ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리)은 조직의 다양한 정보 자산을 정리, 저장, 활용하는 포괄적인 접근 방식입니다. 여기에는 기업 전반에서 콘텐츠를 캡처, 관리, 저장, 전달 및 관리하는 데 사용되는 전략, 방법 및 도구가 포함됩니다. 이러한 콘텐츠에는 문서, 이미지, 동영상, 이메일 및 비즈니스 운영에 중요한 기타 모든 형태의 디지털 정보가 포함될 수 있습니다.

ECM 시스템은 조직의 모든 콘텐츠를 위한 중앙 집중식 리포지토리 역할을 하며, 생성부터 보관 또는 삭제까지 전체 정보 수명주기를 관리하기 위한 구조화된 프레임워크를 제공합니다. 이러한 시스템은 워크플로우를 간소화하고 협업을 강화하며 규정을 준수하고 전반적인 운영 효율성을 개선하도록 설계되었습니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리

엔터프라이즈 콘텐츠 관리는 어떻게 발전해 왔나요?

1990년대의 문서 관리 시스템에서 성장한 ECM 플랫폼은 원래 핵심 백엔드 문서 중심 프로세스의 자동화에 엔터프라이즈 계층을 도입하기 위해 설계되었습니다. 중요한 비즈니스 기능을 다루고 있음에도 불구하고 많은 ECM 구현이 제대로 활용되지 못한 이유는 솔루션이 원래 비즈니스 프로세스와 이를 사용하는 사람보다는 기술에 초점을 맞추었기 때문이며, 조직은 사람들이 콘텐츠로 무엇을 할 수 있는지를 지원하는 것보다 콘텐츠를 제어하는 데 더 관심이 많았기 때문입니다.

이로 인해 콘텐츠를 캡처, 저장, 관리하는 데는 탁월하지만 최종 사용자가 사용하기 어렵고 노동 집약적인 시스템을 사용해야 했으며, 시스템을 수용하기 위해 업무 프로세스를 변경해야 하는 경우가 종종 발생했습니다. 그 결과 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 주로 공식 비즈니스 기록을 관리하고 통제하는 데 적합한 기록 시스템이 되었지만, 사용자가 선호하는 시스템에서 새로운 콘텐츠를 만들면서 고립된 정보 사일로가 조직 전체에 퍼졌습니다.

이러한 솔루션은 콘텐츠를 저장, 관리, 검색 및 검색할 수 있는 단일 소스인 리포지토리를 만들었습니다. 또한 점점 더 많은 콘텐츠(정형 및 비정형)가 생성됨에 따라 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 소프트웨어는 사용자, 감사자 및 규정 준수 담당자가 콘텐츠를 검색하고 액세스할 수 있도록 사용자가 원하는 애플리케이션에서 필요한 콘텐츠를 필요한 시점에 제공할 수 있도록 진화했습니다. 또한 오늘날의 도구는 온프레미스, 호스팅 또는 SaaS 등 유연한 배포가 가능하며 콘텐츠 내 데이터를 기반으로 인사이트와 조치를 취할 수 있는 고급 분석 기능을 제공합니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리가 비즈니스에 중요한 이유는 무엇인가요?

효율성 향상: ECM 시스템은 정보를 중앙 집중화하여 직원들이 필요한 문서를 더 쉽게 찾고 사용할 수 있게 해줍니다.
생산성 향상: 콘텐츠를 중앙 집중화하고 쉽게 액세스할 수 있도록 함으로써 직원들은 정보 검색에 소요되는 시간을 줄이고 부가가치 창출 활동에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
더 나은 의사 결정: ECM은 정확한 최신 정보에 빠르게 액세스하여 사용자가 정보에 입각한 의사 결정을 더 빨리 내릴 수 있도록 지원합니다.
더 높은 품질의 고객 서비스: 고객 정보 및 관련 문서에 빠르게 액세스할 수 있으므로 기업은 더욱 빠르고 개인화된 고객 서비스를 제공할 수 있습니다.
향상된 협업: 엔터프라이즈 콘텐츠 관리는 팀이 동시에 문서를 작업하고 정보를 원활하게 공유하면서 동시에 버전 관리를 유지할 수 있는 중앙 플랫폼을 제공합니다.
더욱 강력한 정보 거버넌스: 콘텐츠의 생성부터 폐기까지 전체 수명 주기를 관리하는 데 필요한 도구를 사용하세요. 이렇게 하면 정보가 적절하게 관리되어 데이터 유출 또는 규정 미준수와 관련된 위험을 줄일 수 있습니다.
더욱 엄격한 규정 준수: 안전한 저장소, 액세스 제어, 감사 추적 기능으로 문서 보존 및 데이터 개인정보 보호 요건을 충족하세요.
확장성: ECM은 하루에 필요한 만큼(잠재적으로는 수백만 개까지) 많은 개체를 안전하게 처리할 수 있는 기능을 지원합니다.

ECM 솔루션에서 어떤 핵심 기능을 찾아야 할까요?

조직은 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 소프트웨어가 제공하는 핵심 기능을 계속 요구하고 있습니다. 콘텐츠 서비스 접근 방식으로 확장하면 ECM이 한 단계 더 발전하여 조직은 최종 사용자가 콘텐츠를 쉽게 작업하고 공유하고 협업하는 데 사용할 수 있는 디지털 비즈니스 제공 도구에 콘텐츠를 연결하는 새로운 방법을 제공합니다.

가장 효과적인 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션은 콘텐츠 통합을 통해 사용자가 현재 사용 중인 애플리케이션 내에서 적합한 콘텐츠에 액세스할 수 있도록 하는 솔루션으로 SAP®, Microsoft® 365, Salesforce, Guidewire, SAP SuccessFactors® 등이 있습니다. 동시에 고급 ECM 도구는 제어 및 거버넌스 기능을 기반으로 구축되어 기업 전체 및 외부 파트너와 안전하게 정보를 공유하고 협업할 수 있습니다.

활용할 수 있는 다른 콘텐츠 서비스는 다음과 같습니다:

콘텐츠 캡처: 실제 문서를 디지털화하고 다양한 소스에서 디지털 콘텐츠를 수집할 수 있습니다. 콘텐츠 캡처에는 스캔한 문서를 검색 가능한 텍스트로 변환하는 광학 문자 인식(OCR)과 같은 기술이 포함될 수 있습니다.
즉시 사용 가능한 심층적인 통합: ECM 도구를 팀이 매일 사용하는 주요 애플리케이션과 통합하여 애플리케이션 전환의 필요성을 최소화합니다.
워크플로/비즈니스 프로세스 관리: 승인 프로세스나 송장 처리 등 콘텐츠와 관련된 비즈니스 프로세스를 자동화하고 최적화합니다.
협업 도구: 동시 편집 및 댓글 달기 등의 기능을 통해 문서와 프로젝트에서 팀 협업을 촉진합니다.
검색 및 검색: 전체 텍스트 검색, 메타데이터 검색, 패싯 검색 등 강력한 검색 기능으로 사용자가 콘텐츠를 빠르게 찾을 수 있습니다.
모바일 및 원격 액세스: 하이브리드 업무 환경에서 점점 더 중요해지고 있는 모든 장치 또는 위치에서 콘텐츠에 안전하게 액세스할 수 있습니다.
기록 관리: 법률 및 규제 요건에 따라 장기적인 콘텐츠 보존, 보존 일정, 방어 가능한 폐기를 보장합니다.
정보 거버넌스 및 규정 준수: 정책 시행, 감사 추적, 역할 기반 액세스 제어를 지원하여 위험을 관리하고 GDPR(일반 데이터 보호 규정) 또는 HIPAA(의료정보 이동 및 책임법)와 같은 규제 표준을 준수합니다.
분석 및 보고: 콘텐츠 사용, 사용자 행동, 프로세스 효율성에 대한 인사이트를 제공하여 지속적인 개선을 유도합니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리의 새로운 기능은 무엇인가요?

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 소프트웨어는 기업의 정보 관리 수준을 높이고 ROI를 높일 수 있는 새로운 기능을 제공함으로써 시장의 요구에 발맞춰야 합니다.

고급 기능에는 다음이 포함됩니다:

클라우드 기반 ECM: 많은 조직이 유연성, 확장성, 접근성이 뛰어난 클라우드 기반 ECM 솔루션으로 전환하고 있습니다.
인공지능(AI) 도구: AI 콘텐츠 어시스턴트와 머신 러닝을 통해 조직은 콘텐츠 분류, 검색 기능, 프로세스 자동화를 개선하고 고급 분석을 활용하여 새로운 콘텐츠 인사이트를 얻을 수 있습니다.
광범위한 통합: 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 워크플로와 사용자 채택을 개선하기 위해 Microsoft Teams 및 Slack과 같은 인기 있는 공동 작업 도구와 점점 더 많이 통합되고 있습니다.
멀티 클라우드 지원: 선도적인 ECM 플랫폼은 하이브리드 및 멀티 클라우드 환경을 지원하여 조직이 성능을 최적화하고, 공급업체 종속을 방지하며, 클라우드 제공업체 전반에서 규정 준수를 유지할 수 있는 유연성을 제공합니다.

OpenText는 어떤 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 도구를 제공하나요?

OpenText는 조직이 효율성을 개선하고 비용을 절감하며 규정 준수를 강화하는 데 도움이 되는 포괄적인 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 도구 제품군을 제공합니다. 디지털 콘텐츠를 위한 중앙 집중식 저장소를 제공하고, 워크플로를 자동화하며, 안전한 액세스를 가능하게 함으로써 OpenText는 기업이 정보 자산을 더 잘 활용할 수 있도록 지원합니다.

시장을 선도하는 OpenText의 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 소프트웨어로 어떻게 비즈니스를 혁신할 수 있는지 알아보세요:

OpenText™ Content Management
SAP®, Microsoft® 365, Salesforce, SAP SuccessFactors® 와 같은 주요 애플리케이션과 통합하여 정보 라이프사이클을 안전하게 관리합니다.

콘텐츠 플랫폼의 선두주자

콘텐츠 플랫폼 제공업체의 리더인 OpenText가 Forrester Wave™ 에서 어떤 순위를 차지했는지 확인하세요: 콘텐츠 플랫폼, 2025년 1분기 보고서.

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