Vad är ett "litigation hold"?
Översikt
Litigation hold, även känt som "legal hold", innebär en juridisk skyldighet att bevara potentiellt relevanta uppgifter och är den process genom vilken företag instruerar sina anställda att bevara specifika uppgifter samt vidtar åtgärder för att upphäva normala policyer för bevarande och förstöring av dokument i samband med förväntade eller pågående rättstvister, myndighetsutredningar eller andra rättsliga förfaranden.
Läs vidare för att lära dig mer om processerna för "litigation hold" och "legal hold" och hur du kan använda programvaran för "legal hold" för att optimera aktiviteterna och minska riskerna.
Tvister håller
Är det någon skillnad mellan en "litigation hold" och en "legal hold"?
Termerna "litigation hold" och "legal hold" används i allmänhet synonymt. Legal hold är en bredare term som omfattar skyldigheten att bevara potentiellt relevanta dokument och data när det finns en rimlig förväntan om rättstvister, myndighetsutredningar eller andra rättsliga förfaranden.
Detta kan utlösas av olika juridiska frågor utöver rättstvister, inklusive utredningar, förfrågningar från myndigheter och revisioner. Litigation hold är mer specifikt eftersom det hänvisar till den bevarandeskyldighet som uppstår när en rättstvist rimligen kan förväntas, är pågående eller aktiv. Det är i huvudsak en delmängd av juridisk hållning som gäller för civilrättsliga förfaranden med målet att förhindra bevisförstöring och säkerställa bevarande för upptäckt.
Varför är det nödvändigt att avvakta en rättstvist?
Skyldigheter att hålla kvar bevis i samband med tvister är viktiga när tvister förväntas eller pågår, för att säkerställa att bevismaterial förblir tillgängligt och försvarbart i domstol - och för att förhindra att bevismaterial förstörs eller manipuleras. Genom att implementera en "litigation hold" får organisationer större säkerhet för att kritiska åtgärder vidtas för att säkerställa att bevis förblir oförändrade och tillgängliga för granskning. Genom att processen för "litigation hold" är försvarbar kan man verifiera att data har hanterats på rätt sätt och att bevarandeskyldigheterna har följts.
När uppstår en avvaktan i en rättstvist?
En "litigation hold" utlöses när en rättstvist rimligen kan förutses eller när parterna får kännedom om potentiella krav eller hot om rättsliga åtgärder. I ett vidare perspektiv initieras ofta rättsliga åtgärder för interna utredningar, regulatoriska förfaranden eller andra klagomål där bevis behöver bevaras.
Vilka är riskerna med att inte följa ett förbud i en rättstvist?
Att inte genomföra en korrekt processhållning kan få allvarliga konsekvenser. Att inte följa ett föreläggande kan leda till anklagelser om avsiktlig förstörelse av relevant bevisning. Domstolar kan utdöma påföljder för undanröjande av bevis (förstörelse eller ändring av bevis), vilket kan innefatta instruktioner om negativa slutsatser till juryn, böter eller till och med, i allvarliga fall, tredskodomar. Korrekt hantering av processen för legal hold minskar riskerna för bristande efterlevnad och säkerställer integriteten i datahanteringen.
Vem utfärdar ett "litigation hold"?
Ett "litigation hold notice" utfärdas vanligtvis av den interna juridiska avdelningen men kan också komma från IT, HR, compliance eller andra team. Meddelandet är ett formellt dokument som informerar om skyldigheten att bevara potentiellt relevant bevisning som rör ett mål eller ärende.
Vem får ett uppehåll i tvisten?
Ett "litigation hold notice" utfärdas vanligtvis till vårdnadshavare - personer som ansvarar för underhåll och förvaring av dokument. Förvaltare kan vara anställda, chefer, IT-personal, arkivansvariga eller andra personer med kontroll över eller tillgång till informationen. I vissa fall kan "litigation hold notices" även utfärdas till tredje part som har tillgång till relevanta uppgifter eller register, t.ex. externa leverantörer, tjänsteleverantörer eller tidigare anställda som fortfarande kan ha tillgång till relevant information. Dessa tredje parter förväntas på samma sätt följa direktiven om att avvakta med tvister.
Kan lagstadgade spärrar utfärdas utan att förmyndare underrättas?
I vissa scenarier, som är särskilt vanliga i utredningar, kan IT-avdelningen instrueras att genomföra en "tyst" juridisk spärr på en vårdnadshavares data (utan dennes vetskap) när det finns en oro för att en underrättelse faktiskt kan leda till att bevis förstörs. Dessa åtgärder kan vara nödvändiga för att stödja de inledande faserna av känsliga ärenden - t.ex. bedrägeriutredningar, myndighetsutredningar eller anklagelser från visselblåsare - där det finns ett behov av att skydda data innan förvararna blir medvetna om en utredning, för att minska risken för avsiktlig eller oavsiktlig förstörelse av bevis.
Vad står det i ett meddelande om avvaktan på rättegång?
Meddelandet om spärr i tvister fungerar som ett juridiskt bindande direktiv, och förvaringsinstitut som tar emot det är skyldiga att följa instruktionerna. Meddelandet kommer sannolikt att innehålla en redogörelse för ärendet och behovet av att bevara potentiellt relevanta uppgifter med specifika instruktioner om vilken typ av uppgifter som kan behöva bevaras samt andra instruktioner till förvaringsinstituten. Relevanta data omfattar alla typer av relevant information, t.ex. dokument, e-postmeddelanden och elektroniskt lagrat innehåll som är kopplat till ärendet.
Vilka är de viktigaste stegen i legal hold-processen?
Processen för legal hold omfattar en rad steg för att upprätthålla efterlevnaden. Genom att förstå dessa komponenter kan organisationer utveckla robusta rutiner som uppfyller lagkraven och samtidigt minimerar störningarna i affärsverksamheten. Denna bevarandeskyldighet fortsätter tills ärendet har lösts genom förlikning, dom eller när alla överklaganden är uttömda.
Identifiera vårdnadshavare och bedöma omfattningen
Det första steget för alla juridiska team som står inför hot om rättstvister eller andra bevarandeutlösande faktorer är att identifiera vårdnadshavarna - nyckelpersonerna med åtkomst till och kontroll över data - som har en bevarandeförpliktelse. Grunden för en framgångsrik legal hold är att identifiera vårdnadshavare och datakällor.
Meddela vårdnadshavare
När datavärdarna och relevanta datatyper har fastställts kommer det juridiska teamet att utfärda ett meddelande till datavärdarna. Dessa meddelanden informerar dessa personer om deras skyldighet att bevara och kommer att åtföljas av specifika instruktioner om att inte radera, ändra eller modifiera uppgifter som de innehar. I dessa anges också vad som ska sparas. Förvaringsinstituten bör bekräfta att de har mottagit meddelandet och bekräfta att de förstår och kommer att fullgöra sina skyldigheter.
Intervjua vårdnadshavare
Förvaltare intervjuas ofta eller fyller i uppföljande frågeformulär för att bekräfta och granska var potentiellt relevanta uppgifter kan finnas. Dessa steg hjälper juridiska team att lära sig mer om vilka enheter de använder och var de vanligtvis sparar och lagrar data. Identifiering av ytterligare nyckelaktörer eller andra förmyndare kan framkomma genom denna process.
Bevarande och insamling av data
Det är mycket viktigt att vidta åtgärder för att bevara relevant information. Detta steg innebär att åtgärder vidtas för att skydda uppgifterna mot ändring, förlust eller förstörelse. I vissa fall kan data bevaras på plats, och i andra fall vidtas åtgärder för att samla in data på ett rättsmedicinskt korrekt sätt.
Upphävande av lagringspolicyer
Organisationer bör också tillfälligt upphäva rutinmässiga datahanteringsmetoder som kan strida mot den rättsliga anhållan, till exempel radering av data, arkivering, dokumentförstöring eller återvinningspolicyer. I det här fallet arbetar IT-avdelningen och andra avdelningsledare, t.ex. arkivansvariga, för att säkerställa att potentiellt relevanta data inte förstörs av misstag.
Övervaka och dokumentera rättsliga skyldigheter
Juridiska team måste regelbundet övervaka och kontinuerligt spåra efterlevnaden av juridiska skyldigheter. Som en del av denna process distribueras regelbundna påminnelser till vårdnadshavarna, så att de vet vilka uppgifter som fortfarande är föremål för spärr och för att säkerställa att uppgifterna förblir oförändrade, ignorerade eller förstörda. Löpande övervakning hjälper till att hantera problem snabbt och säkerställer att nödvändig information förblir skyddad.
Upphäv spärren för tvister
När ärendet eller målet är avslutat hävs spärren för tvisten. Detta gör att organisationen kan återuppta hanteringen av data i enlighet med företagets policy för lagring.
Vilka är några av de viktigaste utmaningarna i samband med legal hold management?
När de utförs manuellt är processerna för legal hold mycket ineffektiva och felbenägna och kan öka risken för att bevis undanröjs. Organisationer som förlitar sig på kalkylblad, e-post och manuell spårning har ofta problem med efterlevnaden. Manuell datainmatning blir alltmer utmanande att hantera och underhålla korrekt. Organisationer måste också kontinuerligt övervaka förändringar i anställningar, överföringar och avgångar och uppdatera register över tvister i enlighet med detta. Organisationer med hög personalomsättning eller komplexa organisationsstrukturer tycker att denna process är onödigt betungande och riskfylld.
Hur stöder Legal Hold-tekniken denna process?
Legal hold software automatiserar viktiga aspekter av arbetsflödet för legal hold. Det hjälper till att centralisera hanteringen av juridisk information så att teamen kan bli mer effektiva och minska beroendet av riskfyllda manuella processer - och omvandla tid som läggs på manuella, repetitiva uppgifter till produktivt arbete med högre värde. Legal Hold Software erbjuder fördelar jämfört med manuella processer, vilket ger effektivitet, riskreducering och förbättrad efterlevnad.Vilka är de viktigaste fördelarna med legal hold software?
Automatisering minskar tiden för att implementera lagstadgade krav
Med hjälp av Legal Hold Software kan juridiska team skapa och distribuera meddelanden om kvarstad till hundratals eller tusentals förvaringsinstitut med några få klick i stället för via enskilda e-postmeddelanden. Automatiserade påminnelser eliminerar behovet av manuell uppföljning med förvaltare som inte svarar, vilket gör att juristerna kan fokusera på aktiviteter med högre värde. Legal Hold-verktyg spårar bekräftelser och enkätsvar, vilket ger realtidsöversikt över efterlevnadsstatus utan manuell datainmatning.
Integration med andra system minskar riskerna
Integrering med HR-system möjliggör automatisk avisering när vårdnadshavare byter roll eller lämnar organisationen, vilket säkerställer att bevarandeuppgifterna överförs på lämpligt sätt. Fullständiga verifieringskedjor dokumenterar alla bevarandeaktiviteter, vilket ger försvarbara bevis på efterlevnad som kan hjälpa organisationer att undvika sanktioner.
Förbättrat samarbete mellan avdelningsövergripande team
Juridik- och IT-team kan få tillgång till en enhetlig plattform som visar aktuell status för innehav, förvaringsinstituts efterlevnad och bevarandeaktiviteter. Denna synlighet eliminerar informationssilos och underlättar samordnade åtgärder när utmaningar uppstår i samband med bevarande. Den centraliserade rapporteringen gör det också möjligt för juridiska team att snabbt svara på förfrågningar från domstolar om bevarandet av bevis, vilket visar på en systematisk och försvarbar strategi för bevisbevarande.
Förbättrad upplevelse för depåförvaltare för att öka efterlevnaden
Användarvänliga gränssnitt gör det enkelt för förvaringsinstitut att bekräfta innehav, fylla i frågeformulär och förstå sina bevarandeskyldigheter. Förenklade processer minskar motståndet och ger snabbare svar, medan automatiska påminnelser säkerställer att skyldigheterna hålls i minnet utan att det krävs ständiga ingripanden från juristerna.
Varför är "litigation hold" viktigt i eDiscovery?
Litigation hold är ett viktigt steg i eDiscovery-processen eftersom det, om det genomförs på rätt sätt, säkerställer att relevanta data bevaras och inte går förlorade eller raderas när en rättstvist förväntas.
Detta steg säkerställer att viktig information kommer att finnas tillgänglig för insamling, granskning och produktion senare i eDiscovery-processen.
Dessutom kan all information som samlas in under intervjuer och frågeformulär med vårdnadshavare ge ytterligare insikt i och insyn i andra viktiga vittnen eller andra datakällor som kan användas för tidig bedömning av ärendet utöver bevarande och insamling. Granskningsstrategier kan formuleras med förvissning om att data inte saknas, och detta ger större tilltro till effektiviteten i analyser som tillämpas mot den datakorpus som granskas i eDiscovery-lösningar.
Hur stöder OpenText Core Legal Hold våra kunder?
OpenText™ Core Legal Hold är en billig, molnbaserad legal hold-programvara som centraliserar och automatiserar processen för rättstvister med hjälp av beprövade och anpassningsbara expertarbetsflöden för varje steg i processen. Den integreras med andra företagssystem för att effektivt utföra arbetsflöden som ger korrekta och försvarbara resultat - till en bråkdel av kostnaden för konkurrenternas programvaror för legal hold.
Viktiga fördelar
- Enkel implementering: börja dra nytta av fördelarna på några veckor, inte månader, genom att distribuera i ett SaaS-moln med flera hyresgäster.
- Integreras sömlöst med gemensamma system för sömlös informationsöverföring. Skapa ett tillförlitligt, exakt och automatiserat arbetsflöde för hantering av förmyndarprofiler och förändrad hantering av personalförändringar.
- Uppnå kostnadssäkerhet och lägre TCO. Utnyttja abonnemang med fasta avgifter och minska beroendet av IT-resurser för att hantera programvaran Legal Hold på ett prisvärt sätt.
