導入事例

日本電気株式会社 (NEC)

DX を体現する取り組みの一環として営業書類をExtended ECM で一元管理
業務プロセスの標準化/ 効率化とともに、内部統制を強化

ビジネス課題

書類の保存管理方法やシステムが部門ごとに分散
営業書類の情報共有と検索性の向上
紙の原本管理による紛失リスクや廃棄管理工数の解消

ビジネスメリット

案件に紐づく 電子書類・データ管理による業務の効率化
検索性の向上 による効率的な業務遂行と検索工数の削減
原本管理工数 の削減、紛失リスクの排除、ライフサイクル管理の徹底の実現

概要

ビジネス環境におけるDX の重要性が増す現在、日本電気株式会社（以下、NEC）は自らDX を体現する業務プロセス改革の一環として、紙や電子データの営業書類の一元管理に向けてOpenText Extended ECM を導入。案件管理や営業プロセスを見直すとともに、Extended ECM によってコンテンツ管理の標準化を進め、業務を効率化しました。合わせて内部統制への対応や、電子帳簿保存法への対応なども実現しています。

「他社製品との機能比較を行った結果、Extended ECMは当社が必要としていた、①案件に紐づく電子書類・データの管理、②案件の受注から売上・入金完了までの各種伝票・ステータス情報の管理、③書類原本の保存・廃棄管理という3 つの要件をクリアしていました。それを実現する手段として、非構造化データの管理とメタデータの利用が大きなポイントでした」

嶋村寿氏
サービス＆プラット、フォームSI 事業部、事業部長代理、NEC

社内DX として営業プロセス改革に着手営業書類の一元管理へ

グループ共通の価値観および行動の原点「NEC Way」のもと、事業活動を通じた社会価値の創造を目指すNEC。1899 年の創業以来、ネットワーク、IT、AI などの先進技術を用いて、社会に安全・安心・公平・効率を提供してきました。社会や企業を取り巻く環境が日に日に変化する現在、NEC では同社自身によるDX の体現を掲げ、事業の変革を進めています。その1 つが、ビジネスの最前線で活動する営業部門の業務プロセス改革です。ICT 環境やビジネス環境の変化により、営業現場の業務量は膨大になり、スピードも求められています。ペーパーレス化が進んで紙の書類が減る一方、電子化した書類は増えており、紙と電子データの双方を効率的に管理するという課題が生まれています。 NEC の営業現場でも、部門ごとに書類の保存管理方法やシステムが異なっていたため、書類の共有化が難しく、情報が分散化し、管理責任が不明確という課題を抱えていました。そこで、営業プロセスの標準化・効率化プロジェクトを立ち上げ、書類を一元管理するソリューションの導入を検討しました。サービス＆プラットフォームSI 事業部事業部長代理の嶋村寿氏は「営業関係書類を電子データによって一元管理することで、無駄な業務とコストの発生を抑えたいと考えました」と語ります。

「原本保存依頼元から保存依頼先である原本管理センターまでのワークフローを準備し、保管依頼、受付、保管、廃棄等の状況に応じて保管ステータスを可視化しています。保存依頼や受付を滞留させている関係者に対しては、警告メールを送信する機能も組み込みました。ドキュメントは保管期間を定め、期限が過ぎたものは自動で物理的に削除されるようにしています」

嶋村寿氏
サービス＆プラット、フォームSI 事業部、事業部長代理、NEC

非構造化データの管理とメタデータへの対応を評価

文書管理ソリューションの導入を検討したNEC は、複数製品を比較した中からExtended ECM を採用しました。Extended ECM の特徴は、ビジネスプロセスの中心となるアプリケーション間をつなぎ、ビジネスプロセスを自動化しながら、インテリジェントにガバナンスを効かせる点にあります。このアプローチが優れているのは、メタデータの作成、取り込み、管理の機能を活用して、企業で文書を管理しやすいように実装できることです。「他社製品との機能比較を行った結果、Extended ECMは当社が必要としていた、①案件に紐づく電子書類・データの管理、②案件の受注から売上・入金完了までの各種伝票・ステータス情報の管理、③書類原本の保存・廃棄管理という3 つの要件をクリアしていました。それを実現する手段として、非構造化データの管理とメタデータの利用が大きなポイントでした」（嶋村氏）また、スクラッチ開発による属人化を防ぐとともにアジャイル開発が可能であること、今後の事業環境変化にも対応した機能拡張性があることも決め手となりました。 NEC は、Extended ECM をベースに複雑化した業務プロセスやシステムをつなぎ、文書管理・案件管理・関連業務を一気通貫で行うことを目指しましたが、最初から制度やシステムを大幅に変えることは、多大なリスクを伴います。そこでまず、既存の仕組みを整理してシンプルにするための案件・文書管理基盤の構築に着手しました。このシステムがNEC のDX 基盤となり、サイロ化されたシステムも柔軟に変更することが可能になるからです。

複雑化した業務プロセスをつなぎ文書・案件・業務管理を一元化

Extended ECM で構築した案件・文書管理基盤は、即座に営業現場で効果を発揮しました。現在の販売プロセスでは、案件・確証登録システムや伝票登録システム等の周辺システムから情報を案件・文書管理基盤上に自動収集して、一元管理しています。これにより、情報の検索性が高まり、効率的な業務遂行が可能になりました。関係する書類はさまざまなファイル形式で追加保存が可能で、Extended ECM のフリーメモの追記機能によって情報の質や検索性を高め、現場間での利活用を促進しています。自動収集した書類は、外部に手配申請する調達プロセスにも共有することで、文書の再登録も不要になりました。

受注/ 売上の計上審査や仕入手配の申請では、複数の承認が必要な書類や非構造化データを、案件情報、ステータス情報などの構造化データと紐づけて一元管理しています。案件情報管理の鍵となる検索機能では、利用者のニーズに基づいたさまざまな項目での検索を実現し、工数を削減しています。販売取引時に紙で存在していた契約書類についても、Extended ECM の現物管理機能によって紙の原本の保存申請から所在管理、原本廃棄までのライフサイクルを一元管理し、原本管理工数の削減、紛失リスクの排除、ライフサイクル管理の徹底を実現しています。

「原本保存依頼元から保存依頼先である原本管理センターまでのワークフローを準備し、保管依頼、受付、保管、廃棄等の状況に応じて保管ステータスを可視化しています。保存依頼や受付を滞留させている関係者に対しては、警告メールを送信する機能も組み込みました。ドキュメントは保管期間を定め、期限が過ぎたものは自動で物理的に削除されるようにしています」（嶋村氏） Extended ECM により、オーダーステータスの一元管理も可能になりました。従来、営業部門が契約を締結して受注計上を実行した案件は、製品の納期、出荷、売上、請求、入金といった管理を、別々のシステムやメニューで検索し、台帳等に転記していました。現在は、各システムに分散している情報をExtended ECM の案件情報ワークスペースおよび受注明細ワークスペース上のメタデータと連携。各担当者は一元化された情報をレポート化できるため、個別に管理、検索する必要がなくなり、業務が大幅に効率化されました。

「実現した効率化の1 つひとつは小さいものですが、販売店案件の処理件数は月間で4 万件強にのぼるため、各部門メンバーは出力保存の工数を大幅に削減し、コア業務への注力が可能となりました」

嶋村寿氏
サービス＆プラット、フォームSI 事業部、事業部長代理、NEC

電子帳簿保存法の改正にも最小限の改修で速やかに対応

Extended ECM は、法規制への対応にも効果を発揮しています。2022 年1 月に行われた電子帳簿保存法の改正により、電子取引に利用された書類はオリジナル電子データでの保存管理が必要となりました。NEC が当初導入した案件・文書管理基盤では、同法への準拠要件の1 つである検索機能において、検索項目に取引金額を含めていませんでした。しかし、案件に関わる構造化データ/ 非構造化データはすべてExtended ECM 内に取り込んでいたことから、大幅に改修することなく、取引金額も検索できるよう速やかに設定できたため、電子帳簿保存法に準拠したシステムとして社内で正式承認されました。

また「販売店案件」と呼ぶ特殊な処理をしていた案件では、営業部門ごとに注文書を紙に出力して保存管理していました。ところが、コロナ禍でテレワークを推進する中で紙出力/ 保管を物理的に行うことが困難になった上、出力/ 保管の工数やコスト、個別管理による原本管理リスクなどの課題がありました。これらに対してもExtended ECM によるシステム化で効率化を実現。従来、紙出力が必要であった注文書はすべてPDF で保存し、出力の工数とコストを大幅に削減しています。最終保存先をExtended ECM に統合したことで、電子帳簿保存法に準拠した運用・電子保存管理が可能となり、コンプライアンスの強化も実現しています。

「実現した効率化の1 つひとつは小さいものですが、販売店案件の処理件数は月間で4 万件強にのぼるため、各部門メンバーは出力保存の工数を大幅に削減し、コア業務への注力が可能となりました」（嶋村氏）

自らDX、営業改革を進めるNEC がさらに目指すのは、DX によって安全・安心で便利な社会基盤を構築し、人々の生活をより豊かなものにすることです。今後も、産業の枠を超えて人・もの・プロセスをつなぎ合わせながら、新たな価値を生み出す企業と産業のDX を実現していきます。