전용 아날로그 전화선, 종이, 잉크, 토너가 필요한 기존 팩스기와 달리 디지털 팩스(또는 전자 팩스 또는 전자 메일 팩스) 솔루션은 문서를 디지털 형식으로 변환하여 디지털 프로토콜, 컴퓨터 네트워크 또는 인터넷을 통해 안전하게 전송합니다. 따라서 물리적 하드웨어가 필요하지 않으며, 규제 대상 산업에서 팩스 통신을 본질적으로 안전하고 신뢰할 수 있게 해주는 안전한 P2P 연결을 유지합니다.

디지털 팩스

아날로그에서 디지털 팩스로의 진화

1980년대에 도입된 기존의 팩스 기술은 아날로그 전화선에 의존하여 문서 이미지를 서로 다른 장소로 전송했습니다. 팩스 기계는 문서를 스캔하고 이미지를 오디오 톤으로 변환한 다음 전화선을 통해 다른 팩스 기계로 전송하고, 이 팩스 기계는 다시 톤을 인쇄된 문서로 변환합니다. 이 프로세스는 당시로서는 혁신적이었지만 느린 속도, 용지 걸림, 화질 저하, 전용 전화선 필요 등 상당한 한계가 있었습니다.

디지털 팩스는 2000년대 초반에 조직에서 보다 효율적인 문서 전송을 모색하면서 등장했습니다. 전자 팩스 기술은 문서를 디지털 형식(일반적으로 PDF 또는 TIFF)으로 변환하고 인터넷 프로토콜(IP) 네트워크를 사용하여 전송합니다. 이러한 진화 덕분에 팩스는 핵심 보안 이점을 유지하면서 아날로그 팩스 전송의 한계를 해결하여 디지털 세상에서도 관련성을 유지할 수 있게 되었습니다.

2010년대 중반, 기업에서 중요한 비즈니스 기능에 클라우드 컴퓨팅을 도입하는 사례가 늘어나면서 클라우드 팩스 솔루션이 등장했습니다. 디지털 팩스 기능을 서비스로 제공함으로써 온프레미스 인프라가 전혀 필요하지 않게 되었습니다. 이러한 접근 방식은 연방통신위원회의 2019년 의견서 및 명령 19-72에 따라 2022년 8월부터 기업들이 구리선 전화 서비스를 중단할 수 있도록 허용하여 기업들이 아날로그 팩스 회선에서 벗어날 수 있게 함으로써 더욱 가속화되었습니다.

클라우드 팩스는 볼륨 변동을 수용하는 자동 확장, 안정성 향상을 위한 지리적 이중화, 배포 간소화, IT 관리 요구 사항 감소 등 여러 가지 이점을 제공합니다. 또한 향상된 보안 기능과 최신 클라우드 기반 비즈니스 애플리케이션과의 더 나은 통합 기능을 제공합니다. 하이브리드 업무 환경을 갖춘 조직의 경우 클라우드 팩스를 사용하면 직원의 위치에 관계없이 팩스 기능에 일관되게 액세스할 수 있어 비즈니스 연속성과 운영 유연성을 지원합니다.

디지털 팩스 작동 방식

디지털 팩스는 기존 팩스 전송과 근본적으로 다른 기술 인프라에서 작동하지만 결과물인 안전한 문서 전송은 동일하게 유지됩니다. 프로세스는 일반적으로 다음 단계를 따릅니다:

문서 생성 또는 디지털화: 발신자가 디지털 문서를 만들거나 실제 문서를 스캔하여 디지털 형식으로 변환합니다.
전송 준비: 디지털 팩스 솔루션은 서식 지정, 압축, 암호화 등 전송을 위해 문서를 준비합니다.
인터넷 DID 번호로 라우팅: 디지털 팩스 시스템은 인터넷 기반 DID(다이렉트 인워드 다이얼링) 번호를 사용하여 팩스를 라우팅합니다. 이러한 가상 번호는 IP 네트워크를 통해 수신 팩스를 수신하여 기존 전화선을 대체하는 동시에 기존 워크플로우와의 호환성을 유지합니다.
디지털 전송: 전화선을 통해 음성 톤을 사용하는 대신 인터넷, 사설 네트워크 또는 클라우드 인프라를 포함한 IP 네트워크를 통해 문서를 전송합니다.
안전한 전달: 수신자의 디지털 팩스 시스템, 이메일 또는 기타 지정된 엔드포인트로 문서가 전달되며 수신 확인이 이루어집니다.
알림 및 저장: 발신자와 수신자 모두 전송 성공 확인을 받고, 문서는 구성된 보존 정책에 따라 안전하게 저장됩니다.

이 프로세스를 사용하면 종이, 토너 및 물리적 하드웨어가 필요하지 않으며 팩스 통신의 본질적인 보안을 유지하는 안전한 지점 간 연결을 유지할 수 있습니다.

디지털 팩스가 현대 비즈니스에 여전히 중요한 이유

여전히 안전한 커뮤니케이션을 위한 필수 요소

이메일과 디지털 도구의 부상에도 불구하고 팩스는 여전히 규제 대상 산업에서 안전한 커뮤니케이션을 위한 신뢰할 수 있는 수단입니다. 피어 투 피어 전송은 가로챌 수 있는 이메일과 달리 직접적이고 안전한 연결을 보장합니다. 또한 팩스는 타임스탬프와 수신자 세부 정보가 포함된 배달 확인을 제공하여 규정 준수 요구 사항을 지원합니다. 디지털 팩스는 암호화, 액세스 제어 및 감사 추적을 통해 이러한 기능을 향상시킵니다.

디지털 팩스를 사용하는 주요 산업:

헬스케어
약 70개의 병원(% )이 여전히 팩스를 사용하여 보호 대상 건강 정보(PHI)를 교환함으로써 HIPAA 규정 준수를 유지하고 있습니다. 디지털 팩스는 EMR과 통합되어 인쇄된 문서로 인한 위험을 줄여줍니다. 예를 들어, 텍사스 남동부 침례 병원은 OpenText 디지털 팩스를 사용하여 연간 20만 달러의 비용을 절감하고 효율성을 20% 향상시켰습니다.

법률
많은 지역에서 팩스는 여전히 법적 구속력이 있습니다. 로펌은 안전한 문서 교환, 감사 추적, 전자증거개시를 위해 디지털 팩스를 사용합니다. 규정 준수와 효율적인 정보 거버넌스를 보장합니다.

금융 서비스
은행과 보험사는 디지털 팩스를 사용하여 신용 신청서나 보험금 청구서와 같은 민감한 문서를 안전하게 전송합니다. 규정 준수를 지원하며 SWIFT와 같은 네트워크에 대한 비용 효율적인 대안을 제공합니다. 미국 보험사인 The Standard와 Hawksford는 OpenText 솔루션으로 효율성과 규정 준수를 개선했습니다.

미국 공공 부문
정부 기관은 민감한 문서를 안전하고 규정을 준수하여 전송하기 위해 디지털 팩스를 사용합니다. 암호화, 액세스 제어 및 감사 로그를 제공하여 HIPAA 및 FedRAMP와 같은 표준을 지원합니다. 보안 IP 라우팅이 포함된 클라우드 기반 팩스는 레거시 시스템을 현대화합니다.

규정 준수 및 디지털 팩스

디지털 팩스는 엄격한 데이터 개인 정보 보호 및 보안 규정을 준수해야 하는 업계에서 여전히 필수적이며, 규정 준수를 지원하는 기본 제공 기능을 제공합니다.

의료 분야의 HIPAA

디지털 팩스를 통해 HIPAA 규정 준수를 지원합니다:

전송 중 및 미사용 중인 PHI의 암호화
문서 액세스를 제한하는 액세스 제어
문서 활동을 추적하는 감사 추적
배달 증명을 위한 전송 확인

HIPAA 저널의 한 보고서에 따르면 오하이오헬스 그랜트 메디컬 센터에서 잘못된 수신자에게 PHI가 팩스로 전송되어 보안 디지털 팩스 시스템의 필요성을 강조하는 침해 사고가 발생했습니다.

금융 서비스 규정

디지털 팩스는 다음과 같은 요구 사항을 충족하는 데 도움이 됩니다:

GLBA: 고객 데이터 보호
PCI DSS: 신용카드 정보 보안
SOX: 적절한 재무 기록 보관 보장

이러한 시스템은 안전한 전송, 감사 로그, 문서 관리 도구와의 통합 기능을 제공합니다.

GDPR 및 글로벌 개인정보 보호법

디지털 팩스는 GDPR과 같은 국제 데이터 보호법을 다음과 같이 지원합니다:

데이터 수집 및 저장 최소화
보존 정책 시행
전송 중인 데이터 보호
책임 소재를 위한 거래 기록

업계 인증

OpenText와 같은 최고의 디지털 팩스 제공업체는 공인된 표준을 충족합니다:

ISO/IEC 27001: 정보 보안
SOC 2 유형 II: 보안 및 개인 정보 제어
PCI DSS: 결제 데이터 보호

이러한 인증은 조직이 팩스 시스템이 높은 규정 준수 표준을 충족한다는 것을 보장합니다.

디지털 팩스로의 전환의 이점

디지털 팩스의 비즈니스 이점

아날로그에서 디지털 팩스로 전환하면 효율성, 비용 절감, 운영 민첩성 측면에서 상당한 이점을 얻을 수 있습니다. 디지털 팩스는 규정 준수를 넘어 광범위한 디지털 트랜스포메이션 목표를 지원합니다.

확장성 및 유연성

아날로그 팩스 시스템은 수요 변동에 따라 확장하는 데 어려움을 겪습니다. 디지털 팩스는 인프라를 추가하지 않고도 변화하는 볼륨에 쉽게 적응할 수 있습니다. 또한 조직의 요구와 예산에 맞게 온프레미스, 클라우드 또는 하이브리드로 유연하게 배포할 수 있습니다.

비용 및 효율성 향상

디지털 팩스는 하드웨어, 전화선, 용지 및 토너와 관련된 비용을 줄여줍니다. 클라우드 기반 모델은 자본 비용을 없애고 종량제 방식으로 운영됩니다. 또한 인쇄 및 스캔과 같은 수작업을 없애고 문서를 받은 편지함이나 워크플로 시스템으로 바로 전달하여 작업을 간소화합니다.

워크플로 통합

최신 디지털 팩스는 주요 엔터프라이즈 시스템(EMR, ERP, CRM, 복합기)과 통합되어 문서 처리를 자동화하고 일상적인 워크플로우에 팩스를 포함시킵니다. 특히 비즈니스 프로세스에서 팩스가 중요한 환경에서 생산성을 높이고 교육 필요성을 최소화할 수 있습니다.

AI 기반 데이터 준비성

AI는 팩스로 전송된 정보를 비즈니스 전반에서 즉시 사용할 수 있는 데이터로 변환하여 디지털 팩스의 가치를 높여줍니다. AI는 팩스를 정적인 문서로 취급하는 대신 주요 세부 정보, 문맥, 의도와 같은 의미 있는 콘텐츠를 식별하여 해당 정보를 관련 기업 시스템으로 바로 전달합니다. 이를 통해 수작업으로 해석하거나 재입력할 필요 없이 EMR, ERP, CRM의 워크플로우를 진행할 수 있습니다.

AI는 팩스로 전송된 커뮤니케이션을 구조화된 워크플로 지원 데이터로 변환함으로써 의사 결정을 가속화하고 지연을 줄이며 팩스 의존적인 프로세스와 핵심 운영 에코시스템 간의 통합을 강화합니다.

디지털 팩스로 전환할 때의 일반적인 과제

디지털 팩스의 장점은 분명하지만, 아날로그 팩스 시스템에서 디지털 팩스 시스템으로 전환하는 과정에서 조직은 어려움을 겪을 수 있습니다. 성공적인 구현을 위해서는 이러한 문제를 이해하고 해결하는 것이 필수적입니다.

레거시 시스템 통합

많은 조직이 기존 팩스 기계와 함께 작동하도록 설계된 레거시 시스템을 운영하고 있습니다. 이러한 시스템을 최신 디지털 팩스 솔루션과 통합하려면 원활한 운영을 보장하기 위해 맞춤형 개발 작업이나 미들웨어가 필요할 수 있습니다. 조직은 기존 시스템과의 통합 능력과 사용자 지정 통합 요구 사항을 지원하는 유연성을 기준으로 잠재적인 디지털 팩스 솔루션을 평가해야 합니다.

사용자 채택 및 교육

실제 팩스 사용에 익숙한 직원들은 기존 프로세스에 익숙하기 때문에 디지털 대체 수단으로의 변경에 거부감을 느낄 수 있습니다. 이러한 저항을 극복하려면 사용자 교육, 혜택에 대한 명확한 커뮤니케이션, 사용자가 점진적으로 새로운 시스템으로 전환할 수 있도록 하는 단계적 구현 접근 방식을 포함하는 포괄적인 변화 관리 전략이 필요합니다.

업계 규정 준수 보장

산업마다 문서 전송 및 보관에 대한 특정 규제 요건이 있습니다. 조직은 선택한 디지털 팩스 솔루션이 데이터 개인정보 보호, 보안 및 기록 보존과 관련된 규정을 포함하여 모든 관련 규정을 준수하는지 확인해야 합니다. 여기에는 보존 정책 구성, 적절한 액세스 제어 구현, 감사 절차 수립 등이 포함될 수 있습니다.

디지털 팩스 구현을 위한 모범 사례

평가 및 계획

디지털 팩스 솔루션을 구현하기 전에 조직은 현재 팩스 사용량, 사용량, 통합 요구 사항을 평가해야 합니다. 이 평가는 솔루션 선택을 안내하고 비즈니스 중단을 최소화하는 구현 계획을 개발하는 데 도움이 됩니다. 또한 계획은 성공 지표를 정의하고, 타임라인을 설정하고, 완화 전략을 통해 위험을 식별해야 합니다. 복잡한 요구 사항을 가진 조직은 디지털 트랜스포메이션 전문 컨설턴트의 도움을 받을 수 있습니다.

솔루션 선택 기준

디지털 팩스 솔루션을 평가할 때 고려해야 할 주요 요소는 다음과 같습니다:

보안: 암호화, 액세스 제어 및 규정 준수 인증을 검토하세요.
통합: 기존 시스템 및 워크플로, 특히 미션 크리티컬 애플리케이션과의 호환성을 보장합니다.
확장성: 솔루션이 향후 성장 및 볼륨 변화를 처리할 수 있는지 확인합니다.
지원 & 안정성: 공급업체 지원, SLA 및 재해 복구 기능을 평가하세요.
총 소유 비용: 구현, 구독 및 사용자 지정 통합 비용을 고려합니다.

구현 및 변경 관리

효과적인 구현을 위해서는 세밀한 계획과 강력한 변경 관리가 필요합니다. 가장 많은 혜택을 받을 수 있는 부서부터 단계적으로 배포하면 더 광범위한 배포 전에 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 변경 관리에는 사용자 교육, 혜택에 대한 명확한 커뮤니케이션, 접근 가능한 지원이 포함되어야 합니다. 부서별 '챔피언'을 지정하면 채택을 장려하고 현지화된 지원을 제공할 수 있습니다.

OpenText 디지털 팩스 솔루션이 비즈니스 커뮤니케이션을 혁신하는 방법

OpenText 디지털 팩스 솔루션

OpenText는 다양한 산업에 맞는 강력한 디지털 팩스 솔루션을 제공합니다. 40년 이상의 경험과 연간 120억 건 이상의 문서를 처리하는 OpenText는 디지털 팩스 분야의 신뢰할 수 있는 리더입니다.

OpenText™ Fax (RightFax)

OpenText Fax는 사용자, 애플리케이션, 시스템을 위한 안전한 종이 없는 팩스 전송을 지원하는 확장 가능한 팩스 서버입니다. 아날로그, 디지털, VoIP 또는 클라우드 전화에 연결하여 비용을 절감하고 이메일 및 데스크톱 도구와 통합하여 생산성을 높이고 규정 준수를 지원합니다.

배포 옵션에는 온프레미스, 하이브리드 및 관리형 서비스가 포함되어 있어 IT 전략에 맞는 유연성을 제공합니다. OpenText Fax는 SAP, 오라클, Microsoft 쉐어포인트, 에픽, 메디테크, 체르너, 베라다임과 같은 EMR 시스템과 같은 엔터프라이즈 플랫폼과도 통합됩니다.

OpenText™ 팩스 에비에이터

OpenText Fax Aviator는 디지털 팩스를 더욱 지능적이고 자동화되며 안정적으로 만들어주는 강력한 AI 비서입니다. 수작업을 줄이고, 시간에 민감한 프로세스를 가속화하며, 결과를 전자의무기록(EMR), 약국 플랫폼 또는 엔터프라이즈 애플리케이션에 원활하게 통합하여 팩스를 다운스트림 시스템에서 실행 가능한 정보로 전환합니다.

Fax Aviator는 팩스 여정의 모든 단계에 인텔리전스를 제공하여 조직이 수동 작업에서 자동화된 효과로 전환할 수 있도록 도와줍니다:

팩스 Aviator 지원: Instant Q&매뉴얼을 검색하는 데 소요되는 시간을 줄여주는 지원입니다.
팩스 에비에이터 경로: 자동 라우팅을 통해 정확도를 높이고 배달 속도를 높일 수 있습니다.
팩스 에비에이터 요약: 팩스 내용 또는 기록을 몇 초 만에 요약합니다.
팩스 Aviator 추출: 팩스 문서에서 중요한 데이터를 캡처하고 구조화합니다.

OpenText™ Core Fax

OpenText Core Fax는 데스크톱, 이메일, 모바일 장치, 비즈니스 앱 및 복합기에서 안전한 팩스 전송을 지원하는 SaaS 클라우드 솔루션입니다. 워크플로우를 간소화하고 전화 회선 및 물리적 팩스 장치가 필요하지 않습니다. 미국, 캐나다, 유럽, 호주에 인프라를 갖춘 OpenText Core Fax는 안전한 전송과 중앙 집중식 기록 보관을 통해 데이터 보존 요구 사항을 지원하고 규정 준수를 강화합니다.

고객 성공

조직은 OpenText 팩스 솔루션으로 측정 가능한 성과를 달성했습니다. 캔자스 대학교 의료 시스템은 신뢰할 수 없는 오프 클라우드 시스템에서 OpenText Fax로 전환하여 전송 오류를 줄이고 환자 치료를 개선했습니다. 급증하는 팩스 양에 직면한 ZOLL Medical은 확장성, 보안 및 안정성을 개선하기 위해 OpenText Fax Cloud Connect를 도입하여 생명을 구하는 의료 서비스를 제공한다는 사명을 지원했습니다.

디지털 팩스의 미래

조직이 디지털 혁신 여정을 계속 진행함에 따라 디지털 팩스는 특히 규제 대상 산업에서 보안 정보 교환의 중요한 구성 요소로 남을 것입니다. 디지털 팩스의 미래에는 그 가치 제안을 더욱 향상시킬 몇 가지 새로운 트렌드가 있습니다.

인공 지능 및 머신 러닝과의 통합

디지털 팩스 솔루션에는 문서 분류, 데이터 추출, 라우팅을 자동화하는 인공지능(AI) 및 머신 러닝 기능이 점점 더 많이 통합될 것입니다. 이러한 기능을 통해 조직은 문서 중심의 워크플로우를 간소화하고 관련 정보를 자동으로 추출 및 처리하여 팩스 문서에서 더 큰 가치를 창출할 수 있습니다. OpenText Fax Aviator는 문서 중심 워크플로우에 AI 기반 기능을 추가하여 새로운 차원의 생산성을 실현합니다.

향상된 모바일 기능

원격 근무가 보편화됨에 따라 디지털 팩스 솔루션은 모바일 기능을 지속적으로 강화하여 어디서나 안전하게 팩스를 전송할 수 있도록 지원할 것입니다. 이러한 개선 사항에는 개선된 모바일 애플리케이션, 모바일 생산성 도구와의 더 나은 통합, 모바일 장치에 최적화된 사용자 인터페이스가 포함됩니다.

클라우드 에코시스템과의 긴밀한 통합

디지털 팩스 솔루션은 클라우드 기반 생산성 제품군, 협업 플랫폼, 비즈니스 애플리케이션과 더욱 긴밀하게 통합될 것입니다. 이 통합으로 사용자가 매일 사용하는 애플리케이션 내에서 원활한 팩스 전송이 가능해져 마찰이 더욱 줄어들고 생산성이 향상됩니다.

생산성을 높여주는 디지털 팩스

전자 및 디지털 팩스는 안전한 정보 교환에 필수적인 역할을 하는 기존 커뮤니케이션 방법의 중요한 진화를 나타냅니다. 조직은 아날로그에서 전자 팩스로 전환함으로써 보안을 강화하고 규정 준수를 개선하며 비용을 절감하고 운영 효율성을 높이는 동시에 규제 대상 산업에서 팩스를 선호하는 통신 수단으로 만든 고유의 보안 이점을 유지할 수 있습니다.

조직이 디지털 혁신 여정을 계속 진행함에 따라 강력한 디지털 팩스 솔루션을 구현하는 것은 안전한 정보 교환을 위한 전체 전략의 중요한 구성 요소로 고려되어야 합니다. 올바른 솔루션과 구현 방식을 사용하면 디지털 팩스는 기존 문서 워크플로우와 최신 디지털 프로세스 사이의 가교 역할을 하여 조직이 보안이나 규정 준수에 영향을 주지 않고 앞으로 나아갈 수 있도록 지원합니다.

디지털 팩스 분야의 리더를 믿으세요

IDC MarketScape: 전 세계 디지털 팩스 2024 공급업체 평가에서는 디지털 팩스 시장을 조사합니다. OpenText가 리더로 선정된 이유를 알아보세요.

발췌문을 다운로드하세요