O que é faturamento eletrônico?

Que funções as faturas desempenham nas transações comerciais?

As faturas funcionam como documentos juridicamente vinculantes que formam a base das transações comerciais e da manutenção de registros financeiros. Eles desempenham papéis cruciais na contabilidade, na conformidade fiscal e nas trilhas de auditoria. Em muitas jurisdições, as faturas devem atender a requisitos específicos para serem consideradas válidas para fins fiscais, inclusive contendo informações obrigatórias, como números de registro fiscal, descrições de itens e alíquotas de impostos aplicáveis.

Perspectivas da administração tributária
As autoridades fiscais cada vez mais veem o faturamento eletrônico (e-Invoicing) como uma ferramenta poderosa para reduzir a evasão fiscal e melhorar a eficiência da cobrança. Como resultado, um número crescente de autoridades fiscais está eliminando as tradicionais faturas manuais em papel e em PDF e exigindo o uso de faturamento eletrônico totalmente automatizado. A maioria dos países latino-americanos já tem sistemas de faturamento eletrônico obrigatórios há muito tempo, e quase metade de todos os estados-membros da União Europeia (UE) já implementaram o faturamento eletrônico obrigatório ou anunciaram um cronograma claro para fazê-lo, com um mandato em toda a UE definido para 2032. Muitas outras regiões estão seguindo o exemplo.

O faturamento eletrônico possibilita a visibilidade em tempo real ou quase real das transações comerciais, permitindo que as autoridades fiscais:

Automatizar a validação e a verificação de faturas
As administrações tributárias podem verificar automaticamente os dados das faturas em relação às declarações de impostos informadas, identificando discrepâncias e possíveis fraudes com mais eficiência do que nos processos tradicionais baseados em papel.

Aprimorar seus recursos de auditoria
Os dados digitais das faturas possibilitam uma análise e uma avaliação de risco mais sofisticadas, permitindo que as autoridades fiscais direcionem melhor seus recursos de auditoria e aprimorem o monitoramento da conformidade.

Quais são os fundamentos do faturamento eletrônico?

O faturamento eletrônico muda fundamentalmente a forma como as empresas lidam com seus processos de faturamento, digitalizando todo o ciclo de vida da fatura. Diferentemente das faturas tradicionais em papel ou PDF, o verdadeiro faturamento eletrônico envolve a geração, a transmissão e o processamento de dados de faturas em um formato eletrônico estruturado que permite o processamento automatizado e a integração direta com sistemas contábeis. Essa automação reduz significativamente a intervenção manual, inclusive a impressão e o envio de faturas, minimizando erros e acelerando os ciclos de pagamento.

O que constitui uma fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica é mais do que simplesmente uma versão digital de uma fatura em papel. Ele representa um arquivo de dados estruturado que contém todas as informações da fatura em um formato padronizado, permitindo o processamento automatizado e a integração com sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP). A estrutura de dados segue padrões específicos, como Peppol BIS, Factur-X, ou formatos específicos de cada país, garantindo a interoperabilidade entre diferentes sistemas e a conformidade com os requisitos regulatórios.

O que não é considerado uma fatura eletrônica?

Para esclarecer equívocos comuns, vários tipos de documentos digitais não são considerados faturas eletrônicas verdadeiras:

Faturas em PDF enviadas por e-mail
Embora seja uma prática comum, os documentos PDF enviados por e-mail não se qualificam como verdadeiras faturas eletrônicas porque não possuem dados estruturados que permitam o processamento automatizado. Esses documentos ainda exigem manuseio manual e entrada de dados.

Faturas digitalizadas em papel
As imagens digitais de faturas em papel, mesmo quando armazenadas eletronicamente, não constituem faturas eletrônicas, pois também não possuem o formato de dados estruturados necessário para o processamento automatizado e a validação de conformidade.

Quais são os benefícios de implementar uma solução de faturamento eletrônico?

O faturamento eletrônico oferece inúmeras vantagens que vão além da simples digitalização. As organizações que implementam o faturamento eletrônico normalmente apresentam economias de custo de 60 a 80% em comparação com os processos baseados em papel. Essa economia é impulsionada pela redução do processamento manual, dos custos de impressão e postagem, dos custos de armazenamento relacionados às políticas de retenção de dados e de menos erros que exigem correção. Além disso, o faturamento eletrônico melhora drasticamente a visibilidade do fluxo de caixa e do gerenciamento do capital de giro, permitindo um melhor planejamento financeiro e tomada de decisões.

Como os modelos de faturamento evoluíram?

A jornada do faturamento em papel para os modernos sistemas de faturamento eletrônico se estende por várias décadas. Os primeiros esforços de digitalização começaram com documentos PDF básicos enviados por e-mail, mas ofereciam recursos limitados de automação. O faturamento eletrônico moderno inclui plataformas sofisticadas que permitem o processamento de transações em tempo real, verificações de conformidade automatizadas e integração perfeita com sistemas de negócios em cadeias de suprimentos globais.

Que tipos de sistemas de faturamento eletrônico são usados atualmente?

Os sistemas de faturamento eletrônico variam significativamente com base nas necessidades comerciais, nos requisitos regulamentares e nos recursos tecnológicos. Esses sistemas podem ser amplamente categorizados em vários tipos principais:

Sistemas de integração direta, que permitem a comunicação direta entre os sistemas do fornecedor e do comprador por meio de protocolos e padrões estabelecidos. Essa abordagem normalmente requer uma infraestrutura técnica significativa, mas oferece o mais alto nível de automação e eficiência para grandes organizações que lidam com grandes volumes de faturas.

Plataformas baseadas em nuvem, que fornecem recursos acessíveis de faturamento eletrônico sem exigir uma infraestrutura interna extensa. Essas plataformas geralmente incluem recursos adicionais, como gerenciamento de documentos, automação de fluxo de trabalho e monitoramento de conformidade, o que as torna particularmente adequadas para pequenas e médias empresas.

Os sistemas híbridos, que combinam elementos de integração direta e soluções baseadas em nuvem, oferecem flexibilidade para acomodar diferentes recursos e requisitos dos parceiros comerciais. Esses sistemas podem lidar com vários formatos de faturas e métodos de transmissão, mantendo o controle e a visibilidade centralizados.

Quais formatos e padrões comuns de faturamento eletrônico são usados?

Compreender os vários formatos e padrões de faturamento eletrônico é fundamental para uma implementação bem-sucedida:

Formatos estruturados
Os formatos baseados em XML, como UBL (Universal Business Language) e CII (Cross-Industry Invoice), permitem o processamento automatizado e a validação da conformidade. Esses formatos contêm campos de dados estruturados que os sistemas podem interpretar e processar automaticamente.

Formatos híbridos
Formatos como o ZUGFeRD e o Factur-X combinam documentos PDF legíveis por humanos com dados XML incorporados, oferecendo flexibilidade e mantendo os recursos de automação.

Padrões específicos do setor
Alguns setores mantêm seus próprios padrões de faturamento eletrônico para atender a requisitos específicos do setor, como o EDIFACT nos setores de varejo e automotivo.

Controles contínuos de transações (CTC)
Os CTCs representam uma mudança significativa na forma como as autoridades fiscais monitoram e regulam as transações comerciais. Esses sistemas exigem a comunicação em tempo real ou quase real dos dados das faturas às autoridades fiscais, o que permite melhorar a cobrança de impostos e reduzir as fraudes. Os países que implementam modelos de CTC normalmente exigem que as empresas validem as faturas por meio de plataformas governamentais antes que elas possam ser consideradas legalmente válidas.

IVA na era digital (ViDA)
A iniciativa ViDA da União Europeia representa uma abordagem abrangente para modernizar os sistemas de IVA por meio da transformação digital. Essa estrutura tem como objetivo padronizar os requisitos de relatórios eletrônicos nos estados membros da UE, melhorar a eficiência da cobrança de impostos e reduzir a lacuna do IVA por meio de recursos digitais aprimorados.

Quais são as práticas recomendadas para a implementação do faturamento eletrônico?

A implementação bem-sucedida do faturamento eletrônico requer um planejamento cuidadoso e a consideração de vários fatores-chave:

Abordagem estratégica
As organizações devem desenvolver uma estratégia abrangente que considere os processos atuais, os recursos técnicos e os requisitos futuros de escalabilidade. Essa estratégia deve estar alinhada com iniciativas mais amplas de transformação digital e atender às necessidades de todas as partes interessadas.

Engajamento de parceiros
O envolvimento com os parceiros comerciais no início do processo de implementação ajuda a garantir uma adoção tranquila e a obtenção do máximo de benefícios. Isso inclui o estabelecimento de canais de comunicação claros e o fornecimento do suporte necessário durante o período de transição.

Seleção de tecnologia
A escolha da solução certa de faturamento eletrônico exige uma avaliação cuidadosa de vários fatores, incluindo requisitos técnicos, recursos de conformidade e custo total de propriedade. As organizações devem considerar tanto as necessidades imediatas quanto os requisitos de escalabilidade futura ao selecionar uma solução.

O que é faturamento eletrônico B2B, B2C e B2G?

Relações comerciais diferentes exigem abordagens diferentes para o faturamento eletrônico:

B2B (business-to-business)
O faturamento eletrônico B2B normalmente envolve requisitos complexos de integração e deve acomodar vários padrões e formatos com base nos requisitos geográficos e do setor. Esses sistemas geralmente incluem recursos para correspondência de pedidos de compra, verificação de recebimento de mercadorias e reconciliação de pagamentos.

Empresa para consumidor (B2C)
O faturamento eletrônico B2C concentra-se na entrega de faturas a consumidores individuais, geralmente por meio de portais de consumidores ou sistemas de entrega de e-mail. Em geral, essas soluções enfatizam interfaces amigáveis e acessibilidade móvel.

Negócios para o governo (B2G)
Os requisitos de faturamento eletrônico do governo geralmente exigem formatos e métodos de transmissão específicos. Muitos países exigem que os fornecedores enviem faturas por meio de plataformas ou redes designadas, com requisitos rigorosos de validação e conformidade.

Quais são alguns dos desafios comuns de implementação do faturamento eletrônico?

As organizações que estão pensando em implementar o faturamento eletrônico devem abordar várias áreas importantes:

Requisitos de infraestrutura técnica
A implementação bem-sucedida requer uma infraestrutura técnica adequada, incluindo canais de comunicação seguros, sistemas de armazenamento de dados e recursos de integração com os sistemas comerciais existentes.

Gerenciamento de mudanças
As organizações devem desenvolver estratégias abrangentes de gerenciamento de mudanças para garantir uma adoção bem-sucedida, incluindo programas de treinamento, documentação e processos de suporte para usuários internos e parceiros comerciais.

Análise de custo-benefício
Uma análise minuciosa deve considerar tanto os custos diretos (software, implementação, manutenção) quanto os benefícios indiretos (eficiência do processo, melhoria do fluxo de caixa, redução de erros) para justificar o investimento em soluções de faturamento eletrônico.

Como a OpenText pode ajudar com o faturamento eletrônico?

A OpenText é líder global em soluções de faturamento eletrônico, oferecendo recursos abrangentes de rede de negócios que conectam organizações com seus parceiros comerciais em todo o mundo. A solução Trading Grid e-Invoicing da OpenText combina tecnologia avançada com profundo conhecimento do domínio para fornecer soluções completas de faturamento eletrônico que atendem às complexas necessidades das empresas modernas e processam com segurança e conformidade mais de 26 bilhões de transações por ano. solução baseada em nuvem.

Recursos de integração
A plataforma OpenText Trading Grid, uma plataforma unificada de integração e gerenciamento de parceiros comerciais B2B que permite que as organizações se conectem uma vez à rede da OpenText de mais de 1 milhão de empresas pré-conectadas, oferece opções de integração flexíveis que acomodam diversos ambientes técnicos e requisitos comerciais:

• Integrações nativas de ERP com os principais sistemas, incluindo SAP, Oracle e Microsoft Dynamics, permitindo a troca de dados e a automação de processos sem interrupções. Esses conectores pré-construídos reduzem significativamente o tempo e a complexidade da implementação.
• Suporte a vários formatos e padrões de dados, incluindo EDIFACT, X12, XML e JSON, permitindo que as organizações mantenham os formatos de documentos existentes e que os parceiros comerciais recebam faturas no formato de sua preferência por meio de serviços de tradução automática.

Gerenciamento de conformidade globalO Trading
Grid e-Invoicing da OpenText garante conformidade contínua por meio de monitoramento em tempo real e atualizações de requisitos regulatórios em mais de 50 países. A plataforma lida com vários modelos de conformidade, incluindo abordagens de liberação, pós-auditoria e híbridas, oferecendo suporte a transações business-to-business (B2B) e business-to-government (B2G), incluindo:

• Gerenciamento e arquivamento de assinaturas digitais que atendem aos requisitos específicos do país para assinaturas eletrônicas e armazenamento de longo prazo. Isso inclui suporte para assinaturas eletrônicas qualificadas na União Europeia e em outras regiões onde se aplicam requisitos específicos de certificação digital.
• Integração com autoridades fiscais e recursos de geração de relatórios em tempo real que permitem a comunicação direta com plataformas governamentais, como PEPPOL na Europa, Carta Porte no México e vários outros sistemas nacionais. Essas integrações garantem que as faturas atendam a todos os requisitos de validação antes do envio.

Otimização da cadeia de suprimentos
O Trading Grid e-Invoicing da OpenText vai além do processamento básico de faturas e oferece recursos abrangentes de gerenciamento da cadeia de suprimentos:

• Ferramentas avançadas de análise e geração de relatórios que oferecem visibilidade em tempo real do status da fatura, tendências de pagamento e métricas de conformidade. Esses insights ajudam as organizações a identificar gargalos, otimizar os termos de pagamento e melhorar o gerenciamento do capital de giro.
• Recursos de integração e gerenciamento de fornecedores que simplificam o processo de conexão com novos parceiros comerciais e a manutenção dos relacionamentos existentes. A plataforma inclui ferramentas de autoatendimento e opções de serviços gerenciados para acelerar a adoção pelos fornecedores.

Soluções específicas do setor
O OpenText Trading Grid e-Invoicing oferece soluções especializadas de faturamento eletrônico adaptadas a requisitos específicos do setor, por exemplo:

• Manufatura / Automotivo que suporta requisitos complexos da cadeia de suprimentos, incluindo suporte para recibos de avaliação, autofaturamento e processos de inventário em consignação.
• Varejo e bens de consumo que lidam com processamento de transações de alto volume, acordos promocionais e cenários de preços complexos.

Os setores de saúde e farmacêutico precisam garantir a conformidade com as normas específicas do setor e oferecer suporte a tipos de documentos especializados, incluindo processamento de descontos e estornos.

Quais são as normas governamentais de faturamento eletrônico e os requisitos de conformidade?

O cenário regulatório do faturamento eletrônico continua a evoluir rapidamente à medida que os governos de todo o mundo implementam iniciativas de transformação digital. Muitas jurisdições agora exigem o faturamento eletrônico para transações entre empresas e o governo, e algumas estendem os requisitos para transações entre empresas. Compreender e manter a conformidade com essas regulamentações é fundamental para as empresas que operam em várias regiões.

A OpenText pode ajudar sua organização a implementar o faturamento eletrônico em conformidade antes da data de vigência em seu país. Entre em contato conosco hoje mesmo para saber mais.

Principais requisitos e regulamentações globais de faturamento eletrônico
Diretiva da União Europeia 2014/55/EU

• Obriga todas as entidades do setor público a receber e processar faturas eletrônicas
• Requer conformidade com a norma europeia EN 16931
• Especifica os requisitos do modelo de dados semânticos para os principais elementos das faturas eletrônicas

Diretriz de IVA 2006/112/EC (com alterações 2010/45/EU)

• Estabelece tratamento igual entre faturas impressas e eletrônicas
• Requer garantia de autenticidade de origem, integridade de conteúdo e legibilidade
• Permite controles comerciais ou soluções tecnológicas (por exemplo, EDI, QES) para conformidade

América Latina
Brasil (Sistema NF-e)

• Faturamento eletrônico B2B obrigatório por meio do sistema de nota fiscal eletrônica
• Modelo de liberação em tempo real que exige autorização do governo antes da emissão da fatura
• Requisitos de assinatura digital e formato XML padronizado
• Requisitos separados para diferentes tipos de transações (NF-e, NFS-e, CT-e)

México (CFDI)

• Uso obrigatório do Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
• Validação em tempo real por meio de provedores de certificação autorizados (PACs)
• Requisitos específicos para diferentes tipos de documentos (renda, folha de pagamento, pagamentos)
• Formato XML com assinaturas digitais e números de fólio atribuídos pelo governo

Asia-Pacific
Singapore

• Rede de faturamento eletrônico baseada na Peppol (InvoiceNow)
• Adoção voluntária, mas com fortes incentivos governamentais
• Conformidade com o padrão Peppol BIS Billing 3.0
• Exigência de identificação comercial exclusiva por meio da UEN

Índia

• Faturamento eletrônico obrigatório para empresas que excedem os limites de faturamento especificados
• Validação do Portal de Registro de Faturas (IRP) em tempo real
• Geração de número de referência da fatura (IRN) e código QR
• Integração com os requisitos de conformidade do GST

Requisitos básicos de conformidade
Padrões técnicos

1. Document formats
• XML (mais comum)
• PDF/A-3 (para arquivamento de longo prazo)
• UBL 2.1/2.2
• Formatos específicos do país
2. Assinaturas digitais
• Assinaturas eletrônicas qualificadas (QES)
• Assinaturas eletrônicas avançadas (AES)
• Certificados digitais de provedores autorizados

Requisitos do processo

1. Arquivamento
• Períodos mínimos de retenção (geralmente de 5 a 10 anos)
• Garantia de legibilidade durante todo o período de retenção
• Armazenamento seguro com controles de acesso
• Manutenção da trilha de auditoria
2. Autenticação e integridade
• Controles comerciais que garantem uma trilha de auditoria confiável
• Sistemas de intercâmbio eletrônico de dados (EDI)
• Processos de verificação de assinatura digital
• Documentação da cadeia de custódia

Segurança de dados

1. Medidas de proteção
• Criptografia durante a transmissão e o armazenamento
• Mecanismos de controle de acesso
• Auditorias de segurança regulares
• Procedimentos de resposta a incidentes
2. Conformidade com a privacidade
• Conformidade com o GDPR para transações relacionadas à UE
• Medidas de proteção de dados pessoais
• Princípios de minimização de dados
• Controles de transferência de dados entre fronteiras

Quais são as tendências emergentes de faturamento eletrônico e os requisitos futuros?

Relatórios em tempo real

• Controles contínuos de transações (CTC)
• Relatórios fiscais em tempo real ou quase em tempo real
• Integração com sistemas de autoridades fiscais
• Verificações de conformidade automatizadas

Iniciativas de padronização

• Expansão da rede Peppol
• Adoção global da EN 16931
• Interoperabilidade transfronteiriça
• Esforços de convergência de formatos

Considerações ambientais

• Requisitos de redução da pegada de carbono
• Documentação de práticas sustentáveis
• Relatório de impacto ambiental
• Medidas de adoção de tecnologia verde

Cronogramas críticos de implementação 2024-2026
União Europeia

1. França
• 1º de janeiro de 2024: Faturamento eletrônico B2B obrigatório para grandes empresas
• 1º de janeiro de 2025: Empresas de médio porte devem estar em conformidade
• 1º de janeiro de 2026: obrigatório para todas as empresas restantes
• Todas as empresas devem usar a plataforma governamental Chorus Pro
2. Polônia
• 1º de julho de 2024: Obrigatoriedade do sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur) para todos os contribuintes
• Sistema de liberação em tempo real por meio de plataforma governamental
• Aplica-se a transações domésticas B2B
3. Alemanha
• 1º de janeiro de 2025: XRechnung/Peppol exigido para todos os fornecedores de órgãos federais
• Anúncio do mandato B2B previsto para 2024

Asia-Pacific

1. Índia
• 1º de abril de 2024: Faturamento eletrônico obrigatório para empresas com faturamento de >₹5 crore
• A implementação em fases continua até 2024-2025
2. Vietnã
• 1º de julho de 2024: Fase 2 da implementação obrigatória do faturamento eletrônico
• Todas as empresas devem se integrar ao sistema de autoridade fiscal (HDDT)
3. Japão
• 1º de outubro de 2023 a 31 de março de 2024: Período de transição para o sistema de faturas qualificadas
• 1º de abril de 2024: Aplicação total do sistema de faturas qualificadas

América Latina

1. Colômbia
• Janeiro de 2024: Documentação eletrônica da folha de pagamento obrigatória
• Julho de 2024: Expansão dos tipos de documentos que exigem envio eletrônico
2. Chile
• Segundo semestre de 2024: Novos requisitos técnicos para o sistema DTE
• Janeiro de 2025: Implementação de regras de validação atualizadas

América do Norte

1. Estados Unidos
• 1º de janeiro de 2024: Piloto da estrutura de troca de faturas eletrônicas da Business Payment Coalition (BPC)
• 2025: Expansão esperada dos requisitos federais de faturamento eletrônico

Prazos críticos de conformidade

1. Integração técnica
• Atualizações do sistema para novos formatos: 3-6 meses antes das datas de mandato
• Períodos de teste: 1 a 2 meses antes da entrada em operação
• Registro junto às autoridades fiscais: 2 a 3 meses de antecedência
2. Requisitos de documentação
• Atualizações do sistema de arquivos: 1 mês antes de novos mandatos
• Documentação do processo: A ser entregue na implementação
• Estabelecimento de trilha de auditoria: Deve estar ativo desde o primeiro dia
3. Gerenciamento de parceiros comerciais
• Notificação de parceiro: Mínimo de 3 meses
• Coordenação de testes: 1-2 meses
• Procedimentos de recuo: Necessário no lançamento

Prazos para mitigação de riscos

1. Preparação do sistema
• Conclusão da avaliação de impacto: 6 meses antes do mandato
• Atualizações de software: 3 meses antes do mandato
• Treinamento da equipe: 1 a 2 meses antes do mandato
2. Documentação de conformidade
• Atualizações de políticas internas: 2 meses antes do mandato
• Documentação do procedimento: 1 mês antes do mandato
• Planos de resposta a emergências: Exigido no lançamento