O que é governança da informação?
Visão geral
Soluções integradas e rigorosas de governança da informação permitem que as organizações utilizem as informações com segurança e confiança como uma vantagem operacional. Ao aplicar políticas, automação e melhores práticas relacionadas à forma como as informações são criadas, armazenadas, acessadas e utilizadas, a governança da informação proporciona uma base de dados de alta qualidade, confiáveis e fidedignos. E, tendo como base um conteúdo bem gerenciado, as empresas estão posicionadas para utilizar as informações a fim de impulsionar os resultados comerciais — alcançando novos níveis de produtividade, ampliando processos ricos em conteúdo e aprimorando o desempenho e a confiabilidade da IA.
Governança da Informação
Noções básicas sobre governança da informação
A governança da informação é a estrutura estratégica composta por políticas, processos e tecnologias que garantem que a informação esteja segura, precisa e em conformidade ao longo de todo o seu ciclo de vida. As soluções de governança da informação permitem que as organizações automatizem políticas, protejam dados confidenciais e promovam uma IA confiável e a transformação digital. À medida que o trabalho do conhecimento continua a evoluir com a IA e a gestão inteligente de conteúdo, garantir a prestação de contas, a integridade, a preservação e a proteção das informações em toda a empresa é essencial para todas as organizações.
Por que o software de governança da informação é importante?
As soluções de governança da informação garantem que as informações corretas sejam confiáveis, protegidas e estejam disponíveis para as pessoas certas no momento certo, definindo como as organizações gerenciam e utilizam as informações. E, sem uma governança de informações sólida, a informação passa a ser um passivo, em vez de um ativo.
As soluções de governança da informação ajudam as organizações a controlar riscos, manter a conformidade e aproveitar plenamente o valor de suas informações, fornecendo ferramentas que:
- Proteja-se contra riscos à segurança e à privacidade: os dados confidenciais — tais como informações pessoais, financeiras e proprietárias — devem ser protegidos contra acesso não autorizado e violações. O software de governança da informação aplica controles de acesso, classificação e monitoramento para proteger ativos críticos.
- Apoio à conformidade regulatória: As soluções de governança da informação ajudam as organizações a cumprir os requisitos legais e regulatórios por meio da aplicação de políticas de retenção, controles de privacidade e políticas de descarte justificáveis.
- Reduzir o caos informativo: o conteúdo não gerenciado leva à duplicação de informações, a versões desatualizadas e a políticas inconsistentes. A governança estabelece uma estrutura e processos automatizados para garantir que os funcionários tenham acesso a informações precisas, relevantes e atualizadas.
- Melhorar a integridade dos dados para apoiar a tomada de decisões: Informações confiáveis e de alta qualidade contribuem para análises, relatórios e decisões baseadas em dados mais sólidas.
- Promova a adoção segura e responsável da IA: as ferramentas de IA exigem dados precisos, relevantes e bem gerenciados — caso contrário, os resultados serão prejudicados. O software de governança da informação garante que a GenAI utilize informações autorizadas, atualizadas e relevantes, ao mesmo tempo em que protege dados confidenciais e reduz o viés.
- Aumentar a produtividade operacional: a automação orientada por políticas reduz as tarefas manuais, ajuda os funcionários a encontrar informações mais rapidamente e elimina o risco de se utilizar dados desatualizados ou incompletos.
- Reduzir custos: As organizações podem reduzir os custos de armazenamento e gerenciamento ao eliminar dados redundantes ou obsoletos e otimizar os processos.
- Preservar informações valiosas: uma governança adequada garante que dados históricos e operacionais importantes sejam mantidos e permaneçam acessíveis ao longo do tempo.
- Otimize as retenções legais, as cobranças e o eDiscovery: As retenções legais e as coletas devem ser executadas de forma rápida e eficiente, a fim de selecionar o conteúdo para a descoberta eletrônica e a apresentação de provas.
Quais são os desafios comuns relacionados à governança da informação?
As organizações enfrentam uma complexidade cada vez maior à medida que os volumes de informação aumentam e a IA acelera o uso dos dados. Sem o software adequado de governança da informação, as organizações terão dificuldades para lidar com:
- Dispersão de conteúdo: os aplicativos em nuvem e os sistemas empresariais díspares geram conteúdo disperso e fragmentado, dificultando o monitoramento.
- Exigências crescentes em matéria de privacidade e regulamentação: as organizações devem proteger dados pessoais e confidenciais, ao mesmo tempo em que cumprem as regulamentações globais em constante evolução.
- Riscos de segurança e exposição excessiva: sem soluções robustas de governança da informação, os dados confidenciais podem ser acessados ou compartilhados de forma inadequada.
- IA paralela: Os funcionários podem inserir conteúdo confidencial em ferramentas de IA não autorizadas, fora do âmbito de qualquer política de retenção ou proteção.
- Problemas relacionados à qualidade da informação: Conteúdo desatualizado ou redundante reduz a produtividade e prejudica a confiança nos resultados de análises e da IA.
- Novos requisitos de governança da IA: os sistemas de IA devem operar em níveis ideais, com dados bem estruturados, seguros e sujeitos a governança, a fim de evitar erros ou uso indevido.
- Processos manuais em grande escala: se os dados não fluírem de maneira harmoniosa entre sistemas e equipes, o atrito digital e os dados conflitantes podem retardar o crescimento operacional.
- Conteúdo gerado por IA como registros: registros de bate-papo, transcrições de reuniões e respostas de agentes fazem parte de uma nova categoria de conteúdo em rápido crescimento que — na maioria das organizações — não possui classificação, cronograma de retenção nem procedimento de descarte.
- Soberania e residência de dados: o processamento transfronteiriço de IA está entrando em conflito com os requisitos de soberania, especialmente na Europa e em setores regulamentados.
Quais são os princípios fundamentais da governança da informação?
Uma governança de informações eficaz baseia-se em princípios que protegem os registros, atendem às exigências dos órgãos reguladores e fornecem aos profissionais do conhecimento e à IA informações confiáveis nas quais basear o trabalho futuro.
Prestação de contas
Os administradores designados assumem a responsabilidade pelos ativos de informação e pelos resultados gerados por IA ao longo de todo o ciclo de vida de cada registro.
Transparência
As políticas, os cronogramas de retenção e os comportamentos da IA estão documentados e visíveis, com registros de acesso e alterações, para que os auditores tenham a cadeia de custódia.
Integridade
As informações permanecem completas, precisas e inalteradas desde a sua criação até o seu descarte. Registros comprováveis e resultados confiáveis da IA dependem disso.
Proteção
As informações são classificadas de acordo com seu nível de confidencialidade e valor comercial e, em seguida, protegidas contra acesso não autorizado e violações, por meio de controles adaptados ao risco real.
Conformidade
Os programas de governança estão em conformidade com as leis, regulamentos e normas aplicáveis, reduzindo os riscos jurídicos e atendendo aos requisitos de auditoria.
Disponibilidade
As informações corretas chegam aos usuários e sistemas autorizados quando necessário. A boa governança torna a informação acessível, e não apenas restrita.
Retenção
As informações são mantidas por períodos definidos e justificáveis, o que permite que as retenções legais sejam gerenciáveis e comprove que a organização reteve o que era obrigada a manter.
Disposição
Quando os prazos de retenção expiram, as informações são eliminadas dentro do prazo previsto e de forma justificável.
De que forma a governança da informação contribui para uma IA confiável?
O software de governança da informação cria uma base de informações para uma IA confiável, pois garante que os dados utilizados para treinar, validar e gerar resultados de IA sejam precisos, seguros e contextualmente relevantes. A IA é tão confiável quanto as informações nas quais se baseia, o que torna essencial uma gestão de conteúdo sólida, metadados e a aplicação de políticas para se obter resultados confiáveis. Ao gerenciar os dados ao longo de todo o seu ciclo de vida — classificação, controle de acesso, retenção e qualidade —, as organizações criam informações preparadas para a IA, a fim de melhorar a precisão das respostas e reduzir o risco de alucinações ou resultados enganosos.
As soluções de governança da informação protegem dados confidenciais e garantem o cumprimento das políticas de segurança e conformidade, o que é fundamental para gerar confiança nos sistemas de IA. As estruturas de governança garantem que os sistemas de IA respeitem as permissões dos usuários, evitem a exposição não autorizada de dados e cumpram os requisitos regulatórios e de privacidade. Essa abordagem orientada por políticas permite que as ferramentas de IA operem dentro dos controles estabelecidos, garantindo que a IA não possa contornar as regras de segurança e que os dados confidenciais permaneçam protegidos.
A governança deve se estender também aos agentes de IA. Os agentes devem estar sujeitos às mesmas políticas e medidas de segurança que as pessoas e permanecer responsáveis perante o usuário que os autoriza. O software de governança da informação impõe o princípio do privilégio mínimo de acesso, de modo que um agente herda as permissões do usuário que o autorizou e nunca as excede. Ele monitora as atividades dos agentes por meio de registros de auditoria em nível de rastreamento e gerencia o que os agentes criam, classificando as saídas geradas por eles e aplicando as mesmas regras de retenção e descarte que regem todos os demais registros. A ampliação da governança aos agentes mantém as atividades automatizadas transparentes, controladas e justificáveis.
Além disso, a governança da informação promove uma IA ética e transparente ao incorporar a prestação de contas, a auditabilidade e a supervisão às operações de IA — por meio de estruturas de governança que garantem que os resultados estejam alinhados aos valores da organização. Ao proporcionar rastreabilidade, monitoramento e aplicação de políticas, o software de governança da informação permite que as organizações demonstrem o uso responsável da IA e construam confiança a longo prazo — transformando a IA em um ativo empresarial confiável e de confiança.
Como a OpenText pode apoiar a governança da informação da sua organização?
As soluções de governança da informação da OpenText oferecem automação e integração inteligentes e orientadas por políticas para ajudar as organizações a garantir a segurança da informação, mitigar riscos relacionados ao conteúdo e assegurar que o conteúdo contribua para uma IA confiável.
Nossas soluções incluem:
OpenText™ Core Content Management
Aproveite as vantagens de um gerenciamento de conteúdo em nuvem seguro e em conformidade com as normas
OpenText™ Content Management
Integre o gerenciamento de conteúdo preparado para a nuvem às principais aplicações de negócios
OpenText™ Documentum™ Content Management
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