導入事例

株式会社INPEX

振替伝票や債権債務に関する伝票を電子化
伝票処理にかかる時間を年間で約4,700時間削減

ビジネス課題

紙の伝票処理業務の効率化、ペーパーレス化
伝票処理担当者の在宅勤務・テレワークへの移行
令和3 年度の税制改正への対応

ビジネスメリット

伝票の申請、 承認、伝票登録、保管作業、問い合わせや監査にかかる時間を年間で約4,700 時間短縮
年間約60,000 件の 伝票・証憑をペーパーレス化し、全社的に3 人/ 年の工数を削減
在宅勤務 テレワーク・フリーアドレスへの対応

概要

エネルギー開発の国内最大手として、石油・天然ガスの探鉱・開発・生産を中核とした事業を展開する株式会社INPEX。同社はコロナ禍を契機に、債権債務に関する伝票の電子化を決断。SAP ERP とシームレスに連携するOpenText Archiving and Document Access for SAP Solutions を導入しました。伝票処理業務を年間で約4,700 時間削減し、ペーパーレス化による工数削減も実現しています。

「10 数年にわたり会計/ 販売/ 購買・在庫/ 人事の業務領域でSAP ERP（ECC6.0）を利用してきたため、SAP インターフェース内で動作し、運用保守を統合できることが非常に魅力的でした」

深田研作氏
資材・情報システム本部情報システムユニット、ビジネスソリューショングループネージャー、株式会社INPEX

コロナ禍と働き方改革を契機に紙の伝票を電子化

INPEX の前身は、国際石油開発帝石ホールディングスが帝国石油と国際石油開発を吸収合併し、2008 年に誕生した国際石油開発帝石です。

2021 年 4 月から社名を INPEX としています。現在は Energy Transformation（EX）のパイオニアとして、石油・天然ガスから水素、再エネ電力まで多様でクリーンなエネルギーを安定供給し、ネットゼロカーボン社会の実現に貢献することを目指しています。

同社の財務・経理本部は業務の効率化を進めていますが、従来の伝票業務は紙による伝票作成/ 回覧/ 押印が必要で、コロナ禍においても出社を余儀なくされていました。そこで同社は 2020 年 9 月に伝票電子化のプロジェクトを立ち上げました。資材・情報システム本部情報システムユニットビジネスソリューショングループマネージャーの深田研作氏は次のように語ります。

「コロナ後にも、出社・在宅勤務といった多様な勤務形態を選択し、効率的に伝票業務が遂行できる体制を目指しました。同時に、令和 3 年度の税制改正により、スキャナ保存の要件緩和および電子取引保存義務の強化があったこともプロジェクトを後押ししました

「現場のみならず、経営企画、内部監査といった部署も巻き込みながら業務フローの確認やシステム設計を進めたことが成功につながりました。決裁権限やプロセスの変更に関しても、各部署に対して十分に説明を尽くしたことが功を奏してスムーズな導入につながりました」

浅見茉椰氏
資材・情報システム本部情報システムユニット、ビジネスソリューショングループ、　株式会社INPEX

SAP ERP と連携して統合的に運用できる OpenText Archiving and Document Access を採用

伝票の電子化ソリューションの導入を検討した同社は複数社に提案された製品を比較した中から、OpenText Archiving and Document Access for SAP Solutions（以下、OpenText Archiving and Document Access）を採用。最大の決め手は、SAP ERP との親和性にありました。

「10 数年にわたり会計/ 販売/ 購買・在庫/ 人事の業務領域で SAP ERP（ECC6.0）を利用してきたため、SAP インターフェース内で動作し、運用保守を統合できることが非常に魅力的でした。また、2025 年末を目標に SAP S/4HANA への移行を考えているため、移行後も活用できるこのソリューションを導入しておき、今後のプロジェクトの負担を軽減する狙いもありました」（深田氏）

経験豊富なオープンテキストの担当エンジニアから他社事例を交えた提案を受け、さらに電子帳簿保存法（電帳法）に関するエピソードを聞くことができたことも安心感につながったといいます。導入プロジェクトは、2021 年 7 月にキックオフ。フェーズ 1 として、国税関係書類のスキャナ保存を伴わない経理部門の振替伝票の電子化を実施し、2022 年 2 月に運用を開始。その後、フェーズ 2 として全部門の債権債務伝票の電子化を実施し、同年 12 月に運用を開始しました。

ポイントの 1 つは、業務フローの洗い出しです。伝票・証憑の電子化といっても、資材、営業、経理など部門によって伝票作成のプロセスは異なります。そこで、どの伝票・証憑をどのタイミングで、どこにどのような形で添付するのかを現場部門と協力しながら、“5W2H”を意識して要件定義を実施しました。

2 つめは、電帳法対応における承認権限の見直しです。従来の伝票承認権限は原則として部長格のジェネラルマネージャー（GM）にあり、当初は OpenText Archiving and Document Access 導入後も、GM が SAP ERP 上から電子的に伝票/ 証憑を承認することを想定していました。ところが、システム内で承認する作業は、紙の回覧・押印以上に GM にかかる負担が大きくなる恐れがありました。

そこで、GM より下位の課長（マネージャー）が会計伝票を承認できるように社内規程を改訂するとともに、承認金額の閾値を変更して、承認における負担とリスクを低減。さらに、承認権限の変更が内部統制の低下につながらないよう、発注時点の承認証跡と会計伝票との紐付けや、二重支払を防止する機能の追加導入なども実施。資材・情報システム本部情報システムユニットビジネスソリューショングループ浅見茉椰氏は次のように語ります。

「現場のみならず、経営企画、内部監査といった部署も巻き込みながら業務フローの確認やシステム設計を進めたことが成功につながりました。決裁権限やプロセスの変更に関しても、各部署に対して十分に説明を尽くしたことが功を奏してスムーズな導入につながりました」

「利用者は、SAP ERPの画面からこれまでと変わることなく伝票処理業務が行えます。OpenText Archiving and Document Access の存在を意識する必要がなく、利用者からIT 管理担当の私たちに問い合わせが来ることもありません。すでに海外の一部事業所でも利用中で、今後は必要に応じて海外の利用拠点数も増やしていく予定です」

浅見茉椰氏
資材・情報システム本部情報システムユニット、ビジネスソリューショングループ、　株式会社INPEX

年間約 60,000 件の伝票をペーパーレス化全社的に 3 人/ 年の工数削減効果

現在、国内の事業所を中心に約 500 名の業務担当者が、伝票類の起票、承認、伝票・証憑の閲覧など Archiving and Document Access を利用しています。伝票の種類は会計以外の領域もあわせると 100 種類以上にのぼります。

「利用者は、SAP ERP の画面からこれまでと変わることなく伝票処理業務が行えます。OpenText Archiving and Document Access の存在を意識する必要がなく、利用者から IT 管理担当の私たちに問い合わせが来ることもありません。すでに海外の一部事業所でも利用中で、今後は必要に応じて海外の利用拠点数も増やしていく予定です」（浅見氏）

OpenText Archiving and Document Access の導入は、実務面で大きな効果をもたらしました。伝票の回付や保管等がデジタル化された結果、現場の負荷軽減が実現したほか、在宅勤務・リモートワークも可能になりました。現在は PC 上で作業が完結するため、業務効率の向上やペーパーレス化が進んでいます。経理部門では、SAP ERP の会計伝票から証憑を直接閲覧できるため、伝票確認で書庫に足を運ぶことがなくなり、会計士や税務調査官など社内外の関係者への情報共有も容易になりました。電帳法の電子取引の保存義務（主に検索要件）に対しても、2024 年 1 月の開始に先行する形で対応が実現しています。

その結果、伝票の申請、承認、伝票登録、保管作業、問い合わせや監査にかかる時間は約 23,000 時間/ 年から約 18,300 時間/ 年と、約 4,700 時間の短縮となりました。これを工数で換算すると、約 630 人日分の削減となります。また、年間約 60,000 件の伝票をペーパーレス化し、データの一元管理を実現した結果、紙伝票の印刷/ 押印/ 回覧が不要となり、証憑の検索工数も激減。全社的に 3 人 / 年の工数削減効果が期待されています。また、2021 年 7 月に全社のフリーアドレス化が実現し、経理部門の担当者も社内、社外を問わず自由な場所で働けるようになりました。

SAP S/4HANA への移行に向けて高次元でのペーパーレス化の実現へ

INPEX では取引先への請求書送付業務など、紙の書類を扱う業務がまだ一部に残っています。さらに、一部の特殊な承認プロセスで、外部のワークフローシステムを使用している業務なども見直しを考えています。

「今後は SAP S/4HANA への移行計画の中で、現行業務の見直しや標準化を進め、高次元でのペーパーレス化を実現していきます」（深田氏） 2050 年ネットゼロカーボン社会の実現に向けてエネルギー構造の変革に取り組む INPEX の業務改革は、さらに続いていきます。