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Public Sector

政府のためのデジタル記録管理

紙の記録をインテリジェントにスキャン、分類、デジタル化し、公共部門のワークフローに組み込みます。

ポジションペーパーを入手する
タブレットを見ている人物

連邦政府の電子記録への移行

ノートパソコンに入力している人物

政府機関では依然として紙文書による業務が行われており、これがレスポンスタイムの低下や入力ミスの一因となっているほか、シームレスなハイブリッド業務環境のサポート不足にもつながっています。米国立公文書記録管理局（NARA）は覚書M-23-07を発表し、すべての米連邦政府機関に対し、デジタル電子記録への変換期限を早急に設定しましたが、それ以外にも、市や州、世界各国政府は同様のデジタル記録管理の課題に直面しています。

AIを活用した最新のテクノロジーとサイバーセキュリティを活用することで、公共機関はFedRAMP認定のOpenText™ Digital Recordkeeping for Governmentを利用して、紙文書を安全かつ効率的に電子化することができます。

デジタル政府のメリット

セキュリティとコンプライアンスを第一に、公共部門の記録をインテリジェントにデジタル化して管理します。

  • インテリジェントにデータを取り込む

    AIと機械学習ツールを使用して紙の記録をスキャンし、コンテンツを必要な場所に自動的にルーティングします。

  • 情報を自動的にアーカイブ

    政府の記録保存スケジュールと連動した自動アーカイブ機能を活用します。

  • 分析と検索性の強化

    保管場所や記録形式に関係なく、必要な情報をすばやく見つけ、トレンドやパターンをリアルタイムで検出します。

  • 相互運用性の向上

    クラウドネイティブソフトウェアを活用し、他の公共部門エンタープライズシステムとの相互運用性を支援します。 主要コンポーネントはFedRAMP市場で完全に認可されています。

  • ビルトインセキュリティ

    政府の記録をハッカーから守る-ゼロトラスト環境に準拠したサイバーセキュリティ・プラットフォームを活用することで、デジタル記録の安全性を保ちます。

  • 既成概念にとらわれないコンプライアンス

    国防総省指令8180.01や指示5015.02などの厳格な政府記録管理基準を満たします。

ビジネスへの影響

  • 従業員のエクスペリエンスの向上

    政府機関が効率的にサービスを提供するためには、記録に簡単にアクセスできる必要がある。 物理的な記録を扱うことは、作業を遅らせ、エラーを増加させます。 公務員がどこでログインしても効率的に仕事ができるように、紙の記録を電子化します。

  • データ損失からの保護

    政府機関において記録を安全に管理することは非常に重要です。 紙のアーカイブは、火災、洪水、その他の自然災害によって紛失または破壊される可能性があります。 記録をデジタル化することで、何があっても公共部門のミッションを継続できるようにします。

  • より良いコラボレーション

    政府機関は部門を越えて緊密に協力する必要があります。 様々なシステムにまたがって作業することは、コラボレーションを制限し、ドキュメントの混乱を引き起こしかねません。 単一の真実の情報源で、省庁横断的かつプラットフォーム横断的な情報共有をサポートします。

  • 技術的負債の削減

    IT部門は影響力の大きい市民サービスを簡素化するイニシアチブを実現することを目指しています。レガシーシステムの管理と保守に必要な時間とコストは、そうしたシステムの能力を制限します。デジタル記録管理で技術的負債を削減します。 

  • 政府のサイバーセキュリティ

    公共部門は、記録内の機密データや個人データを遵守して管理する必要があります。 物理的な記録を扱うことは、セキュリティリスクやコンプライアンス違反を増加させます。 デジタル化された記録で、ライフサイクルを通じて記録を安全に管理しましょう。

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OpenTextは、デジタル記録管理を実現するバンドルソリューションを政府機関に提供しています。

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脚注

脚注

  1. [1]M-23-07, Executive Office of the President, 2022年