「全グループ会社で電子帳簿保存法/ インボイス対応が実現し、2023 年10 月からのインボイス義務化、2024 年1 月からの電子取引データ保存の完全義務化にもスムーズに対応できました」
グローバルでの実績を評価しOpenText Content Management (旧Extended ECM) を採用
同社は証憑管理ソリューションとして、SAPS/4HANA との連携で定評のあるOpenText Content Management (旧Extended ECM) を採用しました。 「グローバルでの実績、SAP S/4HANA との技術的な親和性や拡張性を考慮するなら一択で、グローバルの商習慣対応やAI OCR 機能なども魅力的でした。当グループでは以前から物流現場で取引先との受発注データの交換にOpenText のB2B/EDI 統合ソリューションを利用してきたため、これまでの実績と信頼性も含めて採用を決めました」（日下氏）
2021 年4 月よりSAP S/4HANA と各種周辺システムによるグループ経理基盤の構築に着手した同社は、まずグローバルテンプレートを開発し、2022 年1 月にグループ2 社にパイロット導入。作業委託会社（BPO）や日本通運をはじめとした主要関係会社に順次展開し、2023年10 月までに国内グループ120 社への導入を終えました。
並行して実施したOpenText Content Management (旧Extended ECM)の導入では、データ連携するソリューションが複数存在する中、OpenText の担当者がソリューションベンダーと密にコミュニケーションを取りながら要件定義を実施し、システム間で発生する不整合を抑止。ソリューションの仕様で制約がある要件においては、OpenText の担当者が代替案を提示して解決を図りました。 「最初から最後まで、私たちに寄り添って対応していただきました。コロナ禍でのプロジェクトだったからこそ、証憑書類の電子化の必要性を身に染みて実感し、OpenText のソリューションの重要性を認識できました」（日下氏）
電子帳簿保存法に準拠した帳簿保存やインボイス制度への対応を実現
SAP S/4HANA とOpenText Content Management (旧Extended ECM) の導入後、国内グループ120 社において、月次決算、四半期決算、年度決算いずれも処理が終了し、グループ経理基盤は順調に稼働を開始しました。電子帳簿保存法への準拠やインボイス制度への対応も実現。現在、SAP S/4HANA から請求書・支払通知書データの連携を受け、ドキュメント作成ソリューションのOpenText Document Presentment for SAP Solutionsでインボイスに準拠した請求書・支払通知書を自動作成しています。SAP S/4HANA 上に登 録した証憑および作成した請求書・支払通知書は、OpenText Content Management (Extended ECM) で電子帳簿保存法に準拠した方法で保存。さらに請求書電子配信サービスと連携し、請求書と支払通知書を取引先に自動配信しています。
「全グループ会社で電子帳簿保存法/ インボイス対応が実現し、2023 年10 月からのインボイス義務化、2024 年1 月からの電子取引データ保存の完全義務化にもスムーズに対応できました」（日下氏） ペーパーレス化やテレワーク対応も進み、スペースの確保や働き方改革に貢献していると、経営戦略本部 経営プラットフォーム構築推進室専任部長の山口崇幸氏は語ります。
「現在、OpenText Document PresentmentおよびOpenText Content Management (旧Extended ECM) で発行・保管している請求書件数は約8,000 件（請求書に紐づく元の会計伝票は約8,000 件）、支払通知書件数は約25 万件（支払通知書に紐づく元の会計伝票は約167 万件）、保管している証憑件数は約95 万件と、大幅なペーパーレス化が進みました。これにより、伝票の倉庫移動作業や廃棄作業が減り、事務作業担当者の労働時間の削減につながり、離職リスクも軽減できました。併せてテレワークに対応し、今後のリスクにも備えることができました」
NIPPON EXPRESSホールディングス株式会社
