株式会社スクウェア・エニックス
「一般的なECM 製品の場合は基幹システムに伝票入力後、ECM で書類を保管し直すという2重のオペレーションが発生します。OpenText Content Management (旧Extended ECM) なら、SAP S/4HANA 上で書類を添付した伝票を作成し、経理部門が承認するだけでタイムスタンプを付与してエビデンスを確保した書類が自動保管されます。人による作業の手間を省くことができ、1 度のオペレーションで完結することは大きなメリットです」
グローバル経営基盤の構築を機に電子帳簿保存法対象の書類を電子化
シリーズをはじめ多数のヒット作で知られるスクウェア・エニックス。大型オンラインゲーム/モバイル向けゲームを手がけるデジタルエンタテインメント事業、アミューズメント施設運営や業務用ゲーム機器の開発を行うアミューズメント事業、コミック雑誌やゲーム攻略本、デジタルコミックの配信を行う出版事業などを展開しています。
同社は現在、基幹システムのグローバル統合を進めています。ゲーム業界のビジネスモデルがグローバル規模で変化していることから、マスター/ データ統合による経営情報の可視化とリードタイム短縮、グローバル業務とシステムの標準化、事業環境変化への耐性確保などを目的に、SAP S/4HANA を導入してグローバル経営基盤を再構築しています。
同時に業務変革のテーマとして掲げたのが、最新IT（DX）を活用した負荷軽減と新たな働き方への対応です。それに伴い、紙の書類の電子化に乗り出したと、情報システム部 エンタープライズ・システム シニア・マネージャーの山嵜学氏は語ります。
「これまで見積書、契約書、検収書、請求書、領収書など多くの書類を紙で処理/ 保管してきました。各種コンテンツの制作を手がける当社の取引先はクリエーターや作家などの個人事業者が多く、取引先から受領する請求書の枚数は一般的な企業より多くなります。また、印税をお支払いする際にお送りする支払報告書も1,000件以上にのぼります。書類の保管期間は法定要件が7 年で、大量の書類に多くの保管スペースが必要です。そこで、基幹システムの統合を機に、電子帳簿保存法の対象となる書類の電子保管を検討しました」
