem de investigação.
• Fornecer insights no contexto de relacionamentos, cronogramas e conceitos jurídicos.

Isso proporciona às equipes jurídicas inteligência rápida e direcionada, enquanto os fluxos de trabalho tradicionais ainda estão organizando os dados. Munidas dessas percepções rápidas, as equipes jurídicas podem:

• Resolver com antecedência: Quando a análise mostrar reivindicações fracas ou exposição limitada, negocie a resolução antes da revisão completa dos documentos.
• Concentrar recursos: Reduzir drasticamente o universo de documentos que precisam de revisão detalhada, reduzindo o tempo e os gastos com advogados externos.
• Otimize os fluxos de trabalho: Informe antecipadamente as equipes de revisão sobre os principais problemas para aumentar a velocidade e a precisão do TAR.
• Informar a estratégia: Crie teorias de caso e posições de negociação mais sólidas com base no que os documentos realmente dizem, não em suposições.

O resultado é uma mudança da estratégia jurídica reativa para a proativa. As equipes podem avaliar rapidamente os riscos, identificar oportunidades e decidir como seguir em frente, antes de comprometer os principais recursos com a descoberta e a análise em grande escala.

Como começar a usar o ECA

A implementação de uma avaliação precoce eficaz de casos requer a tecnologia certa e a abordagem certa. As organizações devem começar avaliando seus processos atuais para lidar com litígios, investigações e questões regulatórias para estabelecer uma linha de base para melhorias.

As principais considerações para uma implementação bem-sucedida incluem:

• Seleção de tecnologia: Procure plataformas que ofereçam coleta robusta de dados de diversas fontes, recursos avançados de seleção e filtragem, análises avançadas, incluindo análise de conceito e sentimento, ferramentas de visualização para comunicações e relacionamentos e integração perfeita com sistemas de revisão downstream. A tecnologia deve facilitar para as equipes jurídicas a obtenção rápida de insights, sem a necessidade de amplo conhecimento técnico.
• Integração estratégica: Considere como o ECA se encaixa na estratégia mais ampla de governança de informações e operações jurídicas. O ECA eficaz depende de políticas claras sobre retenção de dados, comunicações entre funcionários e uso de dispositivos móveis. A integração com os sistemas de retenção legal garante que a preservação ocorra de forma rápida e abrangente quando surgem questões.
• Treinamento e conhecimento especializado: Os membros da equipe jurídica precisam entender como aproveitar as ferramentas avançadas de análise e visualização de forma eficaz. Desenvolver a proficiência exige tempo e prática, mas o investimento rende dividendos em uma tomada de decisão mais rápida e confiante. Muitas organizações encontram valor na parceria com consultores ou prestadores de serviços experientes que podem fornecer orientação à medida que as capacidades internas se desenvolvem.
• Métricas e medição: Estabelecer métricas para demonstrar o valor e identificar oportunidades de melhoria contínua. Acompanhe a rapidez com que os principais fatos são identificados em novos assuntos, monitore o volume de dados que passam por uma revisão completa em comparação com as linhas de base históricas, meça a economia de custos com a redução das despesas com advogados externos e avalie como os insights do ECA melhoraram as negociações de acordos ou os resultados de litígios.