O que é revisão de documentos?

A análise de documentos é uma fase crucial do processo de descoberta eletrônica, envolvendo o exame dos documentos coletados para determinar se eles respondem ou são relevantes para as questões de uma questão legal e/ou solicitação regulatória e se são privilegiados.

Os documentos que respondem e não são privilegiados são então produzidos em formato digital para as partes contrárias ou órgãos reguladores. A metodologia tradicional de revisão manual envolve grandes equipes de advogados responsáveis pela revisão de documentos.

Devido ao aumento exponencial do volume de dados digitais, a maioria das revisões de documentos hoje é realizada digitalmente, usando plataformas de eDiscovery para agilizar o que antes era uma tarefa manual e trabalhosa. A IA moderna, incluindo a revisão assistida por tecnologia (TAR) e a revisão de IA generativa (GenAI), agora está integrada às principais plataformas de eDiscovery para automatizar o processo de revisão e minimizar a necessidade de revisão manual de documentos não responsivos.

Por que a revisão de documentos é importante?

A análise minuciosa de documentos permite que os advogados descubram evidências críticas, formulem sua estratégia jurídica e cumpram as obrigações relacionadas à descoberta e à confidencialidade. Ele reduz o risco de ignorar documentos importantes ou de divulgar inadvertidamente informações confidenciais ou privilegiadas - erros que resultam em consequências legais e financeiras. Além disso, ao filtrar dados irrelevantes ou insignificantes, o processo de revisão ajuda a simplificar o litígio e permite que as equipes jurídicas se concentrem nos fatos mais impactantes. Em questões complexas, a análise eficaz de documentos pode ser um fator decisivo no resultado de um caso, identificando testemunhas importantes, reforçando argumentos jurídicos ou evitando riscos potenciais antes que eles surjam.

Como funciona a revisão de documentos?

Um processo típico de revisão de documentos inclui:

• Coleta e processamento: Os documentos são coletados de servidores de e-mail, aplicativos em nuvem, sistemas de arquivos ou dispositivos móveis e, em seguida, convertidos em um formato pesquisável.
• Avaliação inicial do caso (ECA) / avaliação inicial dos dados: As equipes analisam o tamanho, o escopo e a riqueza do conjunto de dados para planejar a estratégia e os cronogramas. As ferramentas avançadas de ECA ajudam as equipes jurídicas a selecionar o conjunto de dados para eliminar dados claramente irrelevantes.
• Revisão e marcação: Os profissionais da área jurídica revisam e categorizam os documentos quanto à relevância, privilégio, confidencialidade e questões.
• Controle de qualidade: As amostras são verificadas para garantir a exatidão e a consistência antes que os documentos sejam apresentados aos advogados adversários ou aos órgãos reguladores.

O que é revisão gerenciada de documentos?

A análise gerenciada de documentos (MDR) é um serviço profissional que combina revisores especializados e tecnologia de eDiscovery para analisar grandes conjuntos de documentos, geralmente eletrônicos, para litígios, investigações ou conformidade normativa. Ele substitui as revisões internas dispendiosas e inconsistentes por fluxos de trabalho dimensionáveis, melhorando a precisão, cortando custos e reduzindo os prazos, o que o torna uma solução essencial para as equipes jurídicas modernas que enfrentam volumes crescentes de dados e precisam de suporte para navegar nesse processo demorado.

Em resumo, a análise gerenciada de documentos é uma solução moderna e terceirizada que combina conhecimento jurídico, tecnologia e estratégias de gerenciamento comprovadas para oferecer uma análise de documentos precisa, oportuna e econômica para questões jurídicas.

Como funciona a revisão gerenciada de documentos?

A análise gerenciada de documentos é um processo estruturado que envolve equipes dedicadas de advogados qualificados, supervisionadas por gerentes de projeto experientes, que seguem fluxos de trabalho e procedimentos de controle de qualidade comprovados. Esses fluxos de trabalho foram projetados para reduzir erros, melhorar a consistência, aprimorar a defensibilidade e reduzir os custos gerais em comparação com as revisões ad-hoc tradicionais.

O processo depende muito de tecnologias avançadas - como plataformas de eDiscovery, aprendizado de máquina e GenAI - para selecionar, classificar, filtrar e codificar documentos com mais eficiência do que a revisão manual.

Uma equipe de revisão, normalmente composta por advogados e profissionais da área jurídica, faz a análise em plataformas especializadas de revisão de documentos. As principais soluções de eDiscovery oferecem suporte à revisão em larga escala e geralmente incluem recursos como:

• Análise de dados incorporada e filtros automatizados para classificar e identificar rapidamente documentos relevantes.
• Análise de conceito para agrupar documentos por significado contextual.
• Análise de sentimentos e identificação de entidades para uma visão rápida.
• Análise visual para uma compreensão rápida de metadados, conceitos e padrões de comunicação.
• Filtros preditivos e pesquisa para exibir rapidamente documentos semelhantes.
• Fluxos de trabalho TAR e GenAI para priorizar documentos provavelmente responsivos no início do processo.
• Trilhas de auditoria integradas, painéis de controle e gerenciamento de fluxo de trabalho para transparência e eficiência.

Os gerentes de projeto supervisionam as operações cotidianas, coordenando com os advogados externos para alinhar a estratégia de revisão com os objetivos legais. Eles garantem que o progresso seja monitorado, que os recursos sejam otimizados e que as decisões de revisão permaneçam consistentes com os objetivos do caso.

Um dos pilares desse processo é o controle de qualidade (QC) robusto. Desde o primeiro dia, as equipes implementam medidas estruturadas de QC, como:

• Relatórios diários de revisores e registros de decisões.
• Amostragem e validação sistemáticas.
• Calibração contínua entre os revisores.

Quando executados com eficácia, esses controles reduzem os erros, aceleram os cronogramas e proporcionam às equipes jurídicas maior confiança na precisão e na defensibilidade do conjunto de produção final.

Quais são os benefícios da análise gerenciada de documentos para as equipes jurídicas das empresas?

A análise gerenciada de documentos oferece aos departamentos jurídicos das empresas vantagens estratégicas que vão muito além da economia de custos.

1. Custos previsíveis e controle de orçamento
   Ao contrário dos processos tradicionais de análise de documentos, que são cobrados por hora, os serviços gerenciados de análise de documentos geralmente operam em modelos de taxa fixa. Isso proporciona às equipes jurídicas transparência nos preços, permitindo um orçamento preciso das despesas com litígio e investigação e, ao mesmo tempo, reduzindo o risco de excessos inesperados de grandes equipes de revisão.
2. Eficiência por meio de revisão orientada por tecnologia
   A revisão assistida por tecnologia (TAR), com base na aprendizagem ativa contínua (CAL), ajuda a reduzir o volume de documentos que exigem revisão humana. Ao contrário das pesquisas tradicionais por palavras-chave, que podem trazer à tona grandes conjuntos de documentos, o CAL prioriza os itens mais relevantes, simplificando o processo sem sacrificar a precisão. O resultado são cronogramas mais rápidos, custos de revisão mais baixos e menos pressão sobre os recursos internos. Com a terceirização, as equipes jurídicas também podem evitar a contratação de pessoal interno, mantendo as despesas gerais mais baixas para os departamentos jurídicos das empresas.
3. Maior precisão e risco reduzido
   Um processo de revisão gerenciada introduz controles de qualidade mais fortes por meio de verificações automatizadas e amostragem direcionada, garantindo um nível mais alto de garantia de qualidade. Isso resulta em designações de privilégios mais consistentes, menos erros e maior precisão geral. Ele também reduz a chance de divulgação acidental, apoia a estratégia do caso e garante resultados defensáveis e repetíveis.
4. Escalabilidade
   A revisão gerenciada pode lidar com qualquer volume de documentos e complexidade de questões jurídicas, o que a torna uma opção preferencial para as necessidades modernas de litígio e conformidade.
5. Equipes de análise jurídica especializadas
   Os revisores especializados trazem um profundo conhecimento de domínio e experiência focada. Isso garante a identificação consistente dos principais documentos, especialmente aqueles essenciais em litígios de alto risco e investigações regulatórias.

Quando as organizações devem considerar a análise gerenciada de documentos?

As organizações devem considerar a análise gerenciada de documentos quando se depararem com projetos complexos ou de grande escala, como litígios de alto volume, investigações regulatórias e governamentais, intimações de terceiros, investigações internas ou avaliações de due diligence.

Grandes volumes de dados, prazos curtos e orçamentos limitados podem sobrecarregar até mesmo equipes experientes. A revisão gerenciada foi projetada exatamente para esses cenários, oferecendo a escala, a precisão e a previsibilidade que as abordagens tradicionais não conseguem.

Revisões de documentos de grande volume
A revisão gerenciada de documentos torna-se essencial ao lidar com conjuntos de dados em grande escala. A escalabilidade e a eficiência dos provedores de revisão especializados permitem que as equipes gerenciem esses volumes sem sacrificar a qualidade ou estender os prazos.

Capacidade interna limitada
Se as equipes jurídicas estiverem muito sobrecarregadas ou não tiverem conhecimento especializado em análise de documentos, seria bom considerar um processo de análise gerenciada para eDiscovery. Dessa forma, eles podem garantir que seus recursos internos estejam concentrados na estratégia principal ou em atividades jurídicas de maior valor. Quando as organizações desejam reduzir os custos associados à contratação, treinamento e gerenciamento de grandes equipes de revisão para projetos de curto prazo ou flutuantes

Prazos apertados e cronogramas de produção agressivos
Quando há cronogramas rigorosos de tribunais ou normas em jogo, as organizações precisam de uma revisão rápida e simplificada de documentos para evitar atrasos dispendiosos e riscos legais. As equipes de revisão gerenciada resolvem isso oferecendo velocidade por meio de fluxos de trabalho otimizados e priorização aprimorada por IA. Sua infraestrutura foi criada para uma revisão rápida sem comprometer a precisão.

Questões jurídicas sensíveis ao orçamento
Sob pressão de custos, a revisão gerenciada oferece previsibilidade de preços. Os modelos de taxa fixa podem ajudar as equipes jurídicas a controlar os gastos com advogados externos e eliminar a incerteza do faturamento por hora.

Que tecnologia é usada na revisão gerenciada de documentos?

As principais plataformas de eDiscovery ajudam a dar suporte à coleta, ao processamento, à pesquisa e à codificação de documentos grandes, atendendo a todo o processo de revisão gerenciada.

No centro da análise gerenciada de documentos está a análise assistida por tecnologia (TAR), com base na aprendizagem ativa contínua (CAL), na codificação preditiva e na análise avançada. Essa funcionalidade ajuda os advogados a priorizar, classificar e selecionar rapidamente grandes conjuntos de dados, reduzindo o número de documentos que precisam ser revisados manualmente.

As plataformas de revisão modernas usam essas tecnologias para automatizar a identificação de possíveis dados relevantes, privilegiados e confidenciais. Muitos aproveitam funções analíticas avançadas, como agrupamento de conceitos, encadeamento de e-mails, detecção de quase duplicatas e ferramentas de pesquisa, para reduzir a redundância e otimizar o trabalho. Interfaces de codificação robustas suportam capacidade de resposta, privilégio e marcação de confidencialidade, enquanto trilhas de auditoria e controles de qualidade acompanham cada decisão.

Como a revisão remota agora é a norma, a segurança não é negociável. A infraestrutura segura de desktop virtual garante que os dados confidenciais do cliente nunca saiam dos ambientes protegidos, enquanto os controles de acesso, o registro de auditoria e as ferramentas de prevenção de perda de dados mantêm a confidencialidade durante todo o processo de revisão. Essas medidas de segurança permitem que as organizações realizem análises remotamente e, ao mesmo tempo, atendam aos rigorosos requisitos de proteção de dados e às obrigações de confidencialidade do cliente.

Em essência, a análise gerenciada de documentos aproveita uma combinação de software de descoberta eletrônica, IA e infraestrutura segura criados especificamente para oferecer processos de análise de documentos rápidos, precisos e defensáveis para questões jurídicas e regulatórias complexas.

Como o software e as soluções da OpenText™ aprimoram a revisão gerenciada de documentos

O OpenText™ Managed Document Review reúne tecnologia avançada, equipes de revisão globais e profundo conhecimento jurídico para oferecer uma revisão de documentos gerenciada eficiente, precisa e segura em escala.

A equipe de revisão gerenciada do OpenText™ utiliza nossos recursos proprietários de revisão assistida por tecnologia (TAR), com protocolos contínuos de aprendizado ativo e de máquina, projetados para melhorar significativamente a eficiência e a precisão da revisão em comparação com iterações anteriores. Ele permite o treinamento dinâmico e iterativo do modelo de IA à medida que a revisão progride, possibilitando a identificação mais rápida e focada de documentos relevantes.

O resultado: mais precisão, menos retrabalho e tempo de produção mais rápido. A tecnologia TAR da OpenText pode reduzir, às vezes, o custo total da revisão em até 80% ou mais, ao mesmo tempo em que é dimensionada com eficiência para diferentes tipos e tamanhos de projetos.

Nossas equipes de análise - compostas por advogados e tecnólogos treinados - trabalham em plataformas seguras e específicas que oferecem suporte à análise de ponta a ponta. Os clientes podem se beneficiar de:

• Preços flexíveis que podem incluir acordos de taxas fixas com custos previsíveis e controle de orçamento, mas todos os preços são personalizados de acordo com as necessidades específicas de cada cliente, incluindo volume, complexidade e suporte de nível de serviço.
• Equipes de revisão que são incentivadas a demonstrar o poder da tecnologia OpenText™, revisando o menor número de documentos necessários, em vez de aumentar o número de documentos revisados para maximizar a receita.
• Infraestrutura segura com desktops virtuais, registro de auditoria e controles de acesso a dados.
• Entrega global na América do Norte, no Reino Unido e na União Europeia.
• Controle de qualidade automatizado para garantir a consistência e reduzir as taxas de validação do advogado externo.

Nosso processo de revisão é apoiado pelo monitoramento contínuo do desempenho e pelo alinhamento com a estratégia jurídica, melhorando a consistência e apoiando resultados defensáveis.

A revisão de documentos não é mais um exercício de verificação de caixa. É uma função estratégica que pode influenciar os resultados, os cronogramas e os orçamentos. O OpenText oferece aos departamentos jurídicos as ferramentas e o suporte para gerenciar as revisões de forma mais inteligente - reduzindo custos, melhorando a qualidade e ajudando a garantir a conformidade em todos os estágios.

Como a OpenText está aproveitando a IA generativa no processo de revisão gerenciada?

A OpenText continua a introduzir a tecnologia de última geração, baseada em IA, no processo de revisão. Nossos especialistas em análise gerenciada também aproveitam a tecnologia OpenText™ eDiscovery Aviator™ para acelerar a análise de documentos com a GenAI. Esses recursos aumentam o suporte à análise especializada e aprimoram os fluxos de trabalho do TAR para proporcionar análises mais rápidas e maior segurança de custos.

Ao aplicar a GenAI à revisão gerenciada de documentos, especialmente à revisão de primeira passagem de alto volume, os departamentos jurídicos podem transformar sua abordagem - reduzindo o tempo de revisão em até 80%, aumentando a consistência, melhorando significativamente a eficiência e melhorando a previsibilidade do orçamento.

Embora muitos fornecedores ofereçam peças do quebra-cabeça, a OpenText oferece um serviço de revisão gerenciada totalmente integrado que prioriza a GenAI, abrangendo tecnologia, processos e pessoas para apoiar o processo. Combinamos nossa própria tecnologia avançada e proprietária com nossa experiência.

Nossas equipes de revisão gerenciada reúnem engenheiros de prontidão de IA, tecnólogos jurídicos e gerentes de casos que colaboram diariamente com departamentos jurídicos corporativos e escritórios de advocacia. Com profunda experiência em diversos casos de uso em litígios, eles entendem as dimensões técnicas e jurídicas da análise de documentos, garantindo que a GenAI seja aplicada de forma eficaz e defensável.