정보 거버넌스는 정보의 혼란에 질서를 가져다줍니다. 정책과 모범 사례를 설정하고 데이터를 생성, 사용, 저장, 삭제하는 방법을 자동화하는 것이 핵심입니다. 데이터 수명 주기 관리, 데이터 거버넌스, AI 거버넌스와 같은 스마트한 관행을 포괄하는 정보 거버넌스는 목표 달성을 위해 정보를 효율적으로 사용하도록 보장합니다. 데이터를 추적하여 조직이 규정을 준수하고 보안을 유지하며 경쟁에서 앞서 나갈 수 있도록 지원하는 로드맵이라고 생각하면 됩니다.

정보 거버넌스

정보 거버넌스는 정보를 전략적 자산으로 인식하는 것뿐만 아니라 조직이 높은 수준의 조정과 감독을 받을 수 있도록 권한을 부여하는 것입니다. 이러한 권한 부여를 통해 전사적으로 정보의 책임성, 무결성, 보존 및 보호를 보장합니다. 체계적인 접근 방식으로서, 사일로와 파편화를 제거하고 정보 관리에 필요한 기술과 리소스의 적절하고 효율적이며 안전한 사용을 개선하여 업무를 총체적으로 처리하는 것을 목표로 합니다.

정보 거버넌스 프로그램의 이점은 무엇인가요?

정보 거버넌스 프로그램은 조직에 많은 중요한 이점을 가져다 줍니다. 대부분의 경우 정보 거버넌스는 법률, 규정 및 업계 모범 사례에 의해 규정되어 있습니다. 강력한 규제 의무가 없더라도 정보 거버넌스는 정보 관리 시스템의 질서 있는 운영을 위해 여전히 필수적입니다.

일관성 및 무결성: 문서화되고 일관된 정보 관리 정책과 절차를 통해 조직은 데이터를 보다 정확하고 완전하며 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
보안 및 위험 관리 강화: 최신 사이버 보안 표준 및 모범 사례를 사용하여 민감한 독점 정보 및 개인 정보를 무단 액세스로부터 보호해야 합니다.
규정 준수: 대부분의 조직에는 정보 보존, 보안, 개인정보 보호, 접근성 및 감사에 대한 법적 및 업계별 요구 사항이 있습니다.
효율성 향상: 찾기 쉽고 사용하기 쉬운 잘 정리된 정보로 시간과 리소스를 절약하여 업무 프로세스를 더욱 능률적이고 편리하게 만들어 줍니다.
의사 결정 지원: 리더는 더욱 신뢰할 수 있고 액세스 가능한 데이터를 통해 더 많은 정보를 바탕으로 전략적 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
비용 절감: 조직은 중복되거나 쓸모없는 데이터를 제거하고 프로세스를 간소화하여 스토리지 및 관리 비용을 절감할 수 있습니다.
협업 개선: 정보 공유에 대한 명확한 정책을 통해 부서와 외부 파트너 간의 협력이 원활하게 이루어질 수 있습니다.
평판 향상: 책임감 있는 정보 관리를 입증하면 이해관계자의 신뢰와 조직의 신뢰도를 높일 수 있습니다.
중요한 정보 보존: 적절한 거버넌스를 통해 중요한 기록 및 운영 데이터가 시간이 지나도 보존되고 액세스할 수 있습니다.
디지털 트랜스포메이션 촉진: 견고한 정보 거버넌스 프레임워크는 새로운 기술과 데이터 기반 이니셔티브를 채택할 수 있는 기반을 제공합니다.

정보 거버넌스는 자동화에 의존합니다

현대에는 규모가 크지 않은 조직도 테라바이트, 심지어 페타바이트 단위의 정보를 보유하고 있습니다. 높은 수준의 자동화와 정보 관리 시스템과 거버넌스 기능 간의 강력한 관계 없이는 정보 거버넌스를 달성하는 것은 비현실적입니다. 모든 유형의 정보 관리 시스템에는 항상 일부 거버넌스 기능이 포함되어 있습니다.

정보 거버넌스 자동화의 몇 가지 예는 다음과 같습니다:

콘텐츠 및 기록 관리 시스템에는 종종 고도의 정보 거버넌스 제어 및 자동화가 포함되어 있으며, 보조 시스템은 정보 거버넌스 프로그램에 통합되거나 강화되는 경우가 많습니다.
지능형 문서 처리는 대량의 정보를 캡처, 라벨링, 처리 및 저장하는 작업을 자동화하여 수백만 페이지에 달하는 하드 카피, 양식, 팩스, 의료 양식 등을 안전하고 액세스 가능한 정보 관리 시스템으로 전사하는 지루한 수고를 덜어줍니다.
콘텐츠 분석 및 위험 완화 소프트웨어는 대량의 기존 및 수신 정보에서 민감한 정보, 개인 식별 정보, 상태 정보 및 기타 위험 마커를 스캔하여 콘텐츠 관리 시스템에서 검토, 보안, 적절한 라벨링 및 보호가 필요한 콘텐츠를 식별할 수 있습니다.
아카이빙 및 스토리지 관리 소프트웨어는 데이터와 콘텐츠를 보다 간편하고 경제적인 스토리지 플랫폼으로 옮기면서 효과적으로 보존하고 필요한 경우 액세스할 수 있도록 유지하여 장기 보관에 드는 비용을 절감할 수 있습니다.
이디스커버리 및 초기 사례 평가 시스템은 조사 및 법무 팀이 법적 소송, FOIA 요청 및 위험 평가를 위해 대량의 콘텐츠를 격리하고 검토하는 데 도움이 됩니다. 이러한 시스템은 AI, 검색 및 워크플로우를 사용하여 증거개시 요청, 법적 보류 및 문서 검토가 필요한 기타 중요한 프로세스를 준수하는 데 귀중한 도움을 제공합니다.

정보 거버넌스 프레임워크란 무엇인가요?

정보 기술 거버넌스 프레임워크의 목적은 비즈니스, 법률 및 규제 맥락에서 정보 관리에 대한 조직의 접근 방식을 확립하는 것입니다. 효과적인 프레임워크는 다음 영역을 다룹니다.

범위 및 헌장

정보 거버넌스 프로그램의 범위를 설정합니다. 정보의 생성, 공유, 저장 및 폐기에 적용되는 절차를 설정합니다. 기업의 법적 및 규제 의무에 영향을 미치는 모든 정보 및 관련 시스템의 관리를 정의합니다.

역할과 책임

정보 거버넌스의 주요 역할과 책임을 정의하세요. 여기에는 정보 거버넌스 위원회, 정보 거버넌스 팀, 정보 위험 관리 팀, 정보 자산 관리 팀, 기록 관리 팀, 비즈니스 라인 관리자 및 직원이 포함됩니다.

정보 정책 및 절차

정보 거버넌스에는 여러 가지 정책과 절차가 포함되어 있습니다. 프레임워크에는 정보 보안 정책, 보존 정책, 폐기 정책, 보관 정책, 개인정보 보호 정책, ICT 정책, 원격 근무 정책, 정보 공유 정책 등 정보 거버넌스에 영향을 미치는 정책이 명시적으로 열거되어 있어야 합니다. 그런 다음 정보 절차는 규정된 각 정책에 따라 조직과 직원이 정보와 상호 작용하는 방식을 결정하고 정의합니다.

타사

일부 기업 정보는 제3자에 의해 생성 및 저장됩니다. 이 프레임워크는 조직이 파트너, 공급업체 및 이해관계자와 정보를 관리하는 방법을 설정합니다. 정보 거버넌스가 계약 의무 및 공급업체 관계에 미치는 영향을 정의합니다. 제3자가 정보 거버넌스 목표에 부합하는지 확인하기 위해 평가할 지표를 설정하세요.

비즈니스, 연속성, 재해 복구 및 비상 사태

이 프레임워크는 정보 손실 보고, 정보 침해 보고, 사고 관리, 사고 에스컬레이션, 재해 복구 및 비즈니스 연속성을 위한 프로세스를 명시해야 합니다.

감사 및 검토

정보 액세스, 정보 사용, 규정 준수, 정보 보안, 인프라 성능 및 스토리지 성능을 지속적으로 모니터링합니다. 정기적인 위험 평가, 감사 및 검토를 수행합니다.

강력한 제너레이티브 AI 전략은 정보 거버넌스에서 시작됩니다.

정보 검색과 정보 기반 생산성을 가속화하기 위한 생성형 AI(GenAI) 도구의 도입으로 정보 관리가 빠르게 진화하고 있습니다. 조직 내에서 성공적인 GenAI 사용 사례와 발전을 보장하려면 프로젝트 계획 및 거버넌스 정책 결정에 있어 다음 6가지 모범 사례를 고려하여 AI의 신뢰성과 유용성을 개선하세요:

신뢰할 수 있는 콘텐츠를 큐레이션하세요. GenAI는 사용 가능한 정보만큼만 좋은 성능을 발휘합니다. 의도적으로 선별된 큐레이션 콘텐츠는 빠른 성과를 낼 수 있습니다. 수요가 많은 명시적으로 승인된 콘텐츠로 AI 파일럿 프로젝트를 시작하세요. 완성된 계약서, RFP, 자주 묻는 질문, 특허 라이브러리, SOP, 규정 콘텐츠 등이 그 예입니다.
콘텐츠 확산을 제어합니다. 콘텐츠 확산은 이메일, 채팅 메시지 및 OneDrive에 있는 문서의 편의상 복사본과 버려진 편집된 버전을 말합니다. 이러한 유형의 콘텐츠는 단기적으로는 유용할 수 있지만 노이즈가 많기 때문에 AI의 응답을 더욱 잘못 유도하는 경향이 있습니다. 정보 관리 프로세스가 잘 관리되면 자연스레 생성형 AI가 생성하는 응답의 정확성과 관련성이 향상됩니다.
데이터에 레이블을 지정합니다. 보다 정확한 접지 데이터를 확보할 수 있을 때 AI 접지 프로세스가 더욱 효과적입니다. 잘 관리된 콘텐츠 서비스와 자동화된 프로세스를 통해 수집된 레이블이 지정된 데이터 또는 풍부하고 정확한 메타데이터를 제공하여 근거를 더 정확하게 파악하고 AI가 소스 자료를 더 잘 추론할 수 있도록 합니다.
더 나은 보안 제어 기능을 도입하세요. 상용 대규모 언어 모델은 프로세스와 보안이 필요한 항목을 자동으로 이해하지 못합니다. 액세스 권한이 있는 모든 것을 공개할 수 있습니다. 콘텐츠 저장소를 부지런히 보호하고 섀도 IT를 피하는 것은 필수입니다.
컨텍스트 제공. 컨텍스트가 중요합니다. 이상적으로는 사용자의 현재 업무 컨텍스트에서 AI 기반 컨텍스트를 추론하는 것이 좋습니다. 컨텍스트 창은 신규 고객, 프로젝트 파일, 인사 파일, 보험 청구와 같은 단일 비즈니스 거래에 초점을 맞추는 경우에 가장 유용합니다.
AI 거버넌스를 통합하세요. AI 거버넌스는 공공 및 조직의 정책, 법률, 위험 완화를 위해 빠르게 진화하는 주제입니다. 정보 거버넌스의 하위 범주인 AI 거버넌스의 원칙에는 투명성과 설명 가능성, 공정성과 비차별성, 개인정보 보호와 데이터 보호, 책임과 감독, 안전과 견고성 등이 있습니다.

GenAI는 특히 방대한 정보 저장소를 통해 사용성과 생산성을 크게 향상시킵니다. 이러한 6가지 필수 거버넌스 관행을 준수하면 제너레이티브 AI 시스템의 안전, 보안, 생산성을 훨씬 더 높일 수 있습니다.

정보 거버넌스 여정 시작하기

정보 거버넌스는 정보 역량을 갖춘 조직이 되기 위한 필수 관행입니다. 그러나 이는 건전한 관행에 따라, 규모에 맞게, 안전하게, 그리고 다른 프로세스 및 정보 시스템과 협력하여 관리되어야 합니다.

오늘날 거의 모든 대규모 조직이 데이터 중심이라고 주장합니다. 건전한 정보 거버넌스 전략을 구현하는 기업은 정보 가용성을 강화하고, 위험을 완화하며, 비용을 절감하고, 규정을 준수합니다.

OpenText 정보 거버넌스 솔루션은 조직이 위험을 완화하고 정보를 보호하여 규정 준수, 보안 및 생산성을 유지하는 동시에 최신 업무를 지원하는 지능형 정책 기반 자동화 및 통합 기능을 제공합니다.

당사의 솔루션에는 다음이 포함됩니다: