La gestión de la información es una disciplina fundamental en el actual mundo empresarial impulsado por la información. Abarca la organización sistemática, el almacenamiento, la protección y la utilización de la información dentro de una organización, con la participación de tecnologías como la seguridad, la nube y la inteligencia artificial (IA). Dado que las empresas dependen cada vez más de los datos para tomar decisiones estratégicas, la gestión eficaz de la información se ha convertido en la piedra angular del éxito en todos los sectores.
La gestión de la información proporciona la gestión de datos segura necesaria para la IA. Ofrece integración en las principales aplicaciones empresariales con la flexibilidad de implantarse en las instalaciones, en la nube pública, en la nube privada o con API en la nube. Y ofrece la confianza que proporciona la seguridad avanzada de extremo a extremo.
Aspectos clave de la gestión de la información:
Una gestión eficaz de la información beneficia a las organizaciones
A continuación se responden algunas preguntas importantes sobre la gestión de la información.
La gestión de datos se centra específicamente en el tratamiento de los datos brutos, es decir, los hechos, cifras y estadísticas que constituyen la base de la información. Implica procesos como la recopilación, el almacenamiento y el mantenimiento de datos.
La gestión de la información, por su parte, es un concepto más amplio que va más allá de la gestión de datos. Trata de cómo se transforman los datos en información significativa y cómo se utiliza esa información dentro de una organización. Esto incluye capacidades más estratégicas como proteger los datos, garantizar el cumplimiento, automatizar los procesos y mejorar la toma de decisiones.
Por ejemplo, la gestión de datos podría implicar el almacenamiento de los registros de compra de los clientes en una base de datos. Las herramientas de gestión de la información utilizarían estos datos para obtener información sobre el comportamiento de los clientes, crear estrategias de marketing específicas y fundamentar las decisiones de desarrollo de productos.
En esencia, la gestión de datos es un subconjunto de la gestión de la información. Mientras que la gestión de datos garantiza la exactitud y accesibilidad de los datos brutos, la gestión de la información se centra en hacer que esos datos sean útiles y procesables para la organización.
La gestión del conocimiento es un componente crucial de la gestión de la información que se centra en captar, organizar y aprovechar la sabiduría y la experiencia colectivas dentro de una organización. Va más allá de la gestión de la información explícita e incluye el conocimiento tácito, es decir, las ideas, habilidades y conocimientos que residen en la mente de los empleados.
En el contexto más amplio de la gestión de la información, la gestión del conocimiento desempeña varias funciones clave:
La gestión del conocimiento suele implicar la creación de sistemas y culturas que fomenten el intercambio de conocimientos. Esto puede incluir la implantación de programas de tutoría, la creación de bases de conocimientos o wikis, el fomento de comunidades de práctica y el uso de soluciones tecnológicas para captar, integrar y compartir conocimientos.
Por ejemplo, una empresa de desarrollo de software puede utilizar prácticas de gestión del conocimiento para documentar las mejores prácticas de codificación, técnicas de resolución de problemas y conocimientos de gestión de proyectos. Estos conocimientos pueden compartirse entre los equipos, lo que mejora la productividad general y la calidad del trabajo.
La gestión de la información mediante IA es la aplicación de tecnologías de inteligencia artificial para mejorar y optimizar los procesos de recopilación, organización, almacenamiento, análisis y utilización de la información dentro de una organización. Normalmente incluye lo siguiente:
La gestión de la información mediante IA pretende reducir el esfuerzo manual, mejorar la precisión y proporcionar un manejo de la información más inteligente y consciente del contexto. Puede mejorar significativamente los procesos de toma de decisiones, aumentar la eficiencia operativa y proporcionar una ventaja competitiva en los entornos empresariales basados en datos.
Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico podría utilizar la gestión de la información mediante IA para automatizar aspectos de la gestión de su catálogo de productos, mejorar la atención al cliente con chatbots, predecir la demanda y optimizar los niveles de inventario, y aprender de las interacciones para mejorar los resultados de las búsquedas a lo largo del tiempo.
La gestión de la información desempeña un papel crucial en la preparación de los datos para la IA de las siguientes maneras:
Estos pasos ayudan a crear conjuntos de datos estructurados y de alta calidad que los sistemas de IA pueden utilizar eficazmente para producir mejores resultados.
Por ejemplo, una empresa de telecomunicaciones que quiera utilizar la IA para ayudar a predecir la pérdida de clientes podría utilizar primero herramientas de gestión de la información para recopilar datos de diversas fuentes, limpiar los datos, identificar los datos más relevantes, integrarlos en un único conjunto de datos y asegurarse de que los datos están protegidos y cumplen la normativa. A continuación, la empresa obtendría mejores resultados al aplicar la IA para ayudarle a comprender qué clientes podrían estar en riesgo de perder y por qué.
La gestión de la información ayuda a mejorar la seguridad informática y a mitigar los riesgos de varias maneras:
Por ejemplo, un proveedor de servicios sanitarios podría implantar un sistema integral de gestión de la información que no sólo proteja los datos de los pacientes de conformidad con la normativa HIPAA, sino que también supervise los patrones de acceso para detectar posibles violaciones de datos. El sistema podría señalar automáticamente los intentos de acceso inusuales, lo que permitiría al equipo de seguridad informática investigar y responder con prontitud a las posibles amenazas.
La seguridad y la gobernanza de la información son componentes cruciales de la gestión de la información que se centran en proteger los activos de información y garantizar que se utilicen en consonancia con los objetivos de la organización y los requisitos normativos.
La seguridad de la información implica:
Los aspectos clave de la seguridad de la información incluyen:
La gobernanza de la información, en cambio, es un concepto más amplio que engloba:
Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de la seguridad y la gobernanza de la información:
Por ejemplo, una empresa de servicios financieros aplicaría sólidas medidas de seguridad de la información para proteger los datos confidenciales de los clientes frente a las filtraciones. Al mismo tiempo, dispondría de políticas de gobernanza para garantizar que estos datos se utilizan de forma ética, de conformidad con normativas como el GDPR o la CCPA, y de manera que se ajusten a los objetivos estratégicos de la empresa.
La gestión de la información aprovecha la tecnología de nube de varias maneras para mejorar la eficiencia, la escalabilidad y la accesibilidad:
Un minorista global, por ejemplo, podría utilizar la gestión de la información en la nube para gestionar su inventario de forma más eficiente ampliando la capacidad durante las temporadas altas, permitiendo el acceso en tiempo real a los datos de inventario, integrándose con otros sistemas como el de compras y extendiendo las operaciones fácilmente a distintos países.
La gestión de contenidos es fundamental en la creación de estrategias modernas de gestión de la información. Proporciona una forma estructurada de crear, gestionar y distribuir contenidos digitales, que se están convirtiendo cada vez más en la principal forma de información para muchas empresas.
La gestión de contenidos suele ofrecer varias funcionalidades clave:
En el contexto más amplio de la gestión de la información, la gestión de contenidos sirve de eje central para los contenidos digitales de una organización. Ayuda a mantener la coherencia, mejora la accesibilidad y garantiza que la información esté actualizada y sea pertinente.
Por ejemplo, una gran empresa de comercio electrónico puede utilizar la gestión de contenidos para gestionar descripciones de productos, entradas de blog, artículos de atención al cliente y materiales de marketing. Este enfoque centralizado garantiza que toda la información dirigida al cliente sea coherente, precisa y fácilmente actualizable en múltiples plataformas.
La gestión de la información en las operaciones de TI se refiere a las estrategias, procesos y tecnologías utilizados para recopilar, almacenar, procesar y distribuir datos e información dentro de la infraestructura de TI de una organización. Se trata de un enfoque integral que garantiza que la información correcta esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado, apoyando la toma de decisiones y la eficiencia operativa.
En la era digital actual, la convergencia de la gestión de la información y las operaciones de TI es crucial para las organizaciones que se esfuerzan por optimizar su rendimiento, seguridad y agilidad.
Los componentes clave de la gestión de la información en las operaciones de TI incluyen:
La gestión de la información en las operaciones de TI constituye la espina dorsal de una prestación de servicios de TI eficiente y eficaz.
Por ejemplo, una multinacional puede implantar un sistema centralizado de gestión de la información que permita a su equipo de operaciones informáticas supervisar y gestionar datos en múltiples ubicaciones globales. Este sistema podría proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento de la red, las amenazas a la seguridad y la utilización de los recursos, lo que permitiría al equipo abordar los problemas de forma proactiva y optimizar las operaciones.
La gestión de la información desempeña un papel crucial en la optimización de las operaciones de la cadena de suministro al proporcionar visibilidad, mejorar la coordinación y permitir la toma de decisiones basada en datos. He aquí cómo mejora diversos aspectos de la gestión de la cadena de suministro:
Por ejemplo, un fabricante mundial de productos electrónicos podría implantar un sistema integrado de gestión de la cadena de suministro que ofrezca visibilidad en tiempo real de la disponibilidad de componentes, los calendarios de producción y el estado de los envíos. Este sistema podría ayudar a la empresa a optimizar los niveles de inventario, reducir los plazos de entrega y responder rápidamente a los cambios en la demanda o a las interrupciones del suministro.
La gestión de la información desempeña un papel crucial en la mejora de la experiencia del cliente de varias maneras:
Una empresa de servicios públicos, por ejemplo, podría utilizar herramientas de gestión de la información para ofrecer eficazmente experiencias web y otras experiencias digitales, personalizar las comunicaciones y recomendaciones a los clientes, gestionar los activos digitales y recoger las opiniones de los clientes a través de múltiples canales para mejorar el desarrollo del servicio.
DevOps, que combina el desarrollo de software (Dev) y las operaciones de TI (Ops), depende en gran medida de un flujo y una gestión eficientes de la información. He aquí cómo contribuye la gestión de la información a las soluciones DevOps:
Por ejemplo, una empresa de servicios financieros que desarrolle una aplicación de banca móvil para sus clientes podría utilizar herramientas de gestión de la información para centralizar la documentación del proyecto, controlar las versiones, optimizar el rendimiento y gestionar las incidencias.
OpenText es líder mundial en gestión de la información y ofrece una amplia gama de soluciones que ayudan a las organizaciones a capturar, gestionar y aprovechar sus activos de información de forma eficaz. Con un enfoque en la alimentación y la protección de la información, OpenText proporciona herramientas y plataformas que abordan diversos aspectos de la gestión de la información, lo que permite a las empresas agilizar las operaciones, mejorar la productividad e impulsar la innovación.
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