Vad är eDiscovery?

Electronic discovery, allmänt känt som eDiscovery eller e-discovery, är processen för att identifiera, samla in, bevara, granska och utbyta elektroniskt lagrad information (ESI) för användning som bevis i rättsliga förfaranden. I dagens digitala affärsmiljö, där nästan all företagskommunikation och alla företagsdokument finns i elektronisk form, har effektiv eDiscovery blivit en kritisk operativ nödvändighet för organisationer av alla storlekar.

Varför är eDiscovery viktigt?

Dagens företag utsätts för ett allt större tryck från lagar och regler. Juridiska team fokuserar inte längre bara på att minska riskerna - de förväntas agera som strategiska partners som tillför verkligt värde.

En stark eDiscovery-process hjälper juridiska team att följa reglerna, hantera kostnader och minska risker. Att snabbt kunna hitta, bevara och dela rätt elektronisk information kan göra stor skillnad i rättsfall eller utredningar.

Bra eDiscovery-rutiner bidrar också till att förhindra påföljder för felaktig hantering av data och visar att organisationen gör en genuin ansträngning för att uppfylla sitt juridiska ansvar.

De grundläggande principerna för eDiscovery

I en rättstvist krävs att parterna utbyter handlingar som är relevanta för målet. Eftersom den mesta dokumentationen nu skapas, lagras och utbyts i digital form har denna del av bevisupptagningen blivit känd som elektronisk bevisupptagning - eller eDiscovery - och har blivit en accepterad del av rättssystem över hela världen.

Processen med att bevara, samla in, lokalisera, söka, granska, analysera och agera på elektroniskt lagrad information (ESI) som ingår i eDiscovery tillämpas idag på ett bredare spektrum av affärsanvändningsfall utöver civilrättsliga tvister, inklusive ett brett spektrum av användningsfall: svara på dataintrång, hantera begäran om sekretess eller rättigheter och genomföra interna utredningar.

eDiscovery omfattar allt från e-post, dokument och databaser till inlägg på sociala medier, snabbmeddelanden, videor, ljudfiler, mobildata och metadata som är kopplade till dem.

Dagens företag måste bearbeta och analysera stora volymer elektroniska data samtidigt som deras integritet och äkthet bevaras. Det är ingen lätt uppgift - särskilt inte med tanke på de många olika format, platser och åtkomstnivåer som finns.

Alltför ofta fokuserar teamen bara på den snäva uppgiften att sortera data i vad som är relevant eller inte och skicka granskade filer (med privilegierad eller känslig information borttagen) till motparterna. Men när det är det enda fokuset kan den större bilden - som att avslöja viktiga bevis, utforma fallstrategi eller minska riskerna i utredningar - falla mellan stolarna.

Varför är det inte längre hållbart med manuella pappersbaserade bevisupptagningar?

För cirka 20 år sedan kunde hanteringen av den stora mängden digital information inom en organisation skötas manuellt.

Detta är inte längre sant i en värld av stora datamängder. ESI omfattar bland annat e-post, dokument, presentationer, databaser, företagsapplikationer, röstbrevlåda, ljud- och videofiler, sociala medier, webben och, i allt högre grad, chatt- och samarbetsplattformar.

Pappersbaserad bevisupptagning är känd för att vara kostsam, tidskrävande och resurskrävande, men att hantera digital information gör dessa utmaningar ännu mer komplicerade. Resultatet är att eDiscovery kan kräva mer tid och mer budget.

Vilka faktorer måste man ta hänsyn till när man hanterar modern digital data?

När man diskuterar big data talar experter ofta om informationens volym, hastighet, variation och sanningshalt. När du genomför eDiscovery måste du tänka på följande:

Volym
ESI gör det enkelt att skapa flera versioner av samma dokument. De flesta organisationer får snabbt problem med flera olika versioner av dokument som lagras på olika platser inom organisationen och ibland även utanför organisationen hos entreprenörer, leverantörer och kunder.

Hastighet
Det finns ett exploderande antal kanaler som varje företag arbetar med idag. Dessa kanaler är inte bara företagssystem och databaser; de omfattar e-post, mobila enheter, webb och i allt högre grad sociala medier. Under covid-19-pandemin ökade användningen av chatt- och samarbetsplattformar. Den snabbt ökande användningen av generativ AI (GenAI) och stora språkmodeller (LLM) för allt fler olika affärsuppgifter innebär ännu en kraftig ökning av ESI som genereras av moderna organisationer.

Variationsrikedom
När det gäller olika typer av ESI finns det två huvudsakliga utmaningar. För det första finns information i det ursprungliga formatet i det system eller den applikation där den skapades, vilket kräver att eDiscovery-processen konsoliderar olika filtyper till en enda granskningsplattform. För det andra kan data och dokument lätt redigeras, ändras, flyttas och uppdateras, vilket skapar flera versioner av samma dokument som måste identifieras, hämtas och granskas.

Sanningsenlighet
Med ESI spridd över så många system och kanaler kan felaktiga eller ofullständiga uppgifter lätt komma upp till ytan. Moderna dokument innehåller omfattande metadata - till exempel skapandedatum, författare, överföringshistorik och redigeringshistorik - som hjälper till att fastställa riktighet och relevans men som också komplicerar identifiering och granskning. ESI kan också raderas eller spolieras, vilket leder till höga straff, även om spår av originaldata ofta finns kvar på hårddisken. Det är möjligt att få fram sanningen, men det är oftast kostsamt och tidskrävande.

Även om det teoretiskt sett är möjligt att använda en manuell eDiscovery-process, är det helt enkelt inte praktiskt eller önskvärt när man står inför potentiellt terabyte av data i alla möjliga format som lagras i alla möjliga interna och externa system. Specialiserade programvaror och processer för eDiscovery krävs för att säkerställa att tiden och kostnaderna för eDiscovery inte är oproportionerliga i förhållande till vikten och värdet av den fråga som behandlas i tvisten.

Vanliga utmaningar inom eDiscovery

Hantering av datavolym, variation och hastighet

Organisationer hanterar enorma mängder data på många olika plattformar och i många olika format. Detta inkluderar strukturerade data från databaser, ostrukturerade data från dokument och e-postmeddelanden samt halvstrukturerade data från sociala medier och samarbetsverktyg. Utmaningen ligger inte bara i att bearbeta dessa data utan också i att identifiera och utvinna relevant information på ett effektivt sätt.

Balans mellan eDiscovery och datasekretess

Sekretesslagar som GDPR och CCPA kräver att företag skyddar personuppgifter under eDiscovery-processen. Det innebär att du måste vidta åtgärder för att skydda känslig information, följa reglerna för dataöverföring över gränserna och hålla dig till reglerna när du samlar in och granskar innehåll.

Kostnadshantering

Kostnaderna i samband med eDiscovery kan vara betydande och omfatta teknik, lagring, bearbetning och granskning. För att hålla kostnaderna nere utan att ta genvägar bör organisationer använda smarta arbetsflöden och verktyg som eDiscovery AI, som hjälper till att minska det manuella arbetet och begränsa riskerna samtidigt som de upprätthåller försvarbara processer.

När börjar eDiscovery-processen?

eDiscovery börjar när en rättstvist rimligen kan förutses och fortsätter tills digitala bevis presenteras i domstol. Processen är komplex och drivs av den stora volymen och variationen av digital information som måste identifieras, bevaras och produceras.

I takt med att datatyperna blir fler blir ESI alltmer dynamiskt. Att bevara både originalinnehåll och metadata är avgörande för att undvika påståenden om förstörelse eller manipulering senare i en rättsprocess. Samtidigt måste irrelevanta data gallras bort, medan privilegierad, konfidentiell och personlig information - som omfattas av krav på datasekretess - måste skyddas noggrant eller redigeras före produktion.

Vad är referensmodellen för eDiscovery (EDRM)?

Electronic Discovery Reference Model (EDRM) är ett ramverk som hjälper organisationer att planera och hantera sin eDiscovery-process.

Den delar in processen i tydliga steg, som börjar med informationsstyrning (ofta kallad modellens "vänstra sida") och går igenom steg som identifiering, bevarande, insamling, bearbetning, granskning, analys, framställning och presentation av elektroniska bevis (den "högra sidan").

Även om dessa steg ofta följs i tur och ordning kan processen också vara iterativ och flexibel. Varje steg bygger vidare på det föregående och hjälper teamen att hålla sig organiserade, effektiva och juridiskt försvarbara. Genom att använda EDRM kan man säkerställa ett konsekvent tillvägagångssätt för hantering av elektroniska bevis - samtidigt som man sparar tid och minskar kostnaderna.

Nyckelkomponenter i en effektiv eDiscovery-strategi

Informationsstyrning och datahantering

För att behålla kontrollen över elektroniska data behöver organisationerna tydliga policyer för hur information skapas, lagras, används och raderas. Detta är grunden för eDiscovery.

En god informationsstyrning bidrar till att minska mängden data som behöver granskas i samband med bevisupptagning, sänker lagringskostnaderna, ökar effektiviteten och säkerställer att rättsliga krav uppfylls.

Hantering av lagstadgad väntan (eller väntan på rättegång)

När ett rättsfall väntas måste organisationer i Nordamerika bevara all elektronisk information som kan vara relevant.

Det innebär att man identifierar de personer (vårdnadshavare) som kan ha informationen, meddelar dem att de ska behålla den och stoppar alla system som automatiskt kan radera den. För att hantera juridiska innehav på rätt sätt krävs både rätt verktyg och tydliga processer för att uppfylla kraven.

Vad är programvara för eDiscovery?

Programvaran eDiscovery hjälper jurister, compliance- och IT-team att hitta, samla in, granska och hantera elektronisk information som kan användas som bevis i rättsliga ärenden, utredningar eller förfrågningar från myndigheter. Genom att automatisera och effektivisera viktiga steg minskar dessa lösningar tidsåtgången och komplexiteten, vilket gör det snabbare och enklare att hitta, organisera, lagra, granska och producera relevant data oavsett var den finns.

Programvaran hanterar ett brett spektrum av innehåll - e-post, dokument, chattmeddelanden, metadata och mycket mer - samtidigt som den är juridiskt försvarbar. Det gör det möjligt för team att söka, filtrera och gallra stora volymer av företagsdata och eliminera irrelevant information för att minska granskningsarbetet och kostnaderna. De mest effektiva eDiscovery-verktygen går längre genom att automatisera vanliga arbetsuppgifter, öka noggrannheten och minska risken för att missa viktiga data eller oavsiktligt presentera konfidentiell eller skyddad information.

Vilka är fördelarna med programvara för eDiscovery?

Beroende på organisationens storlek och prioriteringar kan hela eDiscovery-processen, eller delar av den, hanteras effektivt internt - med rätt eDiscovery-lösningar.

Många företag använder ECA-verktyg (Early Case Assessment) för sökning, identifiering, gallring och bearbetning, medan rapportering blir allt viktigare för juridiska verksamhetsteam som följer upp viktiga processmått.

En vanlig modell kan omfatta intern insamling, bearbetning och gallring, med en juridisk tjänsteleverantör som utför granskningen som hanteras av advokatbyrån som övervakar själva rättstvisten eller efterlevnadsprojektet.

Framstegen inom eDiscovery-teknik och arbetsflöden gör det dock möjligt att ta hela processen inhouse, vilket ger flera tydliga fördelar:

• Förutsägbarhet i budgeten
  Kostnaderna för teknik och intern bemanning är mer förutsägbara jämfört med transaktionella projekt och projektuppdrag från tredje part.
• Stärkt personal
  Verktyg för eDiscovery ger personalen de möjligheter de behöver för att utföra uppgifter utan att förlita sig på tredje part.
• Beredskap för rättstvister
  Särskilt i sektorer som är utsatta för en stor mängd stämningar säkerställer intern eDiscovery att företagen är redo att reagera snabbt och underlättar en smidig drift av verksamheten.
• Snabbare och mer exakt granskning
  eDiscovery-lösningar utrustade med AI, prediktiv analys och maskininlärning hittar relevant information snabbare och med större precision än manuell granskning.
• Uppfyll kraven för efterlevnad
  Den bästa eDiscovery-programvaran bör ha SLA:er för att uppfylla efterlevnadskraven för specifika sektorer.

Vad är end-to-end eDiscovery?

eDiscovery är inte en enda åtgärd utan en serie sammanhängande arbetsflöden. Den första generationens eDiscovery-programvara var dock i själva verket en serie punktlösningar som utformats för att hantera en specifik aspekt av EDRM-ramverket. Detta ledde i många fall till ett lapptäcke av överlappande lösningar och informationssilos.

I dag gör moderna plattformar det möjligt att hantera hela eDiscovery-processen från början till slut i ett enda integrerat system. De bästa plattformarna centraliserar teknik, arbetsflöden och expertis - och stöder varje fas av upptäcktsarbetet, från datainsamling och bearbetning till analys, granskning och produktion - samtidigt som de säkerställer kontroll, skalbarhet, flexibilitet och säkerhet i varje steg.

Dessa regler kan innehålla strikta tidsfrister, kräva vissa typer av databevarande och ange hur information ska delas. Det är viktigt att förstå dem för att kunna följa reglerna under eDiscovery-processen.

Avancerad AI och maskininlärning är kärnan i end-to-end eDiscovery. Teknikassisterad granskning (TAR), som bygger på kontinuerligt aktivt lärande (CAL), prioriterar på ett intelligent sätt de dokument som sannolikt är mest relevanta, vilket ökar granskningshastigheten och förbättrar kvaliteten - samtidigt som kostnaderna minskar dramatiskt. TAR ger också försvarbarhet genom transparenta avkastningskurvor, som visar när majoriteten av de relevanta dokumenten har offentliggjorts och ytterligare granskning skulle vara oproportionerlig.

Under de senaste åren har molnbaserade eDiscovery-plattformar blivit alltmer populära, vilket gör det möjligt att ladda upp, granska och producera information med hjälp av en molnbaserad lösning som inte kräver de kapital- eller driftskostnader som är förknippade med lokala programvarulösningar. Resultatet blir ofta lägre kostnader och större skala och hastighet. Men många juridiska team och advokatbyråer föredrar eller har lagstadgade krav på lokala funktioner. De bästa end-to-end eDiscovery-plattformarna gör det möjligt för organisationer att välja den konfiguration i molnet, lokalt, hybrid eller on-demand som bäst passar deras affärsbehov.

Viktiga fördelar med att använda en heltäckande eDiscovery-plattform är bland annat

Processhantering från början till slut

Eliminera ineffektivitet och onödiga kostnader med integrerad end-to-end-teknik som sträcker sig från juridisk lagring och bevarande till insamling, tidig bedömning av ärenden, analys, granskning och produktion.

Arbetsflödesautomatisering

Ersätt tidskrävande, felbenägna och kostsamma manuella processer med helautomatiserade och intelligenta arbetsflöden. Detta gör det möjligt för juridiska team att hantera stora mängder data samtidigt som de snabbt får fram mer relevant information och kan förbättra sammanställnings- och granskningsprocesserna. Ämnesexperterna slipper nu den mödosamma informationsinsamlingen och den inledande dokumentgranskningen och kan fokusera på mer värdefulla analys- och förhandlingsmoment i sin roll.

Kostnadsminskning

Genom att utnyttja kraften i avancerad AI och maskininlärning minskar eDiscovery-verktygen granskningskostnaderna genom att snabbt eliminera dubbletter och icke-relevanta dokument.

Snabbare tid till resultat

Effektivisera arbetsflöden för snabb åtkomst till potentiellt relevanta data, så att granskningsteam och utredare snabbare kan hitta fakta, fatta snabbare beslut, fastställa ärendestrategi och uppfylla ofta strikta tidsfrister - oavsett om de ålagts av en domstol, en tillsynsmyndighet eller överenskommits med motpartens advokat.

Dataskydd och säkerhet

Skydda privilegierad och konfidentiell information med mångfacetterade försvar i infrastruktur-, applikations- och nätverkslagren. De bästa end-to-end-lösningarna för eDiscovery levererar dataskydd och säkerhetsfunktioner i plattformen och undviker dataförlust med molnbaserad säkerhetskopiering och bevarande av data. Plattformen ger en konstant verifieringskedja för att skydda mot spoliering och förlorad information. Dessutom kan RegEx mönsterdetektering identifiera och säkra känslig personlig information i enlighet med dataskyddslagar.

Skalbarhet i molnet

Genomför end-to-end eDiscovery-processer i molnet för att säkerställa tillgänglighet och skalbarhet samtidigt som infrastrukturkostnader elimineras och den interna personalens stöd för tidskrävande uppgifter minskas.

Vilka är funktionerna i eDiscovery-lösningar?

Det finns ett antal nyckelkomponenter som du hittar i den bästa eDiscovery-programvaran.

• Integration med befintliga system
  Genom att ansluta en eDiscovery-lösning till det befintliga innehållshanteringssystemet kan företaget få en sömlös eDiscovery vid källan, vilket minimerar riskerna i samband med hantering av känsliga data.
• Integrerad avancerad analys
  Sökordssökning och filtrering på dokumentattribut som MIME-typ, modifierat datum, skapat datum, ägare etc. är grundläggande verktyg för eDiscovery. De måste vara kraftfulla, intuitiva och flexibla.
• Integrerade datavisualiseringar
  Att förstå sambanden mellan tusentals e-postmeddelanden är en svår uppgift utan en interaktiv kommunikationskarta. De bästa eDiscovery-lösningarna kartlägger mönster för avsändare och mottagare och visualiserar dessutom andra viktiga metadataattribut som aktivitet över tid.
• Integrerad prediktiv kodning och maskininlärning
  Prediktiv kodning (även känd som teknikstödd granskning eller TAR) ger AI till juridisk granskning, sveper över breda datamängder och föreslår potentiellt relevant ESI baserat på tidigare inlärning. Prediktiv kodning har i stor utsträckning accepterats och godkänts av domstolar runt om i världen som ett legitimt sätt att granska.
• Integrerad redigerings- och produktionskapacitet
  Konfidentiella eller på annat sätt känsliga/personliga uppgifter är vanligt förekommande i eDiscovery. Sådan information måste redigeras innan den produceras i en industristandardutskrift.

Krav på efterlevnad av regelverk och eDiscovery

eDiscovery överlappar ofta komplexa juridiska och regulatoriska regler som varierar beroende på plats. Företag måste följa riktlinjer från källor som Federal Rules of Civil Procedure (FRCP), delstatsspecifika krav och internationella bestämmelser.

Dessa regler kan innehålla strikta tidsfrister, kräva vissa typer av databevarande och ange hur information ska delas. Det är viktigt att förstå dem för att kunna följa reglerna under eDiscovery-processen.

Gränsöverskridande eDiscovery

Att göra affärer över landsgränser innebär ytterligare ett lager av komplexitet. Olika regioner har sina egna rättssystem, dataskyddsbestämmelser och kulturella förväntningar. En vanlig utmaning är konflikten mellan amerikanska regler för bevisupptagning och internationella sekretesslagar.

Till exempel innebär EU: s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) strikta begränsningar för överföring och behandling av personuppgifter, vilket kan stå i konflikt med USA:s omfattande skyldigheter att lämna ut uppgifter. Organisationer behöver smarta strategier för att följa båda regeluppsättningarna utan att bryta mot någon av dem.

Branschspecifika överväganden

Varje bransch står inför sina egna eDiscovery-hinder. Exempelvis måste vårdgivare skydda patientuppgifter enligt Health Insurance Portability and Accountability Act från 1996 ("HIPAA"), medan finansinstitut måste följa strikta bankregler. Att känna till de specifika regler som gäller för din bransch hjälper dig att utforma eDiscovery-rutiner som är både kompatibla och effektiva.

eDiscovery: Ett växande antal användningsområden för företag

Programvaran och processerna inom eDiscovery blir alltmer överförbara i takt med att större datahantering och kontroll krävs inom många delar av affärsverksamheten. Till exempel delar internutredningar många av de egenskaper som kännetecknar rättstvister när det gäller insamling och granskning av ESI. Förenklat kan man säga att eDiscovery är sammanställning och delning av ESI under den civilrättsliga processen. Utredningar kan ses som en genomgång och analys av ESI för att fastställa fakta i ett ärende som kanske aldrig kommer att leda till en tvist eller som inte har något samband med rättsprocessen.

Utredningar är ett snabbt växande område för nästan alla företag och påverkar nästan alla branscher. Det finns tre huvudområden för utredningar inom ett modernt företag:

Interna utredningar

Detta är en bred kategori av utredningar som omfattar cybersäkerhet, immaterialrättslig stöld, bedrägerier, insiderhot samt HR- och personalfrågor, för att bara nämna några exempel.

Lagstiftning och efterlevnad

Organisationer måste vara lyhörda för den ständigt växande och föränderliga regleringsmiljön för myndigheter, kvasimyndigheter och industrin. Dessutom är dataskydd och datasekretess växande områden med lagstiftning som GDPR och CCPA som specifikt rör begäran om rättigheter för personer (SRR), inklusive DSAR, samt behovet av att effektivt svara på förfrågningar om informationsfrihet (FOI), som båda kräver arbetsflöden som i hög grad liknar arbetsflöden för granskning av eDiscovery.

Due diligence

Utredningarna i denna kategori kan omfatta allt från förberedelser inför fusioner och förvärv till granskning av C-suite och avtalshantering med tredje part.

Moderna ESI-utredningar är kritiskt viktiga och mycket krävande. Men krympande tidsramar och spridning av ESI-data gör det allt svårare för utredningsteamen att hitta de viktigaste fakta som avslöjar den sanna historien. Den senaste generationen av eDiscovery-lösningar kan enkelt anpassas för att uppfylla behoven även i de mest krävande utredningarna.

Hur har AI inom eDiscovery utvecklats?

Under det senaste decenniet har AI inom eDiscovery kommit en bra bit på väg. Tidiga verktyg förlitade sig på grundläggande sökordssökningar och enkel filbearbetning. Sedan kom Technology-Assisted Review (TAR 1.0), även känt som prediktiv kodning, som låter juridiska team träna algoritmer på exempeldokument för att hitta relevant information i mycket större datamängder - vilket minskar den manuella granskningstiden.

TAR 2.0 tog det hela ett steg längre med kontinuerligt aktivt lärande (CAL). Istället för att behöva all utbildning på förhand lär sig systemet i takt med att granskarna arbetar - och blir smartare under hela granskningsprocessen.

På senare tid har Retrieval-Augmented Generation (RAG) förändrat hur AI stöder juridiskt arbete. RAG gör det möjligt för AI-system att hämta specifika dokument från en viss uppsättning och använda sammanhanget för att generera mer exakta och relevanta svar.

Den senaste vågen av innovation använder stora språkmodeller (LLM) och generativ AI. Dessa verktyg kan förstå juridiska begrepp, extrahera viktiga detaljer från komplexa filer, hitta dolda kopplingar och till och med utarbeta tidiga fallanalyser - vilket förändrar hur juridiska team hanterar granskning, analys och förberedelser.

Framtiden för eDiscovery

Framsteg inom artificiell intelligens och maskininlärning

Artificiell intelligens, maskininlärning och stora språkmodeller (LLM) håller på att förändra eDiscovery. Dessa tekniker hjälper till att automatisera rutinuppgifter och förbättra precisionen - och de blir bara bättre. Vad som komma skall:

• Smartare prediktiv kodning som förstår sammanhang och nyanser
• Mer naturlig språkbehandling, så att användarna kan interagera med systemen med hjälp av vardagsspråk
• Avancerad analys för att snabbt upptäcka mönster och flagga för kritiska, privilegierade eller svarande dokument
• LLM:er sköter uppgifter som first-pass-granskning och sammanfattning av dokument, vilket sparar tid och kostnader

Övergången till molnbaserad eDiscovery

Molnbaserade plattformar kommer sannolikt att bli normen för eDiscovery, vilket ger organisationerna större flexibilitet och skalbarhet. De erbjuder:

• Lägre infrastruktur- och underhållskostnader
• Enkel åtkomst för fjärrteam
• Bättre katastrofåterställning och kontinuitet i verksamheten
• Högre säkerhet och frekventa uppdateringar

Integration med informationsstyrning

eDiscovery kommer att bli mer kopplat till verktyg för informationsstyrning, vilket gör det enklare att hantera data proaktivt. Detta kan inkludera:

• Automatisk klassificering av dokument när de skapas
• Spårning av efterlevnad i realtid
• Smidigare processer för lagring och radering av data

Bästa praxis för implementering av eDiscovery-lösningar

Att bygga upp ett tvärfunktionellt eDiscovery-team

Effektiv eDiscovery är beroende av ett starkt samarbete mellan juridik, IT och affärsenheter. Genom att definiera tydliga roller och ansvarsområden säkerställer du att alla förstår sin del. Detta teamarbete bidrar till att anpassa den tekniska kapaciteten till de juridiska behoven och de övergripande affärsmålen.

Skapa standardiserade processer

Organisationer bör utveckla tydliga, dokumenterade rutiner för hantering av elektroniska data - från första bevarandet till slutlig produktion. Dessa arbetsflöden bör omfatta kvalitetskontroller och dokumentation av beviskedjan för att skydda bevisens integritet.

Löpande träning och utbildning

Eftersom både tekniken och de juridiska reglerna ständigt förändras är det viktigt med regelbunden utbildning. Teammedlemmarna måste hålla sig uppdaterade om hur man använder eDiscovery-verktyg och uppfyller rättsliga skyldigheter för hantering av digitala bevis.

Uppföljning och förbättring av prestationer

För att hålla eDiscovery effektivt bör organisationerna följa upp viktiga nyckeltal - som hur lång tid det tar att bearbeta data, granskningshastigheter, noggrannhet i produktionen och den totala kostnaden per ärende. Genom att regelbundet granska dessa mätvärden kan man identifiera områden som kan förbättras och visa värdet för intressenterna.

Riskhantering och försäkringsskydd

Det är viktigt att förstå hur din försäkring täcker eDiscovery-relaterade risker. Detta inkluderar att kontrollera om din cyberförsäkring gäller för intrång som kräver bevisupptagning och att utforska policyer som är särskilt utformade för att kompensera kostnaderna för storskaliga eDiscovery-insatser.

Vanliga frågor om eDiscovery

Hur mycket kostar eDiscovery vanligtvis?

Kostnaderna för eDiscovery varierar kraftigt beroende på datavolym, ärendets komplexitet och de verktyg som används. Kostnaderna omfattar direkta kostnader som programvarulicenser, lagring och bearbetningsavgifter samt indirekta kostnader som personaltid, utbildning och infrastruktur.

Många organisationer upptäcker att investeringar i robusta eDiscovery-lösningar kan leda till betydande kostnadsbesparingar över tid genom förbättrad effektivitet och minskade externa advokatarvoden. Effektiva verktyg minskar det manuella arbetet, snabbar upp processer och sänker kostnaderna för externa jurister. Att välja användarvänliga plattformar som inte kräver omfattande certifiering och som levereras med expertsupport kan också bidra till att hålla kostnaderna nere.

Vilka är konsekvenserna av otillräckliga rutiner för eDiscovery?

Dåliga metoder för eDiscovery kan leda till allvarliga risker, bland annat:

• Domstolspåföljder eller ekonomiska påföljder
• Instruktioner till juryer som antar att saknade uppgifter skulle ha varit skadliga
• Skada på anseendet
• Högre kostnader för rättstvister
• I allvarliga fall kan det leda till straffrättsliga påföljder

Hur kan organisationer förbereda sig för eDiscovery innan en rättstvist uppstår?

Att vara proaktiv är nyckeln. Förberedelserna bör omfatta:

• Skapa en stark policy för informationsstyrning
• Upprättande och testning av förfaranden för legal hold
• Utbildning av personal i hur man hanterar och skyddar data
• Bygga relationer med pålitliga leverantörer av eDiscovery
• Regelbunden uppdatering av verktyg och processer för att hålla jämna steg med förändrade juridiska och tekniska standarder

Varför behöver du en eDiscovery-lösning?

Kort sagt är kompetens inom eDiscovery nu en nödvändighet i modern civilprocesspraxis. Det är praktiskt taget omöjligt att uppnå manuellt, särskilt när kostnad och tid är viktiga faktorer. Det enda sättet att effektivt uppfylla yrkesmässiga och juridiska skyldigheter i en alltmer digitalt komplex värld är genom en avancerad, AI-driven end-to-end eDiscovery-plattform.

Det handlar inte bara om att det är mer ändamålsenligt och kostnadseffektivt att utnyttja tekniken. I civilrättsliga tvister kan domstolar utdöma böter och/eller sanktioner om en organisation och dess rådgivare inte kan hantera och producera sina data på ett effektivt sätt.

OpenTexts roll i eDiscovery-lösningar

OpenText's smarta, juridiska plattform är en flexibel, AI-driven lösning som är utformad för att stödja varje fas i eDiscovery-processen. Den kombinerar avancerad teknik med experttjänster för att hjälpa juridiska team att arbeta mer effektivt, hantera risker och uppfylla juridiska och lagstadgade skyldigheter med tillförsikt.

Oavsett om plattformen används lokalt, i molnet eller i en hybridmodell är den byggd för att hantera alla typer av data, i alla hastigheter och från alla platser - och ger tillförlitligt stöd från början till slut genom hela livscykeln för eDiscovery.

Med OpenText kan juridiska team:

• På ett försvarbart sätt samla in, bevara och bearbeta elektroniskt lagrad information (ESI), inklusive genom kriminaltekniska metoder vid behov.
• Få snabbt fram viktiga fakta som stöd vid rättstvister och utredningar.
• Automatisera arbetsflöden för att minska riskerna och förbättra noggrannheten.
• Påskynda dokumentgranskningen med avancerad analys, flera TAR-arbetsflödesalternativ och generativ AI.
• Få full insyn och kontroll med hjälp av integrerade, skalbara funktioner för eDiscovery.

Identifiering, insamling och tidig bedömning av ärenden (ECA)

På vänster sida av EDRM, OpenText eDiscovery tar hand om kritiska uppgifter i tidigt skede som företagssökning, datainsamling och bearbetning.

Dess kraftfulla sökverktyg hjälper team att snabbt hitta och samla in relevant information från olika system. Tack vare en distribuerad arkitektur kan plattformen samla in data samtidigt från flera olika källor - e-postservrar, nätverksenheter, molnlagring och lokala enheter - samtidigt som en detaljerad bevakningskedja upprätthålls.

Det kan också bearbeta hundratals filtyper, inklusive komplexa som PST- och ZIP-filer, utan att ändra originaldata.

Med hjälp av avancerade filtrerings- och analysverktyg kan juristerna fokusera på det som är viktigt - och utesluta irrelevant eller sekretessbelagt innehåll. Den här tidiga bedömningen av ärendet hjälper teamen att förstå vad de har att göra med från början, vilket leder till smartare strategier och mer exakt budgetering.

Avancerad analys och granskning

OpenText eDiscovery förenklar och stärker också dokumentgranskning och analys genom avancerad analys, maskininlärning och OpenText eDiscovery Aviator GenAI-funktioner.

Juridiska team kan välja mellan flera olika arbetsflöden för teknikassisterad granskning (TAR) för att prioritera dokument baserat på relevans - vilket påskyndar granskningen, förbättrar noggrannheten och minskar kostnaderna.

Visuella analyser hjälper granskarna att snabbt upptäcka mönster och relationer i stora datamängder, medan inbyggda verktyg för kvalitetskontroll säkerställer enhetlighet mellan granskningsteamen.

Plattformen stöder också inbyggd granskning av ljud- och videofiler, vilket gör det möjligt för användare att söka, visa, analysera och redigera multimediefiler och utskrifter - utan att någonsin lämna plattformens gränssnitt.

När det är dags att producera dokument, OpenText gör det enkelt att skapa rättssäkra leveranser i olika format. Plattformen stöder anpassningsbar Bates-numrering, konfidentialitetsmärkning, automatisering av privilegieloggar och skapande av laddningsfiler för alla större granskningsverktyg - vilket säkerställer efterlevnad av domstolens standarder.

Utforska OpenText eDiscovery och juridiska lösningar