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Secteur public

Archivage numérique pour le gouvernement

Scannez, triez et numérisez intelligemment les documents papier pour les intégrer aux flux de travail du secteur public.

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Une personne regardant une tablette

Transition fédérale vers les dossiers électroniques

Une personne tapant sur un ordinateur portable

Les organisations gouvernementales continuent d'utiliser des documents papier, ce qui entraîne des délais de réponse plus longs, des erreurs de saisie et un manque de soutien pour un environnement de travail hybride sans faille. L'Administration nationale des archives et des dossiers (NARA) a publié le mémorandum M-23-07, qui fixe une échéance imminente pour que toutes les agences fédérales américaines passent aux dossiers électroniques numériques. Au-delà de cela, les villes, les États et les gouvernements mondiaux font face à des défis similaires en matière de gestion des dossiers numériques.

En utilisant les technologies les plus récentes alimentées par l'IA et les paramètres de cybersécurité, les agences du secteur public peuvent numériser leurs documents papier de manière sécuritaire et efficace grâce à OpenText™ Digital Recordkeeping for Government autorisé par FedRAMP.

Les avantages de la transformation numérique du gouvernement

Numérisez et gérez intelligemment les dossiers du secteur public en mettant la sécurité et la conformité au premier plan.

  • Capturer intelligemment les données

    Numérisez les dossiers papier à l'aide d'outils d'IA et d'apprentissage automatique pour acheminer automatiquement le contenu là où il doit être dirigé.

  • Archiver automatiquement les informations

    Utiliser la fonctionnalité d'archivage automatique associée aux calendriers de conservation des documents gouvernementaux.

  • Améliorer l'analyse et la recherche

    Trouvez rapidement les informations dont vous avez besoin, quel que soit le format de stockage et d'enregistrement, et détectez les tendances et les modèles en temps réel.

  • Améliorer l'interopérabilité

    Exploiter les logiciels natifs du cloud pour améliorer l'interopérabilité avec d'autres systèmes d'entreprise du secteur public. Les composants clés ont été entièrement autorisés dans le marché FedRAMP.

  • Obtenir une sécurité intégrée

    Protégez les dossiers gouvernementaux contre les pirates informatiques — assurez la sécurité des dossiers numériques en utilisant une plateforme de cybersécurité conforme à un environnement de confiance zéro.

  • Conformité prête à l'emploi

    Respectez les normes strictes de gestion des documents gouvernementaux, telles que la directive 8180.01 et l'instruction 5015.02 du ministère de la Défense.

Impacts commerciaux

  • Amélioration de l'expérience des employés

    Les agences gouvernementales ont besoin d'un accès facile aux dossiers pour fournir des services efficacement. Travailler avec des dossiers physiques ralentit le travail et augmente les erreurs. Numériser les dossiers papier pour permettre aux fonctionnaires de travailler efficacement, peu importe où ils se connectent.

  • Protection contre la perte de données

    Il est crucial de maintenir en toute sécurité les dossiers au sein des agences gouvernementales. Les archives papier peuvent être perdues ou détruites par un incendie, une inondation ou d'autres catastrophes naturelles. Numériser les dossiers pour garantir la poursuite de la mission du secteur public, peu importe les circonstances.

  • Meilleure collaboration

    Les agences gouvernementales doivent collaborer étroitement entre les départements. Travailler avec différents systèmes limite la collaboration et peut créer une confusion dans les documents. Favorisez le partage d'informations entre agences et plateformes avec une source unique de vérité.

  • Réduction de la dette technique

    Les départements TI ont pour objectif de permettre des initiatives qui simplifient les services citoyens à fort impact. Le temps et les coûts nécessaires pour gérer et maintenir les systèmes hérités limitent leur capacité. Réduisez la dette technique grâce àla tenue de registres numériques. 

  • Cybersécurité gouvernementale

    Les agences du secteur public doivent gérer de manière conforme les données sensibles et personnelles dans les dossiers. La gestion des dossiers physiques augmente les risques de sécurité et de non-conformité. Gérez en toute sécurité les dossiers tout au long de leur cycle de vie avec des dossiers numérisés.

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Notes de bas de page

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  1. [1]M-23-07, Bureau exécutif du Président, 2022