Vad är dokumentgranskning?

Dokumentgranskning är en viktig fas i eDiscovery-processen och innebär att insamlade dokument granskas för att avgöra om de är relevanta för frågor i ett rättsligt ärende och/eller en begäran från myndigheter, och om de är sekretessbelagda.

Handlingar som kan besvaras och som inte är sekretessbelagda produceras sedan i digitalt format för motparter eller tillsynsmyndigheter. Traditionell manuell granskningsmetodik innebär stora team av dokumentgranskande jurister.

På grund av den exponentiella ökningen av volymen digital data genomförs de flesta dokumentgranskningar idag digitalt, med hjälp av eDiscovery-plattformar för att effektivisera det som en gång var en arbetsintensiv manuell uppgift. Modern AI, inklusive teknikassisterad granskning (TAR) och generativ AI-granskning (GenAI), är nu integrerad i ledande eDiscovery-plattformar för att automatisera granskningsprocessen och minimera behovet av manuell granskning av dokument som inte svarar.

Varför är dokumentgranskning viktigt?

En grundlig dokumentgranskning gör det möjligt för advokater att hitta viktig bevisning, formulera sin juridiska strategi och fullgöra skyldigheter i samband med bevisupptagning och sekretess. Det minskar risken för att man missar viktiga dokument eller oavsiktligt avslöjar känslig eller sekretessbelagd information - misstag som kan få juridiska och ekonomiska konsekvenser. Genom att filtrera bort irrelevanta eller obetydliga uppgifter bidrar granskningsprocessen dessutom till att effektivisera rättstvister och gör det möjligt för juridiska team att koncentrera sig på de mest betydelsefulla fakta. I komplexa ärenden kan en effektiv dokumentgranskning vara en avgörande faktor för utgången genom att identifiera nyckelvittnen, stärka juridiska argument eller undvika potentiella risker innan de uppstår.

Hur fungerar dokumentgranskning?

En typisk dokumentgranskningsprocess omfattar:

• Insamling och bearbetning: Dokument samlas in från e-postservrar, molnapplikationer, filsystem eller mobila enheter och konverteras sedan till ett sökbart format.
• Tidig fallbedömning (ECA) / tidig databedömning: Teamen analyserar datasetets storlek, omfattning och rikedom för att planera strategi och tidsramar. Avancerade ECA-verktyg hjälper juristerna att gallra i datasetet för att eliminera uppenbart irrelevanta uppgifter.
• Granskning och taggning: Jurister granskar och kategoriserar dokument med avseende på relevans, sekretess, konfidentialitet och andra frågor.
• Kvalitetskontroll: Prover kontrolleras för att säkerställa att de är korrekta och konsekventa innan dokumenten lämnas ut till motpart eller tillsynsmyndigheter.

Vad är hanterad dokumentgranskning?

Managed Document Review (MDR) är en professionell tjänst som kombinerar expertgranskare och eDiscovery-teknik för att granska stora mängder dokument, vanligtvis elektroniska, för rättstvister, utredningar eller regelefterlevnad. Den ersätter kostsamma, inkonsekventa interna granskningar med skalbara arbetsflöden, vilket förbättrar noggrannheten, sänker kostnaderna och förkortar tidsfristerna, vilket gör den till en viktig lösning för moderna juridiska team som står inför växande datavolymer och behöver stöd för att navigera i denna tidskrävande process.

Sammanfattningsvis är managed document review en modern, outsourcad lösning som kombinerar juridisk expertis, teknik och beprövade hanteringsstrategier för att leverera korrekt, snabb och kostnadseffektiv dokumentgranskning för juridiska ärenden.

Hur fungerar hanterad dokumentgranskning?

Dokumentgranskning är en strukturerad process som involverar dedikerade team av kvalificerade jurister, under överinseende av erfarna projektledare, som följer beprövade arbetsflöden och rutiner för kvalitetskontroll. Dessa arbetsflöden är utformade för att minska antalet fel, förbättra konsekvensen, öka försvarbarheten och sänka de totala kostnaderna jämfört med traditionella ad hoc-granskningar.

Processen bygger i hög grad på avancerad teknik - t.ex. eDiscovery-plattformar, maskininlärning och GenAI - för att gallra, sortera, filtrera och koda dokument mer effektivt än manuell granskning.

Ett granskningsteam, som vanligtvis består av advokater och jurister, analyserar inom specialiserade dokumentgranskningsplattformar. Ledande eDiscovery-lösningar stöder storskalig granskning och innehåller ofta funktioner som t.ex:

• Inbyggd dataanalys och automatiserade filter för att snabbt sortera och identifiera relevanta dokument.
• Begreppsanalys för att gruppera dokument efter kontextuell betydelse.
• Sentimentanalys och entitetsidentifiering för snabb insikt.
• Visuell analys för snabb förståelse av metadata, begrepp och kommunikationsmönster.
• Prediktiva filter och sökningar för att snabbt hitta liknande dokument.
• TAR- och GenAI-arbetsflöden för att prioritera troliga responsiva dokument tidigt i processen.
• Integrerade verifieringskedjor, instrumentpaneler och arbetsflödeshantering för transparens och effektivitet.

Projektledare övervakar den dagliga verksamheten och samarbetar med externa jurister för att anpassa granskningsstrategin till de juridiska målen. De ser till att framstegen följs upp, att resurserna optimeras och att granskningsbesluten är förenliga med ärendets mål.

En hörnsten i denna process är en robust kvalitetskontroll (QC). Från dag ett implementerar teamen strukturerade QC-åtgärder som t.ex:

• Dagliga granskningsrapporter och beslutsloggar.
• Systematisk provtagning och validering.
• Löpande kalibrering bland granskarna.

När dessa kontroller utförs på ett effektivt sätt minskar de felen, snabbar upp tidslinjerna och ger juristteamen större förtroende för att den slutliga produktionen är korrekt och försvarbar.

Vilka är fördelarna med hanterad dokumentgranskning för juridiska team på företag?

Hanterad dokumentgranskning ger företagens juridiska avdelningar strategiska fördelar som sträcker sig långt utöver kostnadsbesparingar.

1. Förutsägbara kostnader och budgetkontroll
   Till skillnad från traditionella dokumentgranskningsprocesser som faktureras per timme, arbetar tjänster för dokumentgranskning ofta enligt en modell med fasta avgifter. Detta ger juristteamen insyn i prissättningen, vilket möjliggör korrekt budgetering av kostnader för rättstvister och utredningar samtidigt som risken för oväntade överskridanden från stora granskningsteam minskar.
2. Effektivitet genom teknikdriven granskning
   Teknikassisterad granskning (TAR) som drivs av kontinuerligt aktivt lärande (CAL) bidrar till att minska volymen dokument som kräver mänsklig granskning. Till skillnad från traditionella sökordssökningar, som kan ge upphov till stora mängder dokument, prioriterar CAL de mest relevanta objekten - vilket effektiviserar processen utan att göra avkall på noggrannheten. Resultatet blir snabbare tidslinjer, lägre granskningskostnader och mindre belastning på interna resurser. Genom outsourcing kan juristerna också undvika att anställa ny personal, vilket gör att kostnaderna blir lägre för företagens juridiska avdelningar.
3. Högre precision och minskad risk
   En hanterad granskningsprocess inför starkare kvalitetskontroller genom automatiserade kontroller och riktade urval, vilket säkerställer en högre nivå av kvalitetssäkring. Detta leder till mer konsekventa privilegiebeteckningar, färre misstag och större övergripande noggrannhet. Det minskar också risken för oavsiktligt avslöjande, stöder fallstrategin och säkerställer försvarbara och repeterbara resultat.
4. Skalbarhet
   Managed Review kan hantera alla typer av dokumentvolymer och komplexa juridiska frågor, vilket gör det till ett förstahandsalternativ för moderna rättstvister och efterlevnadsbehov.
5. Expertteam för juridisk granskning
   Specialiserade granskare bidrar med djup domänkunskap och fokuserad expertis. Detta säkerställer en konsekvent identifiering av viktiga dokument, särskilt de som är kritiska i tvister och utredningar med höga insatser.

När bör organisationer överväga hanterad dokumentgranskning?

Organisationer bör överväga hanterad dokumentgranskning när de står inför storskaliga eller komplexa projekt, till exempel rättstvister med stora volymer, utredningar av myndigheter och regleringar, stämningar från tredje part, interna utredningar eller due diligence-bedömningar.

Stora datavolymer, korta deadlines och begränsade budgetar kan överväldiga även erfarna team. Managed Review är utformad för just dessa scenarier och erbjuder den omfattning, noggrannhet och förutsägbarhet som traditionella metoder inte kan erbjuda.

Dokumentgranskning av stora volymer
Hanterad dokumentgranskning blir avgörande när man hanterar storskaliga datamängder. Skalbarheten och effektiviteten hos specialiserade granskningsleverantörer gör det möjligt för teamen att hantera dessa volymer utan att ge avkall på kvaliteten eller förlänga tidsfristerna.

Begränsad intern kapacitet
Om juristteamen är överbelastade eller saknar specialiserad expertis inom dokumentgranskning kan det vara bra att överväga en hanterad granskningsprocess för eDiscovery. På så sätt kan de säkerställa att deras interna resurser fokuseras på kärnstrategin eller juridiska aktiviteter med högre värde. När organisationer vill minska kostnaderna för att anställa, utbilda och hantera stora granskningsteam för kortsiktiga eller varierande projekt

Snäva deadlines och aggressiva produktionsscheman
När domstolar eller myndigheter har strikta tidsramar behöver organisationerna en effektiv och snabb dokumentgranskning för att undvika kostsamma förseningar och juridiska risker. Managed review-team löser detta genom att leverera snabbhet genom optimerade arbetsflöden och AI-förbättrad prioritering. Deras infrastruktur är byggd för snabb genomgång utan att kompromissa med noggrannheten.

Budgetkänsliga juridiska frågor
Under kostnadspress erbjuder managed review förutsägbarhet i prissättningen. Modeller med fasta arvoden kan hjälpa juridiska team att kontrollera utgifterna för externa rådgivare och eliminera osäkerheten med timdebitering.

Vilken teknik används vid dokumentgranskning?

Ledande eDiscovery-plattformar hjälper till att stödja insamling, bearbetning, sökning och kodning av stora dokument under hela den hanterade granskningsprocessen.

Kärnan i den hanterade dokumentgranskningen är teknikassisterad granskning (TAR) som drivs av kontinuerligt aktivt lärande (CAL), prediktiv kodning och avancerad analys. Denna funktion hjälper advokater att snabbt prioritera, klassificera och gallra stora datamängder, vilket minskar antalet dokument som de behöver granska manuellt.

Moderna granskningsplattformar använder dessa tekniker för att automatisera identifieringen av potentiellt relevanta, privilegierade och känsliga uppgifter. Många använder avancerade analysfunktioner, till exempel begreppsklustring, e-posttrådar, upptäckt av nästan dubbletter och sökverktyg, för att minska redundans och effektivisera arbetet. Robusta kodningsgränssnitt stöder responsivitet, privilegier och sekretessmärkning - samtidigt som revisionsspår och kvalitetskontroller spårar varje beslut.

Eftersom fjärrgranskning nu är normen är säkerhet inte förhandlingsbart. Säker infrastruktur för virtuella skrivbord säkerställer att känsliga klientdata aldrig lämnar skyddade miljöer, medan åtkomstkontroller, revisionsloggning och verktyg för att förhindra dataförlust upprätthåller sekretessen under hela granskningsprocessen. Dessa säkerhetsåtgärder gör det möjligt för organisationer att genomföra granskningar på distans och samtidigt uppfylla stränga krav på dataskydd och kundsekretess.

I huvudsak utnyttjar hanterad dokumentgranskning en kombination av specialbyggd eDiscovery-programvara, AI och säker infrastruktur för att leverera snabba, korrekta och försvarbara dokumentgranskningsprocesser för komplexa juridiska och regulatoriska frågor.

Hur OpenText™ programvara och lösningar förbättrar hanterad dokumentgranskning

OpenText™ Managed Document Review sammanför avancerad teknik, globala granskningsteam och djup juridisk expertis för att leverera effektiv, korrekt och säker hanterad dokumentgranskning i skala.

OpenText™ hanterat granskningsteam använder våra egenutvecklade teknikassisterade granskningsfunktioner (TAR), med kontinuerliga maskin- och kontinuerliga aktiva inlärningsprotokoll, utformade för att avsevärt förbättra granskningseffektiviteten och noggrannheten jämfört med tidigare iterationer. Det möjliggör dynamisk, iterativ träning av AI-modellen i takt med att granskningen fortskrider, vilket ger en fokuserad och snabbare identifiering av relevanta dokument.

Resultatet blir högre precision, mindre omarbete och snabbare produktionstid. OpenText's TAR-teknik kan ibland minska den totala kostnaden för granskning med upp till 80 procent eller mer samtidigt som den skalas effektivt över olika typer och storlekar av projekt.

Våra granskningsteam - som består av utbildade jurister och tekniker - arbetar inom säkra, specialbyggda plattformar som stöder en genomgående granskning. Kunderna kan dra nytta av:

• Flexibel prissättning som kan inkludera fasta avgifter med förutsägbara kostnader och budgetkontroll, men all prissättning anpassas till varje kunds specifika behov, inklusive volym, komplexitet och support på servicenivå.
• Granskningsteam som uppmuntras att visa kraften i OpenText™ teknik genom att granska det minsta antalet dokument som behövs, snarare än att blåsa upp antalet dokument som granskas för att maximera intäkterna.
• Säker infrastruktur med virtuella skrivbord, granskningsloggning och kontroll av dataåtkomst.
• Global leverans i Nordamerika, Storbritannien och EU.
• Automatiserad kvalitetskontroll för att säkerställa konsekvens och minska valideringsgraden för externa jurister.

Vår granskningsprocess stöds av kontinuerlig resultatövervakning och anpassning till den juridiska strategin, vilket förbättrar konsekvensen och stödjer försvarbara resultat.

Dokumentgranskning är inte längre något man bara gör. Det är en strategisk funktion som kan påverka resultat, tidsramar och budgetar. OpenText ger juridiska avdelningar verktyg och stöd för att hantera recensioner mer intelligent - vilket minskar kostnaderna, förbättrar kvaliteten och hjälper till att säkerställa efterlevnad i varje steg.

Hur är OpenText utnyttja generativ AI i den hanterade granskningsprocessen?

OpenText fortsätter att introducera nästa generations AI-drivna teknik i granskningsprocessen. Våra hanterade granskningsexperter utnyttjar också vår OpenText™ eDiscovery Aviator™ -teknik för att påskynda dokumentgranskning med GenAI. Dessa funktioner utökar expertstödet för granskning och förbättrar arbetsflödena i TAR för att ge snabbare granskningar och större kostnadssäkerhet.

Genom att tillämpa GenAI på dokumentgranskning, särskilt när det gäller förstahandsgranskning av stora volymer, kan juridiska avdelningar förändra sitt arbetssätt och minska granskningstiden med upp till 80%, öka konsekvensen, avsevärt förbättra effektiviteten och förbättra budgetförutsägbarheten.

Medan många leverantörer erbjuder bitar av pusslet, OpenText levererar en helt integrerad GenAI-första hanterad granskningstjänst - omfattande teknik, process och människor för att stödja processen. Vi kombinerar vår egen avancerade, patentskyddade teknik med vår expertis.

Våra granskningsteam består av AI-tekniker, jurister och ärendehandläggare som dagligen samarbetar med företags juridiska avdelningar och advokatbyråer. Med djup erfarenhet av olika typer av tvister förstår de både de tekniska och juridiska aspekterna av dokumentgranskning och säkerställer att GenAI tillämpas på ett effektivt och försvarbart sätt.