특히 조사에서 흔히 발생하는 특정 시나리오에서는 통지가 실제로 증거 인멸로 이어질 수 있다는 우려가 있는 경우 IT 부서에 관리자의 데이터에 대한 "침묵(" 법적 보류)을 시행하도록 지시할 수 있습니다(관리자가 모르게). 이러한 단계는 관리자가 조사 사실을 인지하기 전에 데이터를 보호해야 하는 사기 조사, 규제 문의, 내부 고발자 신고 등 민감한 사안의 초기 단계를 지원하여 고의 또는 부주의로 인한 증거 인멸 위험을 줄이기 위해 필요할 수 있습니다.

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개요

OpenText로 법적 보류 관리 간소화 및 위험 완화™ 핵심 법적 보류

'법적 보류'라고도 하는 소송 보류는 잠재적으로 관련성이 있는 데이터를 보존해야 하는 법적 의무를 지원하는 것으로, 회사가 직원들에게 특정 데이터를 보존하도록 지시하고 예상되거나 진행 중인 소송, 규제 조사 또는 기타 법적 절차와 관련된 일반적인 문서 보존 및 파기 정책을 중단하는 조치를 취하는 절차입니다.

소송 보류 및 법적 보류 프로세스에 대해 자세히 알아보고 법적 보류 소프트웨어를 사용하여 활동을 최적화하고 위험을 완화하는 방법을 알아보세요.

소송 보류

소송 보류와 법적 보류에는 어떤 차이가 있나요?

소송 보류와 법적 보류라는 용어는 일반적으로 같은 의미로 사용됩니다. 법적 보류는 소송, 규제 조사 또는 기타 법적 절차가 합리적으로 예상되는 경우 관련 가능성이 있는 문서와 데이터를 보존해야 하는 의무를 포괄하는 광범위한 용어입니다.

이는 소송뿐만 아니라 조사, 규제 요청, 감사 등 다양한 법적 문제에 의해 촉발될 수 있습니다. 소송 보류는 소송이 합리적으로 예상되거나 계류 중이거나 진행 중인 경우에 발생하는 보존 의무를 의미하므로 보다 구체적으로 설명합니다. 이는 본질적으로 민사 소송 절차에 적용되는 법적 보류의 하위 집합으로, 증거 훼손을 방지하고 증거 발견을 위한 보존을 보장하는 것을 목적으로 합니다.

소송 보류가 필요한 이유는 무엇인가요?

소송 보류 의무는 소송이 예상되거나 계류 중인 경우 법정에서 증거를 사용할 수 있고 방어할 수 있도록 하고 증거 인멸이나 변조를 방지하기 위해 필수적입니다. 소송 보류를 시행함으로써 조직은 증거가 변경되지 않고 조사할 수 있도록 중요한 조치를 취할 수 있다는 확신을 가질 수 있습니다. 소송 보류 절차의 방어 가능성은 데이터가 적절하게 처리되었는지, 보존 의무가 준수되었는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

소송 보류는 언제 발생하나요?

소송 보류는 소송이 합리적으로 예상되거나 당사자가 잠재적인 청구 또는 법적 조치의 위협에 대한 통지를 받은 경우 트리거됩니다. 보다 광범위하게는 내부 조사, 규제 절차 또는 증거 보존이 필요한 기타 불만 사항으로 인해 법적 보류가 시작되는 경우가 많습니다.

소송 보류를 준수하지 않을 경우 어떤 위험이 있나요?

적절한 소송 보류 조치를 취하지 않으면 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 소송 보류를 준수하지 않으면 관련 증거를 의도적으로 파기했다는 비난을 받을 수 있습니다. 법원은 증거 인멸(증거를 파기하거나 변경하는 행위)에 대해 배심원단에게 불리한 추론 지시, 금전적 벌금, 심한 경우 판결 불이행 등의 제재를 가할 수 있습니다. 법적 보류 프로세스를 적절히 관리하면 규정 준수 위험을 줄이고 데이터 처리 활동의 무결성을 보장할 수 있습니다.

소송 보류는 누가 발행하나요?

소송 보류 통지는 일반적으로 사내 법무 부서에서 발행하지만 IT, 인사, 규정 준수 또는 기타 팀에서 발행할 수도 있습니다. 통지는 사건 또는 사안과 관련된 잠재적 증거를 보존해야 할 의무를 알리는 공식 문서입니다.

소송 보류는 누가 받나요?

소송 보류 통지는 일반적으로 문서의 유지 관리 및 보관을 담당하는 사람인 관리인에게 발행됩니다. 관리인에는 직원, 임원, IT 담당자, 기록 관리자 또는 정보에 대한 통제권이나 액세스 권한이 있는 개인이 포함될 수 있습니다. 경우에 따라 소송 보류 통지는 관련 정보에 여전히 액세스할 수 있는 외부 공급업체, 서비스 제공업체 또는 전 직원 등 관련 데이터 또는 기록을 보유하고 있는 제3자에게도 전달될 수 있습니다. 이러한 제3자 역시 마찬가지로 소송 보류 지침을 준수해야 합니다.

관리자에게 알리지 않고 법적 보류를 발행할 수 있나요?

특히 수사에서 흔히 발생하는 특정 시나리오에서는 통지가 실제로 증거 인멸로 이어질 수 있다는 우려가 있는 경우 IT 부서에 관리자의 데이터에 대한 '조용한' 법적 보류를 시행하도록 지시할 수 있습니다(관리자가 모르게). 이러한 단계는 관리자가 조사 사실을 인지하기 전에 데이터를 보호해야 하는 사기 조사, 규제 문의, 내부 고발자 신고 등 민감한 사안의 초기 단계를 지원하여 고의 또는 부주의로 인한 증거 인멸 위험을 줄이기 위해 필요할 수 있습니다.

소송 보류 통지에는 어떤 내용이 있나요?

소송 보류 통지는 법적 구속력이 있는 지침의 역할을 하며, 이를 받은 관리자는 그 지침을 준수할 의무가 있습니다. 통지에는 해당 사안의 문제와 잠재적으로 관련성이 있는 데이터의 보존 필요성, 보존해야 할 데이터 유형에 대한 구체적인 지침과 함께 관리자에 대한 기타 지침이 명시되어 있을 가능성이 높습니다. 관련 데이터에는 사건과 관련된 문서, 이메일, 전자적으로 저장된 콘텐츠 등 모든 유형의 관련 정보가 포함됩니다.

법적 보류 절차의 주요 단계는 무엇인가요?

법적 보류 절차에는 규정 준수를 유지하기 위한 일련의 단계가 포함됩니다. 이러한 구성 요소를 이해하면 조직이 법적 요건을 충족하는 동시에 비즈니스 운영 중단을 최소화하는 강력한 절차를 개발하는 데 도움이 됩니다. 이러한 보존 의무는 합의, 판결을 통해 문제가 해결되거나 모든 이의 제기가 소진될 때까지 계속됩니다.

관리자를 식별하고 범위를 평가하세요.

소송 또는 기타 보존 트리거의 위협에 직면한 법무팀의 첫 번째 단계는 보존 의무가 있는 데이터에 대한 액세스 권한과 통제권을 가진 핵심 개인인 관리자를 식별하는 것입니다. 관리자와 데이터 소스를 파악하는 것은 성공적인 법적 보류를 위한 기초입니다.

관리자에게 알리기

데이터 관리자와 관련 데이터 유형이 결정되면 법무팀에서 관리자에게 통지서를 발행합니다. 이러한 통지는 해당 개인에게 보존 의무를 알리고 소유하고 있는 데이터를 삭제, 변경 또는 수정하지 말라는 구체적인 지침과 함께 제공됩니다. 여기에는 보존할 항목도 지정됩니다. 관리자는 통지를 받았음을 인정하고 의무 사항을 이해하고 준수할 것임을 확인해야 합니다.

관리인 인터뷰

관리자는 종종 인터뷰를 하거나 후속 설문지를 작성하여 잠재적으로 관련 데이터가 있을 수 있는 위치를 확인하고 검토합니다. 이러한 단계를 통해 법무팀은 어떤 기기를 사용하고 일반적으로 데이터를 저장하고 저장하는 위치에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다. 이 과정을 통해 추가적인 핵심 참여자 또는 기타 관리자가 나타날 수 있습니다.

데이터 보존 및 수집

관련 정보를 보존하기 위한 조치를 취하는 것이 중요합니다. 이 단계에는 데이터의 변경, 손실 또는 파기로부터 데이터를 보호하는 조치를 구현하는 것이 포함됩니다. 어떤 경우에는 데이터를 제자리에 보존할 수 있고, 어떤 경우에는 법의학적으로 건전한 방식으로 데이터를 수집하기 위한 조치를 취하기도 합니다.

보존 정책 일시 중단

또한 조직은 데이터 삭제, 보관, 문서 파기 또는 재활용 정책과 같이 법적 보존 기간과 충돌할 수 있는 일상적인 데이터 관리 관행을 일시적으로 중단해야 합니다. 이 경우 IT 및 기록 관리자와 같은 기타 부서 리더는 잠재적으로 관련성이 있는 데이터가 실수로 파기되지 않도록 노력합니다.

법적 보유 의무 모니터링 및 문서화

법무팀은 법적 보류 의무의 준수 여부를 정기적으로 모니터링하고 지속적으로 추적해야 합니다. 이 프로세스의 일환으로 관리자에게 주기적인 알림을 배포하여 어떤 데이터가 여전히 보류 대상인지 파악하고 데이터가 변경, 무시 또는 파기되지 않도록 합니다. 지속적인 모니터링을 통해 문제를 신속하게 해결하고 필요한 정보를 계속 보호할 수 있습니다.

소송 보류 해제

문제 또는 소송이 완료되면 소송 보류가 해제됩니다. 이를 통해 조직은 회사 보존 정책에 따라 데이터 관리를 재개할 수 있습니다.

법적 보류 관리와 관련된 주요 과제는 무엇인가요?

법적 보류 프로세스는 수동으로 수행할 경우 매우 비효율적이고 오류가 발생하기 쉬우며 증거 인멸의 위험이 높아질 수 있습니다. 스프레드시트, 이메일, 수동 추적에 의존하는 조직은 종종 규정 준수에 어려움을 겪습니다. 수동 데이터 입력은 정확한 관리와 유지보수가 점점 더 어려워지고 있습니다. 또한 조직은 고용 변경, 전근, 퇴사를 지속적으로 모니터링하여 그에 따라 소송 보류 기록을 업데이트해야 합니다. 직원 이직률이 높거나 조직 구조가 복잡한 조직은 이 프로세스가 지나치게 부담스럽고 위험 요소가 많다고 생각합니다.

리걸 홀드 기술은 이 프로세스를 어떻게 지원하나요?

법적 보류 소프트웨어는 법적 보류 워크플로우의 중요한 측면을 자동화합니다. 법적 보류 관리를 중앙 집중화하여 팀의 효율성을 높이고 위험한 수작업 프로세스에 대한 의존도를 줄여 수동적이고 반복적인 작업에 소요되는 시간을 생산적이고 가치 높은 업무로 전환할 수 있도록 지원합니다. 법률 보류 소프트웨어는 수동 프로세스에 비해 혁신적인 이점을 제공하여 효율성, 위험 감소 및 규정 준수 강화를 제공합니다.

법적 보류 소프트웨어의 주요 이점은 무엇인가요?

자동화를 통해 법적 보류 구현 시간 단축

법무팀은 법적 보류 소프트웨어를 통해 개별 이메일을 통하지 않고 클릭 몇 번으로 수백, 수천 명의 관리자에게 보류 통지를 생성하고 배포할 수 있습니다. 자동 알림을 통해 응답이 없는 관리자에게 수동으로 후속 조치를 취할 필요가 없으므로 법무 담당자는 더 가치 있는 활동에 집중할 수 있습니다. 법적 보류 도구는 승인 및 설문지 응답을 추적하여 수동 데이터 입력 없이 규정 준수 상태를 실시간으로 파악할 수 있습니다.

다른 시스템과의 통합으로 위험 완화

HR 시스템과의 통합으로 관리자가 역할을 변경하거나 조직을 떠날 때 자동으로 알림을 보내 보존 업무가 적절하게 이관되도록 할 수 있습니다. 완전한 감사 추적은 모든 보존 활동을 문서화하여 조직이 제재를 피할 수 있도록 규정 준수에 대한 방어 가능한 증거를 제공합니다.

부서 간 팀 간의 협업 개선

법무팀과 IT팀은 현재 보류 상태, 관리 규정 준수, 보존 활동을 보여주는 통합 플랫폼에 액세스할 수 있습니다. 이러한 가시성은 정보 사일로를 없애고 보존 문제가 발생했을 때 조율된 조치를 용이하게 합니다. 또한 중앙 집중식 보고를 통해 법무팀은 증거 보존 노력에 대한 법원의 문의에 신속하게 대응하여 증거 보존에 대한 체계적이고 방어 가능한 접근 방식을 입증할 수 있습니다.

규정 준수를 위한 향상된 수탁자 경험

사용자 친화적인 인터페이스를 통해 관리자는 보유를 쉽게 인정하고, 설문지를 작성하고, 보존 의무를 이해할 수 있습니다. 프로세스가 간소화되면 저항이 줄어들고 적시에 대응할 수 있으며, 자동화된 알림을 통해 법무 담당자의 지속적인 개입 없이도 의무를 최우선적으로 준수할 수 있습니다.

이디스커버리에서 소송 보류가 중요한 이유는 무엇인가요?

소송 보류는 소송이 예상되는 경우 관련 데이터가 손실되거나 삭제되지 않고 보존되도록 보장하기 때문에 이디스커버리 프로세스에서 필수적인 단계입니다.

이 단계를 통해 이디스커버리 프로세스의 후반부에 주요 정보를 수집, 검토 및 생산할 수 있습니다.

또한, 관리인 인터뷰 및 설문조사에서 수집한 정보는 보존 및 수집 외에도 조기 사건 평가를 위해 추적해야 할 다른 주요 증인이나 기타 데이터 소스에 대한 추가적인 통찰력과 가시성을 제공할 수 있습니다. 데이터가 누락되지 않았다는 확신을 가지고 검토 전략을 수립할 수 있으며, 이를 통해 이디스커버리 솔루션에서 검토한 데이터 모음에 대해 적용된 분석의 효과에 대해 더욱 확신을 가질 수 있습니다.

오픈텍스트 코어 리걸 홀드는 고객을 어떻게 지원하나요?

OpenText™ Core Legal Hold는 소송 보류 프로세스의 각 단계에 대해 입증되고 사용자 지정 가능한 전문가 워크플로를 사용하여 소송 보류 프로세스를 중앙 집중화하고 자동화하는 저비용 클라우드 기반 법적 보류 소프트웨어입니다. 다른 엔터프라이즈 시스템과 통합되어 경쟁사의 법적 보류 소프트웨어보다 훨씬 적은 비용으로 정확하고 방어 가능한 결과를 산출하는 워크플로를 효율적으로 실행할 수 있습니다.

주요 혜택

간편한 구현: 멀티테넌트 SaaS 클라우드에 배포하여 몇 달이 아닌 몇 주 안에 혜택을 누리기 시작하세요.
공통 시스템과 원활하게 통합하여 정보를 원활하게 전송할 수 있습니다. 관리자의 프로필을 관리하고 직원 변경 관리를 혁신하기 위해 안정적이고 정확하며 자동화된 워크플로를 만드세요.
비용의 확실성을 확보하고 TCO를 절감하세요. 정액제 구독을 활용하고 IT 리소스에 대한 의존도를 낮추어 법률 홀드 소프트웨어를 경제적으로 관리하세요.

Resources

Ebook: Legal holds without the headaches

OpenText Core Legal Hold: Minimize risks and drive efficient, defensible legal hold and preservation activities

5 key steps to implement OpenText Core Legal Hold

What is document review?