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Qu'est-ce que la gouvernance des données ?

Illustration d'éléments informatiques mettant en évidence un point d'interrogation

Aperçu

Dans l'environnement commercial ultra-compétitif, rapide et en constante évolution d'aujourd'hui, seules les entreprises les plus intelligentes, les plus rapides et les plus innovatrices parviendront à se hisser au sommet. Un tel succès est cependant de plus en plus difficile à atteindre en l'absence d'un programme de gouvernance des données robuste. Les entreprises moyennes recueillant aujourd'hui des volumes massifs d'informations internes et externes, il est nécessaire d'exploiter ces données afin de maximiser la valeur, de réduire les coûts et de gérer les risques. La gouvernance de l'information est la discipline qui aide les entreprises à faire précisément cela.

Pour de nombreuses organisations, il n'existe pas un seul référentiel de données à l'échelle de l'entreprise. Les mégadonnées, les données non structurées, la complexité croissante, la diversité de l'information et l'intelligence opérationnelle créent un environnement commercial aux multiples facettes qui exige une stratégie globale de gestion des données rigoureuse et cohérente.

Gouvernance des données

Définition de la gouvernance des données

La gouvernance des données est l'ensemble des politiques, processus, normes, indicateurs et rôles qui garantissent l'utilisation efficace et efficiente de l'information afin d'aider l'organisation à atteindre ses objectifs. En termes plus simples, la gouvernance de l'information est un cadre qui aide les organisations à mieux gérer leurs actifs de données.

Elle définit les responsabilités et les processus qui assurent la sécurité et la qualité des données dans toute l'organisation. La gouvernance des données clarifie qui est habilité à entreprendre quelle action, sur quelles données, dans quelles circonstances et en utilisant quelles techniques. Une stratégie de gouvernance de l'information bien conçue est cruciale pour toutes les entreprises, y compris celles qui travaillent avec le big data.

Par exemple, les entreprises doivent connaître et comprendre ce que signifie le terme « client » dans différents contextes et comment la compréhension de ce terme dans chaque contexte implique la gestion des données clients.

Avantages de la gouvernance des données

La gouvernance des données offre de nombreux avantages à l'entreprise. Ça comprend :

Réduire les risques

Toute atteinte à la qualité, à la sécurité, à la confidentialité, à l'intégrité, à la disponibilité et à la fiabilité des données de l'entreprise comporte des risques importants. Premièrement, le fonctionnement même de l'organisation est compromis si les informations sur lesquelles se fondent les décisions ne sont pas conformes aux normes requises. Deuxièmement, il y a la menace de mesures réglementaires si l'entreprise est reconnue coupable d'avoir enfreint une loi essentielle comme le RGPD et la loi HIPAA. Troisièmement, la réputation de l'entreprise risque d'être gravement compromise si les clients et les employés commencent à se méfier des données. La gouvernance des données réduit les risques en traitant systématiquement les principaux risques susceptibles de mettre en péril l'entreprise à la suite d'une mauvaise gestion des données.

Compréhension unifiée des données à l'échelle de l'entreprise

Aujourd'hui, une organisation moyenne saisit, stocke et manipule une quantité considérable et complexe de données. Ces données sont recueillies par l'entremise de dizaines, de centaines, voire de milliers d'interfaces réparties dans plusieurs unités commerciales. Il est relativement facile pour chaque unité d'affaires de se retrouver isolée et de développer sa propre définition, compréhension et classification des données qu'elle utilise. Cela ne peut qu'engendrer des conflits lors des transferts de données ou une application incohérente des politiques de traitement des données.

La gouvernance des données harmonise la compréhension des données en développant une terminologie commune appliquée uniformément dans toute l'organisation (même si les unités opérationnelles peuvent bénéficier d'une certaine latitude si cela est nécessaire pour qu'elles puissent s'acquitter efficacement de leurs responsabilités).

Amélioration de la qualité des données

Les données sont le moteur de la prise de décision en entreprise. Des données de piètre qualité mènent inévitablement à de mauvaises décisions. Prenons l'exemple d'une entreprise dont la cible principale est la génération des baby-boomers et qui envisage de s'établir dans une ville où elle n'est jamais allée auparavant. Parmi les données nécessaires pour s'assurer de prendre la bonne décision figurent les chiffres de la population des baby-boomers dans ladite ville. Si les données sur lesquelles elle s'appuie sont incorrectes ou obsolètes, alors chaque décision prise à partir de ces données sera intrinsèquement erronée.

La gouvernance des données crée un environnement de travail qui assure la cohérence, l'exhaustivité et l'exactitude des données.

Cartographie des données

Dans une organisation, les interfaces de création et de réception de données sont si nombreuses qu'avec le temps, il peut devenir difficile d'avoir une vue claire des informations détenues par l'entreprise.

La gouvernance de l'information permet aux entreprises de cartographier l'emplacement de toutes leurs données. Cela permet de récupérer les données, de les utiliser, de les intégrer facilement et de les relier plus facilement aux résultats stratégiques.

Conformité constante

La gouvernance des données améliore l'expérience client, réduit les coûts d'exploitation, augmente les revenus et améliore l'efficacité. Mais pour de nombreuses organisations, l’initiative de gouvernance de l’information est principalement motivée par le besoin de conformité réglementaire. Les règlements sur le traitement des données auxquels une entreprise est assujettie varient selon le secteur d'activité et la juridiction.

Les règlements et les normes peuvent comprendre HIPAA, RGPD, SOX et PCI DSS. Les sanctions en cas de non-respect peuvent être sévères. En cas de violations répétées, le non-respect des règles peut même entraîner le retrait de la licence d'exploitation.

Amélioration de la gestion des données

Les termes gouvernance des données et gestion des données sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais la gestion des données est en fait un sous-ensemble de la gouvernance des données. Un bon cadre de gouvernance de l'information apporte une dimension humaine à un monde technologiquement avancé et hautement automatisé.

Il établit des pratiques exemplaires et des codes de conduite en matière de gestion des données qui transcendent l'accent excessif traditionnellement mis sur les contrôles du système. Elle garantit que les aspects liés à la conformité, à la sécurité et aux aspects juridiques de la gestion des données sont appliqués de manière cohérente et exhaustive.

Des renseignements plus pertinents et plus rapides

Un exercice de mise en œuvre de la gouvernance des données permet de rationaliser et d'organiser les renseignements de l'entreprise. Une telle organisation améliore non seulement la qualité des données elles-mêmes, mais elle permet également d'obtenir des informations plus pertinentes et plus rapides.

Bien souvent, la nature distribuée, irrégulière, incohérente et variée des données d'entreprise peut rendre difficile l'extraction de conclusions pertinentes. Il n'est pas rare que le processus de génération d'un rapport d'entreprise prenne des heures, voire des jours, simplement en raison de la mise en forme et de l'harmonisation qui doivent être effectuées avant que les données puissent être utilisées utilement.

La gouvernance de l'information exige la consolidation et l'intégration des données de manière à accélérer l'extraction d'informations pertinentes.

Meilleure collaboration

Une entreprise peut avoir d'excellents employés. Mais avoir d'excellents employés ne se traduit pas nécessairement par des départements efficaces. Et des départements performants individuellement ne se traduisent pas toujours par une organisation performante. Plus la collaboration entre les départements est efficace, meilleure est la qualité du travail global de l'organisation.

Mettre en œuvre une initiative de gouvernance des données implique de décloisonner les services et d'encourager une approche coordonnée du traitement des données. Même une fois le déploiement du cadre de gouvernance des données achevé, les canaux de collaboration établis ainsi que la camaraderie entre les départements persisteront probablement longtemps après.

De plus, la haute qualité des données et leur traitement cohérent au sein de l'entreprise permettront d'éliminer bon nombre des points de friction existants.

Valeur accrue des données

Ce n'est qu'au cours de la dernière décennie que les entreprises ont commencé à prendre conscience de l'importance des données en tant qu'actif commercial, au même titre que les bâtiments, les automobiles, l'argent comptant et les employés. Néanmoins, la valeur des données d'entreprise réside dans leur capacité à propulser efficacement l'entreprise vers ses objectifs stratégiques.

Un cadre de gouvernance des données améliore la qualité des données et en fait ainsi un atout supplémentaire pour l'entreprise.

Coûts réduits

Des données mal gérées et soumises à une gouvernance inadéquate augmentent les coûts des entreprises de multiples façons. Une stratégie malavisée, des conflits interdépartementaux, des modèles défectueux, un développement de produits mal informé et une mauvaise planification sont autant d'exemples de la manière dont des données de mauvaise qualité peuvent déclencher des décisions qui finissent par coûter très cher à une entreprise.

La gouvernance de l'information améliore la qualité des données de l'entreprise et élimine ainsi les dépenses inutiles qu'elle devrait autrement supporter.

Choisir un outil de gouvernance des données

La gouvernance de l'information ne se résume pas à la technologie, mais il est pratiquement impossible de mettre en œuvre une gouvernance des données de manière significative sans une certaine dépendance aux systèmes informatiques. Après tout, la majeure partie des données corporatives sont aujourd'hui stockées sous forme électronique. Il existe de nombreux outils de gouvernance de l'information parmi lesquels choisir. Leur coût et leurs fonctionnalités varient considérablement.

Outre les considérations de base comme votre budget, plusieurs aspects méritent votre attention afin de vous assurer de choisir la technologie de gouvernance des données la plus appropriée. Ces critères incluent l'évolutivité, la compatibilité avec les systèmes existants, la qualité du soutien à la clientèle et les avis des utilisateurs précédents.

Conclusion

La mise en place d'un cadre de gouvernance des données ne se fait pas en une seule fois. Il s'agit plutôt d'un processus complexe et de longue haleine. Cela signifie qu'il y a un risque que les participants et les intervenants perdent leur enthousiasme au fil du temps. Pour rendre le projet plus attrayant et plus accessible, il pourrait être judicieux d'appliquer la méthode agile de gestion de projet.

Par conséquent, décomposez l'initiative en tâches opérationnelles, puis identifiez celles qui sont prioritaires pour commencer. Intégrez ces récits prioritaires dans le flux de travail agile de manière itérative jusqu'à ce qu'ils répondent aux attentes du cadre de gouvernance de l'information. Au fur et à mesure que vous complétez certaines missions, commencez-en de nouvelles. De cette manière, l'initiative de gouvernance semblera gérable et limitée dans le temps.

Les principaux facteurs de rendement de l'entreprise détermineront les récits et les données qui requièrent la plus grande priorité. Par exemple, si l'un des objectifs de votre initiative de gouvernance des données est d'assurer la protection des renseignements personnels sur la santé (conformément aux réglementations telles que HIPAA et RGPD), alors une tâche consisterait à protéger les données des patients lors de leur capture, de leur stockage, de leur transfert et de leur utilisation.

Le conseil de gouvernance des données doit s'assurer de poser toutes les bonnes questions dès le début de l'initiative aux gestionnaires des unités opérationnelles et aux autres parties prenantes. Cela permet de s'assurer que le projet démarre sur de bonnes bases et avec une vision claire de l'état actuel de la gouvernance et de l'objectif final de l'initiative.

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